Wenn eine Automatic Clearing House (ACH)-Transaktion, z. B. eine Direkteinzahlung oder Rechnungszahlung, nicht abgeschlossen werden kann, generiert das empfangende Institut einen Rückgabecode und sendet ihn über das ACH-Netzwerk zurück. ACH-Rückgabecodes sind standardisierte Meldungen, die den genauen Grund für eine fehlgeschlagene Zahlung mitteilen, unabhängig davon, ob es sich um eine unzureichende Deckung, ein geschlossenes Konto, eine ungültige Routingnummer oder einen anderen Grund handelt. Unternehmen können diese Codes verwenden, um das Problem zu beheben, indem sie Kontoinformationen aktualisieren, die Kundin/den Kunden kontaktieren, interne Prozesse anpassen und vieles mehr.

Die Nacha regelt das ACH-Netzwerk und verlangt, dass Unternehmen ihre ACH-Rückgabequoten unter 15 % halten. Im Folgenden gehen wir darauf ein, was ACH-Rückgaben verursacht, welche Auswirkungen sie auf Unternehmen haben, welche Gebühren für ACH-Rückgaben entstehen und welche Best Practices für den Umgang mit ACH-Rückgaben gelten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Häufige Ursachen für ACH-Rückgaben
  
• Wie sich ACH-Rückgaben auf Unternehmen auswirken können
  
• Gebühren für ACH-Rückgaben
  
• Was ist der Unterschied zwischen einer ACH-Rückgabe und einer ACH-Stornierung?
  
• Was ist der Unterschied zwischen der Rückgabe und Stornierung von ACH Zahlungen?
  
• Umgang mit großen Mengen an ACH-Rückgaben
  
• Best Practices für den Umgang mit ACH-Rückgaben
  
• So kann Stripe Payments Sie unterstützen
  

Häufige Ursachen für ACH-Rückgaben

ACH Rückgaben erfolgen aus zahlreichen Gründen, die jeweils durch spezifische Rückgabecodes gekennzeichnet sind. Diese Codes werden zur Lösung von ACH-Rückgaben verwendet. Hier sind einige gängige ACH-Rückgabecodes:

• Unzureichende Deckung (R01): Das Konto ist für die Transaktion nicht ausreichend gedeckt.

• Geschlossenes Konto (R02): Die Transaktion führte zu einem geschlossenen Konto.

• Kein Konto oder Konto nicht auffindbar (R03): Die Kontonummer stimmt nicht mit einem bestehenden Konto überein. Dies ähnelt Problemen mit ungültigen Kontonummern, betrifft aber in der Regel nicht vorhandene Konten.

• Ungültige Kontonummer (R04): Die Kontonummer im ACH-Eintrag ist falsch oder hat das falsche Format.

• Nicht autorisierte Transaktion (R07, R10): Der/die Kontoinhaber/in hat die Transaktion nicht ordnungsgemäß autorisiert oder die Autorisierung widerrufen.

• Zahlungsstopp (R08): Die/der Kontoinhaber/in hat einen Zahlungsstoppauftrag für eine ACH-Lastschrift erteilt.

• Kontoinhaber/in verstorben (R15): Die/der Kontoinhaber/in ist verstorben. Wenn Finanzinstitute von einem Todesfall erfahren, wickeln sie in der Regel keine weiteren Transaktionen ab.

Wie sich ACH-Rückgaben auf Unternehmen auswirken können

Für eine zurückgegebene ACH-Zahlung kann eine Transaktionsgebühr für beide Parteien anfallen und auch andere Probleme für ein Unternehmen verursachen. Bei der Rückgabe von ACH-Zahlungen erleben Unternehmen folgende Konsequenzen und Auswirkungen:

• Erhöhter administrativer Aufwand: Wenn eine ACH-Zahlung zurückgegeben wird, muss das Unternehmen Zeit und Ressourcen aufwenden, um den Grund für die Rückgabe zu untersuchen, mit der Kundin/dem Kunden zu kommunizieren und zu versuchen, das Problem zu lösen.

• Verzögerter Umsatz: ACH-Rückgaben wirken sich direkt auf den Cashflow eines Unternehmens aus, indem sie den Eingang von Geldern verzögern. Dies kann besonders für kleine Unternehmen oder solche, die mit knappen Margen arbeiten, eine Herausforderung darstellen, da es ihre Fähigkeit beeinträchtigen kann, Betriebskosten zu decken oder Lieferanten pünktlich zu bezahlen.

• Zusätzliche Gebühren: Viele Banken erheben Gebühren für zurückgegebene ACH-Transaktionen. Diese Gebühren können sich häufen, insbesondere wenn ein Unternehmen ein hohes Rückgabevolumen aufweist.

• Auswirkungen auf Kundenbeziehungen: ACH-Zahlungen sind das Rückgrat des amerikanischen Finanzsystems: 93 % der Arbeitnehmer/innen entscheiden sich dafür, ihren Gehaltsscheck über dieses System zu erhalten. Daher können häufige ACH-Rückgaben die Kundenbeziehungen belasten. Selbst Rückgaben aufgrund von Kundenfehlern können sich schlecht auf das Unternehmen auswirken, wenn sie nicht taktvoll und effizient gehandhabt werden.

• Reputationsrisiko: Eine hohe Zahl von Zahlungsproblemen, einschließlich ACH-Rückgaben, können dem Ruf eines Unternehmens schaden. Wenn Kundinnen und Kunden ein Unternehmen als unzuverlässig bei der Abwicklung von Transaktionen ansehen, könnte dies das Vertrauen und die Loyalität des Unternehmens und der Kundschaft verlieren. Dies ist besonders wichtig, da amerikanische Unternehmen mit 7,3 Milliarden B2B-Zahlungen, die 2024 über ACH abgewickelt wurden, stark auf das ACH Netzwerk angewiesen sind.

• Erhöhtes Betrugsrisiko: Betrug ist für viele Arten von Unternehmen ein Problem: 63 % der Organisationen gaben an, 2024 mit Scheckbetrug zu tun gehabt zu haben. Auch ACH-Zahlungen sind nicht immun gegen Betrug, und Rückgaben aufgrund nicht autorisierter Transaktionen können auf Probleme mit betrügerischen Transaktionen hinweisen. Unternehmen müssen möglicherweise ihre Sicherheitsmaßnahmen für die Erfassung und Speicherung von Zahlungen überdenken. Versäumnisse beim Schutz vor Betrug können zu weiteren finanziellen Verlusten und rechtlichen Komplikationen führen.

• Betriebsunterbrechungen: Bei Unternehmen, die auf einen vorhersehbaren Cashflow angewiesen sind, wie z. B. Abonnementdienste, können ACH-Rückgaben den Betrieb stören. Zum Beispiel können sich ACH-Rückgaben auf die Planung und Budgetierung eines Unternehmens auswirken und seine Entscheidungsfindung oder Investitionen beeinflussen.

• Rechtliche und Compliance-Fragen: Unternehmen müssen die Vorschriften für ACH-Transaktionen einhalten, einschließlich derjenigen in Bezug auf Betrug und Autorisierung. Hohe ACH-Rückgabequoten können eine behördliche Überprüfung nach sich ziehen und möglicherweise zu Prüfungen oder Strafen führen, wenn unzulässige Verhaltensweisen aufgedeckt werden.

Gebühren für ACH-Rückgaben

Die Gebühren für ACH-Rückgaben variieren je nach Finanzinstitut, welches die Transaktion verarbeitet. Hier ist eine Übersicht über die Arten von Gebühren für ACH-Rückgaben, mit denen Unternehmen konfrontiert werden können:

• Rückgabegebühren: Banken zahlen oft eine Transaktionsgebühr für die Rückgabe einer ACH Transaktion, wenn diese aus irgendeinem Grund zurückgegeben wird. Die Rückgabegebühren liegen oft zwischen 2 und 5 USD, wobei für einige Arten von Rückgaben höhere Strafen anfallen können. Das entschädigt die Bank für die Verwaltungskosten, die ihr im Zusammenhang mit der Bearbeitung der fehlgeschlagenen Transaktion. entstehen.

• Gebühren bei unzureichender Deckung: Wenn eine ACH-Lastschrift wegen unzureichender Deckung des Zahler-Kontos zurückgegeben wird, berechnet die Bank möglicherweise eine Gebühr („Non-sufficient fund fee“; „NSF fee“). Diese Gebühr ist in der Regel höher als die Standard-Rückgabegebühr und kann zwischen 15 und 35 US-Dollar liegen. Das Unternehmen, das versucht, die Zahlung einzuziehen, kann der/dem Zahlungspflichtigen auch eine eigene Gebühr für unzureichende Deckung auferlegen, um seine Bearbeitungskosten zu decken.

• Gebühren für Zahlungsstopps: Wenn die/der Zahlungspflichtige einen Zahlungsstopp für eine ACH-Transaktion anfordert, kann ihre/seine Bank eine Stoppgebühr erheben. Diese Gebühr kann stark variieren, liegt aber in der Regel zwischen 15 und 35 USD.

• Wiederholungsgebühren:Einige Banken erheben eine Gebühr, wenn ein Unternehmen eine ACH-Transaktion nach der Rückgabe erneut einleitet. Diese Gebühren sind in der Regel niedrig, können sich aber summieren, wenn mehrere Versuche unternommen werden, die Zahlung einzuziehen.

• Bankspezifische Gebühren: Verschiedene Banken können ihre eigenen Gebührenstrukturen für ACH-Transaktionen und -Rückgaben haben. Dies können monatliche Gebühren für ACH-Dienstleistungen, Batch-Bearbeitungsgebühren oder Gebühren für spezielle oder beschleunigte Verarbeitung von ACH-Transaktionen umfassen.

Was ist der Unterschied zwischen einer ACH-Rückgabe und einer ACH-Stornierung?

ACH-Rückgaben und ACH-Stornierungen dienen unterschiedlichen Zwecken und folgen unterschiedlichen Prozessen. Hier ein Vergleich der beiden Prozesse.

ACH-Rückgaben

Eine ACH-Rückgabe erfolgt, wenn eine ACH-Transaktion nicht verarbeitet werden kann und die empfangende Bank die Transaktion an die ursprüngliche Bank zurücksendet. Rückgaben entsprechen den Nacha-Regeln und müssen innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens ab dem Abwicklungsdatum der Transaktion veranlasst werden, in der Regel innerhalb von zwei Bankarbeitstagen. Gebühren für ACH-Rückgaben können zwischen 2 und 5 USD pro Transaktion betragen.

ACH-Stornierungen

Eine ACH-Stornierung wird vom Urheber einer ACH-Transaktion eingeleitet, wenn er feststellt, dass ein Fehler gemacht wurde (z. B. falscher Betrag, doppelte Transaktion). Der Urheber kann einen Stornoeintrag senden, um die falsche Transaktion rückgängig zu machen. ACH-Stornierungen müssen außerdem die Nacha-Richtlinien einhalten, die besagen, dass sie innerhalb von fünf Bankarbeitstagen nach dem ursprünglichen Transaktionsdatum eingeleitet werden müssen und sich auf den vollen Betrag der ursprünglichen Transaktion beziehen müssen. Die durchschnittlichen Gebühren für ACH-Rückbuchungen können zwischen 5 und 25 USD variieren.

Was ist der Unterschied zwischen der Rückgabe und Stornierung von ACH-Zahlungen?

Die Rückgabe und Stornierung von ACH-Zahlungen sind zwei unterschiedliche Aktionen, die sich auf verschiedene Phasen und Mechanismen des Prozesses der ACH-Zahlung beziehen. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über ihre wichtigsten Unterschiede.

ACH-Zahlungen zurückgeben

Eine ACH Zahlung erfolgt, nachdem die Transaktion bereits verarbeitet und abgewickelt wurde. Rückgaben liegen nicht im Ermessen des Absenders: Das empfangende Finanzinstitut (die Bank, bei der die Gelder eingezahlt oder abgehoben werden sollten) veranlasst sie, wenn es ein Problem mit der Transaktion gibt. Die Rückgabe muss gemäß den Nacha-Regeln verarbeitet werden, in denen auch die Zeitrahmen und Bedingungen festgelegt sind, unter denen eine Rückgabe erfolgen kann. Außerdem fällt eine Transaktionsgebühr an, die in der Regel zwischen 2 und 5 USD pro Transaktion liegt.

ACH-Zahlungen stornieren

Die Stornierung einer ACH Zahlung stoppt die Transaktion, bevor sie vollständig verarbeitet oder abgewickelt wurde. Wenn ein/e Absender/in beschließt, eine von ihm/ihr initiierte Zahlung zu stoppen, kann er/sie sie stornieren, indem er/sie handelt, bevor die Zahlung abgewickelt wurde. Wenn die ACH Transaktion bereits abgewickelt wurde und sich die Gelder in der Clearing-Phase befinden, ist es unwahrscheinlich, dass er/sie die Zahlung stoppen oder stornieren kann. Die Gebühren für Stornierungen oder Zahlungsstopps können zwischen 15 und 25 USD variieren.

Umgang mit großen Mengen an ACH-Rückgaben

Zwischen 2023 und 2024 war beim ACH-Zahlungsvolumen ein Anstieg um 6,7 % zu verzeichnen, insgesamt waren es 33,6 Milliarden Transaktionen. Die Bewältigung hoher Mengen an ACH-Rückgaben kann schwierig sein. Mit einem systematischen Ansatz können Unternehmen jedoch die negativen Auswirkungen mindern und ihre Zahlungen verbessern.

Präventionsmaßnahmen umsetzen

• Verwenden Sie starke Verifizierungsmethoden wie Mikro-Einzahlungen oder Verifizierungsdienste von Drittanbietern, um die Kontodaten sicherzustellen, bevor Sie Zahlungen einleiten.

• Implementieren Sie Tools und Software zur Datenvalidierung, um Kundeninformationen wie Konto- und Routingnummern zu validieren und Fehler zu reduzieren.

• Kommunizieren Sie Gebühren und Konsequenzen für zurückgegebene Zahlungen klar und deutlich, um Ihre Kundschaft dazu zu ermutigen, ihre Angaben genau zu überprüfen.

Abwicklung von Rückgaben vereinfachen

• Investieren Sie in Software, die den Prozess der Rückgabebenachrichtigung automatisiert, einschließlich Kundenkommunikation und interner Berichterstattung. Dadurch können Sie erheblich Zeit und Ressourcen sparen.

• Richten Sie klare Workflows für den Umgang mit Rückgaben ein, indem Sie Rollen und Verantwortlichkeiten für jeden Schritt des Prozesses festlegen.

• Integrieren Sie Ihr Zahlungsabwicklungssystem in Ihre Buchhaltungs- oder Customer Relationship Management (CRM)-Software, um Datenabgleich und Berichtswesen zu vereinfachen.

Kundenbindung

• Benachrichtigen Sie Kundinnen/Kunden umgehend über zurückgegebene Zahlungen, erläutern Sie den Grund und geben Sie Anweisungen, wie das Problem behoben werden kann.

• Bieten Sie Kundinnen/Kunden, bei denen ACH-Rückgaben mehrfach aufgetreten sind, alternative Zahlungsmethoden wie Kreditkarten und Debitkarten an.

• Erwägen Sie, Kunden/Kundinnen mit vorübergehenden finanziellen Schwierigkeiten flexible Zahlungspläne oder Stundungen anzubieten.

Kontinuierliches Monitoring und Verbesserung

• Kontrollieren Sie regelmäßig Ihre Rückgabequoten und legen Sie Benchmarks fest, um den Fortschritt zu messen.

• Analysieren Sie Daten zu Rückgaben, um wiederkehrende Probleme oder verbesserungswürdige Bereiche in Ihren Zahlungsprozessen zu erkennen.

• Sammeln Sie Kunden- und Teamfeedback, um Herausforderungen und mögliche Lösungen zu identifizieren.

Ziehen Sie externe Unterstützung in Betracht

• Arbeiten Sie mit einem Zahlungsabwickler zusammen, der auf die ACH-Verarbeitung spezialisiert ist und über starke Tools und Support für das Rückgabemanagement verfügt.

• Wenn Sie eine große Menge an unbezahlten Rückgaben verzeichnen, sollten Sie in Erwägung ziehen, mit einem Inkassobüro zusammenzuarbeiten, um ausstehende Beträgeeinzutreiben.

• Lassen Sie sich von Branchenfachleuten beraten, die sich auf ACH spezialisiert haben.

Best Practices für den Umgang mit ACH-Rückgaben

Im Folgenden finden Sie einige Best Practices, die Ihnen helfen können, ACH-Rückgaben zu verwalten und zu minimieren.

• Schulung Ihres Teams in Bezug auf gängige ACH Rückgabecodes. Dies beinhaltet, die Bedeutung der einzelnen Codes zu verstehen und zu wissen, wie sie gehandhabt werden sollten. Sie sollten auch Ihre Richtlinien und Schulungen regelmäßig aktualisieren, um sie an die neuesten ACH-Richtlinien anzupassen.
  
• Verwenden Sie kleine Testeinzahlungen, bevor Sie Transaktionen verarbeiten. Sie können kleine Einzahlungen verwenden, um Bankdaten zu verifizieren, bevor eine Zahlung verarbeitet wird. Darüber hinaus können Sie auch Dienste nutzen, die Bankdatenprüfungen in Echtzeit durchführen, was erheblich dazu beitragen kann, die Rückgabequote zu senken.
  
• Kommunizieren Sie proaktiv mit Ihren Kunden/Kundinnen. Teilen Sie ihnen im Voraus mit, dass Sie ihre Konten belasten werden, und geben Sie ihnen ausreichend Zeit, um zu bestätigen, dass sie über Gelder für die Transaktion verfügen. Sie können Kunden/Kundinnen auch über den ACH-Zeitplan und die Verantwortlichkeiten aufklären.
  
• Holen Sie ordentliche Autorisierungen ein. Holen Sie immer die schriftliche Autorisierung des Kunden/der Kundin für den Transaktionsbetrag und den Zeitplan ein und speichern Sie diese.
  
• Zeichnen Sie Rückgabegründe auf und achten Sie auf Muster. Sie können vergangene Rückgaben verwenden, um wiederkehrende Probleme oder andere Probleme zu erkennen und zu kennzeichnen.
  
• Recherchieren Sie die ACH-Kosten und berücksichtigen sie diese in Ihrem Budget. Achten Sie auf die Gesamtausgaben für Rücksendegebühren und erwägen Sie, bessere Konditionen auszuhandeln, wenn Ihr Volumen hoch ist.
  
• Nutzen Sie Automatisierung und Integration mit Plattformen für mehr Effizienz. Wenn möglich, können Sie durch Automatisierung Fehler reduzieren und die Abwicklung von Transaktionen vereinfachen. Auch die Integration der Zahlungsabwicklung in Buchhaltungsplattformen kann die Genauigkeit der Buchhaltung verbessern.
  

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• Rückerstattungen vereinfachen: Nehmen Sie Rückerstattungen vor oder senden Sie zu viel gezahlte Gelder an den Kunden oder die Kundin zurück.

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