ในสเปน ใบแจ้งหนี้เป็นรูปแบบการจัดทำเอกสารสำหรับธุรกรรมทางการค้าที่ผู้คนรู้จักกันมากที่สุด กรอบข้อบังคับที่เข้มงวดซึ่งกำกับดูแลการจัดทำเอกสารธุรกรรมระบุว่า ธุรกิจสามารถออกใบแจ้งหนี้ได้หลายประเภทและรูปแบบ โดยประเภทที่ถูกต้องจะขึ้นอยู่กับผู้ออก ขอบเขตการใช้งาน และวัตถุประสงค์

ใบแจ้งหนี้แต่ละประเภทต่างมีวัตถุประสงค์เฉพาะตัว ตั้งแต่ใบแจ้งหนี้เบื้องต้นไปจนถึงใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ หากต้องการเลือกใบแจ้งหนี้ให้เหมาะกับแต่ละสถานการณ์ คุณจะต้องทราบว่าควรออกใบแจ้งหนี้แต่ละประเภทเมื่อใด รวมถึงคุณลักษณะของใบแจ้งหนี้เหล่านั้น

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงข้อแตกต่างของใบแจ้งหนี้ประเภทต่างๆ รวมถึงประเภทย่อยและเครื่องมือต่างๆ ที่คุณใช้เพื่อช่วยให้ขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้ง่ายขึ้นได้

เนื้อหาหลักในบทความ

• ใบแจ้งหนี้ปกติคืออะไร
  
• ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร
  
• ใบแจ้งหนี้แบบย่อคืออะไร
  
• ใบแจ้งหนี้เบื้องต้นคืออะไร
  
• ใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไขคืออะไร
  
• ใบแจ้งหนี้แบบสรุปคืออะไร
  
• ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าคืออะไร
  
• ใบแจ้งหนี้แบบเรียกเก็บเงินเองคืออะไร
  
• ใบแจ้งหนี้ฉบับสำเนาคืออะไร
  
• กำหนดเวลาตามกฎหมายในการออกใบแจ้งหนี้แต่ละประเภทในสเปน
  
• Stripe ช่วยให้ขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้ง่ายขึ้นได้อย่างไร
  

ใบแจ้งหนี้ปกติคืออะไร

ใบแจ้งหนี้ปกติ (หรือที่เรียกอีกอย่างว่า "ใบแจ้งหนี้ฉบับเต็ม") จะแจกแจงรายละเอียดเกี่ยวกับธุรกรรมเชิงพาณิชย์ของบริษัท โดยในปัจจุบัน ใบแจ้งหนี้ปกติอาจอยู่ในรูปแบบกระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์ก็ได้ แต่เมื่อระเบียบข้อบังคับขั้นสุดท้ายของกฎหมาย Create and Grow (Crea y Crece) มีผลบังคับใช้ (ซึ่งคาดว่าจะอยู่ในช่วงเดือนมกราคมปี 2027) ก็จะบังคับให้ต้องออกเอกสารนี้ในรูปแบบดิจิทัล ในประเทศสเปน ใบแจ้งหนี้ปกติเป็นวิธียอดนิยมที่สุดในการจัดทำเอกสารสำหรับธุรกรรมต่างๆ ระหว่างธุรกิจ

คุณต้องจัดเตรียมและออกใบแจ้งหนี้ปกติสำหรับธุรกรรมทั้งหมดที่เป็นแบบ B2G (ระหว่างธุรกิจกับรัฐบาล), B2B และ B2C ที่มีมูลค่าเกิน 400 ยูโร ซึ่งขยายเป็น 3,000 ยูโรได้ในบางอุตสาหกรรม เช่น ธุรกิจค้าปลีก ธุรกิจบริการ และการขนส่ง

ใบแจ้งหนี้ปกติทั้งหมดจะต้องระบุหมายเลขลำดับหรือชุด วันที่ออก รายละเอียดของผู้ออกและผู้รับ คำอธิบายสินค้าที่ขาย และการแจกแจงภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) จึงจะสามารถนำไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษีได้

ประเภทใบแจ้งหนี้ปกติ

ใบแจ้งหนี้ปกติมีข้อมูลต่างๆ แทบจะเหมือนกับใบแจ้งหนี้ทุกประเภท แต่ภาษีที่เกี่ยวข้องจะแตกต่างกันไปตามโครงสร้างทางกฎหมายของผู้ออกและผู้รับ รวมถึงตำแหน่งที่ตั้งของลูกค้า ใบแจ้งหนี้ปกติจะแบ่งออกเป็น 3 ประเภทตามภาษีที่เกี่ยวข้อง

ใบแจ้งหนี้ปกติที่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม

ใบแจ้งหนี้ประเภทนี้จะออกให้เมื่อมีการขายสินค้าหรือบริการที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มในคาบสมุทรไอบีเรียหรือหมู่เกาะแบลีแอริก (กล่าวคือ เขตแดนที่เก็บภาษีทางอ้อม) ใบแจ้งหนี้ปกตินี้ถือเป็นประเภทที่พบได้บ่อยที่สุด เพราะธุรกรรมเชิงพาณิชย์แทบทั้งหมดต้องมีภาษีมูลค่าเพิ่ม

ใบแจ้งหนี้นี้จะต้องแสดงคำอธิบายของสินค้าหรือบริการแต่ละรายการและจำนวนที่ขายไว้คนละบรรทัดกัน นอกจากนี้ ใบแจ้งหนี้ต้องมีข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับยอดภาษี เช่น ราคาต่อหน่วยโดยไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม ส่วนลดที่ใช้ จำนวนที่ใช้คำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม (ซึ่งก็คือฐานภาษี) อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่ใช้เป็นเปอร์เซ็นต์ ยอดรวมของภาษีมูลค่าเพิ่มที่เรียกเก็บในใบแจ้งหนี้ และราคาขั้นสุดท้าย

อัตราภาษีในปัจจุบันของสเปนอยู่ที่ 21%, 10% และ 4% ถึงแม้ว่าจะยังคงมีอัตราภาษี 0% ในปี 2026 แต่ก็ใช้ได้กับเงินบริจาคบางส่วนที่มอบให้กับองค์กรไม่แสวงผลกำไรเท่านั้น

ใบแจ้งหนี้ปกติที่ไม่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม

ใบแจ้งหนี้ปกติที่ไม่มีภาษีมูลค่าเพิ่มจะออกให้ในกรณีที่ยอดขายที่บันทึกไว้ได้รับการยกเว้น (เช่น บริการด้านสุขภาพ กิจกรรมทางวัฒนธรรม การส่งออกจากสเปน และธุรกรรมภายในชุมชนบางอย่าง) หรือไม่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม (เช่น การส่งตัวอย่างฟรี)

เวลาออกใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม คุณจะต้องระบุข้อความที่บ่งบอกถึงเหตุผลที่ไม่ได้เรียกเก็บภาษีนี้ เช่น "Intracommunity supply exempt from VAT pursuant to Article 25 of Law 37/1992 on VAT." (การจัดหาสินค้าและบริการภายในกลุ่มประเทศสมาชิกสหภาพยุโรปได้รับการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่มตามมาตรา 25 ของกฎหมาย 37/1992 ว่าด้วยภาษีมูลค่าเพิ่ม) นอกจากนี้ หากเป็นธุรกรรมแบบ B2B ในสหภาพยุโรป ใบแจ้งหนี้ต้องระบุหมายเลขภาษีมูลค่าเพิ่มภายในกลุ่มประเทศสมาชิกสหภาพยุโรปของผู้ซื้อและผู้ขาย

ใบแจ้งหนี้ปกติที่มีภาษีเงินได้ (IRPF)

ใบแจ้งหนี้ปกติต้องระบุการหักภาษีเงินได้ (IRPF) ณ ที่จ่ายด้วย หากผู้ออกเป็นผู้ประกอบอาชีพอิสระที่ให้บริการเฉพาะทางหรือบริการด้านศิลปะ และผู้รับเป็นบริษัทหรือผู้ประกอบอาชีพอิสระในสเปน

ใบแจ้งหนี้เหล่านี้จะมีอัตราภาษีเงินได้ (IRPF) อยู่ที่ 15% ยกเว้นผู้ที่เพิ่งลงทะเบียนเป็นผู้ประกอบอาชีพอิสระ ซึ่งสามารถออกใบแจ้งหนี้ได้ในอัตรา 7% ในปีที่ลงทะเบียนและในช่วง 2 ปีหลังจากนั้น ส่วนผู้ที่อยู่ภายใต้โครงการพิเศษสำหรับเกษตรกรรม ปศุสัตว์ และการประมงก็สามารถใช้ภาษีหัก ณ ที่จ่าย 2% ได้ ซึ่งจะลดลงเหลือ 1% สำหรับการขุนหมูและสัตว์ปีก

การหักภาษีเงินได้ (IRPF) ณ ที่จ่ายจะคำนวณตามฐานภาษีของใบแจ้งหนี้เช่นเดียวกับการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม ซึ่งในกรณีนี้จะถือเป็นเปอร์เซ็นต์ติดลบ โดยนำยอดภาษี IRPF ส่วนบุคคลที่หักไว้ ณ ที่จ่ายไปหักลบกับยอดขั้นสุดท้ายที่เรียกเก็บจากผู้ประกอบอาชีพอิสระ จากนั้น ลูกค้าจะต้องชำระเงินให้กับ Spanish Tax Agency (AEAT หรือสำนักงานสรรพากรของสเปน) โดยใช้แบบฟอร์ม 111 ในนามของผู้ออก

ตัวอย่าง: ผู้ประกอบอาชีพอิสระออกใบแจ้งหนี้ให้กับบริษัทในสเปนเป็นค่าบริการที่ทำไปในช่วงเดือนที่ผ่านมา ฐานภาษีในใบแจ้งหนี้นี้อยู่ที่ 2,000 ยูโร เราจะใช้ตัวเลขนี้ในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มและการหักภาษีเงินได้ (IRPF) ณ ที่จ่าย

ในตัวอย่างนี้ บริษัทต้องจ่ายเงิน 2,120 ยูโรให้กับผู้ประกอบอาชีพอิสระ และจ่ายเงิน 300 ยูโรให้แก่ AEAT สำหรับการหักภาษีเงินได้ (IRPF) ณ ที่จ่ายในใบแจ้งหนี้นี้ ผู้ประกอบอาชีพอิสระจะต้องชี้แจ้งภาษีมูลค่าเพิ่มจำนวน 420 ยูโรที่เรียกเก็บในใบแจ้งหนี้นี้ต่อ AEAT โดยใช้การประเมินตนเองในแบบฟอร์ม 303 ในกรณีนี้สามารถนำภาษีมูลค่าเพิ่มที่จ่ายไปกับค่าใช้จ่ายในการทำงานมาหักลบได้ โดยผลต่างที่ได้ก็จะเป็นยอดเงินที่ต้องชำระให้แก่ AEAT

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร

คำจำกัดความอย่างเป็นทางการระบุว่า ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คือใบแจ้งหนี้ที่ออกและรับทางอิเล็กทรอนิกส์ และไม่ใช่เพียงเอกสารดิจิทัลที่มีข้อมูลตรงกับใบแจ้งหนี้ฉบับกระดาษเท่านั้น แต่เป็นไฟล์ที่มีโครงสร้างซึ่งออกในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งที่ระเบียบข้อบังคับของสเปนยอมรับ โดยใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้โดยอัตโนมัติ เพราะเป็นข้อมูลที่แก้ไขไม่ได้ AEAT จึงสามารถตรวจสอบข้อมูลดังกล่าวได้ในทันที

ประเภทของใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

พระราชกฤษฎีกา 1007/2023 ระบุ 2 วิธีในการทำตามข้อกำหนดสำหรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ประกาศใช้ในกฎหมาย Create and Grow โดยวิธีที่คุณเลือกจะเป็นตัวกำหนดประเภทของใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่บริษัทต้องออกให้

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบ Verifiable Invoice Issuance System (VERI*FACTU)

วิธีนี้มีไว้เพื่อบันทึกการขายแต่ละรายการทางอิเล็กทรอนิกส์อย่างปลอดภัยและแก้ไขไม่ได้ พร้อมทั้งส่งบันทึกเหล่านี้ไปยัง AEAT ในเวลาเดียวกัน ในการดำเนินการนี้ บริษัทจะต้องออกใบแจ้งหนี้โดยใช้ซอฟต์แวร์ที่ตรงตามข้อกำหนดของ VERI*FACTU ระบบจะสร้างไฟล์ Extensible Markup Language (XML) แบบมีโครงสร้างและส่งไปยัง AEAT รวมถึงใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ส่งให้ลูกค้าเพื่อใช้เป็นหลักฐานการทำธุรกรรมด้วย

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ออกด้วยวิธีนี้จะต้องมีข้อความกำกับว่า "Invoice verifiable at the AEAT website" (ตรวจสอบยืนยันใบแจ้งหนี้ได้ที่เว็บไซต์ AEAT) หรือระบุแค่ "VERI*FACTU"

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้วิธีแบบไม่ใช่ VERI*FACTU

วิธีแบบไม่ใช่ VERI*FACTU จะช่วยให้คุณเก็บบันทึกไว้ในระบบได้โดยไม่ต้องส่งให้กับ AEAT ในทันที ถึงแม้ว่าวิธีนี้จะเป็นไปตามกฎหมาย แต่ก็มีข้อกำหนดทางเทคนิคที่เข้มงวดมากขึ้นด้วย คุณต้องออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ด้วยซอฟต์แวร์ที่รับประกันว่าบันทึกการออกใบแจ้งหนี้จะสมบูรณ์ถูกต้อง ตรวจสอบย้อนกลับได้ และเปลี่ยนแปลงข้อมูลไม่ได้ โดยใช้ลายเซ็นดิจิทัลและแฮชเชน (Hash Chain)

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ออกโดยใช้วิธีนี้จะไม่มีข้อความที่เจาะจงดังที่แสดงไว้ข้างต้น หาก AEAT ดำเนินการตรวจสอบ ธุรกิจจะมีหน้าที่รับผิดชอบในการให้สิทธิ์การเข้าถึงบันทึกที่จัดเก็บไว้ในทันที นอกจากนี้ ธุรกิจยังต้องแสดงให้เห็นด้วยว่าไม่มีการแก้ไขบันทึกเลยตั้งแต่ออกบันทึกดังกล่าว

ใบแจ้งหนี้แบบย่อคืออะไร

ใบเสร็จหรือใบเสร็จรับเงินจากเครื่องบันทึกเงินสด (ซึ่งตามกฎหมายว่า "ใบแจ้งหนี้แบบย่อ") จะมีข้อมูลน้อยกว่าและมีข้อกำหนดน้อยกว่าใบแจ้งหนี้ปกติ ใบแจ้งหนี้ประเภทนี้ไม่จำเป็นต้องระบุข้อมูลประจำตัวของลูกค้าหรือแจกแจงภาษีมูลค่าเพิ่ม แต่ต้องมีคำอธิบายของสินค้าหรือบริการแต่ละรายการที่ละเอียดพอที่จะใช้เป็นหลักฐานแสดงจำนวนเงินที่เรียกเก็บได้ ใบแจ้งหนี้แบบย่อมีวัตถุประสงค์หลักเพื่อใช้เป็นหลักฐานการทำธุรกรรมที่มีมูลค่าต่ำเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษีเพื่อช่วยให้ขั้นตอนการขายง่ายขึ้น

กฎหมายอนุญาตให้ออกใบแจ้งหนี้แบบย่อแทนใบแจ้งหนี้ปกติได้ในบางกรณีเท่านั้น โดยมักจะจำกัดให้มีมูลค่าการขายไม่เกิน 400 ยูโร แต่เกณฑ์นี้จะขยายเป็น 3,000 ยูโรสำหรับธุรกิจในภาคส่วนต่างๆ เช่น ธุรกิจค้าปลีกและธุรกิจบริการ

และอย่าลืมว่า หากลูกค้าขอใบแจ้งหนี้ฉบับเต็มแทนใบแจ้งหนี้แบบย่อ บริษัทก็มีหน้าที่ออกเอกสารดังกล่าวและจัดส่งให้แก่ลูกค้า

ใบแจ้งหนี้เบื้องต้นคืออะไร

ใบแจ้งหนี้เบื้องต้นจะช่วยให้ลูกค้าทราบข้อมูลเกี่ยวกับธุรกรรมที่ยังไม่ได้เกิดขึ้น แม้ว่าใบแจ้งหนี้ประเภทนี้จะคล้ายกับใบเสนอราคา แต่จะใช้รูปแบบใบแจ้งหนี้ทั่วไป และจำนวนเงินที่แสดงก็แทบไม่มีการแก้ไขเลย

ใบแจ้งหนี้เบื้องต้นไม่จำเป็นต้องมีหมายเลขกำกับ แต่เราขอแนะนำให้ใส่วันหมดอายุที่ระบุให้ลูกค้าทราบอย่างชัดเจนว่าข้อเสนอทางการค้านี้จะใช้ได้นานเท่าใด

ใบแจ้งหนี้เบื้องต้นมีไว้เพื่อให้ข้อมูลเท่านั้น และไม่สามารถใช้เป็นหลักฐานการขายหรือบังคับให้ชำระเงินเป็นจำนวนใดๆ ได้ พูดง่ายๆ ก็คือ ใบแจ้งหนี้ประเภทนี้ไม่สามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษีหรือบัญชีได้

ใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไขคืออะไร

ใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไขเป็นการแก้ไขใบแจ้งหนี้ฉบับก่อนหน้า โดยจะออกให้เมื่อมีการปรับเปลี่ยนฐานภาษี หรือตรวจพบข้อผิดพลาดในข้อมูลที่จำเป็น (เช่น ข้อผิดพลาดในการระบุตัวตนของผู้ออกหรือผู้รับ)

ใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไขต้องมีข้อมูลต่อไปนี้

• ชุดหมายเลขเรียงลำดับซึ่งแยกคนละชุดกับใบแจ้งหนี้ปกติ และระบุว่าเป็นใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไข
  
• ข้อมูลที่ระบุถึงใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ
  
• จำนวนเงินที่เป็นบวกหรือติดลบ โดยขึ้นอยู่กับว่าเพิ่มขึ้นหรือลดลงจากราคาเดิม
  
• จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่เป็นบวกหรือลบ โดยได้สัดส่วนกับฐานภาษีที่แก้ไขแล้ว
  

คุณไม่จำเป็นต้องระบุสาเหตุที่แก้ไข แต่ขอแนะนำให้ระบุข้อมูลนี้ไว้เพื่อให้ AEAT ทราบถึงสาเหตุ ในทางกลับกัน มาตรา 15.4 ของพระราชกฤษฎีกา 1619/2012 ระบุว่า หากบริษัทของคุณออกใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไขเพื่อแก้ไขฐานภาษีโดยมีส่วนลดสำหรับการซื้อจำนวนมาก คุณไม่จำเป็นต้องระบุใบแจ้งหนี้ก่อนหน้านี้ แค่ระบุวันที่ของการทำธุรกรรมเดิมหรือกรอบเวลาของส่วนลดตามปริมาณการซื้อก็เพียงพอแล้ว

ประเภทของใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไข

วิธีบันทึกใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไขในสเปนจะขึ้นอยู่กับหมวดหมู่ย่อย

ใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไขสำหรับรายการทดแทน

ใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไขสำหรับรายการทดแทนจะยกเลิกใบแจ้งหนี้เดิมและใช้ใบแจ้งหนี้ฉบับนี้แทนได้ตามกฎหมาย จำนวนเงินสุดท้ายที่ถูกต้องในใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไขจะต้องได้รับการบันทึกไว้ แต่ต้องระบุส่วนต่างจากใบแจ้งหนี้เดิมเอาไว้บนใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไขด้วย

ใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไขสำหรับส่วนต่าง

ใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไขสำหรับส่วนต่างนั้นใช้เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดบางอย่าง เอกสารนี้จะแสดงจำนวนเงินที่มีการปรับยอด และบันทึกเฉพาะจำนวนเงินส่วนต่างจากใบแจ้งหนี้เดิมเท่านั้น

ใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไขสำหรับเครดิต

ใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไขที่ใช้เพื่อบันทึกการคืนเงินบางส่วนหรือเต็มจำนวนของจำนวนเงินเดิม (เช่น หลังมีการคืนสินค้าหรือบริการที่ซื้อไป) จะเรียกว่า "ใบลดหนี้"

เนื่องจากใบลดหนี้มักจะแสดงการลดฐานภาษีลง ฐานภาษีและจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มจึงมีค่าติดลบ โดยมีการบันทึกเฉพาะจำนวนส่วนต่างจากธุรกรรมแรกเริ่มเท่านั้น

ใบแจ้งหนี้แบบสรุปคืออะไร

ใบแจ้งหนี้แบบสรุปจะจัดกลุ่มธุรกรรมหลายๆ รายการที่ทำกับลูกค้ารายเดียวกันในช่วงเวลาไม่เกิน 1 เดือนตามปฏิทินเอาไว้ด้วยกัน ข้อกำหนดของใบแจ้งหนี้แบบสรุปจะอยู่ในมาตรา 13 แห่งพระราชกฤษฎีกา 1619/2012 ซึ่งระบุกำหนดเวลาในการออกใบแจ้งหนี้ประเภทนี้ไว้ดังนี้

• ธุรกรรมแบบ B2C: วันสุดท้ายของเดือนตามปฏิทินที่มีการขายเกิดขึ้น
  
• ธุรกรรมแบบ B2B: ไม่เกินวันที่ 16 ของเดือนถัดจากเดือนที่มีการขายเกิดขึ้น
  

ใบแจ้งหนี้แบบสรุปจะต้องมีรายละเอียดเกี่ยวกับธุรกรรมที่จัดกลุ่มไว้ ซึ่งมักจะจัดทำเป็นเอกสารพร้อมใบส่งของ ธุรกรรมเหล่านี้จะต้องเกิดขึ้นภายใน 1 เดือนตามปฏิทินและเป็นของลูกค้ารายเดียวกัน

ธุรกรรมแต่ละรายการที่สรุปจะต้องอยู่คนละบรรทัดกัน พร้อมด้วยข้อมูลที่จำเป็นเพื่อระบุและคำนวณภาษีที่ต้องชำระ ซึ่งทำได้โดยการรวมฐานภาษีสำหรับแต่ละธุรกรรมเข้าด้วยกัน เมื่อออกใบแจ้งหนี้แบบสรุปเพียงใบเดียว (แทนที่จะออกใบแจ้งหนี้ปกติสำหรับแต่ละธุรกรรม) ก็จะช่วยลดงานบริหารจัดการของทั้งธุรกิจและลูกค้าลงได้อย่างมาก

ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าคืออะไร

ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าใช้เป็นหลักฐานการชำระเงินล่วงหน้าจากลูกค้าก่อนรับสินค้าหรือบริการ ซึ่งเรียกอีกอย่างว่า "ใบแจ้งหนี้การชำระเงินล่วงหน้า" และพบได้บ่อยในธุรกิจต่างๆ เช่น เอเจนซี่ท่องเที่ยวหรือบริษัทที่รับรีโนเวทบ้าน

คุณจำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าตามกฎภาษีต่างๆ ที่กำกับดูแลการชำระเงินล่วงหน้า กฎหมาย 37/1992 ว่าด้วยภาษีมูลค่าเพิ่มระบุว่า หากลูกค้าชำระเงินค่าสินค้าหรือบริการที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มก่อนที่จะได้รับสินค้าหรือบริการนั้น ก็จะต้องชำระภาษีดังกล่าว (กล่าวคือ มีภาระหน้าที่ในการรายงานภาษีมูลค่าเพิ่มเกิดขึ้น) เมื่อได้รับการชำระเงินล่วงหน้า และเมื่อได้รับเงินในส่วนที่เหลือ ก็จะต้องออกใบแจ้งหนี้อีกฉบับหนึ่งที่แสดงถึงจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่เหลืออยู่

มีข้อมูลอยู่อย่างหนึ่งในใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าที่แตกต่างจากใบแจ้งหนี้ปกติ นั่นก็คือ ใบแจ้งหนี้การชำระเงินล่วงหน้าจะต้องระบุวันที่ได้รับการชำระเงินล่วงหน้าด้วยในกรณีที่วันที่ดังกล่าวไม่ตรงกับวันที่ออกใบแจ้งหนี้ โดยต้องออกใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงินแต่ละรายการที่ได้รับ และต้องระบุจำนวนเงินที่ต้องเสียภาษีและจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่เชื่อมโยงกับจำนวนเงินที่ลูกค้าชำระในแต่ละกรณี

ระเบียบข้อบังคับของ AEAT ระบุว่า คุณไม่จำเป็นต้องใส่ข้อความใดๆ เป็นการเฉพาะเพื่อให้ใบแจ้งหนี้นั้นเป็นใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า แต่หน่วยงานระดับภูมิภาคอาจกำหนดกฎของตนเองขึ้นมาได้ ตัวอย่างเช่น ในแคว้นบาสก์ คุณจะต้องใส่คำว่า "advance" (ล่วงหน้า) ไว้ในคำอธิบายใบแจ้งหนี้ก่อนที่จะออกใบแจ้งหนี้ดังกล่าวผ่าน TicketBAI ดังนั้น เราจึงขอแนะนำให้ใส่ข้อความดังกล่าวไว้เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาและเพื่อให้เกิดความโปร่งใสทางภาษี

ใบแจ้งหนี้แบบเรียกเก็บเงินเองคืออะไร

มาตรา 5 ของพระราชกฤษฎีกา 1619/2012 ระบุว่า ผู้รับธุรกรรมเป็นผู้ออกใบแจ้งหนี้ได้ ตราบใดที่มีการตกลงไว้ก่อนหน้านี้กับบริษัทหรือผู้ดำเนินงาน ระเบียบข้อบังคับดังกล่าวยังระบุด้วยว่า ใบแจ้งหนี้ประเภทนี้ (ซึ่งมักเรียกว่า "ใบแจ้งหนี้แบบออกเอง") ต้องมีหมายเลขชุดแยกกันสำหรับลูกค้าหรือบริษัทภายนอกแต่ละรายที่ออกใบแจ้งหนี้นั้นๆ พร้อมทั้งมีข้อความกำกับด้วยว่า "invoiced by the recipient." (ผู้รับเป็นฝ่ายออกใบแจ้งหนี้)

แม้ใบแจ้งหนี้เหล่านี้จะออกโดยลูกค้า แต่ก็เป็นการออกให้ในนามของซัพพลายเออร์ (กล่าวคือ บริษัทหรือผู้ดำเนินงานที่ขายสินค้าหรือให้บริการ) ซัพพลายเออร์จะมีหน้าที่รับผิดชอบต่อเนื้อหาในใบแจ้งหนี้เพื่อวัตถุประสงค์ทางกฎหมาย ดังนั้น ใบแจ้งหนี้เหล่านี้จึงต้องผ่านขั้นตอนการยอมรับก่อน และหลังจากอนุมัติแล้ว ผู้ออกใบแจ้งหนี้จะต้องส่งสำเนาให้ซัพพลายเออร์ด้วย

ใบแจ้งหนี้ฉบับสำเนาคืออะไร

ใบแจ้งหนี้ฉบับสำเนา คือ สำเนาที่ถูกต้องตรงกันกับใบแจ้งหนี้ต้นฉบับทุกประการ ซึ่งสามารถนำไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษีได้เหมือนกัน ดังนั้น คุณจึงยื่นใบแจ้งหนี้เป็นหลักฐานการทำธุรกรรมได้เพียงฉบับเดียวเท่านั้น และเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาในการจัดการภาษี ระเบียบข้อบังคับของสเปนจึงอนุญาตให้ออกใบแจ้งหนี้ฉบับสำเนาได้ในกรณีต่อไปนี้เท่านั้น

• ต้นฉบับสูญหาย ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม
  
• มีผู้รับหลายรายในธุรกรรมเดียวกัน ซึ่งในกรณีนี้ ทั้งใบแจ้งหนี้ต้นฉบับและใบแจ้งหนี้ฉบับสำเนาทั้งหมดจะต้องมีรายละเอียดของลูกค้าทุกราย ตลอดจนสัดส่วนของฐานภาษีและยอดภาษีมูลค่าเพิ่มของลูกค้าแต่ละราย
  

ในทุกกรณี ใบแจ้งหนี้เหล่านี้จะต้องมีข้อความกำกับด้วยว่า "duplicate" (สำเนา)

วันครบกำหนดตามกฎหมายในการออกใบแจ้งหนี้แต่ละประเภทในสเปน

กำหนดเวลาในการออกและส่งใบแจ้งหนี้จะแตกต่างกันไปตามประเภทของใบแจ้งหนี้และผู้รับ โดยในทุกกรณี AEAT จะระบุว่าธุรกรรมนั้นเกิดขึ้นเมื่อมีภาษีมูลค่าเพิ่มเกิดขึ้น (กล่าวคือ เมื่อมีภาระหน้าที่ในการเก็บภาษีเกิดขึ้น) ทั้งนี้ เราได้แสดงกำหนดเวลาในการออกใบแจ้งหนี้แต่ละประเภทไว้ให้ที่ด้านล่างนี้แล้ว

Stripe ช่วยให้ขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้ง่ายขึ้นได้อย่างไร

ขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้ต้องเป็นไปตามระเบียบข้อบังคับและตอบโจทย์ความต้องการของลูกค้าและธุรกิจ ธุรกิจต่างๆ สามารถลดงานบริหารจัดการได้โดยปรับการออกใบแจ้งหนี้ให้เป็นแบบอัตโนมัติหรือยื่นหลักฐานการชำระเงินล่วงหน้าด้วยใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า หากต้องการให้จัดการบัญชีได้ง่ายขึ้นและลดข้อผิดพลาดให้เหลือน้อยที่สุด ซอฟต์แวร์ที่คุณใช้ก็จะต้องตอบโจทย์ความต้องการของธุรกิจ โดยแอปต่างๆ ที่มีให้ใน Stripe App Marketplace สามารถช่วยคุณในเรื่องนี้ได้

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจัดการใบแจ้งหนี้ทั้งหมดโดยอัตโนมัติได้ด้วย Invopop ซึ่งเป็นโซลูชันที่พัฒนาขึ้นในสเปนและมีฟังก์ชันในการปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับของสเปน เช่น การผสานการทำงานอย่างเต็มรูปแบบกับระบบ VERI*FACTU เครื่องมือนี้จะช่วยให้คุณปฏิบัติตามข้อกำหนดในการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่บังคับใช้ในสเปนได้โดยการออกใบแจ้งหนี้ประเภทต่างๆ เช่น ใบแจ้งหนี้ปกติและใบแจ้งหนี้แบบย่อ รวมถึงใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไขสำหรับส่วนต่างหรือรายการทดแทน

นอกจากนี้ยังมี Billit ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แนวใหม่ในยุโรปที่ให้ความสำคัญกับการรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนดในการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ ทั่วสหภาพยุโรป แพลตฟอร์มนี้ยังมีฟีเจอร์อัตโนมัติที่ช่วยให้คุณผูกบัญชีธนาคารของธุรกิจและทำให้กระทบยอดใบแจ้งหนี้ได้ง่ายขึ้นอีกด้วย

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับประเภทใบแจ้งหนี้ในสเปน