Cuando no se puede completar una transacción de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH), como un depósito directo o un pago de facturas, la institución receptora genera un código de devolución y lo envía de vuelta a través de la red ACH. Los códigos de devolución ACH son mensajes estandarizados que comunican el motivo específico del error en el pago, ya sea fondos insuficientes, una cuenta cerrada, un número de enrutamiento inválido u otro motivo. Las empresas pueden usar estos códigos para corregir el problema actualizando la información de la cuenta, contactando al cliente, ajustando los procesos internos y más.

La NACHA rige la red de ACH y exige que las empresas mantengan sus tasas generales de devolución ACH por debajo del 15 %. A continuación, explicaremos las causas de las devoluciones ACH, su impacto en las empresas, las comisiones por devolución ACH y las prácticas recomendadas para gestionar estas devoluciones.

¿Qué contiene este artículo?

• Causas comunes de las devoluciones ACH
  
• Cómo afectan las devoluciones ACH a las empresas
  
• Comisiones de devoluciones ACH
  
• ¿Cuál es la diferencia entre una devolución ACH y una revocación ACH?
  
• ¿Cuál es la diferencia entre devolver y cancelar pagos ACH?
  
• Cómo gestionar grandes volúmenes de devoluciones ACH
  
• Prácticas recomendadas para gestionar y reducir las devoluciones ACH
  
• Cómo puede ayudar Stripe Payments
  

Causas comunes de las devoluciones ACH

Las devoluciones ACH se producen por numerosas razones, cada una de las cuales se identifica con códigos de devolución específicos. Estos códigos se usan para resolver las devoluciones ACH. Estos son algunos códigos de devolución ACH comunes:

• Fondos insuficientes (R01): La cuenta no tiene fondos suficientes para cubrir la transacción.

• Cuenta cerrada (R02): La transacción condujo al cierre de la cuenta.

• No tiene cuenta o no se puede localizar la cuenta (R03): El número de cuenta no corresponde a una cuenta existente. Esto es similar a los problemas de números de cuenta no válidos, pero generalmente involucra cuentas inexistentes.

• Número de cuenta no válido (R04): El número de cuenta en la entrada ACH es incorrecto o tiene un formato incorrecto.

• Transacción no autorizada (R07, R10): El titular de la cuenta no autorizó correctamente la transacción o revocó la autorización.

• Orden de suspensión de pago (R08): El titular de la cuenta ha presentado una orden de suspensión de pago en un débito ACH.

• Titular de la cuenta fallecido (R15): El titular de la cuenta ha fallecido. Las instituciones financieras se enteran de la muerte y, por lo general, no procesan ninguna transacción adicional.

Cómo afectan las devoluciones ACH a las empresas

Un pago ACH devuelto puede conllevar una comisión para ambas partes y también puede causar otros problemas a la empresa, cuyas consecuencias e implicaciones cuando se devuelven pagos ACH son las siguientes:

• Aumento de la carga de trabajo administrativo: Cuando se devuelve un pago ACH, la empresa debe dedicar tiempo y recursos a investigar el motivo de la devolución, comunicarse con el cliente e intentar resolver el problema.

• Ingresos retrasados: Las devoluciones ACH afectan directamente el flujo de caja de una empresa al retrasar la recepción de los fondos. Esto puede ser particularmente difícil para las pequeñas empresas o aquellas que operan con márgenes ajustados, ya que puede afectar su capacidad para cubrir los gastos operativos o pagar a los proveedores a tiempo.

• Cargos adicionales: muchos bancos aceptan pagos por transacciones ACH devueltas. Estos cargos ACH pueden acumularse, sobre todo si una empresa tiene un gran volumen de devoluciones.

• Impacto en las relaciones con los clientes: los pagos ACH son la columna vertebral del sistema financiero estadounidense, con un 93 % de trabajadores que optan por recibir su cheque de pago a través del sistema. Como tal, las devoluciones ACH frecuentes pueden tensar las relaciones clientes. Incluso las devoluciones por error del cliente pueden reflejarse mal en la empresa si no se manejan con tacto y eficiencia.

• Riesgos reputacionales: los pagos excesivos, incluidas las devoluciones ACH, pueden dañar la reputación de una empresa. Si los clientes consideran que una empresa no es confiable en el manejo de transacciones, podría perder la confianza y lealtad de la empresa y de los clientes. Esto es especialmente crítico, ya que las empresas estadounidenses dependen en gran medida de la red ACH, con 7,300 millones en pagos B2B procesados mediante ACH en 2024.

• Aumento del riesgo de fraude: el fraude es una preocupación para muchos tipos de empresas, ya que el 63 % de las organizaciones informó haber enfrentado fraudes con cheques en 2024. Lo pagos ACH tampoco son inmunes al fraude, y las devoluciones debidas a transacciones no autorizadas pueden indicar problemas con transacciones fraudulentas. Es posible que las empresas deban reevaluar sus medidas de seguridad para recopilar y almacenar información sobre pagos. La falta de protección contra fraudes puede provocar más pérdidas financieras y complicaciones legales.

• Interrupciones operativas: Para las empresas que dependen de un flujo de caja predecible, como los servicios de suscripción, las devoluciones ACH pueden interrumpir las operaciones. Por ejemplo, las devoluciones ACH pueden afectar la planificación y el presupuesto de una empresa e impactar en su toma de decisiones o inversiones.

• Cuestiones legales y de cumplimiento: Las empresas deben cumplir con la normativa que rige las transacciones ACH, incluidas las relacionadas con el fraude y la autorización. Las altas tasas de devoluciones ACH pueden atraer el escrutinio regulatorio, lo que podría dar lugar a auditorías o sanciones si se descubren prácticas inadecuadas.

Comisiones de devoluciones ACH

Las comisiones por devoluciones ACH varían según el banco o la institución financiera que procese las transacciones. A continuación, te ofrecemos un resumen de los tipos de comisiones por devolución ACH a las que pueden enfrentarse las empresas:

• Comisiones de devolución: los bancos suelen aceptar pagos con comisiones cuando se devuelve una transacción ACH por cualquier motivo. Las comisiones de devolución suelen oscilar entre $2 y $5, aunque algunos tipos de devoluciones pueden conllevar sanciones más elevadas, lo que compensa al banco por los costos administrativos asociados con la gestión de la transacción fallida.

• Comisiones por fondos insuficientes (NSF): Si se devuelve un débito ACH por fondos insuficientes en la cuenta del pagador, el banco del pagador podría cobrar una comisión por fondos insuficientes. Esta comisión es generalmente más alta que una comisión de devolución estándar y puede oscilar entre $15 y $35. La empresa que intenta cobrar el pago también puede imponer su propia comisión por fondos insuficientes al pagador para cubrir los costos de gestión.

• Comisiones por suspensión de pago: Si un pagador solicita la suspensión de pago de una transacción ACH, su banco puede cobrar una comisión por suspensión de pago. Esta comisión puede variar ampliamente, pero generalmente oscila entre $15 y $35.

• Tarifas de reinicio: Algunos bancos cobran una comisión si una empresa reinicia una transacción ACH después de su devolución. Estas comisiones suelen ser bajas, pero pueden acumularse si se realizan varios intentos para cobrar el pago.

• Comisiones específicas del banco: Los distintos bancos pueden tener sus propias estructuras de comisiones para las transacciones y devoluciones ACH. Estas pueden incluir comisiones mensuales por servicios ACH, comisiones por procesamiento por lotes o comisiones por gestión especial o procesamiento acelerado de transacciones ACH.

¿Cuál es la diferencia entre una devolución ACH y una revocación ACH?

Las devoluciones y revocaciones ACH tienen diferentes propósitos y siguen procesos diferentes. A continuación, contrastaremos ambos procesos.

Devoluciones ACH

Una devolución ACH ocurre cuando una transacción ACH no puede procesarse, y el banco receptor envía la transacción de vuelta al banco de origen. Las devoluciones cumplen con las reglas de la Nacha y deben iniciarse dentro de un plazo específico a partir de la fecha de acreditación de fondos de la transacción, generalmente en el plazo de dos días hábiles. Las comisiones de devolución pueden variar de $2 a $5 por transacción.

Revocaciones ACH

El originador de una transacción ACH inicia una revocación ACH si detecta que se cometió un error (por ejemplo, importe incorrecto, transacción duplicada). El originador puede enviar una entrada inversa para deshacer la transacción incorrecta. Las revocaciones también deben cumplir con las pautas de la NACHA, que establecen que deben iniciarse en el plazo de los cinco días hábiles bancarios posteriores a la fecha de la transacción original y deben realizarse por el importe total de la transacción original. Las comisiones contracargos ACH promedio pueden variar entre $5 y $25.

¿Cuál es la diferencia entre devolver y cancelar pagos ACH?

Devolver pagos ACH y cancelarlos son dos acciones distintas que se refieren a diferentes etapas y mecanismos para procesar pagos ACH. Aquí tienes un resumen de sus principales diferencias.

Devolución de pagos ACH

Una devolución de pago ACH ocurre después de que la transacción ya se ha procesado y liquidado. No queda a discreción del remitente: la inicia la institución financiera receptora (el banco donde se debían depositar o retirar los fondos) cuando detecta un problema con la transacción. La devolución debe gestionarse conforme a las reglas de Nacha, que establecen los plazos y las condiciones en las que puede realizarse. Además, conlleva una comisión, que por lo general oscila entre $2 y $5 por transacción.

Cancelación de pagos ACH

Una cancelación de pago ACH detiene la transacción antes de que se haya procesado o liquidado por completo. Si un remitente decide detener un pago que inició, puede cancelarlo actuando antes de que se haya liquidado el pago. Si la transacción ACH ya se procesó, y los fondos están en fase de compensación, es poco probable que pueda detener o cancelar el pago. Las comisiones por cancelación o interrumpir pago pueden variar entre $15 y $25.

Cómo gestionar grandes volúmenes de devoluciones ACH

Entre 2023 y 2024, el volumen de pagos ACH aumentó un 6.7 % y llegó a 33,600 millones de transacciones. Gestionar grandes volúmenes de devoluciones ACH puede ser difícil, pero con un enfoque sistemático, las empresas pueden mitigar los efectos negativos y mejorar sus procesos de pago.

Implementa medidas de prevención

• Usa métodos de verificación sólidos como microdepósitos o servicios de verificación de terceros para garantizar la exactitud de la cuenta antes de iniciar pagos.

• Implementa herramientas y software de validación de datos para validar la información del cliente, como números de cuenta y números de enrutamiento, para reducir errores.

• Comunica con claridad las comisiones y las consecuencias de los pagos devueltos para alentar a los clientes a verificar su información dos veces.

Simplifica el procesamiento de devoluciones

• Invierte en un software que automatice el proceso de notificación de devoluciones, incluida la comunicación con el cliente y los informes internos. Esto puede ahorrar mucho tiempo y recursos.

• Establece flujos de trabajo claros para el manejo de las devoluciones, describe las funciones y responsabilidades de cada paso del proceso.

• Integra tu sistema de procesamiento de pagos con tu software de contabilidad o de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para simplificar la conciliación de datos y la elaboración de informes.

Compromiso del cliente

• Notifica a los clientes de inmediato sobre los pagos devueltos, explica el motivo y proporciona instrucciones sobre cómo resolver el problema.

• Ofrece métodos de pago alternativos, como tarjetas de crédito y débito a los clientes que hayan experimentado múltiples devoluciones ACH.

• Considera la posibilidad de ofrecer planes de pago flexibles o períodos de gracia a los clientes que se enfrenten a dificultades financieras temporales.

Monitoreo y mejora continua

• Controla regularmente tus tasas de devolución y establece puntos de referencia para medir el progreso.

• Analiza los datos de devolución para identificar problemas recurrentes o áreas de mejora en tus procesos de pago.

• Recopila comentarios de los clientes y el personal para identificar desafíos y posibles soluciones.

Considera el apoyo externo

• Asóciate con un procesador de pagos que se especialice en el procesamiento ACH y que cuente con herramientas y soporte sólidos para la gestión de devoluciones.

• Si tienes un gran volumen de artículos devueltos sin pagar, considera asociarte con una agencia de cobros para recuperar los saldos pendientes.

• Busca orientación de expertos o consultores de la industria que se especialicen en el cumplimiento y la optimización de ACH.

Prácticas recomendadas para gestionar y reducir las devoluciones ACH

Estas son algunas de las mejores prácticas que pueden ayudarte a gestionar y minimizar las devoluciones de ACH.

• Capacita a tu equipo sobre códigos de devolución ACH comunes. Esto incluye lo que significa cada código y cómo manejarlos de forma individual. También debes actualizar regularmente tus políticas y capacitación para alinearlas con las guías más recientes de ACH.
  
• Usa pequeños depósitos de prueba antes de procesar las transacciones. Puedes usar pequeños depósitos para verificar datos bancarios antes de procesar un pago. Además, también puedes usar servicios que realicen comprobaciones de datos bancarios en tiempo real, lo que puede reducir en gran medida las tasas de devolución.
  
• Comunícate con los clientes de forma proactiva. Avísales de antemano que debitarás sus cuentas, y dales tiempo suficiente para confirmar que tienen fondos para cubrir la transacción. También puedes informar a los clientes sobre el tiempo y las responsabilidades ACH.
  
• Obtén la debida autorización. Cobra y almacena siempre la aprobación firmada del cliente para el importe y calendario de la transacción.
  
• Haz un seguimiento de los motivos de las devoluciones y presta atención a los patrones. Puedes usar devoluciones anteriores para identificar y señalar problemas recurrentes u otros problemas.
  
• Investiga los costos ACH e inclúyelos en tu presupuesto. Ten en cuenta el gasto total en tasas de devolución y considera negociar mejores términos si tu volumen es alto.
  
• Usa la automatización e integración con las plataformas para lograr mayor eficiencia. La automatización, cuando sea posible, puede ayudarte a reducir errores y simplificar las transacciones. Integrar el procesamiento de pagos con las plataformas contables también puede mejorar la precisión contable.
  

Cómo puede ayudar Stripe Payments

Stripe Payments permite a las empresas configurar y aceptar más de 125 métodos de pago, incluidas las transferencias de crédito ACH. Ofrece una solución de pagos global y unificada que ayuda a cualquier empresa, desde startups en crecimiento hasta grandes corporaciones, a aceptar pagos en línea, en persona y en todo el mundo.

Con Stripe Payments, puedes hacer lo siguiente:

• Conciliar pagos automáticamente: concilia fácilmente transferencias de crédito ACH con un pago o factura específica con un motor de conciliación automático que usa cuentas bancarias virtuales para cada cliente y herramientas para la resolución de problemas.

• Simplificar los reembolsos: procesa los reembolsos o la devolución del exceso de fondos al cliente.

• Optimizar tu experiencia del proceso de compra: crea una experiencia para el cliente sin problemas y ahorra miles de horas de ingeniería con interfaces de usuario de pago prediseñadas y Link, la cartera digital de Stripe.

• Llegar a nuevos mercados más rápido: conéctate con clientes de todo el mundo y reduce la complejidad y los costos de la gestión de múltiples monedas mediante opciones de pago transfronterizas, disponibles en 195 países y en más de 135 monedas.

• Unificar los pagos en línea y en persona: crea una experiencia de comercio unificado en todos los canales, tanto en línea como en persona, para personalizar las interacciones, recompensar la lealtad y aumentar los ingresos.

• Mejorar el rendimiento de los pagos: aumenta los ingresos con una gama de herramientas de pago personalizables y fáciles de configurar, que incluyen protección contra fraudes y que no requieren programación, además de funcionalidades avanzadas para mejorar las tasas de autorización.

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