En 2022, se registraron más de 615.000 asociaciones en Alemania, y este número sigue creciendo. Las asociaciones tienen gran popularidad porque unen a personas con intereses compartidos. Además, se benefician de diversas ventajas, como reducciones de impuestos y financiación gubernamental. Sin embargo, es importante tener en cuenta que las asociaciones deben cumplir con varios requisitos legales en sus prácticas contables.

En este artículo, veremos los requisitos contables de las asociaciones y describiremos los principios de una contabilidad adecuada. También hablaremos sobre quién se encarga de la contabilidad en una asociación, si las asociaciones pueden gestionar sus propios libros y las posibles repercusiones de una contabilidad incorrecta. También te daremos consejos para ayudarte a simplificar los procesos contables de tu asociación.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cuáles son los requisitos contables básicos para las asociaciones?
  
• ¿Cuáles son los principios de una contabilidad adecuada?
  
• ¿Quién es el responsable de las cuentas de una asociación?
  
• ¿Las asociaciones pueden gestionar sus propios libros?
  
• ¿Cuáles son las consecuencias de los errores en las cuentas de las asociaciones?
  
• ¿Cómo se puede facilitar la contabilidad de las asociaciones?
  

¿Cuáles son los requisitos contables básicos para las asociaciones?

Desde el punto de vista jurídico, una asociación registrada se define como «cualquier asociación, independientemente de su estructura jurídica, en la que la mayoría de sus miembros, ya sean personas físicas o jurídicas, se han reunido voluntariamente con un objetivo común durante un período prolongado y siguen un proceso organizado de toma de decisiones» (véase el párrafo 1 del artículo 2 de la Ley de Asociaciones de Alemania).

Tanto si se trata de un club deportivo como si es un club de tiro o una organización sin ánimo de lucro, las asociaciones están reconocidas como entidades legales y deben cumplir con los requisitos contables de las asociaciones. Estos se basan en los requisitos fiscales de la ley y los estatutos de la asociación. Esto se debe a que la asamblea general puede solicitar una auditoría de las finanzas de la asociación, y la agencia tributaria puede auditar los ingresos y gastos. Los ingresos y gastos se dividen en las siguientes cuatro categorías:

• Actividades no comerciales. Esta categoría abarca las actividades no comerciales que están directamente relacionadas con la misión de la asociación. Esto incluye las cuotas de afiliación, junto con los ingresos por donaciones, regalos y herencias. Los gastos en esta categoría pueden incluir costes administrativos, alquiler de las instalaciones del club o asignaciones para los entrenadores.
  
• Actividades comerciales. Este grupo incluye a cualquier actividad generadora de ingresos que esté fuera del propósito declarado de la asociación. Por ejemplo, los ingresos en esta categoría pueden provenir de la venta de alimentos y bebidas en eventos.
  
• Actividades especiales. Una actividad especial es una operación dentro de la asociación que sustenta su objeto jurídico y es clave para su cumplimiento. Los estatutos las distinguen de las actividades comerciales. Por ejemplo, los ingresos pueden generarse mediante la venta de entradas para eventos de la asociación. Los gastos incluyen costes como el alquiler de equipos o la contratación de personal especializado para el evento.
  
• Gestión de activos. La gestión de activos implica ingresos provenientes de actividades como el alquiler o arrendamiento de propiedades que son propiedad de la asociación. El alquiler de espacios publicitarios, como los vehículos propiedad de la asociación, también puede generar ingresos. Los gastos pueden incluir el mantenimiento o el seguro del edificio, y las comisiones de la cuenta bancaria.
  

Áreas de actividad en una asociación

Las asociaciones deben comenzar a llevar la contabilidad en cuanto se constituyen y se dedican a actividades comerciales, tanto si buscan obtener ganancias como si no. Todas las transacciones comerciales deben documentarse minuciosamente. Esto incluye todos los ingresos y gastos, así como el efectivo y los saldos de las cuentas. Las cuentas también deben incluir una lista de los activos de la asociación, como los bienes inmuebles, vehículos, equipos, maquinaria o instalaciones de laboratorio que posee la asociación.

Las declaraciones de impuestos de la asociación deben prepararse y presentarse antes de la fecha límite. En el caso de las asociaciones más pequeñas con un volumen de negocios y unos beneficios manejables, basta con una contabilidad de caja (denominada «Einnahmenüberschussrechnung» o «EÜR») (véase el artículo 4, apartado 3, de la Ley alemana del impuesto sobre la renta). Si el volumen de negocios anual de una asociación supera los 600.000 € o su beneficio anual es superior a 60.000 €, debe utilizar la contabilidad por partida doble.

Es fundamental guardar recibos o documentos de todas las transacciones para verificar los ingresos y gastos. Esto se debe a que las asociaciones deben seguir los mismos principios contables adecuados que las empresas.

¿Cuáles son los principios de una contabilidad adecuada?

La última versión de los principios de una contabilidad adecuada está vigente desde 2020. Se conoce como GoBD, que en alemán significa «Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.» Esta normativa del Ministerio Federal de Finanzas de Alemania describe los principios fundamentales para la contabilidad digital de los documentos relacionados con los impuestos, aplicables tanto a las empresas como a las asociaciones.

Los principios fundamentales del GoBD son los siguientes:

• Trazabilidad y verificabilidad. La contabilidad de la asociación debe ser completa, clara y concisa.
  
• Completitud. Todas las transacciones comerciales deben documentarse de acuerdo con los períodos de retención. Los recibos de ingresos y gastos deben incluir la fecha, el importe, la cantidad, el número de recibo, el emisor y el destinatario.
  
• Precisión. Todas las transacciones comerciales deben documentarse de manera veraz y reflejar las transacciones reales. A tal efecto, se archivan los recibos correspondientes.
  
• Entradas y registros dentro del plazo. El registro dentro del plazo también es clave para una contabilidad adecuada. Todas las transacciones comerciales deben registrarse inmediatamente después de que ocurran. La ley exige que las transacciones que no sean en efectivo se registren en un plazo de 10 días, mientras que los recibos y desembolsos en efectivo deben registrarse diariamente.
  
• Orden: Se deben mantener registros para que terceras personas puedan entender fácilmente la contabilidad de la asociación. Esto podría incluir contar con un auditor o un asesor fiscal. La contabilidad sistemática distingue entre transacciones en efectivo y sin efectivo, y también clasifica las ventas como sujetas a impuestos, libres de impuestos o no sujetas a impuestos. Todos los recibos deben ser legibles por máquina.
  
• Inalterabilidad. Los documentos contables deben almacenarse de manera que se garantice que no puedan alterarse o manipulase. Si se realizan cambios con posterioridad, deben documentarse de forma transparente. Los documentos modificados deben volver a guardarse. La ley también exige llevar un historial de versiones.
  

La contabilidad de las asociaciones solo cumple con la normativa del GoBD si se siguen estos principios. Puedes encontrar más información en nuestro artículo sobre GoBD.

¿Quién es el responsable de las cuentas de una asociación?

La junta es responsable de mantener la contabilidad de la asociación y garantizar que se sigan los principios contables adecuados. Debido a que la junta administra la propiedad y los negocios de la asociación, tiene el deber de velar por ellos y rendir cuentas. Esto incluye responsabilidades, como proporcionar información a la asamblea general. Por lo general, la junta cumple con esta obligación anualmente mediante la presentación de los estados financieros de la asociación del año anterior. Este requisito se detalla en los estatutos de la asociación.

La junta a menudo nombra a un tesorero para supervisar las finanzas. También se puede nombrar un auditor. Sin embargo, incluso en estas situaciones, la junta sigue siendo la única responsable de que la contabilidad sea correcta.

¿Las asociaciones pueden gestionar sus propios libros?

Las asociaciones pueden encargarse de su propia contabilidad. Este enfoque es especialmente adecuado para asociaciones más pequeñas con pocos miembros y una rotación manejable. No se requieren conocimientos especializados en estas situaciones. Sin embargo, los encargados deben tener un conocimiento básico de contabilidad, similar a lo que se necesita para presentar una declaración de impuestos sobre la renta.

En esta situación, es una buena idea utilizar un software especializado de contabilidad de asociaciones que pueda simplificar el proceso. Es importante que se adhiera a los principios contables adecuados. La principal ventaja de utilizar un software es que puede automatizar muchas tareas rutinarias.

Estas tareas incluyen crear un estado de pérdidas y ganancias; administrar ingresos y gastos; registrar transacciones en categorías específicas y asignarlas a diferentes cuentas; generar facturas, recibos de donaciones o recordatorios; y la planificar el presupuesto de la asociación. Además, el software se actualiza automáticamente para cumplir con los nuevos requisitos reglamentarios. Los costes suelen oscilar entre decenas y cientos de dólares por año, dependiendo de la cantidad de miembros administrados o que tengan acceso al programa.

Sin embargo, para las asociaciones con altos ingresos o con un gran número de miembros, de empleados o de participaciones inmobiliarias, la gestión de la contabilidad de forma independiente puede convertirse rápidamente en un reto importante. En tales casos, tiene sentido buscar la ayuda de un tercero y subcontratar la contabilidad. Se puede considerar la posibilidad de contar con un proveedor de servicios especializado o un contable para esta tarea.

Stripe Billing puede ayudarte con la facturación recurrente para tus miembros, además de automatizar los flujos de trabajo y reducir las tareas manuales. Además, puedes gestionar tus cuentas y acceder a informes financieros detallados y a informes de ingresos directamente desde el Dashboard, lo que facilita mucho tu contabilidad. También puedes permitir que tus clientes gestionen sus suscripciones de forma independiente a través del portal de clientes.

Es importante evaluar los costes contables y el presupuesto caso por caso. También se podría utilizar una solución híbrida, en la que solo se subcontraten transacciones específicas en lugar de todo el proceso contable. Además de aceptar cuotas de membresía, las asociaciones también pueden usar Stripe para manejar la venta de bienes y servicios a quienes no son miembros o para recaudar donaciones.

¿Cuáles son las consecuencias de los errores en las cuentas de las asociaciones?

Las asociaciones deben cumplir con el GoBD y respetar los plazos, de lo contrario, puede salirles caro.

El incumplimiento de los plazos puede dar lugar a cargos por pago atrasado y cargos por intereses sobre los importes vencidos. Las asociaciones deben recopilar información exhaustiva para garantizar que todos los documentos se presenten en su totalidad y a tiempo. Si no se puede cumplir con un plazo, se recomienda ponerse en contacto con la agencia tributaria para comentar la situación. La agencia tributaria suele cooperar cuando se le notifica en un plazo razonable.

Si la agencia tributaria encuentra irregularidades en la contabilidad durante una auditoría, puede emitir evaluaciones adicionales. Con el fin de establecer una base apropiada para la tributación, los ingresos o gastos que faltan se estiman sobre la base de la mayor probabilidad. Se vuelve aún más problemático si la asociación es sospechosa de evasión de impuestos. En esta situación, existe el riesgo de multas sustanciales y se podría considerar personalmente responsables a los miembros de la junta con sus propios activos. También existe la posibilidad de una pena de prisión de hasta 10 años.

¿Cómo se puede facilitar la contabilidad de las asociaciones?

Obtener la condición de organización sin ánimo de lucro puede simplificar la contabilidad de las asociaciones. Esto se debe a que las asociaciones sin ánimo de lucro están exentas del impuesto sobre actividades económicas, el impuesto sobre la renta de las sociedades y el impuesto sobre el valor añadido (IVA). Sin embargo, esto solo se aplica si las asociaciones cumplen los mismos criterios que para la regla del empresario a pequeña escala: el volumen de negocios anual en el año anterior no debe superar los 22.000 € y debe ser inferior a 50.000 € en el ejercicio en curso.

Además, las asociaciones sin ánimo de lucro pueden deducir las donaciones a efectos fiscales porque tienen derecho a emitir recibos de donaciones. Otro beneficio para las asociaciones sin ánimo de lucro es que pueden solicitar financiación del gobierno. Sin embargo, la financiación debe utilizarse para un fin específico, lo que debe demostrarse plenamente. La condición de organización sin ánimo de lucro ofrece varias ventajas y simplificaciones, pero también requiere un mantenimiento de registros más detallado.

En los últimos años, la digitalización ha simplificado la contabilidad de todas las asociaciones. Las soluciones especializadas, como Stripe Billing, simplifican los procesos contables y mejoran la eficiencia y la transparencia. Las tareas manuales, como la asignación de cuentas y la introducción de datos, se minimizan y se automatizan. Las facturas salientes se pueden generar automáticamente y las facturas entrantes se pueden procesar y archivar con mayor rapidez. También se puede hacer un seguimiento en tiempo real de los flujos de pago. Tanto para las asociaciones como para las empresas, vale la pena utilizar herramientas tecnológicas o proveedores externos. Esto ayuda a evitar errores y, en consecuencia, reduce los costes y el trabajo adicional.