เมื่อทําธุรกรรมแบบสํานักหักบัญชีอัตโนมัติ (ACH) เช่น การฝากเงินโดยตรงหรือการจ่ายบิลไม่สำเร็จ สถาบันที่รับเงินก็จะสร้างรหัสส่งเงินคืนและส่งผ่านเครือข่าย ACH รหัสส่งเงินคืนผ่าน ACH คือข้อความแบบมาตรฐานซึ่งแจ้งเหตุผลที่เฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับการชําระเงินที่ไม่สําเร็จ ไม่ว่าจะเป็นเงินไม่เพียงพอ, บัญชีปิด, Routing Number ไม่ถูกต้อง หรือเหตุผลอื่นๆ ธุรกิจต่างๆ ใช้รหัสเหล่านี้เพื่อแก้ไขปัญหาได้โดยการอัปเดตข้อมูลบัญชี ติดต่อลูกค้า ปรับกระบวนการภายใน และอื่นๆ อีกมากมาย

Nacha กํากับดูแลเครือข่าย ACH และหนังสือมอบอํานาจที่ธุรกิจต่างๆ ใช้รักษาอัตราการส่งเงินคืนผ่าน ACH โดยรวมให้ต่ํากว่า 15% ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายสาเหตุที่ทําให้เกิดการส่งเงินคืนผ่าน ACH, ผลกระทบที่มีต่อธุรกิจ ค่าธรรมเนียมของการส่งเงินคืนผ่าน ACH และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการการส่งเงินคืนผ่าน ACH

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• สาเหตุที่พบบ่อยของการส่งเงินคืนผ่าน ACH
  
• การส่งเงินคืนผ่าน ACH ส่งผลต่อธุรกิจอย่างไร
  
• ค่าธรรมเนียมของการส่งเงินคืนผ่าน ACH
  
• ความแตกต่างระหว่างการส่งเงินคืนผ่าน ACH และการปรับคืนผ่าน ACH คืออะไร
  
• วิธีจัดการการส่งเงินคืนผ่าน ACH ที่มีปริมาณสูง
  
• แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการจัดการการส่งเงินคืนผ่าน ACH
  

สาเหตุที่พบบ่อยของการส่งเงินคืนผ่าน ACH

การส่งเงินคืนผ่าน ACH เกิดขึ้นเนื่องจากเหตุผลหลายประการ โดยแต่ละรายการจะมีรหัสการส่งเงินคืนเฉพาะ ต่อไปนี้เป็นรหัสการส่งเงินคืนผ่าน ACH โดยทั่วไป:

• เงินทุนไม่เพียงพอ (R01): บัญชีมีเงินทุนไม่เพียงพอที่จะครอบคลุมธุรกรรม

• บัญชีปิด (R02): ธุรกรรมนําไปสู่บัญชีที่ปิดไปแล้ว

• ไม่มีบัญชีหรือไม่พบบัญชี (R03): หมายเลขบัญชีไม่สอดคล้องกับบัญชีที่มีอยู่ กรณีนี้คล้ายกับปัญหาเกี่ยวกับหมายเลขบัญชีที่ไม่ถูกต้อง แต่มักเกี่ยวข้องกับบัญชีที่ไม่มีข้อมูล

• หมายเลขบัญชีไม่ถูกต้อง (R04): หมายเลขบัญชีในรายการ ACH ไม่ถูกต้องหรือมีรูปแบบไม่ถูกต้อง

• ธุรกรรมที่ไม่ได้รับอนุญาต (R07, R10): เจ้าของบัญชีอนุมัติธุรกรรมนี้อย่างไม่ถูกต้องหรือเพิกถอนการอนุมัติแล้ว

• คําสั่งหยุดการชําระเงิน (R08): เจ้าของบัญชีได้ส่งคําสั่งหยุดการชําระเงินสำหรับการหักบัญชีแบบ ACH

• เจ้าของบัญชีเสียชีวิต (R15): เจ้าของบัญชีเสียชีวิต สถาบันทางการเงินได้ทราบเรื่องการเสียชีวิตและโดยทั่วไปแล้วจะไม่ประมวลผลธุรกรรมใดๆ เพิ่มเติม

การส่งเงินคืนผ่าน ACH ส่งผลต่อธุรกิจอย่างไร

ธุรกิจจะได้รับผลที่ตามมาและผลกระทบดังต่อไปนี้เมื่อการชําระเงินแบบ ACH ถูกส่งคืน:

• ปริมาณงานด้านการดูแลที่เพิ่มขึ้น: เมื่อการชําระเงินแบบ ACH ถูกส่งคืน ธุรกิจจะต้องใช้เวลาและทรัพยากรในการตรวจสอบเหตุผลในการส่งคืน สื่อสารกับลูกค้า และลองแก้ไขปัญหานี้

• ได้รับรายรับล่าช้า: การส่งเงินคืนผ่าน ACH ส่งผลกระทบโดยตรงต่อกระแสเงินสดของธุรกิจเพราะการได้รับเงินล่าช้า ซึ่งอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายมากสําหรับธุรกิจขนาดเล็กหรือธุรกิจที่ดําเนินงานโดยมีกำไรน้อย เนื่องจากอาจส่งผลต่อความสามารถในการครอบคลุมค่าใช้จ่ายด้านการปฏิบัติงานหรือชําระเงินให้แก่ซัพพลายเออร์ได้ทันเวลา

• ค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม: ธนาคารหลายแห่งเรียกเก็บค่าธรรมเนียมสําหรับธุรกรรมการส่งเงินคืนผ่าน ACH ค่าธรรมเนียมเหล่านี้อาจรวมกันเป็นจำนวนมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากธุรกิจมียอดการส่งเงินคืนสูง

• ผลกระทบต่อความสัมพันธ์ที่มีกับลูกค้า: บ่อยครั้ง การส่งเงินคืนผ่าน ACH อาจส่งผลเสียต่อความสัมพันธ์กับลูกค้า แม้กระทั่งการส่งเงินคืนเนื่องจากข้อผิดพลาดของลูกค้าเอง ก็อาจสร้างภาพลักษณ์ที่ไม่ดีต่อธุรกิจ หากไม่ได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพและชั้นเชิง

• ความเสี่ยงด้านชื่อเสียง: ปัญหาด้านการชําระเงินที่มีจำนวนมาก ซึ่งรวมถึงการส่งเงินคืนผ่าน ACH อาจเป็นอันตรายต่อชื่อเสียงของธุรกิจ หากลูกค้าเห็นว่าบริษัทไม่สามารถจัดการธุรกรรมได้ ก็อาจสูญเสียความไว้วางใจและความภักดี

• ความเสี่ยงในการฉ้อโกงที่เพิ่มขึ้น: การส่งเงินคืนเนื่องจากธุรกรรมที่ไม่ได้รับอนุญาตอาจบ่งชี้ว่าเกิดปัญหาด้านการฉ้อโกง ธุรกิจอาจต้องประเมินมาตรการรักษาความปลอดภัยอีกครั้ง เพื่อเก็บรวบรวมและจัดเก็บข้อมูลการชําระเงิน การไม่สามารถป้องกันการฉ้อโกงได้ ยังอาจทําให้เกิดความสูญเสียทางการเงินและปัญหาทางกฎหมายด้วย

• การหยุดชะงักในการปฏิบัติงาน: สําหรับธุรกิจที่พึ่งพากระแสเงินสดที่คาดการณ์ได้ เช่น บริการชําระเงินตามรอบบิล การส่งเงินคืนผ่าน ACH ก็อาจสร้างความหยุดชะงักในการดําเนินงาน ตัวอย่างเช่น การส่งเงินคืนผ่าน ACH อาจส่งผลกระทบต่อการวางแผนและงบประมาณของธุรกิจ ซึ่งส่งผลต่อการตัดสินใจหรือการลงทุน

• ปัญหาด้านกฎหมายและการปฏิบัติตามข้อกําหนด ธุรกิจต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบที่กํากับดูแลธุรกรรม ACH โดยรวมถึงกฎที่เกี่ยวข้องกับการฉ้อโกงและการอนุมัติ การส่งเงินคืนผ่าน ACH ในอัตราที่สูงอาจนําไปสู่การตรวจสอบหรือบทลงโทษ ในกรณีที่พบการแนวทางการปฏิบัติที่ไม่เหมาะสม

ค่าธรรมเนียมของการส่งเงินคืนผ่าน ACH

ค่าธรรมเนียมการส่งเงินคืนผ่าน ACH จะแตกต่างกันไป โดยขึ้นอยู่กับธนาคารหรือสถาบันการเงินที่ประมวลผลธุรกรรมนั้นๆ ด้านล่างนี้เป็นภาพรวมเกี่ยวกับประเภทของค่าธรรมเนียมการส่งเงินคืนผ่าน ACH ที่ธุรกิจอาจต้องชําระ

• ค่าธรรมเนียมการส่งเงินคืน: ธนาคารมักจะเรียกเก็บค่าธรรมเนียมการส่งเงินคืนผ่าน ACH ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม ค่าธรรมเนียมนี้จ่ายให้ธนาคารเพื่อเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการธุรกรรมที่ไม่สําเร็จ

• ค่าธรรมเนียมในกรณีเงินทุนไม่เพียงพอ (NSF): หากส่งเงินคืนผ่านการหักบัญชีแบบ ACH ที่ผู้จ่ายมีเงินในบัญชีไม่เพียงพอ ธนาคารของผู้จ่ายอาจเรียกเก็บค่าธรรมเนียม NSF โดยทั่วไปแล้วค่าธรรมเนียมนี้จะสูงกว่าค่าธรรมเนียมการส่งเงินคืนแบบมาตรฐานและอาจอยู่ในช่วงตั้งแต่ $15–$35 ธุรกิจที่พยายามเก็บเงินดังกล่าวยังอาจเรียกเก็บค่าธรรมเนียม NSF จากผู้ชําระเงินด้วย เพื่อเป็นค่าใช้จ่ายในการจัดการ

• ค่าธรรมเนียมการหยุดชำระเงิน: หากผู้ชําระเงินส่งคําขอหยุดชําระเงินสําหรับธุรกรรม ACH ธนาคารสามารถเรียกเก็บค่าธรรมเนียมการหยุดชําระเงินได้ ค่าธรรมเนียมนี้อาจแตกต่างกันออกไป แต่โดยทั่วไปจะอยู่ระหว่าง $15–$35

• ค่าธรรมเนียมการเริ่มธุรกรรมอีกครั้ง: ธนาคารบางแห่งจะเรียกเก็บค่าธรรมเนียม หากธุรกิจเริ่มธุรกรรม ACH อีกครั้งหลังจากที่มีการส่งเงินคืน ค่าธรรมเนียมเหล่านี้มักจะมีจำนวนต่ํา แต่ก็อาจรวมเป็นยอดสูงได้หากมีการดําเนินการหลายครั้งเพื่อเรียกเก็บการชําระเงิน

• ค่าธรรมเนียมเฉพาะธนาคาร: ธนาคารต่างๆ อาจมีโครงสร้างค่าธรรมเนียมของตนเองสําหรับธุรกรรม ACH และการส่งเงินคืน ซึ่งอาจรวมถึงค่าธรรมเนียมรายเดือนสําหรับบริการ ACH, ค่าธรรมเนียมการดําเนินการเป็นกลุ่ม หรือค่าธรรมเนียมสําหรับการจัดการพิเศษ หรือการประมวลผลธุรกรรม ACH แบบเร่งด่วน

ความแตกต่างระหว่างการส่งเงินคืนผ่าน ACH และการปรับคืนผ่าน ACH คืออะไร

การส่งเงินคืนผ่าน ACH และการปรับคืนผ่าน ACH มีวัตถุประสงค์และทําตามขั้นตอนที่แตกต่างกัน ต่อไปนี้เป็นการเปรียบเทียบทั้งสองกระบวนการ

การส่งเงินคืนผ่าน ACH

การส่งเงินคืนผ่าน ACH เกิดขึ้นเมื่อไม่สามารถประมวลผลธุรกรรม ACH ได้ และธนาคารที่รับเงินจะส่งธุรกรรมกลับไปยังธนาคารต้นทาง การส่งเงินคืนนั้นเป็นไปตามกฎของ Nacha และต้องเริ่มต้นภายในระยะเวลาที่ระบุนับจากวันที่ชําระเงินของธุรกรรม ซึ่งปกติแล้วจะอยู่ในช่วงเวลา 2 วันทําการ

การปรับคืนผ่าน ACH

การปรับคืน ACH จะเริ่มต้นโดยผู้เริ่มทําธุรกรรม ACH หากพบว่ามีข้อผิดพลาด (เช่น จํานวนเงินไม่ถูกต้อง ธุรกรรมซ้ํา) ผู้เริ่มส่งสามารถส่งรายการปรับคืนเพื่อยกเลิกธุรกรรมที่ไม่ถูกต้อง การปรับคืนจะต้องเป็นไปตามแนวทางของ Nacha ด้วยเช่นกัน ซึ่งระบุว่าจะต้องเริ่มต้นภายใน 5 วันทําการของธนาคารนับจากวันที่ทําธุรกรรมเริ่มต้น และจะต้องเป็นยอดทั้งหมดของธุรกรรมแรกเริ่ม

วิธีจัดการการส่งเงินคืนผ่าน ACH ที่มีปริมาณสูง

การจัดการการส่งเงินคืนผ่าน ACH ที่มีปริมาณสูงอาจเป็นเรื่องที่ทําได้ยาก ธุรกิจสามารถลดผลกระทบในทางลบและปรับปรุงกระบวนการชําระเงินได้โดยใช้แนวทางที่เป็นระบบ

ใช้มาตรการป้องกัน

• ใช้วิธีการยืนยันตัวตนแบบรัดกุม เช่น เงินฝากจํานวนเล็กน้อยหรือบริการยืนยันตัวตนของบริษัทอื่น เพื่อตรวจสอบความถูกต้องแม่นยําของบัญชีก่อนเริ่มการชําระเงิน

• ใช้เครื่องมือและซอฟต์แวร์ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเพื่อตรวจสอบข้อมูลลูกค้า เช่น หมายเลขบัญชีและ Routing Number เพื่อลดข้อผิดพลาด

• แจ้งค่าธรรมเนียมและผลลัพธ์ที่ตามมาจากการส่งเงินคืนไว้อย่างชัดเจน เพื่อกระตุ้นให้ลูกค้าตรวจสอบข้อมูลอีกครั้ง

ทําให้ขั้นตอนการประมวลผลการส่งเงินคืนง่ายขึ้น

• ลงทุนกับซอฟต์แวร์ที่มีขั้นตอนการแจ้งเตือนการส่งเงินคืนแบบอัตโนมัติ โดยรวมถึงการสื่อสารกับลูกค้าและการรายงานภายใน วิธีนี้สามารถประหยัดเวลาและทรัพยากรได้อย่างมาก

• สร้างขั้นตอนการทํางานที่ชัดเจนสําหรับการจัดการการส่งเงินคืน เช่น การแจกแจงบทบาทและความรับผิดชอบสําหรับแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ เพื่อความสอดคล้องและประสิทธิผล

• เชื่อมต่อระบบประมวลผลการชําระเงินกับซอฟต์แวร์การทําบัญชีหรือการจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM) เพื่อทําให้การกระทบยอดและการรายงานข้อมูลเป็นเรื่องง่าย

การมีส่วนร่วมของลูกค้า

• แจ้งลูกค้าให้ทราบเกี่ยวกับการส่งเงินคืนทันที พร้อมอธิบายเหตุผลและให้คําแนะนําในการแก้ปัญหา

• เสนอวิธีการชําระเงินอื่นๆ เช่น บัตรเครดิตและบัตรเดบิตให้แก่ลูกค้าที่ประสบกับการส่งเงินคืนผ่าน ACH หลายครั้ง

• พิจารณาการเสนอแผนชําระเงินที่ยืดหยุ่นหรือกําหนดระยะผ่อนผันให้กับลูกค้าที่เผชิญกับปัญหาทางการเงินชั่วคราว

การตรวจสอบและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

• ตรวจสอบอัตราการส่งเงินคืนของคุณเป็นประจํา และตั้งเกณฑ์มาตรฐานเพื่อวัดความคืบหน้า

• วิเคราะห์ข้อมูลการส่งเงินคืนเพื่อตรวจหาปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำๆ หรือจุดที่ต้องปรับปรุงกระบวนการชําระเงินของคุณ

• รวบรวมความคิดเห็นจากลูกค้าและพนักงานเพื่อระบุปัญหาและวิธีแก้ไขที่อาจใช้ได้

พิจารณาการสนับสนุนจากภายนอก

• เป็นพาร์ทเนอร์กับผู้ประมวลผลการชําระเงินที่มีความเชี่ยวชาญด้านการประมวลผล ACH รวมทั้งมีเครื่องมือและการสนับสนุนด้านการจัดการการส่งเงินคืนที่มีประสิทธิภาพ

• หากคุณมีการส่งเงินคืนซึ่งไม่ได้รับการชําระเงินในปริมาณมาก ควรร่วมมือกับตัวแทนเรียกเก็บหนี้เพื่อกู้คืนยอดค้างชําระ

• ขอรับคําแนะนําจากผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมหรือที่ปรึกษาที่มีความเชี่ยวชาญด้านการปฏิบัติตาม ACH และการเพิ่มประสิทธิภาพ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการจัดการการส่งเงินคืนผ่าน ACH

ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่สามารถช่วยคุณจัดการและลดจํานวนการส่งเงินคืนผ่าน ACH ให้เหลือน้อยที่สุด

ทราบรหัสการส่งเงินคืนผ่าน ACH ของคุณ

• ตรวจสอบว่าทีมของคุณเข้าใจถึงความหมายของรหัสการส่งเงินคืนผ่าน ACH และวิธีการจัดการ

• อัปเดตนโยบายของคุณเป็นประจําตามแนวทางและกฎล่าสุด

ตรวจสอบรายละเอียดธนาคารอย่างถี่ถ้วน

• ใช้การตรวจสอบ เช่น เงินฝากทดสอบขนาดเล็ก เพื่อยืนยันรายละเอียดธนาคารก่อนประมวลผลธุรกรรม

• พิจารณาใช้บริการที่ตรวจสอบรายละเอียดธนาคารแบบเรียลไทม์ ซึ่งจะช่วยลดอัตราการส่งเงินคืนได้อย่างมาก

สื่อสารกับลูกค้า

• แจ้งลูกค้าล่วงหน้าเมื่อคุณจะหักเงินจากบัญชีของลูกค้า การแจ้งเตือนนี้จะให้เวลาลูกค้ายืนยันว่าตนเองมีเงินทุนเพียงพอ

• ให้ความรู้ลูกค้าเกี่ยวกับความรับผิดชอบของตนและกระบวนการ ACH เพื่อลดการเข้าใจผิดและการส่งเงินคืนโดยไม่ได้รับอนุญาต

• แก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็วเพื่อให้ลูกค้ามีความพึงพอใจและป้องกันปัญหาในอนาคต

รับการอนุมัติที่เหมาะสม

• ขออนุญาตลูกค้าเป็นลายลักษณ์อักษรเสมอเกี่ยวกับจํานวนและกําหนดการถอนเงิน เก็บรักษาข้อมูลเหล่านี้เพื่อแก้ไขปัญหาการโต้แย้งการชําระเงินอย่างรวดเร็ว
  

มองหารูปแบบ

• จับตาดูผลการส่งเงินคืนเพื่อดูว่ามีปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ซึ่งต้องแก้ไขหรือไม่

• วิเคราะห์ข้อมูลการส่งเงินคืนและระบุปัญหาเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นอีกในอนาคต

ทราบค่าธรรมเนียม

• ศึกษาค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการส่งเงินคืนผ่าน ACH และรวมไว้ในงบประมาณของคุณ

• หากคุณจัดการธุรกรรมจํานวนมาก โปรดเจรจาค่าธรรมเนียมที่ดีกว่ากับธนาคารของคุณ

ใช้เทคโนโลยี

• ดําเนินการโดยอัตโนมัติเมื่อสามารถทําได้ เพื่อลดข้อผิดพลาดและทําให้การจัดการธุรกรรมง่ายขึ้น

• เชื่อมต่อระบบประมวลผลการชําระเงินกับซอฟต์แวร์การทําบัญชีของคุณ เพื่อปรับปรุงความถูกต้องแม่นยําและลดความผิดพลาดที่เกิดจากมนุษย์