Wenn eine Automatic Clearing House (ACH) -Transaktion wie eine Direkteinzahlung oder Rechnungszahlung nicht abgeschlossen werden kann, generiert das empfangende Institut einen Rückgabecode und sendet ihn über das ACH-Netzwerk zurück. ACH-Rückgabecodes sind standardisierte Meldungen, die den genauen Grund für eine fehlgeschlagene Zahlung mitteilen, unabhängig davon, ob es sich um eine unzureichende Deckung, ein geschlossenes Konto, eine ungültige Routingnummer oder einen anderen Grund handelt. Unternehmen können diese Codes verwenden, um das Problem zu beheben, indem sie Kontoinformationen aktualisieren, die Kundin/den Kunden kontaktieren, interne Prozesse anpassen und vieles mehr.

Die Nacha (National Automated Clearinghouse Association) regelt das ACH-Netzwerk und verlangt, dass Unternehmen ihre ACH-Rückgabequote insgesamt unter 15 % halten. Im Folgenden gehen wir darauf ein, was ACH-Rückgaben verursacht, welche Auswirkungen sie auf Unternehmen haben, welche Gebühren für ACH-Rückgaben entstehen und welche Best Practices für den Umgang mit ACH-Rückgaben gelten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Häufige Ursachen für ACH-Rückgaben
  
• Wie sich ACH-Rückgaben auf Unternehmen auswirken können
  
• Gebühren für ACH-Rückgaben
  
• Was ist der Unterschied zwischen einer ACH-Rückgabe und einer ACH-Stornierung?
  
• Umgang mit großen Mengen an ACH-Rückgaben
  
• Best Practices für den Umgang mit ACH-Rückgaben
  

Häufige Ursachen für ACH-Rückgaben

ACH-Rückgaben erfolgen aus zahlreichen Gründen, die jeweils durch bestimmte Rückgabecodes gekennzeichnet sind. Hier sind einige gängige ACH-Rückgabecodes:

• Unzureichende Deckung (R01): Das Konto ist für die Transaktion nicht ausreichend gedeckt.

• Geschlossenes Konto (R02): Die Transaktion führte zu einem geschlossenen Konto.

• Kein Konto oder Konto kann nicht gefunden werden (R03): Die Kontonummer stimmt nicht mit einem bestehenden Konto überein. Dies ähnelt Problemen mit ungültigen Kontonummern, betrifft aber in der Regel nicht vorhandene Konten.

• Ungültige Kontonummer (R04): Die Kontonummer im ACH-Eintrag ist falsch oder falsch formatiert.

• Nicht autorisierte Transaktion (R07, R10): Die/der Kontoinhaber/in hat die Transaktion nicht ordnungsgemäß autorisiert oder die Autorisierung widerrufen.

• Zahlungsstopp (R08): Die/der Kontoinhaber/in hat einen Zahlungsstoppauftrag für eine ACH-Lastschrift erteilt.

• Kontoinhaber/in verstorben (R15): Die/der Kontoinhaber/in ist verstorben. Wenn Finanzinstitute von einem Todesfall erfahren, wickeln sie in der Regel keine weiteren Transaktionen ab.

Wie sich ACH-Rückgaben auf Unternehmen auswirken können

Unternehmen bekommen folgende Konsequenzen und Auswirkungen zu spüren, wenn ACH-Zahlungen zurückgegeben werden:

• Erhöhter administrativer Aufwand: Wenn eine ACH-Zahlung zurückgegeben wird, muss das Unternehmen Zeit und Ressourcen aufwenden, um den Grund für die Rückgabe zu untersuchen, mit der Kundin/dem Kunden zu kommunizieren und zu versuchen, das Problem zu lösen.

• Verzögerter Umsatz: ACH-Rückgaben wirken sich direkt auf den Cashflow eines Unternehmens aus, indem sie den Eingang von Geldern verzögern. Dies kann besonders für kleine Unternehmen oder solche, die mit knappen Margen arbeiten, eine Herausforderung darstellen, da es ihre Fähigkeit beeinträchtigen kann, Betriebskosten zu decken oder Lieferanten pünktlich zu bezahlen.

• Zusätzliche Gebühren: Viele Banken erheben Gebühren für zurückgegebene ACH-Transaktionen. Diese Gebühren können sich ansammeln, insbesondere wenn ein Unternehmen ein hohes Rückgabevolumen aufweist.

• Auswirkungen auf Kundenbeziehungen: Häufige ACH-Rückgaben können die Kundenbeziehungen belasten. Selbst Rückgaben aufgrund von Kundenfehlern können ein schlechtes Licht auf das Unternehmen werfen, wenn sie nicht taktvoll und effizient gehandhabt werden.

• Reputationsrisiken: Übermäßige Zahlungsprobleme, einschließlich ACH-Rückgaben, können dem Ruf eines Unternehmens schaden. Wenn Kundinnen/Kunden ein Unternehmen als unzuverlässig bei der Abwicklung von Transaktionen ansehen, könnte es Äufträge, Vertrauen und Loyalität verlieren.

• Erhöhtes Betrugsrisiko: Rückgaben aufgrund nicht autorisierter Transaktionen können auf Probleme mit Betrug hinweisen. Unternehmen müssen möglicherweise ihre Sicherheitsmaßnahmen für die Erfassung und Speicherung von Zahlungsinformationen überdenken. Mangelnder Betrugsschutz kann zu weiteren finanziellen Verlusten und rechtlichen Komplikationen führen.

• Betriebsstörungen: Bei Unternehmen, die auf einen vorhersehbaren Cashflow angewiesen sind, wie z. B. Abonnementdienste, können ACH-Rückgaben den Betrieb stören. Zum Beispiel können sich ACH-Rückgaben auf die Planung und Budgetierung eines Unternehmens auswirken und seine Entscheidungsfindung oder Investitionen beeinflussen.

• Rechtliche und Compliance-Fragen: Unternehmen müssen die Vorschriften für ACH-Transaktionen einhalten, einschließlich derjenigen in Bezug auf Betrug und Autorisierung. Hohe ACH-Rückgabequoten können eine behördliche Überprüfung nach sich ziehen und möglicherweise zu Prüfungen oder Strafen führen, wenn unzulässige Verhaltensweisen aufgedeckt werden.

Gebühren für ACH-Rückgaben

Die Gebühren für ACH-Rückgaben variieren je nach Finanzinstitut, welches die Transaktion verarbeitet. Hier ist eine Übersicht über die Arten von Gebühren für ACH-Rückgaben, mit denen Unternehmen konfrontiert werden können:

• Rückgabegebühren: Banken erheben häufig eine Rückgabegebühr, wenn eine ACH-Transaktion aus irgendeinem Grund zurückgegeben wird. Dadurch wird die Bank für die Verwaltungskosten entschädigt, die mit der Bearbeitung der fehlgeschlagenen Transaktion verbunden sind.

• Gebühren bei unzureichender Deckung: Wenn eine ACH-Lastschrift wegen unzureichender Deckung des Kontos der/des Zahlungspflichtigen zurückgegeben wird, berechnet die Bank möglicherweise eine Gebühr („NSF Fee“). Diese Gebühr ist in der Regel höher als die Standard-Rückgabegebühr und kann zwischen 15 und 35 US-Dollar liegen. Das Unternehmen, das versucht, die Zahlung einzuziehen, kann der/dem Zahlungspflichtigen auch eine eigene Gebühr für unzureichende Deckung auferlegen, um seine Bearbeitungskosten zu decken.

• Gebühren für Zahlungsstopps: Wenn die/der Zahlungspflichtige einen Zahlungsstopp für eine ACH-Transaktion anfordert, kann ihre/seine Bank eine Stoppgebühr erheben. Diese Gebühr kann stark variieren, liegt aber in der Regel zwischen 15 und 35 US-Dollar.

• Wiederholungsgebühren: Einige Banken erheben eine Gebühr, wenn ein Unternehmen eine ACH-Transaktion nach der Rückgabe erneut einleitet. Diese Gebühren sind in der Regel niedrig, können sich aber summieren, wenn mehrere Versuche unternommen werden, die Zahlung einzuziehen.

• Bankspezifische Gebühren: Verschiedene Banken können ihre eigenen Gebührenstrukturen für ACH-Transaktionen und -Rückgaben haben. Dies können monatliche Gebühren für ACH-Dienstleistungen, Batch-Bearbeitungsgebühren oder Gebühren für spezielle oder beschleunigte Verarbeitung von ACH-Transaktionen umfassen.

Was ist der Unterschied zwischen einer ACH-Rückgabe und einer ACH-Stornierung?

ACH-Rückgaben und ACH-Stornierungen dienen unterschiedlichen Zwecken und folgen unterschiedlichen Prozessen. Hier ein Vergleich der beiden Prozesse.

ACH-Rückgaben

Eine ACH-Rückgabe erfolgt, wenn eine ACH-Transaktion nicht verarbeitet werden kann und die empfangende Bank die Transaktion an die ursprüngliche Bank zurücksendet. Rückgaben entsprechen den Nacha-Regeln und müssen innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens ab dem Abwicklungsdatum der Transaktion veranlasst werden, in der Regel innerhalb von zwei Bankarbeitstagen.

ACH-Stornierungen

Eine ACH-Stornierung wird vom Urheber einer ACH-Transaktion eingeleitet, wenn er feststellt, dass ein Fehler gemacht wurde (z. B. falscher Betrag, doppelte Transaktion). Der Urheber kann einen Stornoeintrag senden, um die falsche Transaktion rückgängig zu machen. ACH-Stornierungen müssen außerdem die Nacha-Richtlinien einhalten, die besagen, dass sie innerhalb von fünf Bankarbeitstagen nach dem ursprünglichen Transaktionsdatum eingeleitet werden müssen und sich auf den vollen Betrag der ursprünglichen Transaktion beziehen müssen.

Umgang mit großen Mengen an ACH-Rückgaben

Die Handhabung großer Mengen an ACH-Rückgaben kann aufwändig sein. Doch mit einem systematischen Ansatz können Unternehmen die negativen Auswirkungen abmildern und ihre Zahlungsprozesse verbessern.

Präventionsmaßnahmen umsetzen

• Verwenden Sie starke Verifizierungsmethoden wie Mikro-Einzahlungen oder Verifizierungsdienste von Drittanbietern, um die Kontodaten sicherzustellen, bevor Sie Zahlungen einleiten.

• Implementieren Sie Tools und Software zur Datenvalidierung, um Kundeninformationen wie Konto- und Routingnummern zu validieren und Fehler zu reduzieren.

• Kommunizieren Sie Gebühren und Konsequenzen für zurückgegebene Zahlungen klar und deutlich, um Ihre Kundschaft dazu zu ermutigen, ihre Angaben genau zu überprüfen.

Abwicklung von Rückgaben vereinfachen

• Investieren Sie in Software, die den Prozess der Rückgabebenachrichtigung automatisiert, einschließlich Kundenkommunikation und interner Berichterstattung. Dadurch können Sie erheblich Zeit und Ressourcen sparen.

• Richten Sie klare Workflows für den Umgang mit Rückgaben ein, indem Sie Rollen und Verantwortlichkeiten für jeden Schritt des Prozesses festlegen, um Konsistenz und Effizienz zu gewährleisten.

• Integrieren Sie Ihr Zahlungsabwicklungssystem in Ihre Buchhaltungs- oder CRM-Software, um den Datenabgleich und das Berichtswesen zu vereinfachen.

Kundenbindung

• Benachrichtigen Sie Kundinnen/Kunden umgehend über zurückgegebene Zahlungen, erläutern Sie den Grund und geben Sie Anweisungen, wie das Problem behoben werden kann.

• Bieten Sie Kundinnen/Kunden, bei denen ACH-Rückgaben mehrfach aufgetreten sind, alternative Zahlungsmethoden wie Kreditkarten und Debitkarten an.

• Erwägen Sie, Kund/innen mit vorübergehenden finanziellen Schwierigkeiten flexible Zahlungspläne oder Stundungen anzubieten.

Kontinuierliches Monitoring und Verbesserung

• Kontrollieren Sie regelmäßig Ihre Rückgabequoten und legen Sie Benchmarks fest, um den Fortschritt zu messen.

• Analysieren Sie Daten zu Rückgaben, um wiederkehrende Probleme oder verbesserungswürdige Bereiche in Ihren Zahlungsprozessen zu erkennen.

• Sammeln Sie Feedback von Kundschaft und Team, um Herausforderungen und mögliche Lösungen zu identifizieren.

Externe Unterstützung in Betracht ziehen

• Arbeiten Sie mit einem Zahlungsabwickler zusammen, der auf die ACH-Verarbeitung spezialisiert ist und über starke Tools und Support für das Rückgabemanagement verfügt.

• Wenn Sie eine große Menge an unbezahlten Rückgaben verzeichnen, sollten Sie in Erwägung ziehen, mit einem Inkassobüro zusammenzuarbeiten, um ausstehende Beträge einzutreiben.

• Lassen Sie sich von Branchenfachleuten beraten, die sich auf ACH spezialisiert haben.

Best Practices für den Umgang mit ACH-Rückgaben

Im Folgenden finden Sie einige Best Practices, die Ihnen helfen können, ACH-Rückgaben zu verwalten und zu minimieren.

Machen Sie sich mit „Ihren“ ACH-Rückgabecodes vertraut

• Stellen Sie sicher, dass Ihr Team versteht, was jeder ACH-Rückgabecode bedeutet und wie es damit umzugehen hat.

• Aktualisieren Sie Ihre Richtlinien regelmäßig entsprechend den neuesten Richtlinien und Regeln.

Überprüfen Sie die Kontoverbindung

• Verwenden Sie Prüfungen wie kleine Testeinzahlungen, um die Bankverbindung zu verifizieren, bevor Sie Transaktionen abwickeln.

• Erwägen Sie die Nutzung von Diensten, die Überprüfungen der Bankverbindung in Echtzeit durchführen. Dadurch können Rückgabequoten stark reduziert werden.

Mit Kundinnen/Kunden kommunizieren

• Informieren Sie Ihre Kundinnen/Kunden im Voraus darüber, wann Sie ihre Konten belasten werden. Diese Erinnerung gibt ihnen Zeit, für eine ausreichende Deckung zu sorgen.

• Klären Sie Kundinnen/Kunden über ihre Verantwortlichkeiten und den ACH-Prozess auf, um Missverständnisse und unnötige Rückgaben zu minimieren.

• Beheben Sie Probleme schnell, um Kundinnen/Kunden zufrieden zu stellen und zukünftige Probleme zu vermeiden.

Ordnungsgemäße Autorisierung einholen

• Holen Sie immer die schriftliche Erlaubnis der Kundinnen/Kunden für den Betrag und den Zeitplan der Zahlung ein. Behalten Sie diese Aufzeichnungen, um angefochtene Zahlungen schnell klären zu können.
  

Achten Sie auf Muster

• Behalten Sie die Rückgaben im Auge, um zu sehen, ob es ein wiederkehrendes Problem gibt, das behoben werden muss.

• Analysieren Sie Rückgabedaten und kennzeichnen Sie zugrunde liegende Probleme, damit Sie zukünftige Probleme vermeiden können.

Informierieren Sie über die Gebühren

• Informierieren Sie über die Kosten für ACH-Rückgaben und nehmen Sie sie in Ihr Budget auf.

• Wenn Sie viele Transaktionen abwickeln, können Sie mit Ihrer Bank bessere Gebührenkonditionen aushandeln.

Technologie nutzen

• Automatisieren Sie so viel wie möglich, um Fehler zu reduzieren und die Transaktionsabwicklung zu vereinfachen.

• Integrieren Sie die Zahlungsabwicklung in Ihre Buchhaltungssoftware, um die Genauigkeit zu erhöhen und manuelle Fehler zu reduzieren.