Offerte-tot-betaling (Q2C of QTC) omvat de volledige verkoopcyclus, van het maken van een offerte voor een product of dienst tot het innen van de uiteindelijke betaling. Het bevat alle stappen en processen die komen kijken bij het converteren van een potentiële verkoop in omzet voor een onderneming. Hieronder leggen we uit hoe het proces werkt en hoe technologie het mogelijk maakt, welke best practices er zijn voor ondernemingen en hoe je het proces kunt automatiseren.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe werkt het proces van offerte-tot-betaling?
  
• Hoe technologie het proces van offerte-tot-betaling mogelijk maakt
  
• Offerte-tot-betaling versus bestelling-tot-betaling
  
• Best practices voor offerte-tot-betaling
  
• Hoe automatiseer je het proces van offerte-tot-betaling?
  

Hoe werkt het proces van offerte-tot-betaling?

Het Q2C-proces bestaat uit een reeks stappen die bedrijven doorlopen om de interesse van klanten om te zetten in omzet. Dit is hoe het meestal werkt:

• Productconfiguratie: Het verkoopteam configureert het product of de dienst op basis van de behoeften van de klant. Deze stap omvat vaak het kiezen van specificaties, modellen of diensten die het beste bij de klant passen. Configuratietools of configuratie-, prijs- en offertesoftware (CPQ) kunnen helpen bij het beheren van meerdere productopties en bundels.

• Prijzen: Zodra de product- of dienstconfiguratie is bepaald, worden de prijzen bepaald. Dit omvat het berekenen van de kosten, het toepassen van kortingen en het bepalen van de uiteindelijke prijzen op basis van factoren zoals volume, klanttype en promotionele aanbiedingen. Prijsengines in CPQ-software helpen bij het automatiseren en standaardiseren van prijsstrategieën.

• Offertes: Het verkoopteam stelt een offerte op op basis van de configuratie en prijs. De offerte bevat een overzicht van de prijzen, productbeschrijvingen en algemene voorwaarden. De offertesoftware zorgt ervoor dat de offerte nauwkeurig en professioneel opgemaakt is en snel naar de klant wordt verzonden.

• Opstellen van en onderhandelen over contract: De onderneming stelt een contract op waarin de verkoopvoorwaarden, serviceovereenkomsten en andere wettelijke voorwaarden zijn opgenomen. Er kunnen onderhandelingen plaatsvinden om deze details tot tevredenheid van beide partijen af te ronden. Contractbeheersystemen kunnen helpen om digitale contracten te maken, erover te onderhandelen en op te slaan.

• Orderbeheer: Nadat de offerte is geaccepteerd en het contract is ondertekend, begint het orderbeheerproces. Dit omvat het verwerken van de verkooporder, het plannen van de levering of implementatie en het beheren van eventuele wijzigingen of aanpassingen die door de klant worden aangevraagd. Orderbeheersystemen zorgen ervoor dat de orderafhandeling nauwkeurig en efficiënt verloopt.

• Facturatie: De financiële afdeling genereert een factuur op basis van de order en verstuurt deze naar de klant. De factuur vermeldt de bedragen die verschuldigd zijn voor de geleverde producten of diensten. Facturatiesoftware automatiseert het maken en versturen van facturen en kan worden geïntegreerd met boekhoudsystemen voor eenvoudiger financieel beheer.

• Innen van betalingen: De laatste stap is het innen van de betaling bij de klant. Hiervoor kunnen meerdere betaalmethoden en voorwaarden gelden. Betalingstermijnen, boetes voor te late betaling en follow-ups worden in deze stap beheerd. Systemen voor betalingsverwerking kunnen betalingen ontvangen en verwerken, terwijl boekhoudsoftware deze transacties kan vastleggen voor financiële tracking en rapportage.

• Omzetverantwoording: Zodra de betaling is ontvangen, wordt de omzet door de onderneming verantwoord volgens de boekhoudnormen. Deze stap is vereist voor compliance en nauwkeurige financiële rapportage. Systemen voor financieel beheer helpen ervoor te zorgen dat omzetverantwoording voldoet aan regelgeving zoals algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP) of International Financial Reporting Standards (IFRS).

Hoe technologie het proces van offerte-tot-betaling mogelijk maakt

Technologie verbetert het proces van offerte-tot-betaling door taken te automatiseren, de nauwkeurigheid van gegevens te verbeteren en waardevolle inzichten te bieden voor de besluitvorming. Technologie kan je als volgt helpen:

• CRM-software (klantrelatiebeheer): CRM-software slaat klantgegevens op, houdt interacties bij en identificeert potentiële leads, waardoor verkoopteams de communicatie kunnen personaliseren en doelgericht kunnen werken.

• CPQ-software: Deze software maakt automatisch nauwkeurige, gepersonaliseerde offertes om fouten te verminderen, de verkoopcyclus te versnellen en een eenvoudige configuratie van complexe producten of diensten mogelijk te maken.

• CLM-software (contractlevenscyclusbeheer): Dit maakt het gemakkelijker om contracten op te stellen, erover te onderhandelen, goed te keuren en uit te voeren, en zorgt voor compliance en minder juridische risico's.

• OMS-systemen (orderbeheer): Deze systemen volgen de bestellingen van klanten, beheren de voorraad en coördineren de uitvoering voor tijdige levering en klanttevredenheid.

• Facturatiesoftware: Software kan automatisch facturen genereren en leveren, betalingen bijhouden en incasso's beheren, waardoor handmatige inspanningen worden verminderd en de cashflow wordt verbeterd.

• Gegevensanalyse en rapportage: Deze bieden inzicht in verkoopprestaties, klantgedrag en de gezondheid van de pijplijn, waardoor datagestuurde besluitvorming en voortdurende verbetering mogelijk zijn.

• Oplossingen voor betalingsverwerking: Deze maken het gemakkelijker om betalingen te innen en te beheren, voor een sneller en eenvoudiger betalingsproces.

• ERP-systeem (Enterprise Resource Planning): Een ERP-systeem beheert bedrijfsprocessen zoals orderbeheer, facturatie en omzetverantwoording.

Offerte-tot-betaling versus bestelling-tot-betaling

De processen van offerte-tot-betaling en bestelling-tot-betaling (O2C) spelen een belangrijke rol voor verkoopactiviteiten, maar ze richten zich op verschillende aspecten van de cyclus. Q2C heeft betrekking op de volledige verkoopcyclus van offerte-tot-betaling, inclusief verkoopinteracties voordat een bestelling wordt geplaatst. O2C start nadat de bestelling is geplaatst en is gericht op de afhandeling en betaling van de bestelling. Q2C omvat meer directe interactie met klanten tijdens de offerte- en contractfasen en heeft tot doel vragen om te zetten in verkoop, terwijl O2C meer gaat over de operationele uitvoering van bestellingen en het beheren van inkomsten.

Hier volgt een overzicht van wat elk proces inhoudt:

Offerte-tot-betaling

Q2C omvat het gehele verkoopproces, van de eerste aanvraag van de klant tot de uiteindelijke incasso van de betaling. Het begint wanneer een potentiële klant interesse toont en een offerte aanvraagt voor een product of dienst. Dit proces omvat:

• Productconfiguratie: Het product of de dienst aanpassen aan de behoeften van de klant

• Prijzen: Prijsbepaling op basis van de configuratie en andere factoren zoals kortingen

• Offertes: Een gedetailleerde offerte maken waarin de prijs en voorwaarden worden gespecificeerd

• Contracten: Onderhandelen en overeenstemming bereiken over contractvoorwaarden met de klant

• Bestellen: Het plaatsen van de bestelling op basis van de overeengekomen voorwaarden

• Facturatie: De klant factureren voor de bestelde producten of diensten

• Innen van betalingen: Betaling ontvangen van de klant

Bestelling-tot-betaling

O2C is een onderdeel van het Q2C-proces dat begint wanneer de klant akkoord is gegaan met de offerte en een bestelling heeft geplaatst. Dit proces richt zich op de afhandeling en het beheer van de bestelling totdat de betaling is geïnd. Het bevat:

• Orderbeheer: Verwerking en afhandeling van de bestelling van de klant

• Kredietbeheer Controleren of de klant het krediet heeft om het product of de dienst te ontvangen

• Bestelling afhandelen: Het product of de dienst aan de klant leveren

• Facturatie: Het versturen van een factuur voor de geleverde producten of diensten

• Innen van betalingen: Betaling ontvangen van de klant

• Debiteuren- en financieel beheer: Debiteurenbeheer en omzetverantwoording

Best practices voor offerte-tot-betaling

Deze best practices kunnen je helpen om het proces van offerte-tot-betaling te optimaliseren:

Processen vereenvoudigen en automatiseren

• Investeer in een uitgebreide Q2C-oplossing die functies zoals CPQ, contractbeheer, orderbeheer en facturatie integreert. Dit elimineert handmatige gegevensinvoer, vermindert fouten en versnelt de verkoopcyclus.

• Automatiseer repetitieve taken zoals het genereren van offertes, goedkeuringen, contractverlengingen en het maken van facturen. Hierdoor kan uw verkoopteam zich concentreren op het opbouwen van klantrelaties en het sluiten van deals.

• Ontwikkel gestandaardiseerde processen voor elke fase van het Q2C-proces om het soepeler te laten verlopen.

Prioriteit geven aan nauwkeurige en effectieve offertes

• Met een CPQ-oplossing kun je snel en nauwkeurig offertes genereren, consistente prijzen waarborgen en fouten beperken. Het maakt het ook mogelijk om complexe producten of diensten aan te passen en te configureren.

• Bekijk en update regelmatig uw productcatalogus en prijsinformatie om inconsistenties en vertragingen bij het maken van een offerte te voorkomen.

• Bied flexibele prijsopties, zoals gestaffelde tarieven, volumekortingen of bundels om in te spelen op de budgetten van verschillende klanten.

Focus op contractbeheer en compliance

• Gebruik gestandaardiseerde contractsjablonen voor verschillende soorten overeenkomsten voor consistentie en compliance.

• Implementeer tools voor elektronische handtekeningen om de uitvoering van contracten te versnellen en de doorlooptijd te verkorten.

• Stel herinneringen in voor belangrijke contractdatums zoals verlengingen, beëindigingen of prijsaanpassingen om omzetlekkage te voorkomen.

Orderverwerking en facturatie optimaliseren

• Integreer orderbeheer met voorraad- en afhandelingssystemen voor een nauwkeurige voorraadtracering, tijdige orderverwerking en vlotte afhandeling.

• Implementeer elektronische facturatie en online betalingen om de betalingsverwerking te versnellen en de cashflow te verbeteren.

• Overweeg betaalopties aan te bieden, zoals termijnbetalingen of uitgestelde betalingen, om tegemoet te komen aan de verschillende voorkeuren van klanten.

Gegevens en analyses gebruiken

• Bewaak statistieken zoals de tijd van offerte tot overeenkomst, de gemiddelde omvang van deals, winpercentages en klanttevredenheid om verbeterpunten te identificeren.

• Gebruik CRM-gegevens voor inzicht in het gedrag, de voorkeuren en kooppatronen van klanten. Hiermee kun je meer informatie krijgen over je verkoopaanpak en upsell- of cross-sellkansen identificeren.

• Gebruik voorspellende analyses om verkooptrends te voorspellen, potentiële knelpunten te identificeren en prijsstrategieën te verfijnen.

Stimuleer samenwerking en communicatie

• Stimuleer de samenwerking tussen de verkoop-, marketing-, financiële en operationele teams voor een gestroomlijnd Q2C-proces.

• Implementeer een gedeeld platform voor alle belanghebbenden om toegang te krijgen tot klantinformatie en deze bij te werken, de voortgang bij te houden en effectief te communiceren.

Hoe automatiseer je het proces van offerte-tot-betaling?

Het automatiseren van het proces van offerte-tot-betaling omvat de integratie van verschillende softwareoplossingen en technologieën om elke stap van het verkoopproces te verbeteren, van het opstellen van de offerte tot het ontvangen van de betaling. Dit vermindert handmatige inspanningen, minimaliseert fouten en versnelt de verkoopcyclus. Hier lees je hoe je automatisering in de Q2C-fasen kunt aanpakken:

• Kies de juiste technologie: Begin met het selecteren van de juiste softwareoplossingen voor de behoeften van je onderneming. Denk hierbij aan CPQ-software, CRM-systemen, ERP-systemen, contractbeheersoftware, facturatiesoftware of oplossingen voor betalingsverwerking.

• Integreer je systemen: Integreer alle systemen zodat gegevens van de ene fase naar de andere kunnen stromen zonder dat ze handmatig opnieuw ingevoerd moeten worden. Informatie uit het CRM kan bijvoorbeeld rechtstreeks in het CPQ-systeem worden ingevoerd en gegevens van de CPQ-software kunnen rechtstreeks worden gekoppeld aan het ERP-systeem voor orderverwerking en facturatie.

• Automatiseer gegevensinvoer: Gebruik automatisering om handmatige gegevensinvoer tijdens het Q2C-proces tot een minimum te beperken. Tools zoals OCR (Optical Character Recognition) en machine-learningalgoritmen kunnen helpen bij het extraheren en verifiëren van gegevens uit e-mails, pdf's en andere documenten, en kunnen relevante systemen automatisch invullen.

• Gebruik elektronische handtekeningen: Gebruik technologie voor elektronische handtekeningen om het ondertekenen van contracten te versnellen zonder persoonlijke ontmoetingen of fysiek papierwerk. Dit kan de tijd die nodig is om contracten te ondertekenen en verder te gaan met het verkoopproces aanzienlijk verkorten.

• Automatiseer follow-ups en waarschuwingen: Stel geautomatiseerde waarschuwingen en follow-upherinneringen in voor klanten en personeel. Met geautomatiseerde herinneringen worden klanten op de hoogte gesteld van onbetaalde facturen en met de waarschuwingen krijgen verkoopteams inzicht in contractverlengingen of problemen van klanten, zodat ze tijdig kunnen ingrijpen gedurende de hele verkoopcyclus.