Cuando no se puede completar una transacción de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH), como un depósito directo o un pago de facturas, la institución receptora genera un código de devolución y lo envía de vuelta a través de la red ACH. Los códigos de devolución ACH son mensajes estandarizados que comunican el motivo específico del error en el pago, ya sea fondos insuficientes, una cuenta cerrada, un número de enrutamiento inválido u otro motivo. Las empresas pueden usar estos códigos para corregir el problema actualizando la información de la cuenta, contactando al cliente, ajustando los procesos internos y más.

La NACHA rige la red de ACH y exige que las empresas mantengan sus tasas generales de devolución ACH por debajo del 15 %. A continuación, explicaremos las causas de las devoluciones ACH, su impacto en las empresas, las comisiones por devolución ACH y las prácticas recomendadas para gestionar estas devoluciones.

¿Qué contiene este artículo?

• Causas comunes de las devoluciones ACH
  
• Cómo afectan las devoluciones ACH a las empresas
  
• Comisiones de devolución ACH
  
• ¿Cuál es la diferencia entre una devolución ACH y una revocación ACH?
  
• Cómo gestionar grandes volúmenes de devoluciones ACH
  
• Prácticas recomendadas para gestionar las devoluciones ACH
  

Causas comunes de las devoluciones ACH

Las devoluciones ACH se producen por varios motivos, cada uno de los cuales se identifica con códigos de devolución específicos. Estos son algunos códigos de devolución ACH comunes:

• Fondos insuficientes (R01): La cuenta no tiene fondos suficientes para cubrir la transacción.

• Cuenta cerrada (R02): La transacción condujo al cierre de la cuenta.

• No tiene cuenta o no se puede localizar la cuenta (R03): El número de cuenta no corresponde a una cuenta existente. Esto es similar a los problemas de números de cuenta no válidos, pero generalmente involucra cuentas inexistentes.

• Número de cuenta no válido (R04): El número de cuenta en la entrada ACH es incorrecto o tiene un formato incorrecto.

• Transacción no autorizada (R07, R10): El titular de la cuenta no autorizó correctamente la transacción o revocó la autorización.

• Orden de suspensión de pago (R08): El titular de la cuenta ha presentado una orden de suspensión de pago en un débito ACH.

• Titular de la cuenta fallecido (R15): El titular de la cuenta ha fallecido. Las instituciones financieras se enteran de la muerte y, por lo general, no procesan ninguna transacción adicional.

Cómo afectan las devoluciones ACH a las empresas

Las empresas experimentan las siguientes consecuencias e implicaciones cuando se devuelven pagos ACH:

• Aumento de la carga de trabajo administrativo: Cuando se devuelve un pago ACH, la empresa debe dedicar tiempo y recursos a investigar el motivo de la devolución, comunicarse con el cliente e intentar resolver el problema.

• Ingresos retrasados: Las devoluciones ACH afectan directamente el flujo de caja de una empresa al retrasar la recepción de los fondos. Esto puede ser particularmente difícil para las pequeñas empresas o aquellas que operan con márgenes ajustados, ya que puede afectar su capacidad para cubrir los gastos operativos o pagar a los proveedores a tiempo.

• Cargos adicionales: Muchos bancos cobran comisiones por las transacciones ACH devueltas. Estas comisiones pueden acumularse, sobre todo si una empresa tiene un gran volumen de devoluciones.

• Impacto en las relaciones con los clientes: Las devoluciones ACH frecuentes pueden tensar las relaciones con los clientes. Incluso las devoluciones debidas a errores del cliente pueden dar una mala imagen del negocio si no se gestionan con tacto y eficacia.

• Riesgos relacionados con la reputación: Los problemas de pagos excesivos, incluidas las devoluciones ACH, pueden dañar la reputación de una empresa. Si los clientes consideran que una empresa no es confiable en la gestión de las transacciones, podría perder la confianza y la lealtad de las empresas y de los clientes.

• Mayor riesgo de fraude: Las devoluciones debidas a transacciones no autorizadas pueden indicar problemas de fraude. Es posible que las empresas deban reevaluar sus medidas de seguridad para recopilar y almacenar información de pago. La falta de protección contra el fraude puede dar lugar a más pérdidas financieras y complicaciones legales.

• Interrupciones operativas: Para las empresas que dependen de un flujo de caja predecible, como los servicios de suscripción, las devoluciones ACH pueden interrumpir las operaciones. Por ejemplo, las devoluciones ACH pueden afectar la planificación y el presupuesto de una empresa e impactar en su toma de decisiones o inversiones.

• Cuestiones legales y de cumplimiento: Las empresas deben cumplir con la normativa que rige las transacciones ACH, incluidas las relacionadas con el fraude y la autorización. Las altas tasas de devoluciones ACH pueden atraer el escrutinio regulatorio, lo que podría dar lugar a auditorías o sanciones si se descubren prácticas inadecuadas.

Comisiones de devoluciones ACH

Las comisiones por devoluciones ACH varían según el banco o la institución financiera que procese las transacciones. A continuación, te ofrecemos un resumen de los tipos de comisiones por devolución ACH a las que pueden enfrentarse las empresas:

• Gastos de devolución: Los bancos suelen cobrar una comisión por devolución cuando se devuelve una transacción ACH por cualquier motivo. Esto compensa al banco por los costos administrativos asociados con el manejo de la transacción fallida.

• Comisiones por fondos insuficientes (NSF): Si se devuelve un débito ACH por fondos insuficientes en la cuenta del pagador, el banco del pagador podría cobrar una comisión por fondos insuficientes. Esta tarifa es generalmente más alta que una tarifa de devolución estándar y puede oscilar entre $15 y $35. La empresa que intenta cobrar el pago también puede imponer su propia comisión por fondos insuficientes al pagador para cubrir los costos de gestión.

• Comisiones por suspensión de pago: Si un pagador solicita la suspensión de pago de una transacción ACH, su banco puede cobrar una comisión por suspensión de pago. Esta tarifa puede variar ampliamente, pero generalmente oscila entre $15 y $35.

• Tarifas de reinicio: Algunos bancos cobran una comisión si una empresa reinicia una transacción ACH después de su devolución. Estas comisiones suelen ser bajas, pero pueden acumularse si se realizan varios intentos para cobrar el pago.

• Comisiones específicas del banco: Los distintos bancos pueden tener sus propias estructuras de comisiones para las transacciones y devoluciones ACH. Estas pueden incluir comisiones mensuales por servicios ACH, comisiones por procesamiento por lotes o comisiones por gestión especial o procesamiento acelerado de transacciones ACH.

¿Cuál es la diferencia entre una devolución ACH y una revocación ACH?

Las devoluciones y revocaciones ACH tienen diferentes propósitos y siguen procesos diferentes. A continuación, contrastaremos ambos procesos.

Devoluciones ACH

Una devolución ACH ocurre cuando una transacción ACH no puede procesarse y el banco receptor envía la transacción de vuelta al banco de origen. Las devoluciones cumplen con las reglas de la Nacha y deben iniciarse dentro de un plazo específico a partir de la fecha de liquidación de la transacción, generalmente dentro de dos días hábiles.

Revocaciones ACH

El originador de una transacción ACH inicia una revocación ACH si detecta que se cometió un error (por ejemplo, importe incorrecto, transacción duplicada). El originador puede enviar una entrada inversa para deshacer la transacción incorrecta. Las revocaciones también deben cumplir con las pautas de la NACHA, que establecen que deben iniciarse dentro de los cinco días hábiles bancarios posteriores a la fecha de la transacción original y deben realizarse por el importe total de la transacción original.

Cómo gestionar grandes volúmenes de devoluciones ACH

Gestionar grandes volúmenes de devoluciones ACH puede resultar difícil. Sin embargo, con un enfoque sistemático, las empresas pueden mitigar los impactos negativos y mejorar sus procesos de pago.

Implementa medidas de prevención

• Usa métodos de verificación sólidos como microdepósitos o servicios de verificación de terceros para garantizar la exactitud de la cuenta antes de iniciar pagos.

• Implementa herramientas y software de validación de datos para validar la información del cliente, como números de cuenta y números de ruta, para reducir errores.

• Comunica con claridad las comisiones y las consecuencias de los pagos devueltos para alentar a los clientes a verificar su información dos veces.

Simplifica el procesamiento de devoluciones

• Invierte en un software que automatice el proceso de notificación de devoluciones, incluida la comunicación con el cliente y los informes internos. Esto puede ahorrar mucho tiempo y recursos.

• Establece flujos de trabajo claros para el manejo de las devoluciones, describiendo las funciones y responsabilidades de cada paso del proceso, para lograr coherencia y eficiencia.

• Integra tu sistema de procesamiento de pagos con tu software de contabilidad o de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para simplificar la conciliación de datos y la elaboración de informes.

Compromiso con el cliente

• Notifica a los clientes de inmediato sobre los pagos devueltos, explica el motivo y proporciona instrucciones sobre cómo resolver el problema.

• Ofrece métodos de pago alternativos, como tarjetas de crédito y débito a los clientes que hayan experimentado múltiples devoluciones ACH.

• Considera la posibilidad de ofrecer planes de pago flexibles o períodos de gracia a los clientes que se enfrenten a dificultades financieras temporales.

Monitoreo y mejora continua

• Controla regularmente tus tasas de devolución y establece puntos de referencia para medir el progreso.

• Analiza los datos de devolución para identificar problemas recurrentes o áreas de mejora en tus procesos de pago.

• Recopila comentarios de los clientes y el personal para identificar desafíos y posibles soluciones.

Considera el apoyo externo

• Asóciate con un procesador de pagos que se especialice en el procesamiento ACH y que cuente con herramientas y soporte sólidos para la gestión de devoluciones.

• Si tienes un gran volumen de artículos devueltos sin pagar, considera asociarte con una agencia de cobros para recuperar los saldos pendientes.

• Busca orientación de expertos o consultores de la industria que se especialicen en el cumplimiento y la optimización de ACH.

Prácticas recomendadas para gestionar las devoluciones ACH

Estas son algunas de las mejores prácticas que pueden ayudarte a gestionar y minimizar las devoluciones ACH.

Conoce tus códigos de devolución ACH

• Asegúrate de que tu equipo entienda lo que significa cada código de devolución ACH y cómo manejarlo.

• Actualiza regularmente tus políticas de acuerdo con las últimas pautas y reglas.

Verifica los datos bancarios

• Utiliza cheques, como pequeños depósitos de prueba, para verificar los datos bancarios antes de procesar las transacciones.

• Considera la posibilidad de utilizar servicios que realicen comprobaciones de los datos bancarios en tiempo real. Esto puede reducir en gran medida las tasas de devolución.

Comunícate con los clientes

• Informa a los clientes con antelación cuándo debitarás el monto de sus cuentas. Este recordatorio les da tiempo para confirmar que tienen fondos suficientes.

• Educa a los clientes sobre sus responsabilidades y el proceso ACH para minimizar los malentendidos y las devoluciones no autorizadas.

• Aborda los problemas rápidamente para mantener contentos a los clientes y evitar problemas futuros.

Obtén la autorización adecuada

• Debes obtener el permiso por escrito de los clientes para el monto y el cronograma de retiros en todos los casos. Mantén estos registros para resolver rápidamente cualquier disputa.
  

Presta atención a los patrones

• Vigila las devoluciones para ver si hay un problema recurrente que deba solucionarse.

• Analiza los datos de devolución y marca los problemas subyacentes de modo que puedas prevenir problemas futuros.

Conoce las comisiones

• Investiga los costos asociados con las devoluciones ACH e inclúyelos en tu presupuesto.

• Si manejas muchas transacciones, negocia mejores condiciones de comisiones con tu banco.

Utiliza la tecnología

• Automatiza los procesos cuando sea posible para reducir los errores y simplificar la gestión de las transacciones.

• Integra el procesamiento de pagos con tu software de contabilidad para mejorar la precisión y reducir la cantidad de errores manuales.