Lorsqu’une transaction passant par la Chambre de compensation automatique (transaction ACH)(https://stripe.com/resources/more/ach-payments-101), telle qu’un versement direct ou un paiement de facture, ne peut être effectuée, l’établissement destinataire génère un code de retour et le renvoie via le réseau ACH. Les codes de retour ACH sont des messages normalisés qui communiquent le motif précis d’un échec de paiement, qu’il s’agisse de fonds insuffisants, d’un compte clôturé, d’un numéro de routage non valide ou d’une autre raison. Les entreprises peuvent utiliser ces codes pour corriger le problème en mettant à jour les informations du compte, en contactant le client, en ajustant les processus internes, etc.

La Nacha régit le réseau ACH et exige que les entreprises maintiennent leur taux de retour ACH global en dessous de 15 %. Cet article détaille les causes des retours ACH, leur impact sur les entreprises, les frais liés aux retours ACH et les bonnes pratiques de traitement des retours ACH.

Contenu de cet article

• Causes courantes des retours ACH
  
• Impact des retours ACH sur les entreprises
  
• Frais liés aux retours ACH
  
• Différence entre un retour ACH et une annulation ACH
  
• Différence entre retourner et annuler des paiements ACH
  
• Gestion des volumes élevés de retours ACH
  
• Bonnes pratiques pour le traitement et la réduction des retours ACH
  
• Comment Stripe Payments peut vous aider
  

Causes courantes des retours ACH

Les retours ACH ont lieu pour de nombreuses raisons, qui sont chacune identifiées par des codes de retour spécifiques. Ces codes sont utilisés pour résoudre les retours ACH. Voici quelques codes de retour ACH courants :

• Fonds insuffisants (R01) : le compte ne dispose pas de fonds suffisants pour couvrir la transaction.

• Compte clôturé (R02) : la transaction menait à un compte clôturé.

• Compte inexistant ou introuvable (R03) : le numéro de compte ne correspond pas à un compte existant. Ce problème est similaire aux problèmes de numéros de compte non valides, mais concerne généralement des comptes inexistants.

• Numéro de compte non valide (R04) : le numéro de compte dans l’entrée ACH est incorrect ou utilise un mauvais format.

• Transaction non autorisée (R07, R10) : le titulaire du compte n’a pas correctement autorisé la transaction ou a révoqué l’autorisation.

• Ordre d’arrêt de paiement (R08) : le titulaire du compte a placé un ordre d’arrêt de paiement sur un prélèvement ACH.

• Titulaire du compte décédé (R15) : le titulaire du compte est décédé. Les institutions financières sont informées du décès et ne traitent généralement aucune transaction supplémentaire.

Impact des retours ACH sur les entreprises

Un paiement ACH retourné peut entraîner des frais pour les deux parties, et peut également causer d’autres problèmes pour une entreprise. Les entreprises subissent ces conséquences et implications lorsque les ACH Payments sont retournés :

• Augmentation de la charge administrative : en cas de retour d’un paiement ACH, l’entreprise doit consacrer du temps et des ressources à en rechercher le motif, à communiquer avec le client et à tenter de résoudre le problème.

• Revenus retardés : les retours ACH ont une incidence directe sur les flux de trésorerie d’une entreprise en retardant la réception des fonds. Cela peut être particulièrement difficile pour les petites entreprises ou celles qui opèrent avec des marges serrées, car cela peut avoir un impact sur leur capacité à couvrir les dépenses opérationnelles ou à payer les fournisseurs à temps.

• Frais supplémentaires : de nombreuses banques débitent des frais pour les retours de transactions ACH. Ces frais peuvent s’accumuler, surtout si une entreprise enregistre un volume élevé de retours.

• Impact sur les relations clients : les paiements ACH sont l’épine dorsale du système financier américain, 93 % des travailleurs choisissant de recevoir leur chèque de paie par le biais du système. En tant que tels, les retours ACH fréquents peuvent mettre à rude épreuve relations avec la clientèle. Même les retours dus à l’erreur d’un client peuvent nuire à l’image de l’entreprise s’ils ne sont pas gérés avec tact et efficacité.

• Risques liés à la réputation : les problèmes de paiement excessifs, y compris les retours ACH, peuvent nuire à la réputation d’une entreprise. Si les clients considèrent qu’une entreprise n’est pas fiable dans le traitement des transactions, elle pourrait perdre la confiance et la fidélité de l’entreprise et des clients. Ceci est particulièrement critique puisque les entreprises américaines dépendent fortement du réseau ACH, avec 7,3 milliards de paiements B2B traités via ACH en 2024.

• Risque accru de fraude : la fraude préoccupe de nombreux types d’entreprises, 63 % des organisations déclarant avoir été confrontées à la fraude par chèque en 2024. Les paiements ACH ne sont pas non plus à l’abri de la fraude, et les retours dus à des transactions non autorisées peuvent indiquer des problèmes liés aux transactions frauduleuses. Les entreprises peuvent avoir besoin de réévaluer leurs mesures de sécurité pour la collecte et le stockage des informations de paiement. Le fait de ne pas se protéger contre la fraude peut entraîner de nouvelles pertes financières et des complications juridiques.

• Perturbations opérationnelles : pour les entreprises qui dépendent de flux de trésorerie prévisibles, comme les services d’abonnement, les retours ACH peuvent perturber les opérations. Par exemple, les paiements liés aux retours ACH peuvent avoir un impact sur la planification et la budgétisation d’une entreprise, affectant les décisions ou les investissements.

• Questions juridiques et de conformité : les entreprises doivent se conformer aux réglementations régissant les transactions ACH, y compris celles relatives à la fraude et aux autorisations. Des taux élevés de retours ACH pourraient attirer l’attention des organismes de réglementation, ce qui pourrait entraîner des audits ou des sanctions si des pratiques inappropriées sont découvertes.

Frais liés aux retours ACH

Les frais en cas de retour ACH varient en fonction de la banque ou de l’institution financière qui traite les transactions. Voici un aperçu des types de frais pouvant être facturés aux entreprises en cas de retour ACH :

• Frais de retour : les banques débitent souvent des frais de retour lorsqu’une transaction ACH est retournée pour quelque raison que ce soit. Les frais de retour sont souvent compris entre 2 et 5 dollars, bien que certains types de retours puissent entraîner des pénalités plus élevées. Cela compense la banque pour les coûts administratifs associés au traitement de la transaction échouée.

• Frais pour insuffisance de fonds : si un retour de prélèvement ACH concerne une insuffisance de fonds sur le compte du payeur, la banque du payeur peut facturer des frais d’insuffisance de fonds. Ces frais sont généralement plus élevés que les frais standard en cas de retour. Ils peuvent varier de 15 à 35 dollars. L’entreprise qui tente de percevoir le paiement peut également imposer ses propres frais d’insuffisance de fonds au payeur pour couvrir ses frais de traitement.

• Frais d’arrêt de paiement : si un payeur requiert un arrêt de paiement sur une transaction ACH, sa banque peut facturer des frais d’arrêt de paiement. Ces frais peuvent varier considérablement, mais se situent généralement entre 15 et 35 dollars.

• Frais de relance : certaines banques facturent des frais si une entreprise relance une transaction ACH après un retour. Ces frais sont généralement faibles, mais peuvent s’additionner si plusieurs tentatives sont effectuées pour percevoir le paiement.

• Frais propres à chaque banque : différentes banques peuvent avoir leurs propres systèmes de frais pour les transactions et les retours ACH. Il peut s’agir de frais mensuels pour les services ACH, de frais de traitement par lots ou de frais de traitement spécial ou accéléré des transactions ACH.

Différence entre un retour ACH et une annulation ACH

Les retours ACH et les annulations ACH ont des objectifs différents et suivent des processus différents. Voici une comparaison des deux processus.

Retours ACH

Un retour ACH se produit lorsqu’une transaction ACH ne peut pas être traitée et que la banque destinataire renvoie la transaction à la banque émettrice. Les retours sont soumis aux règles de la Nacha et doivent être initiés dans un délai spécifié à compter de la date de règlement de la transaction, généralement dans un délai de deux jours ouvrables. Les frais de retour ACH peuvent aller de 2 à 5 dollars par transaction.

Annulations ACH

Une annulation ACH est initiée par l’émetteur d’une transaction ACH s’il constate qu’une erreur a été commise (par exemple, un montant incorrect, une transaction en double). L’émetteur peut envoyer une entrée d’annulation pour annuler la transaction incorrecte. Les annulations doivent également respecter les directives de la Nacha, qui stipulent qu’elles doivent être effectuées dans les cinq jours ouvrables suivant la date de la transaction initiale et doivent porter sur le montant total de la transaction initiale. Les frais moyens de rétrofacturation ACH peuvent varier entre 5 et 25 dollars.

Différence entre le retour et l’annulation des paiements ACH

Le retour des paiements ACH et leur annulation sont deux actions distinctes qui font référence à des étapes et des mécanismes différents dans le traitement des paiements ACH. Voici un aperçu de leurs principales différences.

Retour des Payments ACH

Un retour de paiement ACH a lieu alors que la transaction a déjà été traitée et réglée. Les retours ne sont pas à la discrétion de l’expéditeur : l’établissement financier destinataire (la banque où les fonds étaient censés être versés ou retirés) les initie s’il y a un problème avec la transaction. Le retour doit être traité selon les règles de la Nacha, qui précisent également les délais et les conditions dans lesquels un retour peut être effectué. Il entraîne également des frais, qui tombent généralement entre 2 et 5 dollars par transaction.

Annulation des paiements ACH

Un paiement ACH annule la transaction avant qu’elle n’ait été entièrement traitée ou réglée. Si un expéditeur décide d’arrêter un paiement qu’il a initié, il peut l’annuler en agissant avant que le paiement n’ait été réglé. Si la transaction ACH a déjà été traitée et que les fonds sont en phase de compensation, il est peu probable qu’il puisse arrêter ou annuler le paiement. Les frais d’annulation ou d’arrêt de paiement peuvent varier entre 15 et 25 dollars.

Gestion des volumes élevés de retours ACH

Entre 2023 et 2024, le volume des paiements ACH a augmenté de 6,7 % et a totalisé 33,6 milliards de transactions. La gestion de volumes élevés de retours ACH peut être difficile. Mais avec une approche systématique, les entreprises peuvent atténuer les impacts négatifs et améliorer leurs processus de paiement.

Mise en place des mesures de prévention

• Utilisez des méthodes de vérification efficaces telles que des microversements ou faites appel à des services de vérification tiers pour vous assurer de l’exactitude du compte avant d’initier des paiements.

• Utilisez des outils et des logiciels de validation des données pour vérifier les informations des clients, tels que les numéros de compte et les numéros de routage, afin de réduire les erreurs.

• Communiquez clairement les frais et les conséquences des retours de paiement afin d’encourager les clients à bien vérifier leurs informations.

Simplification du traitement des retours

• Investissez dans un logiciel qui automatise le processus de notification des retours, y compris la communication avec le client et la consignation dans les rapports internes. Cela vous permettra d’économiser beaucoup de temps et de ressources.

• Établissez des flux de travail clairs pour le traitement des retours, en décrivant les rôles et les responsabilités pour chaque étape du processus.

• Intégrez votre système de traitement des paiements à votre logiciel de comptabilité ou de gestion de la relation client (CRM) pour simplifier le rapprochement des données et la production de rapports.

Engagement client

• Informez rapidement les clients des retours de paiements, en expliquant la raison et en fournissant des instructions sur la façon de résoudre le problème.

• Proposez d’autres moyens de paiement tels que les cartes de crédit et de débit aux clients qui ont fait l’objet de plusieurs retours ACH.

• Envisagez de proposer des offres de paiement flexibles ou des délais de grâce aux clients qui éprouvent des difficultés financières temporaires.

Veille et amélioration en continu

• Surveillez régulièrement vos taux de retour et établissez des données de référence pour mesurer vos progrès.

• Analysez les données de retour pour identifier les problèmes récurrents ou les points à améliorer dans vos processus de paiement.

• Recueillez les commentaires des clients et du personnel afin d’identifier les difficultés et les solutions potentielles.

La prise en considération d’un service de support

• Associez-vous à un prestataire de services de paiement spécialisé dans le traitement ACH et doté d’outils et d’une assistance solides en matière de gestion des retours.

• Si vous avez un volume élevé d’éléments impayés avec retour, envisagez de vous associer à une agence de recouvrement pour recouvrer les soldes impayés.

• Demandez conseil à des experts du secteur ou à des consultants spécialisés dans la conformité et l’optimisation ACH.

Bonnes pratiques pour le traitement et la réduction des retours ACH

Voici quelques bonnes pratiques qui peuvent vous aider à réduire le volume de retour ACH et à le gérer.

• Formez votre équipe sur les codes de retour ACH communs. Cela comprend la signification de chaque code et la manière de les traiter individuellement. Vous devez également régulièrement mettre à jour vos politiques et formations afin de vous aligner sur les dernières directives ACH.
  
• Utilisez de petits versements test avant de traiter des transactions. Vous pouvez utiliser de petits versements pour vérifier les coordonnées bancaires avant le traitement d’un paiement. En outre, vous pouvez également utiliser des services qui effectuent des vérifications de coordonnées bancaires en temps réel, ce qui peut fortement réduire les taux de retour.
  
• Communiquez avec les clients de manière proactive. Informez-les à l’avance que vous débiterez leurs comptes, en leur donnant suffisamment de temps pour confirmer qu’ils disposent de fonds pour couvrir la transaction. Vous pouvez également informer vos clients sur les délais et les responsabilités liés au système ACH.
  
• Obtenez l’autorisation appropriée. Veillez à toujours recueillir et conserver l’accord signé du client concernant le montant et le calendrier de la transaction.
  
• Suivez les motifs de retour et surveillez les tendances. Vous pouvez utiliser les retours antérieurs pour identifier et signaler les problèmes récurrents ou autres.
  
• Faites des recherches sur les coûts ACH et incluez-les dans votre budget. Tenez compte du montant total des frais de retour et envisagez de négocier de meilleures conditions si votre volume est important.
  
• Utilisez l’automatisation et l’intégration avec les plateformes pour plus d’efficacité. L’automatisation, lorsque c’est possible, peut vous aider à réduire les erreurs et à simplifier le traitement des transactions. L’intégration du traitement des paiements avec les plateformes comptables peut également améliorer la précision de la comptabilité.
  

Comment Stripe Payments peut vous aider

Stripe Payments permet aux entreprises de configurer et d’accepter plus de 125 moyens de paiement, y compris les transfert ACH. Il offre une solution de paiement unifiée qui aide toutes les entreprises, des start-up en pleine croissance aux multinationales, à accepter des paiements en ligne et en personne à l’échelle mondiale.

Stripe Payments peut vous aider à :

• Rapprocher les paiements automatiquement : rapprochez facilement les transfert ACH d’un paiement ou d’une facture spécifique grâce à un moteur de rapprochement automatique qui utilise des comptes bancaires virtuels pour chaque client et des outils de dépannage.

• Simplifier les remboursements : effectuez des remboursements ou retournez des fonds excédentaires au client.

• Optimiser votre expérience de paiement : créez une expérience client fluide et économisez des milliers d’heures d’ingénierie grâce à des interfaces utilisateur de paiement prédéfinies et à Link, le wallet conçu par Stripe.

• Accéder plus rapidement à de nouveaux marchés : touchez des clients partout dans le monde et réduisez la complexité et le coût de la gestion multidevise grâce aux options de paiement transfrontalières, disponibles dans 195 pays et plus de 135 devises.

• Unifier les paiements en personne et en ligne : créez une expérience de commerce unifiée sur les canaux en ligne et en personne pour personnaliser les interactions, récompenser la fidélité et augmenter les revenus.

• Améliorer les performances des paiements : augmentez vos revenus avec une gamme d’outils de paiement personnalisables et faciles à configurer, y compris une protection contre la fraude no-code et des fonctionnalités avancées pour améliorer les taux d’autorisation.

• Agir plus vite avec une plateforme flexible et fiable pour la croissance : appuyez-vous sur une plateforme conçue pour se développer avec vous, avec un temps de disponibilité de 99,999 % et une fiabilité de pointe dans le secteur.

Découvrez comment Stripe Payments peut soutenir vos paiements en ligne et en personne, ou démarrez dès aujourd’hui.