Lorsqu’une transaction passant par la Chambre de compensation automatique (transaction ACH), telle qu’un dépôt direct ou un paiement de facture, ne peut être effectuée, l’établissement destinataire génère un code de retour et le renvoie via le réseau ACH. Les codes de retour ACH sont des messages normalisés qui communiquent le motif précis d’un échec de paiement, qu’il s’agisse de fonds insuffisants, d’un compte clôturé, d’un numéro d’acheminement non valide ou d’une autre raison. Les entreprises peuvent utiliser ces codes pour corriger le problème en mettant à jour les informations du compte, en contactant le client, en ajustant les processus internes, etc.

La Nacha régit le réseau ACH et exige que les entreprises maintiennent leur taux de retour ACH global en dessous de 15 %. Cet article détaille les causes des retours ACH, leur impact sur les entreprises, les frais liés aux retours ACH et les bonnes pratiques de traitement des retours ACH.

Sommaire de cet article

• Causes courantes des retours ACH
  
• Impact des retours ACH sur les entreprises
  
• Frais liés aux retours ACH
  
• Quelle est la différence entre un retour ACH et une annulation ACH ?
  
• Comment gérer des volumes élevés de retours ACH ?
  
• Bonnes pratiques pour le traitement des retours ACH
  

Causes courantes des retours ACH

Les retours ACH se produisent pour de nombreuses raisons, chacune d’entre elles étant identifiée par un code de retour spécifique. Voici quelques codes de retour ACH courants :

• Fonds insuffisants (R01) : le compte ne dispose pas de fonds suffisants pour couvrir la transaction.

• Compte clôturé (R02) : la transaction menait à un compte clôturé.

• Compte inexistant ou introuvable (R03) : le numéro de compte ne correspond pas à un compte existant. Ce problème est similaire aux problèmes de numéros de compte non valides, mais concerne généralement des comptes inexistants.

• Numéro de compte non valide (R04) : le numéro de compte dans l’entrée ACH est incorrect ou utilise un mauvais format.

• Transaction non autorisée (R07, R10) : le titulaire du compte n’a pas correctement autorisé la transaction ou a révoqué l’autorisation.

• Ordre d’arrêt de paiement (R08) : le titulaire du compte a placé un ordre d’arrêt de paiement sur un prélèvement ACH.

• Titulaire du compte décédé (R15) : le titulaire du compte est décédé. Les institutions financières sont informées du décès et ne traitent généralement aucune transaction supplémentaire.

Impact des retours ACH sur les entreprises

Voici les conséquences et implications des retours de paiements ACH pour les entreprises :

• Augmentation de la charge administrative : en cas de retour d'un paiement ACH, l’entreprise doit consacrer du temps et des ressources à en rechercher le motif, à communiquer avec le client et à tenter de résoudre le problème.

• Revenus retardés : les retours ACH ont une incidence directe sur les flux de trésorerie d’une entreprise en retardant la réception des fonds. Cela peut être particulièrement difficile pour les petites entreprises ou celles qui opèrent avec des marges serrées, car cela peut avoir un impact sur leur capacité à couvrir les dépenses opérationnelles ou à payer les fournisseurs à temps.

• Frais supplémentaires : de nombreuses banques facturent des frais pour les retours de transactions ACH. Ces frais peuvent s’accumuler, surtout si une entreprise enregistre un volume élevé de retours.

• Impact sur la relation client : les retours ACH fréquents peuvent dégrader les relations avec les clients. Même les retours dus à une erreur du client peuvent donner une mauvaise image de l’entreprise s’ils ne sont pas gérés avec tact et efficacité.

• Risques par rapport à la réputation : les problèmes excessifs liés aux paiements, y compris les retours ACH, peuvent nuire à la réputation d’une entreprise. Si une entreprise n’est pas vue comme fiable dans le traitement des transactions, elle peut perdre la confiance des clients.

• Risque accru de fraude : les retours dus à des transactions non autorisées peuvent indiquer des problèmes de fraude. Les entreprises devront peut-être réévaluer leurs mesures de sécurité pour la collecte et le stockage des informations de paiement. L’absence de protection contre la fraude peut entraîner des pertes financières supplémentaires et des complications juridiques.

• Perturbations opérationnelles : pour les entreprises qui dépendent de flux de trésorerie prévisibles, comme les services d’abonnement, les retours ACH peuvent perturber les opérations. Par exemple, les retours ACH peuvent avoir un impact sur la planification et la budgétisation d’une entreprise, affectant les décisions ou les investissements.

• Questions juridiques et de conformité : les entreprises doivent se conformer aux réglementations régissant les transactions ACH, y compris celles relatives à la fraude et aux autorisations. Des taux élevés de retours ACH pourraient attirer l’attention des organismes de réglementation, ce qui pourrait entraîner des audits ou des pénalités si des pratiques inappropriées sont découvertes.

Frais liés aux retours ACH

Les frais en cas de retour ACH varient en fonction de la banque ou de l’institution financière qui traite les transactions. Voici un aperçu des types de frais pouvant être facturés aux entreprises en cas de retour ACH :

• Frais de retour : les banques facturent souvent des frais lorsqu’une transaction ACH fait l'objet d'un retour pour quelque raison que ce soit. Cela permet à la banque de compenser les frais administratifs associés au traitement de la transaction échouée.

• Frais pour insuffisance de fonds : si un retour de prélèvement ACH concerne une insuffisance de fonds sur le compte du payeur, la banque du payeur peut facturer des frais d’insuffisance de fonds. Ces frais sont généralement plus élevés que les frais standard en cas de retour. Ils peuvent aller de 15 $ à 35 $. L’entreprise qui tente de percevoir le paiement peut également imposer ses propres frais d’insuffisance de fonds au payeur pour couvrir ses frais de traitement.

• Frais d’arrêt de paiement : si un payeur demande un arrêt de paiement sur une transaction ACH, sa banque peut facturer des frais d’arrêt de paiement. Ces frais peuvent varier considérablement, mais se situent généralement entre 15 $ et 35 $.

• Frais de réinitiation : certaines banques facturent des frais si une entreprise réinitie une transaction ACH après un retour. Ces frais sont généralement faibles, mais peuvent s’additionner si plusieurs tentatives sont effectuées pour percevoir le paiement.

• Frais propres à chaque banque : différentes banques peuvent avoir leurs propres système de frais pour les transactions et les retours ACH. Il peut s’agir de frais mensuels pour les services ACH, de frais de traitement par lots ou de frais de traitement spécial ou accéléré des transactions ACH.

Quelle est la différence entre un retour ACH et une annulation ACH ?

Les retours ACH et les annulations ACH ont des objectifs différents et suivent des processus différents. Voici une comparaison des deux processus.

Retours ACH

Un retour ACH se produit lorsqu’une transaction ACH ne peut pas être traitée et que la banque destinataire renvoie la transaction à la banque émettrice. Les retours sont soumis aux règles de la Nacha et doivent être initiés dans un délai spécifié à compter de la date de règlement de la transaction, généralement dans un délai de deux jours ouvrables.

Annulations ACH

Une annulation ACH est initiée par l’émetteur d’une transaction ACH s’il constate qu’une erreur a été commise (par exemple, un montant incorrect, une transaction en double). L’émetteur peut envoyer une entrée d’annulation pour annuler la transaction incorrecte. Les annulations doivent également respecter les directives de la Nacha, qui stipulent qu’elles doivent être effectuées dans les cinq jours ouvrables suivant la date de la transaction initiale et doivent porter sur le montant total de la transaction initiale.

Comment gérer des volumes élevés de retours ACH ?

Il peut être difficile de gérer de gros volumes de retours ACH. Toutefois, en adoptant une approche systématique, les entreprises peuvent atténuer les effets négatifs et améliorer leurs processus de paiement.

Mettre en place des mesures de prévention

• Utilisez des méthodes de vérification efficaces telles que des microversements ou faites appel à des services de vérification tiers pour vous assurer de l’exactitude du compte avant d’initier des paiements.

• Utilisez des outils et des logiciels de validation des données pour vérifier les informations des clients, tels que les numéros de compte et les numéros de routage, afin de réduire les erreurs.

• Communiquez clairement les frais et les conséquences des retours de paiement afin d’encourager les clients à bien vérifier leurs informations.

Simplifier le traitement des retours

• Investissez dans un logiciel qui automatise le processus de notification des retours, y compris la communication avec le client et la consignation dans les rapports internes. Cela vous permettra d’économiser beaucoup de temps et de ressources.

• Établissez des flux de travail clairs pour le traitement des retours, en décrivant les rôles et les responsabilités pour chaque étape du processus, afin d’assurer la cohérence et l’efficacité.

• Intégrez votre système de traitement des paiements à votre logiciel de comptabilité ou de gestion de la relation client (CRM) pour simplifier le rapprochement des données et la production de rapports.

Engagement client

• Informez rapidement les clients des retours de paiements, en expliquant la raison et en fournissant des instructions sur la façon de résoudre le problème.

• Proposez d’autres moyens de paiement tels que les cartes de crédit et de débit aux clients qui ont fait l’objet de plusieurs retours ACH.

• Envisagez de proposer des plans de paiement flexibles ou des délais de grâce aux clients qui éprouvent des difficultés financières temporaires.

Veille et amélioration en continu

• Surveillez régulièrement vos taux de retour et établissez des données de référence pour mesurer vos progrès.

• Analysez les données de retour pour identifier les problèmes récurrents ou les points à améliorer dans vos processus de paiement.

• Recueillez les commentaires des clients et du personnel afin d’identifier les difficultés et les solutions potentielles.

Envisager un soutien externe

• Associez-vous à un prestataire de services de paiement spécialisé dans le traitement ACH et doté d’outils et d’une assistance solides en matière de gestion des retours.

• Si vous avez un volume élevé d’articles impayés avec retour, envisagez de vous associer à une agence de recouvrement pour recouvrer les soldes impayés.

• Demandez conseil à des experts de l’industrie ou à des consultants spécialisés dans la conformité et l’optimisation ACH.

Bonnes pratiques pour le traitement des retours ACH

Voici quelques bonnes pratiques qui peuvent vous aider à réduire le volume de retour ACH et à le gérer.

Connaître vos codes de retour ACH

• Assurez-vous que votre équipe comprend ce que signifie chaque code de retour ACH et comment le traiter.

• Mettez régulièrement à jour vos politiques en fonction des directives et des règles les plus récentes.

Vérifier les coordonnées bancaires

• Utilisez des vérifications, comme de petits dépôts test, pour valider les coordonnées bancaires avant de traiter les transactions.

• Envisagez d’utiliser des services qui vérifient les coordonnées bancaires en temps réel. Cela peut réduire considérablement les taux de retour.

Communiquer avec les clients

• Informez vos clients à l’avance de la date à laquelle vous débiterez leur compte. Ils auront ainsi le temps de vérifier qu’ils disposent de fonds suffisants.

• Éduquez les clients sur leurs responsabilités et sur le processus ACH afin de minimiser les malentendus et les retours non autorisés.

• Résolvez les problèmes rapidement pour satisfaire les clients et prévenir les problèmes futurs.

Obtenir l’autorisation appropriée

• Obtenez toujours l’autorisation écrite des clients à la fois pour le montant et pour le calendrier des prélèvements. Conservez ces documents pour résoudre rapidement tout litige.
  

Étudiez les scénarios types

• Gardez un œil sur les retours pour identifier tout problème récurrent à résoudre.

• Analysez les données de retour et repérez les problèmes sous-jacents afin de les prévenir à l'avenir.

Connaître les frais

• Renseignez-vous sur les coûts associés aux retours ACH et incluez-les dans votre budget.

• Si vous traitez un grand nombre de transactions, négociez de meilleures conditions tarifaires avec votre banque.

Utiliser la technologie

• Automatisez les opérations possibles pour réduire les erreurs et simplifier le traitement des transactions.

• Intégrez le traitement des paiements à votre logiciel comptable pour améliorer la précision et réduire les erreurs de saisie manuelle.