口座振込や請求書支払いなどの自動決済センター (ACH) 取引を完了できない場合、送金先の機関は差戻しコードを生成し、ACH ネットワークを介して差戻します。ACH 差戻しコードは、残高不足、口座閉鎖、金融番号の誤り、その他の理由といった、支払い失敗の具体的な理由を伝える、標準化されたメッセージです。企業はこれらのコードを使用して、アカウント情報の更新、顧客への連絡、内部プロセスの調整などを行い、問題を修正可能です。

Nacha は ACH ネットワークを管理し、全体で ACH 差戻し率を 15% 未満に維持する ことを企業に義務付けています。以下では、ACH 差戻しの原因、ビジネスへの影響、ACH 差戻し手数料、ACH 差戻しを処理するためのベストプラクティスについて説明します。

この記事の内容

• ACH 差戻しの一般的な原因
  
• ACH 差戻しがビジネスに与える影響
  
• ACH 差戻し手数料
  
• ACH 差戻しと ACH 取消の違い
  
• 大量の ACH 差戻しを管理する方法
  
• ACH 差戻し処理のベストプラクティス
  

ACH 差戻しの一般的な原因

ACH 差戻しはさまざまな理由で発生し、それぞれが特定の差戻しコード によって識別されます。一般的な ACH 差戻しコードをご紹介します。

• 残高不足 (R01): 口座に取引をカバーするのに十分な資金がありません。

• 口座の閉鎖 (R02): この取引先の口座は閉鎖されています。

• 口座なし、または不明 (R03): 口座番号に対応する既存の口座がありません。これは無効な口座番号と似ていますが、通常は口座が存在しないために発生した問題です。

• 無効な口座番号 (R04): ACH エントリーの口座番号が正しくないか、形式が誤っています。

• 不正取引 (R07、R10): 口座名義人が取引を適切に承認しなかったか、承認を取消しました。

• 支払い停止指示 (R08): 口座名義人が ACH デビットで支払い停止指示を行いました。

• 口座名義人死亡 (R15): 口座名義人が死亡しています。金融機関は死亡通知を受けると、通常、追加の取引を処理しません。

ACH 差戻しがビジネスに与える影響

ACH 決済が差戻されると、ビジネスに次のような結果と影響をおよぼします。

• 管理作業負荷の増大: ACH 決済が差戻された場合、企業は時間とリソースを費やして差戻しの理由を調査し、顧客と連絡を取り、問題の解決を試みなければなりません。

• 売上の遅延: ACH 差戻しにより、資金の受け取りが遅れ、ビジネスのキャッシュフローに直接影響が出ます。これは、中小企業や利益率の低い企業にとっては、運営費を賄ったり、サプライヤーに期限内に支払いを行ったりする能力に影響が出る恐れがあるため、特に困難な場合があります。

• 追加料金: 多くの銀行は、差戻された ACH 取引に対して手数料を請求します。これらの手数料は、特に大量の差戻しがある場合に、高額となる可能性があります。

• 顧客関係への影響: 頻繁に ACH 差戻しがあると、顧客との関係がこじれる可能性があります。顧客のミスによる差戻しでさえ、機転を利かせて効率的に処理しなければ、ビジネスに悪影響が出る場合があります。

• 風評のリスク: ACH 差戻しを含め決済の問題が過剰に発生すると、企業の評判を損なう場合があります。取引処理において信頼できない企業であると顧客に見なされると、取引を差し控えられたり、顧客の信頼や忠誠心を失ったりする可能性があります。

• 不正利用のリスクの増大: 不正取引が原因である差戻しは、不正利用の問題をはらんでいる可能性があります。支払い情報の収集と保存に関するセキュリティ対策を、見直す必要があるかもしれません。不正利用の保護対策を怠ると、さらなる経済的な損失や法的な煩雑事象につながる可能性があります。

• 業務の中断: サブスクリプションサービスのような、予期されるキャッシュフローに企業が依存している場合に ACH 差戻しが発生すると、業務が混乱する可能性があります。たとえば、ACH 差戻しは事業の計画と予算編成に影響を与え、意思決定や投資に影響をおよぼす可能性があります。

• 法務と法令遵守の問題: 企業は、不正利用や承認に関連する規制など、ACH 取引を管理する規制を遵守する必要があります。ACH 差戻し率が高いと、規制当局の調査の対象となる可能性があり、不適切な慣行が発見された場合、監査や罰則につながることがあります。

ACH 差戻し手数料

ACH 差戻し手数料は、取引を処理する銀行または金融機関によって異なります。ビジネスが直面する可能性のある ACH 差戻し手数料の種類には、以下のようなものがあります。

• 差戻し手数料: 何らかの理由で ACH 取引が差戻されると、銀行は多くの場合、差戻し手数料を請求します。この手数料で銀行は、失敗した取引の処理に関わる管理コストを埋め合わせます。

• 資金不足 (NSF) 手数料: 支払者の口座の残高不足により ACH デビットが差戻された場合に、支払者の銀行が NSF 手数料を請求することがあります。この手数料は通常、標準の差戻し数料よりも高く、15 ドル～ 35 ドルに設定されています。支払い回収を行う企業が処理コストをカバーするために、独自の NSF 手数料を支払者に課す場合もあります。

• 停止手数料: 支払人が ACH 取引で支払い停止を要求すると、銀行は支払い停止手数料を請求する場合があります。この手数料は大きく異なりますが、通常は 15 ドル～ 35 ドルほどです。

• 再開手数料: 一部の銀行では、差戻し後に ACH 取引を再開した場合に手数料を請求します。通常これらの手数料は低額ですが、支払いの回収を複数回試みると、高くつく可能性があります。

• 銀行固有の手数料: さまざまな銀行が、ACH 取引と差戻しに対して独自の手数料体系を定めている場合があります。具体的には、ACH サービスの月額料金、バッチ処理料金、ACH 取引の特別処理や急送処理の料金などが挙げられます。

ACH 差戻しと ACH 取消の違い

ACH 差戻しと ACH 取消は、果たす目的が異なり、従うプロセスも異なります。ここでは、両方のプロセスを比較してみましょう。

ACH 差戻し

ACH 差戻しは、ACH 取引を処理できず、受け取り側の銀行が元の銀行に取引を差戻す場合に発生します。差戻しは Nacha の規則に従い、取引の決済日から指定された期間内 (通常は 2 営業日以内) に開始する必要があります。

ACH 取消

ACH 取消は、ACH 取引の送金元がエラー (金額の誤り、取引の重複など) を検出した場合に、開始されます。送金元は、取消エントリーを送信して、誤った取引を取り消すことができます。また取消は、元の取引日から 5 営業日以内に開始し、元の取引の全額でなければならないという、Nacha のガイドラインにも準拠しなければなりません。

大量の ACH 差戻しを管理する方法

ACH 差戻しが大量に発生すると、管理が困難になる場合があります。しかし体系的なアプローチにより、悪影響を軽減し、支払いプロセスを改善することは可能です。

防止策の実施

• 少額入金やサードパーティ本人確認サービスなどの強力な本人確認方式を使用して、支払いを開始する前にアカウントが正しいことを確認します。

• データ検証ツールとソフトウェアを実装して、口座番号や銀行コードなどの顧客情報を確認し、エラーを減らします。

• 差戻された支払いの手数料とその結果を明確に伝え、顧客に情報を再確認するよう促します。

差戻し処理の効率化

• ソフトウェアに投資して、顧客とのやり取りや内部報告といった差戻し通知プロセスを自動化します。これにより、時間とリソースを大幅に節約できます。

• 差戻しを処理するための明確なワークフローを確立し、プロセスの各ステップの役割と責任を概説し、一貫性と効率性を保ちます。

• 支払い処理システムを会計ソフトウェアや顧客関係管理 (CRM) ソフトウェアと連携させて、簡単にデータを照合しレポートを作成できるようにします。

顧客エンゲージメント

• 差戻された支払いを速やかに通知し、その理由を説明し、問題の解決方法を説明します。

• ACH 差戻しが複数回発生している顧客に、クレジットカードやデビットカードなどの代替決済手段を提供します。

• 一時的な財政困難に直面している顧客には、柔軟な支払いプランまたは猶予期間を与えることを検討してください。

継続的な監視と改善

• 差戻し率を定期的に監視し、ベンチマークを設定して進捗状況を測定します。

• 差戻しデータを分析して、支払いプロセスで繰り返し発生する問題や改善すべき領域を特定します。

• 顧客やスタッフからのフィードバックを収集して、課題と潜在的な解決策を特定します。

外部サポートの検討

• ACH 処理を専門とし、強力な差戻し管理ツールとサポートを備えた決済代行業者と提携します。

• 未払いの差戻し項目が大量にある場合は、回収業者と提携して未払い残高を回収することを検討してください。

• ACH の準拠と最適化を専門とする業界の専門家またはコンサルタントから指示を仰ぎます。

ACH 差戻し処理のベストプラクティス

ここでは、ACH 差戻しを管理して最小限に抑えるのに役立つベストプラクティスをいくつか紹介します。

ACH 差戻しコードを知る

• それぞれの ACH 差戻しコードの意味とその処理方法を、チームが理解していることを確認しましょう。

• 最新のガイドラインとルールに沿ってポリシーを定期的に更新します。

銀行情報を再確認する

• 少額のテスト入金などのチェック方式を利用して、取引を処理する前に銀行の詳細を確認します。

• 銀行の詳細をリアルタイムで確認するサービスの利用を検討してください。これにより、差戻し率を大幅に削減できます。

顧客への連絡

• 口座からの引き落とし時期を、あらかじめ顧客に知らせておきます。このように連絡することで、十分な残高があるかを時間に余裕をもって確認してもらえます。

• 誤解や不正な差戻しを最小限に抑えるために、顧客の責任と ACH プロセスについて顧客に説明しておきます。

• 問題に迅速に対処することで、顧客を満足させ、将来の問題を防ぎます。

適切な承認を得る

• 引き落としの金額とスケジュールについては、必ず顧客から書面で許可を得てください。不審請求の申請があった場合に迅速に解決できるよう、これらの記録を保管します。
  

パターンに注意する

• 差戻しに注意して、修正が必要な問題が繰り返し発生していないかどうかを確認します。

• 差戻しデータを分析し、根本的な問題を特定すると、今後の問題発生を防ぐことができます。

手数料を知る

• ACH 差戻しに関連するコストを調査し、予算に含めます。

• 多くの取引を処理する場合は、有利な手数料条件になるよう銀行と交渉してください。

テクノロジーを使う

• 可能な限り自動化して、エラーを減らし、取引処理をシンプルにします。

• 支払い処理を会計ソフトウェアと連携させ、精度を向上させ、手作業によるミスを減らします。