Quote-to-Cash (Q2C oder QTC) umfasst den gesamten Verkaufszyklus, von der Angebotserstellung für ein Produkt oder eine Dienstleistung bis zum endgültigen Zahlungseingang. Es umfasst alle Schritte und Prozesse, die erforderlich sind, um einen potenziellen Verkauf in Umsatz für ein Unternehmen umzuwandeln. Im Folgenden erläutern wir, wie der Prozess funktioniert und wie Technologie ihn erleichtert, Best Practices für Unternehmen und wie der Prozess automatisiert werden kann.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie funktioniert der Quote-to-Cash-Prozess?
  
• Wie Technologie den Quote-to-Cash-Prozess erleichtert
  
• Quote-to-Cash im Vergleich zu Order-to-Cash
  
• Best Practices für Quote-to-Cash
  
• So automatisieren Sie den Quote-to-Cash-Prozess
  

Wie funktioniert der Quote-to-Cash-Prozess?

Der Q2C-Prozess ist eine Abfolge von Schritten, die Unternehmen befolgen, um Kundeninteresse in Umsatz umzuwandeln. So funktioniert das normalerweise:

• Produktkonfiguration: Das Vertriebsteam konfiguriert das Produkt oder die Dienstleistung so, dass es den Bedürfnissen der Kundinnen und Kunden entspricht. Dieser Schritt beinhaltet oft die Auswahl von Spezifikationen, Modellen oder Dienstleistungen, die am besten zu den jeweiligen Kundinnen und Kunden passen. Konfigurationstools oder CPQ-Software (Configure, Price, Quote) können bei der Verwaltung mehrerer Produktoptionen und -pakete helfen.

• Preisgestaltung: Sobald die Produkt- oder Dienstleistungskonfiguration feststeht, wird der Preis festgelegt. Dazu gehören die Berechnung der Kosten, die Anwendung von Rabatten und die Festlegung von Endpreisen auf der Grundlage von Faktoren wie Volumen, Kundentyp und Werbeangeboten. Preisgestaltungs-Engines in CPQ-Software helfen bei der Automatisierung und Standardisierung von Preisstrategien.

• Angebotserstellung: Das Vertriebsteam erstellt ein Angebot basierend auf der Konfiguration und dem Preis. Das Angebot umfasst eine Preisaufschlüsselung, Produktbeschreibungen und Geschäftsbedingungen. Eine Software zur Erstellung von Angeboten stellt sicher, dass das Angebot korrekt und professionell formatiert ist und umgehend an den Kunden gesendet wird.

• Vertragserstellung und -verhandlung: Das Unternehmen entwirft einen Vertrag, der die Verkaufsbedingungen, Service-Level-Agreements und andere rechtliche Bedingungen enthält. Es könnten Verhandlungen stattfinden, um diese Details zur Zufriedenheit beider Parteien zu finalisieren. Systeme zur Vertragsverwaltung können bei der digitalen Erstellung, Aushandlung und Speicherung von Verträgen hilfreich sein.

• Auftragsverwaltung: Nachdem das Angebot angenommen und der Vertrag unterzeichnet wurde, beginnt der Auftragsverwaltungsprozess. Dies umfasst die Bearbeitung des Kundenauftrags, die Planung der Lieferung oder Implementierung und die Verwaltung aller vom Kunden/von der Kundin gewünschten Änderungen oder Anpassungen. Auftragsverwaltungssysteme sorgen dafür, dass die Auftragsabwicklung genau und effizient ist.

• Rechnungsstellung: Die Finanzabteilung erstellt eine Rechnung auf der Grundlage der Bestellung und sendet sie an den Kunden/die Kundin. Auf der Rechnung sind die fälligen Beträge für die gelieferten Produkte oder Dienstleistungen aufgeführt. Abrechnungssoftware automatisiert die Erstellung und den Versand von Rechnungen und kann zur einfacheren Finanzverwaltung in Buchhaltungssysteme integriert werden.

• Zahlungseingang: Im letzten Schritt wird die Zahlung vom Kunden/von der Kundin eingezogen, was mehrere Zahlungsmethoden und -bedingungen umfassen kann. Zahlungsbedingungen, Strafen für Zahlungsverzug und Folgemaßnahmen werden in diesem Schritt verwaltet. Mit Zahlungsabwicklungssystemen können Zahlungen empfangen und verarbeitet werden, während Buchhaltungssoftware diese Transaktionen für die finanzielle Nachverfolgung und Berichterstattung aufzeichnen kann.

• Umsatzrealisierung: Sobald die Zahlung eingegangen ist, erfassen die Unternehmen den Umsatz gemäß den Rechnungslegungsstandards. Dieser Schritt ist für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und für eine genaue Finanzberichterstattung erforderlich. Finanzmanagementsysteme tragen dazu bei, dass die Umsatzrealisierung Vorschriften wie den Generally Accepted Accounting Principles (allgemein anerkannte Rechnungslegungsgrundsätze, GAAP) oder den International Financial Reporting Standards (internationale Rechnungslegungsvorschriften, IFRS) entspricht.

Wie Technologie den Quote-to-Cash-Prozess erleichtert

Technologie verbessert den Quote-to-Cash-Prozess, indem sie Aufgaben automatisiert, die Datengenauigkeit verbessert und wertvolle Erkenntnisse für die Entscheidungsfindung liefert. So kann Technologie helfen:

• Software für das Customer Relationship Management (CRM): Hier werden Kundendaten gespeichert, Interaktionen verfolgt und potenzielle Leads identifiziert, sodass Verkaufsteams ihre Kommunikation personalisieren und ihre Bemühungen effektiv ausrichten können.

• CPQ-Software: Diese Software erstellt automatisch präzise, personalisierte Angebote, um Fehler zu reduzieren, den Verkaufszyklus zu beschleunigen und die einfache Konfiguration komplexer Produkte oder Dienstleistungen zu ermöglichen.

• CLM-Software (Contract Lifecycle Management): Dies vereinfacht die Erstellung, Verhandlung, Genehmigung und Ausführung von Verträgen, hilft bei der Einhaltung von Vorschriften und reduziert rechtliche Risiken.

• Auftragsverwaltungssysteme: Diese Systeme verfolgen Kundenbestellungen, verwalten den Bestand und koordinieren die Erfüllung für eine pünktliche Lieferung und Kundenzufriedenheit.

• Abrechnungs- und Rechnungsstellungssoftware: Software kann automatisch Rechnungen erstellen und versenden, Zahlungen nachverfolgen und Inkassovorgänge verwalten, wodurch der manuelle Aufwand reduziert und der Cashflow verbessert wird.

• Datenanalyse und Berichterstellung: Diese Technologie bieten Einblicke in die Vertriebsleistung, das Kundenverhalten und den Zustand der Pipeline und ermöglichen eine datengesteuerte Entscheidungsfindung und kontinuierliche Verbesserung.

• Lösungen für die Zahlungsabwicklung: Diese Lösungen erleichtern den Einzug und die Verwaltung von Zahlungen und beschleunigen und vereinfachen den Zahlungsprozess.

• ERP-System (Enterprise Resource Planning): Ein ERP-System steuert Geschäftsprozesse wie Auftragsverwaltung, Rechnungsstellung und Umsatzrealisierung.

Quote-to-Cash im Vergleich zu Order-to-Cash

Die Prozesse Quote-to-Cash und Order-to-Cash (O2C) spielen eine wichtige Rolle im Vertrieb, konzentrieren sich jedoch auf unterschiedliche Aspekte des Zyklus. Q2C deckt den gesamten Verkaufszyklus vom Angebot bis zur Bezahlung ab, einschließlich der Verkaufsinteraktionen vor der Auftragserteilung. O2C beginnt nach der Bestellung und konzentriert sich auf die Ausführung und Zahlung. Q2C beinhaltet eine direktere Interaktion mit Kundinnen und Kunden während der Angebots- und Vertragsphase und zielt darauf ab, Anfragen in Verkäufe umzuwandeln. O2C hingegen konzentriert sich mehr auf die operative Ausführung von Aufträgen und die Verwaltung von Umsätzen.

Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die einzelnen Prozesse:

Quote-to-Cash

Q2C umfasst den gesamten Verkaufsprozess, von der ersten Kundenanfrage bis zum finalen Zahlungseinzug. Es beginnt damit, dass ein/e potenzielle/r Kunde/Kundin Interesse bekundet und ein Angebot für ein Produkt oder eine Dienstleistung anfordert. Dieser Prozess umfasst:

• Produktkonfiguration: Anpassung des Produkts oder der Dienstleistung an die Bedürfnisse des Kunden/der Kundin

• Preisgestaltung: Festlegen von Preisen basierend auf der Konfiguration und anderen Faktoren, wie z. B. Rabatten

• Angebotserstellung: Erstellen eines detaillierten Angebots mit Angabe von Preis und Bedingungen

• Vertragsabschluss: Verhandeln und Vereinbaren von Vertragsbedingungen mit dem Kunden/der Kundin

• Bestellung: Erteilung der Bestellung auf der Grundlage der festgelegten Bedingungen

• Rechnungsstellung: Rechnungstellung der bestellten Produkte oder Dienstleistungen an den Kunden/die Kundin

• Zahlungseingang: Erhalt der Zahlung vom Kunden/von der Kundin

Order-to-Cash

O2C ist eine Teilmenge des Q2C-Prozesses, der beginnt, wenn der Kunde/die Kundin dem Angebot zugestimmt und eine Bestellung aufgegeben hat. Bei diesem Prozess liegt der Schwerpunkt auf der Erfüllung und Verwaltung der Bestellung bis zum Zahlungseingang. Darin enthalten sind:

• Auftragsverwaltung: Bearbeitung und Abwicklung der Kundenbestellung

• Kreditmanagement: Überprüfen, ob der Kunde/die Kundin über das Guthaben verfügt, um das Produkt oder die Dienstleistung zu erhalten

• Auftragsabwicklung: Lieferung des Produkts oder der Dienstleistung an den Kunden/die Kundin

• Rechnungsstellung: Ausstellung einer Rechnung für die gelieferten Produkte oder Dienstleistungen

• Zahlungseingang: Erhalt der Zahlung vom Kunden/von der Kundin

• Debitorenbuchhaltung und Finanzmanagement: Verwaltung der Debitorenbuchhaltung und korrekte Abrechnung der Einnahmen

Best Practices für Quote-to-Cash

Diese Best Practices können Ihnen bei der Feinabstimmung des Quote-to-Cash-Prozesses helfen:

Prozesse vereinfachen und automatisieren

• Investieren Sie in eine umfassende Q2C-Lösung, die Funktionen wie CPQ, Vertragsmanagement, Auftragsmanagement und Abrechnung integriert. Dadurch entfällt die manuelle Dateneingabe, weniger Fehler und der Verkaufszyklus wird beschleunigt.

• Automatisieren Sie repetitive Aufgaben wie Angebotserstellung, Genehmigungen, Vertragsverlängerungen und Rechnungserstellung. So kann sich Ihr Vertriebsteam auf den Aufbau von Kundenbeziehungen und den Abschluss von Geschäften konzentrieren.

• Entwickeln Sie standardisierte Prozesse für jede Phase des Q2C-Prozesses, um ihn reibungsloser zu gestalten.

Genaue und effektive Angebote priorisieren

• Eine CPQ-Lösung ermöglicht eine schnelle und genaue Angebotserstellung, konsistente Preise und minimale Fehler. Es ermöglicht auch die Anpassung und Konfiguration komplexer Produkte oder Dienstleistungen.

• Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig Ihren Produktkatalog und Ihre Preisinformationen, um Inkonsistenzen und Verzögerungen bei der Angebotserstellung zu vermeiden.

• Bieten Sie flexible Preisoptionen, z. B. gestaffelte Preise, Mengenrabatte oder Bündelung an, um den Budgets verschiedener Kundinnen und Kunden gerecht zu werden.

Vertragsmanagement und Compliance im Fokus

• Verwenden Sie standardisierte Vertragsvorlagen für verschiedene Arten von Vereinbarungen, um Konsistenz und Compliance zu gewährleisten.

• Implementieren Sie elektronische Signaturtools, um die Ausführung von Verträgen zu beschleunigen und die Bearbeitungszeit zu verkürzen.

• Richten Sie Erinnerungen für wichtige Vertragstermine wie Verlängerungen, Kündigungen oder Preisanpassungen ein, um Umsatzverluste zu vermeiden.

Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung maximieren

• Integrieren Sie die Auftragsverwaltung in Ihre Bestands- und Fulfillment-Systeme, um eine genaue Bestandsverfolgung, eine zeitnahe Auftragsabwicklung und eine reibungslose Auftragserfüllung zu gewährleisten.

• Implementieren Sie elektronische Rechnungsstellung und Online-Zahlungen, um die Zahlungsabwicklung zu beschleunigen und den Cashflow zu verbessern.

• Ziehen Sie Zahlungsoptionen wie Ratenzahlungen oder Zahlungsaufschübe in Betracht, um unterschiedlichen Kundenpräferenzen Rechnung zu tragen.

Daten und Analysen nutzen

• Überwachen Sie Kennzahlen wie Angebotsabschluss, durchschnittliche Geschäftsgröße, Gewinnraten und Kundenzufriedenheit, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren.

• Nutzen Sie CRM-Daten, um Einblicke in das Kundenverhalten, die Vorlieben und das Kaufverhalten zu erhalten. Diese Einblicke können in Ihren Vertriebsansatz einfließen und Upselling- oder Cross-Selling-Möglichkeiten aufzeigen.

• Nutzen Sie prädiktive Analysen, um Verkaufstrends zu prognostizieren, potenzielle Engpässe zu identifizieren und Preisstrategien zu verfeinern.

Zusammenarbeit und Kommunikation fördern

• Fördern Sie für einen reibungslosen Q2C-Prozess die Zusammenarbeit zwischen Vertriebs-, Marketing-, Finanz- und Betriebsteams.

• Implementieren Sie eine gemeinsame Plattform, auf der alle Beteiligten auf Kundeninformationen zugreifen und diese aktualisieren, den Fortschritt verfolgen und effektiv kommunizieren können.

So automatisieren Sie den Quote-to-Cash-Prozess

Die Automatisierung des Quote-to-Cash-Prozesses umfasst die Integration verschiedener Softwarelösungen und Technologien, um jeden Schritt von der Angebotserstellung bis zum Zahlungseingang zu verbessern. Dadurch wird der manuelle Aufwand reduziert, Fehler werden minimiert und der Verkaufszyklus wird beschleunigt. Hier erfahren Sie, wie Sie die Automatisierung in den Q2C-Phasen umsetzen können:

• Wählen Sie die richtige Technologie: Beginnen Sie mit der Auswahl der richtigen Softwarelösungen für die Anforderungen Ihres Unternehmens. Beispiele hierfür sind CPQ-Software, CRM-Systeme, ERP-Systeme, Vertragsmanagement-Software, Abrechnungs- und Rechnungsstellungssoftware oder Lösungen für die Zahlungsabwicklung.

• Integrieren Sie Ihre Systeme: Integrieren Sie alle Systeme, damit Daten ohne manuelle Neueingabe von einer Phase zur nächsten fließen können. So können beispielsweise Informationen aus dem CRM direkt in das CPQ-System eingespeist werden, und Daten aus CPQ können für die Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung direkt mit dem ERP verknüpft werden.

• Automatisieren Sie die Dateneingabe: Nutzen Sie Automatisierung, um die manuelle Dateneingabe während des gesamten Q2C-Prozesses zu minimieren. Tools wie Optical Character Recognition (OCR) und Algorithmen des maschinellen Lernens können dabei helfen, Daten aus E-Mails, PDFs und anderen Dokumenten zu extrahieren, zu verifizieren und relevante Systeme automatisch zu füllen.

• Verwenden Sie elektronische Signaturen: Nutzen Sie die Technologie für elektronische Signaturen, um Vertragsunterzeichnungen ohne persönliche Treffen oder physischen Papierkram zu beschleunigen. Dies kann die Zeit, die für die Unterzeichnung von Verträgen und die Fortsetzung des Verkaufsprozesses benötigt wird, erheblich verkürzen.

• Automatisieren Sie Folgemaßnahmen und Warnmeldungen: Richten Sie automatische Benachrichtigungen und Erinnerungsnachrichten für Kunden/Kundinnen und Mitarbeiter/innen ein. Automatisierte Erinnerungen können Kundinnen und Kunden an unbezahlte Rechnungen erinnern. Verkaufsteams können durch Benachrichtigungen über Vertragsverlängerungen oder Kundenprobleme informiert werden, damit sie während des gesamten Verkaufszyklus rechtzeitig Maßnahmen ergreifen können.