Quando não é possível finalizar uma operação da Câmara de Compensação Automática (ACH), como um depósito direto ou pagamento de fatura, a instituição receptora gera um código de devolução e o envia de volta pela rede ACH. Os códigos de devolução por ACH são mensagens padronizadas que comunicam o motivo específico do erro do pagamento, seja insuficiência de fundos, conta encerrada, routing number inválido ou outro motivo. As empresas podem usar esses códigos para corrigir o problema, atualizando os dados da conta, entrando em contato com o cliente, ajustando processos internos, etc.

A Nacha controla a rede ACH e determina que as empresas mantenham suas taxas gerais de devolução de ACH abaixo de 15%. Falamos abaixo das causas de devoluções por ACH, seu impacto para empresas, tarifas de devolução por ACH e as práticas recomendadas para devoluções por ACH.

O que este artigo oferece?

• Causas comuns de devoluções por ACH
  
• Impacto das devoluções por ACH para os negócios
  
• Tarifas de devolução por ACH
  
• Qual a diferença entre uma devolução por ACH e um estorno por ACH?
  
• Como gerenciar altos volumes de devoluções por ACH
  
• Práticas recomendadas para lidar com devoluções por ACH
  

Causas comuns de devoluções por ACH

Devoluções por ACH ocorrem por vários motivos, todos identificados por códigos de devolução específicos. Alguns códigos comuns para devoluções por ACH:

• Insuficiência de fundos (R01): a conta não tem fundos suficientes para cobrir a transação.

• Conta encerrada (R02): a transação levou a uma conta encerrada.

• Conta inexistente ou não localizada (R03): o número da conta não corresponde a uma conta existente. É similar ao erro de número de conta inválido, mas geralmente indica contas inexistentes.

• Número de conta inválido (R04): o número da conta na entrada de ACH está incorreto ou com o formato incorreto.

• Transação não autorizada (R07, R10): o titular da conta não autorizou corretamente a transação ou revogou a autorização.

• Pagamento sustado (R08): o titular da conta sustou um débito por ACH.

• Titular de conta falecido (R15): o titular da conta faleceu. Geralmente, ao serem informadas da morte, as instituições financeiras não processam mais nenhuma transação.

Impacto das devoluções por ACH para os negócios

Estas são as consequências e implicações para as empresas quando os pagamentos por ACH são devolvidos:

• Aumento do trabalho administrativo: quando um pagamento por ACH é devolvido, a empresa precisa gastar tempo e recursos para investigar o motivo, comunicar-se com o cliente e tentar resolver o problema.

• Atraso nas receitas: devoluções por ACH afetam diretamente o fluxo de caixa da empresa, atrasando o recebimento de fundos. Isso pode ser difícil principalmente para pequenas empresas, ou para as que operam com margens apertadas, afetando o financiamento de despesas operacionais ou pagamentos a fornecedores.

• Tarifas adicionais: muitos bancos cobram tarifas por transações ACH devolvidas. Essas tarifas podem se acumular, principalmente se uma empresa tiver um alto volume de devoluções.

• Impacto no relacionamento com os clientes: devoluções frequentes de ACH podem prejudicar o relacionamento com os clientes. Mesmo se a causa for um erro do cliente, a empresa pode ter sua imagem prejudicada se a gestão não for cuidadosa e eficiente.

• Risco para a reputação: um excesso de problemas com pagamentos, inclusive devoluções por ACH, pode prejudicar a reputação da empresa. Se os clientes não considerarem a empresa eficiente na gestão de transações, ela pode perder negócios e a confiança e lealdade dos clientes.

• Aumento do risco de fraudes: devoluções por falta de autorização podem indicar problemas com fraudes. Pode ser necessário reavaliar medidas de segurança ao coletar e armazenar dados de pagamento. A falta de proteção contra fraudes pode causar mais perdas financeiras e complicações jurídicas.

• Interrupções operacionais: empresas que dependem de um fluxo de caixa previsível, como serviços de assinatura, podem ter suas operações interrompidas por devoluções por ACH. As devoluções podem afetar o planejamento e o orçamento de uma empresa, por exemplo, prejudicando decisões e investimentos.

• Questões legais e de conformidade: as empresas precisam cumprir a regulamentação sobre ACH, inclusive no que se refere a fraudes e autorizações. Altas taxas de devolução de ACH podem levar a investigações, auditorias e até multas, se forem descobertas práticas inadequadas.

Tarifas de devolução por ACH

As tarifas de devolução por ACH dependem do banco ou instituição financeira que processa as transações. Estes são os principais tipos de tarifas de devolução de ACH aos quais as empresas estão sujeitas:

• Tarifas por devolução: bancos costumam cobrar uma tarifa de devolução quando a transação por ACH é devolvida por qualquer motivo. Isso compensa o banco pelos custos administrativos de gestão da transação não concluída.

• Tarifas por insuficiência de fundos (NSF): se um débito ACH for devolvido por insuficiência de fundos na conta do pagador, o banco do pagador pode cobrar uma tarifa NSF. Geralmente, essa tarifa é mais alta do que a devolução padrão, custando de US$ 15 a US$ 35. A empresa que está cobrando o pagamento também pode cobrar sua própria tarifa NSF do pagador, para cobrir esses custos.

• Tarifas por pagamento sustado: se um pagador sustar um pagamento de transação por ACH, o banco pode cobrar uma tarifa. O valor pode variar muito, mas normalmente vai de US$ 15 a US$ 35.

• Tarifas de reiniciação: alguns bancos cobram uma tarifa se a empresa reiniciar a transação por ACH após uma devolução. Essas tarifas costumam ser baixas, mas podem aumentar se forem feitas várias tentativas de cobrança.

• Tarifas específicas do banco: cada banco pode ter sua própria estrutura de tarifas para transações e devoluções por ACH. Podem ser tarifas mensais para serviços ACH, tarifas de processamento em lote ou tarifas para tratamento especial ou processamento acelerado de transações ACH.

Qual é a diferença entre uma devolução por ACH e uma anulação de ACH?

Devoluções e anulações por ACH têm propósitos diferentes e seguem processos diversos. Comparamos os processos aqui.

Devoluções por ACH

Uma devolução ocorre quando uma transação por ACH não pode ser processada e o banco receptor devolve a transação ao banco de origem. As devoluções seguem as regras da Nacha e têm prazo para serem iniciadas a partir da data de liquidação da transação, geralmente de dois dias úteis.

Anulações de ACH

Uma anulação é iniciada quando o originador de uma transação por ACH descobre que houve um erro (ex.: valor incorreto, transação duplicada). O originador pode enviar uma solicitação de anulação para desfazer a transação incorreta. As diretrizes da Nacha para anulações determinam que devem ser iniciadas até cinco dias úteis após a data da transação original, e o valor deve corresponder ao total da transação original.

Como gerenciar grandes volumes de devoluções por ACH

Gerenciar altos volumes de devoluções por ACH pode ser difícil. Mas, com uma abordagem sistemática, a empresa pode mitigar os impactos negativos e melhorar seus processos de pagamento.

Implementar medidas de prevenção

• Usar métodos de verificação fortes, como microdepósitos ou serviços de verificação de terceiros, para garantir que a conta está correta antes de iniciar o pagamento.

• Implementar ferramentas de validação de dados e software para validar informações do cliente, como números de conta e routing numbers, para reduzir erros.

• Comunicar claramente as tarifas e consequências dos pagamentos devolvidos para incentivar os clientes a conferirem os dados.

Simplificar o processamento de devoluções

• Investir em software que automatize o processo de notificação de devolução, inclusive comunicação com o cliente e relatórios internos. Isso pode economizar muito tempo e recursos.

• Uniformize e dê eficiência ao processo com fluxos de trabalho claros para devoluções, descrevendo funções e responsabilidades em cada etapa.

• Integre seu sistema de processamento de pagamentos ao seu software de contabilidade ou gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) para simplificar a reconciliação de dados e relatórios.

Envolvimento do cliente

• Avise os clientes imediatamente sobre pagamentos devolvidos, explicando o motivo e dando instruções para resolver o problema.

• Ofereça outras formas de pagamento, como cartões de crédito e débito, para clientes com vários devoluções por ACH.

• Considere oferecer planos de pagamento flexíveis ou períodos de carência para clientes que enfrentam dificuldades financeiras temporárias.

Monitoramento e melhoria contínua

• Monitore regularmente suas tarifas de devolução e defina parâmetros para medir o progresso.

• Analise dados de devolução para reconhecer problemas recorrentes ou áreas de melhoria em seus processos de pagamento.

• Peça feedback de clientes e funcionários para identificar problemas e soluções.

Considere a possibilidade de obter ajuda externa

• Faça parceria com um processador de pagamentos especializado em processamento de ACH, com ferramentas e suporte sólidos para gerenciamento de devoluções.

• Se tiver um alto volume de itens devolvidos não pagos, considere uma parceria com uma agência de cobrança para recuperar saldos pendentes.

• Procure orientação de especialistas do setor ou consultores especializados em conformidade e otimização de ACH.

Práticas recomendadas para devoluções por ACH

Reunimos algumas práticas recomendadas que podem ajudar a gerenciar e minimizar devoluções por ACH.

Conheça os códigos de devolução por ACH

• Esclareça para a equipe o que significa cada código de devolução de ACH e como gerenciá-los.

• Atualize regularmente suas políticas segundo as diretrizes e regras mais recentes.

Verificar dados bancários

• Use verificações, como pequenos depósitos de teste, para verificar os dados bancários antes de processar as transações.

• Considere a possibilidade de contratar serviços de verificação de dados bancários em tempo real. Isso pode reduzir muito as tarifas de devolução.

Comunique-se com os clientes

• Informe aos clientes com antecedência quando você vai debitar a conta. Este lembrete dá tempo para que confirmem se têm fundos suficientes.

• Informe aos clientes suas responsabilidades e o processo de ACH para minimizar mal-entendidos e devoluções não autorizadas.

• Resolva problemas rapidamente para manter os clientes satisfeitos e prevenir problemas futuros.

Obtenha a autorização necessária

• Sempre obtenha autorização por escrito dos clientes para o valor e cronograma de débitos. Guarde esses registros para resolver rapidamente contestações.
  

Observe padrões

• Acompanhe as devoluções para ver se há algum problema recorrente que precise ser corrigido.

• Analise os dados de devolução e sinalize problemas para evitar desenvolvimentos futuros.

Conheça as tarifas

• Pesquise os custos de devoluções por ACH e inclua-os no seu orçamento.

• Se você faz muitas transações, negocie tarifa melhores com seu banco.

Use a tecnologia

• Automatize o que for possível para reduzir erros e simplificar a gestão de transações.

• Integre o processamento de pagamentos com seu software de contabilidade para melhorar a precisão e reduzir erros manuais.