En 2022, plus de 615 000 associations ont été enregistrées en Allemagne, et ce nombre ne cesse d'augmenter. Les associations sont populaires parce qu'elles réunissent des personnes ayant des intérêts communs. De plus, elles bénéficient de divers avantages tels que des réductions d'impôts et des financements publics. Cependant, il est important de noter que les associations doivent se conformer à plusieurs exigences légales dans leurs pratiques comptables.

Cet article examine les obligations comptables des associations et expose les principes d'une comptabilité correcte. Il explique également qui s'occupe de la comptabilité dans une association, si les associations peuvent gérer leur propre comptabilité et quelles sont les répercussions potentielles d'une mauvaise comptabilité. Enfin, il fournit des conseils pour vous aider à simplifier les procédures comptables de votre association.

Sommaire de cet article

• Quelles sont les obligations comptables de base des associations ?
  
• Quels sont les principes d'une bonne comptabilité ?
  
• Qui est responsable de la comptabilité d'une association ?
  
• Les associations peuvent-elles gérer elles-mêmes leurs livres comptables ?
  
• Quelles sont les conséquences des erreurs dans la comptabilité des associations ?
  
• Comment faciliter la comptabilité des associations ?
  

Quelles sont les obligations comptables de base des associations ?

Juridiquement, une association enregistrée est définie comme « toute association, quelle que soit sa structure juridique, dont la majorité des membres, qu'il s'agisse de personnes physiques ou morales, se sont volontairement réunis dans un but commun sur une longue période et suivent un processus décisionnel organisé » (voir l'article 2 alinéa 1 de la loi sur les associations).

Qu'il s'agisse d'un club sportif, d'un club de tir ou d'une organisation à but non lucratif, les associations sont reconnues en tant qu'entités juridiques et doivent respecter les obligations comptables qui leur sont applicables. Celles-ci sont basées sur les exigences fiscales prévues par la loi et les statuts de l'association. En effet, l'assemblée générale peut demander un audit des finances de l'association et l'administration fiscale peut vérifier ses revenus et ses dépenses. Ces revenus et dépenses sont répartis dans les quatre catégories suivantes :

• Activités non commerciales : cette catégorie regroupe les activités non commerciales directement liées à la mission de l'association. Elle comprend les cotisations des membres ainsi que les revenus provenant de dons, de cadeaux et d'héritages. Les dépenses de cette catégorie peuvent inclure les frais administratifs, le loyer des locaux ou les indemnités pour les formateurs.
  
• Activités commerciales : il s'agit de toute activité génératrice de revenus qui ne rentre pas dans le cadre de l'objectif déclaré de l'association. Par exemple, les revenus de cette catégorie peuvent provenir de la vente de nourriture et de boissons lors d'événements.
  
• Activités spéciales : une activité spéciale est une opération au sein de l'association qui soutient son objectif juridique et qui est essentielle à sa réalisation. Les statuts la distinguent des activités commerciales. Par exemple, des revenus peuvent être générés par la vente de billets pour des événements organisés par l'association. Les dépenses comprennent des coûts tels que la location d'équipement ou l'embauche de personnel spécialisé pour l'événement.
  
• Gestion des actifs : la gestion d'actifs comprend les revenus provenant d'activités telles que la location ou le crédit-bail d'un bien immobilier appartenant à l'association. Les revenus générés par la location d'espaces publicitaires, par exemple sur les véhicules appartenant à l'association, entre également en compte. Les dépenses peuvent inclure l'entretien ou l'assurance des biens immobiliers, ainsi que les frais de compte bancaire.
  

Domaines d'activité d'une association

Les associations doivent commencer à tenir des comptes dès qu'elles sont enregistrées et qu'elles exercent des activités commerciales, qu'elles cherchent ou non à réaliser des bénéfices. Toutes les transactions commerciales doivent être soigneusement documentées. Cela comprend tous les revenus et dépenses, ainsi que les soldes de trésorerie et de compte. Les comptes doivent également inclure une liste des actifs de l'association, tels que les biens immobiliers, les véhicules, l'équipement, les machines ou les installations de laboratoire dont l'association est propriétaire.

Les déclarations fiscales de l'association doivent être préparées et déposées dans les délais requis. Pour les petites associations dont le chiffre d'affaires et les bénéfices sont gérables, la comptabilité de caisse (« Einnahmenüberschussrechnung », ou « EÜR ») est suffisante (voir l'article 4, alinéa 3 de la loi relative à l'impôt sur le revenu). Si le chiffre d'affaires annuel d'une association dépasse 600 000 € ou si son bénéfice annuel est supérieur à 60 000 €, elle doit tenir une comptabilité en partie double.

Il est essentiel de conserver les reçus ou les documents justificatifs pour toutes les transactions afin de pouvoir justifier les revenus et les dépenses. En effet, les associations doivent suivre les mêmes principes comptables que les sociétés.

Quels sont les principes d'une bonne comptabilité ?

La dernière version des principes de bonne gestion comptable est en vigueur depuis 2020. Ces principes sont désignés par le sigle GoBD, ou « Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff ». Ce règlement du ministère fédéral des Finances allemand définit les principes fondamentaux de la comptabilité numérique des documents fiscaux, applicables tant aux entreprises qu'aux associations.

Les principes clés du GoBD sont les suivants :

• Traçabilité et vérifiabilité : la comptabilité de l'association doit être complète, claire et concise.
  
• Exhaustivité : chaque transaction commerciale doit être documentée conformément aux périodes de conservation. Les justificatifs de revenus et de dépenses doivent comporter la date, le montant, la quantité, le numéro du justificatif, l'émetteur et le destinataire.
  
• Précision : toutes les transactions commerciales doivent être documentées de manière véridique et refléter fidèlement les opérations. Les justificatifs correspondants sont archivés à cet effet.
  
• Saisies et enregistrements ponctuels : l'enregistrement en temps opportun est également essentiel à une bonne comptabilité. Toutes les transactions commerciales doivent être enregistrées rapidement après qu'elles ont eu lieu. La loi exige que les transactions hors espèces soient enregistrées dans un délai de 10 jours, tandis que les encaissements et les dépenses en espèces doivent être enregistrés quotidiennement.
  
• Ordre : les registres doivent être tenus de manière à ce que des tiers, par exemple un auditeur ou à un conseiller fiscal, puissent facilement comprendre la comptabilité de l'association. La comptabilité systématique fait la distinction entre les transactions en espèces et les transactions hors espèces. Elle classe également les ventes selon qu'elles sont imposables, non imposables ou exonérées d'impôt. Tous les justificatifs doivent être lisibles par machine.
  
• Inaltérabilité : les documents comptables doivent être conservés de manière à ce qu'ils ne puissent pas être modifiés ou falsifiés. Si des modifications sont apportées par la suite, elles doivent être documentées de manière transparente. Tout document modifié doit être réenregistré. Un historique des versions est également exigé par la loi.
  

La comptabilité d'une association n'est conforme au GoBD que si ces principes sont respectés. Vous trouverez plus d'informations dans notre article sur le GoBD.

Qui est responsable de la comptabilité d'une association ?

Le conseil d'administration est responsable de la tenue de la comptabilité de l'association et veille à ce que les principes comptables appropriés soient suivis. Étant donné que le conseil d'administration gère les biens et les activités de l'association, il a un devoir de diligence et de responsabilité. Ce devoir implique notamment de fournir des informations à l'assemblée générale. En règle générale, le conseil d'administration s'acquitte de cette obligation chaque année en présentant les états financiers de l'association pour l'année précédente. Cette exigence est détaillée dans les statuts de l'association.

Le conseil d'administration nomme souvent un trésorier chargé de superviser les finances. Un auditeur peut également être nommé. Cependant, même dans ces situations, le conseil d'administration demeure seul responsable de l'exactitude de la comptabilité.

Les associations peuvent-elles gérer elles-mêmes leurs livres comptables ?

Les associations peuvent gérer leur propre comptabilité. Cette approche est particulièrement adaptée aux petites associations avec peu de membres et un chiffre d'affaires gérable. Aucune connaissance spécialisée n'est requise dans ce genre de situation. Toutefois, les responsables doivent avoir des connaissances de base en matière de comptabilité. Par exemple, ils doivent être capables de préparer une déclaration d'impôt sur le revenu.

Dans ces circonstances, il est recommandé d'utiliser un logiciel de comptabilité pour les associations afin de simplifier le processus. Il est important que ce logiciel respecte les principes comptables appropriés. Cette solution présente l'avantage d'automatiser un grand nombre de tâches routinières :

création d'un compte de résultat, gestion des revenus et des dépenses, enregistrement des transactions dans des catégories spécifiques et affectation à différents comptes, génération de factures, de reçus de dons ou de rappels, ou encore planification du budget de l'association. De plus, le logiciel est automatiquement mis à jour pour répondre aux nouvelles exigences réglementaires. Les coûts vont généralement de quelques dizaines à des centaines de dollars par année, selon le nombre de membres gérés ou ayant accès au service.

Cependant, pour les associations ayant des revenus élevés, un grand nombre de membres, d'employés ou de biens immobiliers, il peut rapidement s'avérer difficile de gérer la comptabilité de manière indépendante. Dans ce cas, il est plus judicieux de demander l'aide d'un tiers et d'externaliser la comptabilité. On peut alors recourir à un prestataire de services spécialisé ou encore à un comptable.

Stripe Billing) peut vous aider à établir des factures récurrentes pour vos membres, à automatiser les flux de travail et à réduire les tâches manuelles. De plus, vous pouvez gérer vos comptes et accéder à des rapports financiers détaillés directement depuis le Dashboard, ce qui facilite grandement votre comptabilité. Vous pouvez également offrir à vos clients la possibilité de gérer eux-mêmes leurs abonnements via le portail client.

Il est important d'évaluer les coûts comptables et le budget au cas par cas. Il est également possible d'opter pour une solution hybride, dans laquelle seules certaines transactions sont externalisées au lieu de l'ensemble du processus comptable. Outre l'acceptation des cotisations, les associations peuvent également utiliser Stripe pour gérer la vente de biens et de services à des non-membres, ou pour collecter des dons.

Quelles sont les conséquences des erreurs dans la comptabilité des associations ?

Les associations doivent se conformer au GoBD et respecter les délais qui leur sont impartis, faute de quoi elles risquent d'encourir des frais importants.

Le non-respect des échéances peut entraîner des pénalités de retard et des intérêts sur les montants en souffrance. Les associations doivent impérativement fournir des documents complets dans les délais impartis. Si un délai ne peut être respecté, il est conseillé de contacter l'administration fiscale pour discuter de la situation. Celle-ci se montre généralement coopérative lorsqu'elle est informée en temps opportun.

Si l'administration fiscale constate des lacunes dans la comptabilité d'une association lors d'un contrôle, elle peut émettre des redressements fiscaux. Afin d'établir une base d'imposition correcte, les revenus ou dépenses manquants sont estimés sur la base de la probabilité la plus élevée. La situation devient encore plus problématique si l'association est soupçonnée d'évasion fiscale. Dans ce cas, l'association s'expose à des amendes importantes et les membres du conseil d'administration peuvent être tenus personnellement responsables sur leurs biens propres. Une peine d'emprisonnement pouvant aller jusqu'à 10 ans peut également être prononcée.

Comment faciliter la comptabilité des associations ?

L'obtention du statut d'association à but non lucratif peut simplifier la comptabilité des associations. En effet, les associations à but non lucratif sont exonérées de la taxe professionnelle, de l'impôt sur le revenu des sociétés et de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Toutefois, cela ne s'applique que si les associations répondent aux mêmes critères que pour le régime de la micro-entreprise : le chiffre d'affaires de l'année précédente ne doit pas dépasser 22 000 € et il doit être inférieur à 50 000 € pour l'exercice en cours.

En outre, les associations à but non lucratif peuvent déduire les dons à des fins fiscales, car elles sont autorisées à délivrer des reçus de dons. Un autre avantage des associations à but non lucratif est qu'elles peuvent demander des subventions publiques. Toutefois, le financement doit être utilisé à des fins spécifiques et son utilisation doit faire l'objet d'une documentation complète. Le statut d'organisation à but non lucratif offre plusieurs avantages et simplifications, mais il exige également une tenue de registres plus détaillée.

Ces dernières années, la numérisation a simplifié la comptabilité de toutes les associations. Les solutions spécialisées telles que Stripe Billing simplifient les processus comptables, améliorant ainsi l'efficacité et la transparence des opérations. Les tâches manuelles telles que l'affectation des comptes et la saisie de données sont simplifiées et automatisées. Les factures sortantes peuvent être générées automatiquement et les factures entrantes peuvent être traitées et archivées plus rapidement. Les flux de paiement peuvent également être suivis en temps réel. Pour les associations, comme pour les entreprises, les outils techniques et les prestataires tiers ont une véritable utilité. Ils permettent d'éviter les erreurs et donc de réduire les coûts et le travail supplémentaire.