Lorsqu’une transaction de la chambre de compensation automatique (ACH), tel qu’un dépôt direct ou un paiement de facture, ne peut être effectuée, l’institution financière destinataire génère un code de retour et le renvoie au moyen du réseau ACH. Les codes de retour ACH sont des messages normalisés qui communiquent le motif précis d’un échec de paiement, qu’il s’agisse de fonds insuffisants, d’un compte clôturé, d’un numéro d’acheminement non valide ou d’un autre motif. Les entreprises peuvent utiliser ces codes pour corriger le problème en mettant à jour les informations du compte, en contactant le client, en ajustant les processus internes, et plus encore.

La Nacha régit le réseau ACH et exige que les entreprises maintiennent leur taux de retour global ACH inférieur à 15 %. Vous trouverez ci-dessous les causes des retours ACH, leur impact sur les entreprises, les frais de retour ACH et les bonnes pratiques de traitement des retours ACH.

Que contient cet article?

• Causes fréquentes des retours ACH
  
• Impact des retours ACH sur les entreprises
  
• Frais de retour ACH
  
• Quelle est la différence entre un retour ACH et une annulation ACH?
  
• Comment gérer des volumes élevés de retours ACH
  
• Bonnes pratiques pour le traitement des retours ACH
  

Causes fréquentes des retours ACH

Les retours ACH se produisent pour de nombreuses raisons. Chacune d’entre elles est identifiée par un code de retour précis. Voici quelques codes de retour ACH courants :

• Fonds insuffisants (R01) : Le compte ne dispose pas de fonds suffisants pour couvrir la transaction.

• Compte clôturé (R02) : La transaction a mené à un compte clôturé.

• Aucun compte ou compte introuvable (R03) : Le numéro de compte ne correspond pas à un compte existant. Ce problème est similaire aux problèmes de numéros de compte non valides, mais concerne généralement des comptes inexistants.

• Numéro de compte non valide (R04) : Le numéro de compte dans l’entrée ACH est incorrect ou mal formaté.

• Transaction non autorisée (R07, R10) : Le titulaire du compte n’a pas autorisé correctement la transaction ou a révoqué l’autorisation.

• Ordre d’arrêt de paiement (R08) : Le titulaire du compte a placé un ordre d’arrêt de paiement sur un débit ACH.

• Titulaire du compte décédé (R15) : Le titulaire du compte est décédé. Les institutions financières sont informées du décès et ne traitent généralement aucune transaction supplémentaire.

Impact des retours ACH sur les entreprises

Les entreprises connaissent les conséquences et implications suivantes lorsque les paiements ACH sont retournés :

• Augmentation de la charge administrative : Lorsqu’un paiement ACH est retourné, l’entreprise doit consacrer du temps et des ressources à rechercher le motif du retour, à communiquer avec le client et à tenter de résoudre le problème.

• Revenus retardés : Les retours ACH ont une incidence directe sur les flux de trésorerie d’une entreprise en retardant la réception des fonds. Cela peut être particulièrement difficile pour les petites entreprises ou celles qui fonctionnent avec des marges limitées, car cela peut avoir un impact sur leur capacité à couvrir les dépenses opérationnelles ou à payer les fournisseurs à temps.

• Frais supplémentaires : De nombreuses banques débitent des frais pour les transactions ACH retournées. Ces frais peuvent s’accumuler, surtout si une entreprise a un volume élevé de retours.

• Impact sur la relation client : Les retours fréquents d’ACH peuvent détériorer les relations avec les clients. Même les retours dus à une erreur du client peuvent donner une mauvaise image de l’entreprise s’ils ne sont pas gérés avec tact et efficacité.

• Risques d’atteinte à la réputation : Les problèmes de paiement excessifs, y compris les retours ACH, peuvent nuire à la réputation d’une entreprise. Si les clients considèrent qu’une entreprise n’est pas fiable dans le traitement des transactions, elle peut perdre des clients et leur confiance.

• Risque accru de fraude : Les retours dus à des transactions non autorisées peuvent indiquer des problèmes de fraude. Les entreprises devront peut-être réévaluer leurs mesures de sécurité pour la collecte et le stockage des informations de paiement. L’absence de protection contre la fraude peut entraîner des pertes financières supplémentaires et des complications juridiques.

• Perturbations opérationnelles : Pour les entreprises qui dépendent de flux de trésorerie prévisibles, comme les services d’abonnement, les retours ACH peuvent perturber les opérations. Par exemple, les retours ACH peuvent avoir un impact sur la planification et la budgétisation d’une entreprise, et affecter ainsi sa prise de décision ou ses investissements.

• Questions juridiques et de conformité : Les entreprises doivent se conformer aux réglementations qui régissent les transactions ACH, y compris celles relatives à la fraude et aux autorisations. Des taux élevés de retours ACH peuvent attirer l’attention des autorités de réglementation, ce qui peut conduire à des audits ou à des pénalités si des pratiques inappropriées sont constatées.

Frais de retour ACH

Les frais de retour ACH varient en fonction de la banque ou de l’institution financière qui traite les transactions. Voici un aperçu des types de frais de retour ACH auxquels les entreprises peuvent devoir faire face :

• Frais de retour : Les institutions financières débitent souvent des frais de retour lorsqu’une transaction ACH est retournée pour quelque raison que ce soit. Cela permet à la banque de compenser les frais administratifs associés au traitement de la transaction échouée.

• Frais pour insuffisance de fonds : Si un débit ACH est refusé pour insuffisance de fonds sur le compte du payeur, l’institution financière du payeur peut débiter des frais d’insuffisance de fonds. Ces frais sont généralement plus élevés que les frais de retour standard et peuvent varier de 15 $ à 35 $. L’entreprise qui tente de percevoir le paiement peut également imposer ses propres frais d’insuffisance de fonds au payeur pour couvrir ses frais de traitement.

• Frais d’arrêt de paiement : Si un payeur demande un arrêt de paiement sur une transaction ACH, sa banque peut débiter des frais d’arrêt de paiement. Ces frais peuvent varier considérablement, mais se situent généralement entre 15 $ et 35 $.

• Frais de nouvelles transactions : Certaines banques débitent des frais si une entreprise effectue de nouveau une transaction ACH après qu’elle a été retournée. Ces frais sont généralement faibles, mais peuvent s’additionner si plusieurs tentatives sont effectuées pour percevoir le paiement.

• Frais propres à chaque banque : Différentes banques peuvent avoir leurs propres structures tarifaires pour les transactions et les retours ACH. Il peut s’agir de frais mensuels pour les services ACH, de frais de traitement par lots ou de frais de traitement spécial ou accéléré relatifs à la gestion des transactions ACH.

Quelle est la différence entre un retour ACH et une annulation ACH?

Les retours ACH et les annulations ACH ont des objectifs différents et suivent des processus différents. Voici une comparaison des deux processus.

Retours ACH

Un retour ACH se produit lorsqu’une transaction ACH ne peut pas être traitée et que l’institution financière destinataire renvoie la transaction à l’institution bancaire émettrice. Les retours respectent les règles établies par la Nacha et doivent être effectués dans un délai précis à compter de la date de règlement de la transaction, généralement dans un délai de deux jours ouvrables.

Annulations ACH

Une annulation ACH est effectuée par l’émetteur d’une transaction ACH s’il constate qu’une erreur a été commise (par exemple, un montant erroné, une transaction en double). L’émetteur peut envoyer une entrée d’annulation pour annuler la transaction erronée. Les annulations doivent également respecter les directives établies par la Nacha, qui stipulent qu’elles doivent être effectuées dans un délai de cinq jours ouvrables suivant la date de la transaction initiale et doivent porter sur le montant total de la transaction initiale.

Comment gérer des volumes élevés de retours ACH

Il peut être difficile de gérer de gros volumes de retours ACH. Toutefois, en adoptant une approche systématique, les entreprises peuvent atténuer les effets négatifs et améliorer leurs processus de paiement.

Mettre en place des mesures de prévention

• Utilisez des méthodes de vérification rigoureuses telles que les microdépôts ou des services de vérification tiers pour vous assurer de l’exactitude des renseignements relatifs au compte avant d’effectuer des paiements.

• Mettez en œuvre des outils et des logiciels de validation des données pour valider les renseignements sur les clients, tels que les numéros de compte et les numéros d’acheminement, afin de réduire les erreurs.

• Communiquez clairement les frais et les conséquences des paiements retournés afin d’encourager les clients à revérifier leurs informations.

Simplifiez le traitement des retours

• Investissez dans un logiciel qui automatise le processus de notification des retours, y compris la communication avec le client et les rapports internes. Cela permet d’économiser beaucoup de temps et de ressources.

• Établissez des flux de travail clairs pour le traitement des retours et décrivez les rôles et les responsabilités pour chaque étape du processus, afin d’assurer la cohérence et l’efficacité.

• Intégrez votre système de traitement des paiements à votre logiciel de comptabilité ou de gestion de la relation client (GRC) pour simplifier le rapprochement des données et la production de rapports.

Engagement client

• Informez rapidement les clients des paiements retournés, expliquez le motif et indiquez des instructions sur la façon de résoudre le problème.

• Proposez d’autres moyens de paiement tels que cartes de crédit et de débit aux clients qui ont fait l’objet de plusieurs retours ACH.

• Envisagez d’offrir des plans de paiement flexibles ou des délais de grâce aux clients qui éprouvent des difficultés financières temporaires.

Surveillance et amélioration continue

• Surveillez régulièrement vos taux de rendement et établissez des points de référence pour mesurer vos progrès.

• Analysez les données de retour pour identifier les problèmes récurrents ou les points à améliorer dans vos processus de paiement.

• Recueillez les commentaires des clients et du personnel afin d’identifier les défis et les solutions potentielles.

Envisager un soutien externe

• Associez-vous à un prestataire de services de paiement spécialisé dans le traitement des ACH et qui est doté d’outils et d’une assistance solides en matière de gestion des retours.

• Si vous avez un volume élevé d’articles retournés impayés, envisagez de vous associer à une agence de recouvrement pour recouvrer les soldes impayés.

• Demandez conseil à des experts de l’industrie ou à des consultants spécialisés dans la conformité et l’optimisation ACH.

Bonnes pratiques pour la gestion des retours ACH

Voici quelques bonnes pratiques qui peuvent vous aider à gérer et à réduire les retours ACH.

Connaître vos codes de retours ACH

• Assurez-vous que votre équipe comprend ce que signifie chaque code de retour ACH et comment le gérer.

• Mettez régulièrement à jour vos politiques en fonction des directives et des règles les plus récentes.

Vérifier les coordonnées bancaires

• Utilisez des chèques en tant que petits dépôts tests pour vérifier les coordonnées bancaires avant de traiter les transactions.

• Envisagez d’utiliser des services qui vérifient les coordonnées bancaires en temps réel. Cela peut réduire considérablement les taux de retour.

Communiquer avec les clients

• Informez vos clients à l’avance de la date à laquelle vous débiterez leur compte. Ce rappel leur donne le temps de confirmer qu’ils disposent de fonds suffisants.

• Éduquez les clients sur leurs responsabilités et sur le processus ACH afin de minimiser les malentendus et les retours non autorisés.

• Résolvez les problèmes rapidement pour satisfaire les clients et prévenir les problèmes futurs.

Obtenir l’autorisation appropriée

• Obtenez toujours l’autorisation écrite des clients quant au montant et au calendrier des retraits. Conservez ces registres pour résoudre rapidement tout litige.
  

Surveiller les modèles

• Surveillez les retours pour déceler s’il y a un problème récurrent à résoudre.

• Analysez les données de retour et signalez les problèmes sous-jacents afin de prévenir les problèmes futurs.

Connaître les frais

• Renseignez-vous sur les coûts associés aux retours ACH et incluez-les dans votre budget.

• Si vous traitez un grand nombre de transactions, négociez de meilleures conditions tarifaires avec votre institution financière.

Utiliser la technologie

• Automatisez lorsque cela est possible pour réduire les erreurs et simplifier le traitement des transactions.

• Intégrez le traitement des paiements à votre logiciel comptable pour améliorer la précision et réduire les erreurs manuelles.