การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-invoicing มีการเติบโตอย่างแข็งแกร่งในสเปนมาเป็นเวลาหลายปี แต่การขยายตัวนี้ได้เร่งขึ้นอย่างมีนัยสำคัญตั้งแต่ปี 2022 เป็นต้นมา ตามรายงานจาก "การศึกษาเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ฉบับที่ 12" โดย SERES ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ด้านการเปลี่ยนไปสู่ระบบดิจิทัล ซึ่งการที่สเปนออกกฎหมาย Create and Grow ในปีนั้น เป็นการปูทางปูทางสำหรับภาระผูกพันในการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในอนาคต

คู่มือนี้จะวิเคราะห์ข้อควรพิจารณาที่สำคัญ เมื่อประเทศสเปนประกาศกำหนดเวลาในการใช้ระบบออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ภาคบังคับ

เนื้อหาหลักในบทความ

• การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร
  
• ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีประโยชน์อย่างไรบ้าง
  
• ใครบ้างที่ต้องออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ภาคบังคับ
  
• ข้อกำหนดทางกฎหมายของการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ภาคบังคับในสเปน
  
• การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะกลายเป็นข้อบังคับเมื่อใด
  
• ประเภทของใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ยอมรับในสเปน
  
• บทลงโทษสำหรับการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ภาคบังคับในสเปน
  
• ขั้นตอนในการใช้ระบบออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในสเปน
  
• คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ภาคบังคับในสเปน
  

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ หมายถึงการจัดการใบแจ้งหนี้ทั้งหมดในรูปแบบดิจิทัล ข้อบังคับของสเปนได้รวมข้อกำหนดทางกฎหมายเฉพาะบางประการเอาไว้ด้วย เช่น การใช้รูปแบบไฟล์และเครื่องมือบางอย่างที่ผ่านการรับรอง

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ซอฟต์แวร์ที่เป็นไปตามกฎเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ภาคบังคับในสเปน จะต้องแชร์ข้อมูลที่อยู่ในใบแจ้งหนี้ออนไลน์กับหน่วยงานภาษีได้แบบเรียลไทม์โดยใช้ช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น VERI*FACTU

แม้ว่าใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะมีรายละเอียดเหมือนกับวิธีการแบบดั้งเดิมที่ใช้กระดาษ แต่สำนักงานสรรพากรสเปน (AEAT) สามารถตรวจสอบความถูกต้องได้ทันที ทำให้สามารถตรวจสอบบันทึกย้อนกลับได้โดยอัตโนมัติ เมื่อการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์กลายเป็นข้อบังคับในสเปน ระบบนี้จะเป็นวิธีเดียวในการตรวจสอบความถูกต้องของธุรกรรมเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษีอย่างถูกกฎหมาย

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีประโยชน์อย่างไรบ้าง

นอกเหนือจากการปฏิบัติตามข้อบังคับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในอนาคตแล้ว การใช้ระบบดิจิทัลยังมีประโยชน์โดยตรงดังต่อไปนี้

• ข้อผิดพลาดน้อยลง
  วิธีการดั้งเดิมอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ เช่น กรอกรายละเอียดใบแจ้งหนี้ไม่ถูกต้อง ซึ่งเป็นปัญหาที่พบบ่อยเมื่อออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าเป็นครั้งแรก และอาจส่งผลให้ชำระเงินไม่สำเร็จได้ แพลตฟอร์มการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้การป้อนข้อมูลเป็นไปโดยอัตโนมัติ จึงมั่นใจได้ว่าข้อมูลถูกต้องและเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ

• ประหยัดเวลา
  การทำให้กระบวนการส่วนใหญ่เป็นแบบอัตโนมัติ เช่น การสร้างหรือส่งใบแจ้งหนี้ ช่วยให้เอกสารถึงมือผู้รับได้เร็วขึ้น และในที่สุดก็จะกลายเป็นกลยุทธ์เพิ่มประสิทธิภาพการชำระเงินที่เป็นประโยชน์ ในปี 2024 เพียงปีเดียว บริษัทในสเปนประหยัดเวลาไปได้มากกว่า 2.3 ล้านชั่วโมงในจัดการใบแจ้งหนี้ที่ออกให้และได้รับด้วยระบบเหล่านี้

• ประหยัดค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการ
  การลดเวลาที่ใช้จัดการใบแจ้งหนี้ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการด้วย โดยในปี 2024 ธุรกิจในท้องถิ่นที่นำแพลตฟอร์มการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มาใช้ สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายรวมกันได้มากกว่า 4.3 พันล้านยูโร

• ความยั่งยืนที่มากขึ้น
  การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดความจำเป็นในการพิมพ์ใบแจ้งหนี้แบบกระดาษ นอกจากจะไม่ต้องเก็บเอกสารจำนวนมากในรูปแบบกายภาพแล้ว การออกและรับใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ในสเปนยังช่วยลดการใช้กระดาษได้ในปริมาณเทียบเท่าต้นไม้กว่า 31,000 ต้น

ใครบ้างที่ต้องออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ภาคบังคับ

การออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์จะเป็นข้อบังคับสำหรับบริษัทและผู้ประกอบอาชีพอิสระทุกรายที่ทำธุรกรรมกับผู้ประกอบการหรือผู้ประกอบวิชาชีพรายอื่น ซึ่งหมายความว่าจะต้องออกใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมแบบ B2B ในรูปแบบดิจิทัล ธุรกิจจะต้องส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สำหรับธุรกรรมกับลูกค้าที่เป็นบุคคลทั่วไป (B2C) เฉพาะเมื่อเข้าเงื่อนไขข้อใดข้อหนึ่งต่อไปนี้

• ลูกค้ายอมรับหรือร้องขอรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อย่างชัดแจ้ง
  
• บริษัทผู้ออกใบแจ้งหนี้มีคุณสมบัติเป็นเอเจนซีการท่องเที่ยว ให้บริการขนส่ง หรือดำเนินธุรกิจค้าปลีก และทั้งสองฝ่ายได้ทำสัญญาในรูปแบบดิจิทัล
  

นอกจากนี้ ยังมีบางกรณีที่ไม่จำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ภาคบังคับ ได้แก่

• ระบบจังหวัด: บริษัทและผู้ประกอบอาชีพอิสระจะอยู่ภายใต้ระบบนี้เมื่อสำนักงานที่จดทะเบียนตั้งอยู่ในแคว้นบาสก์หรือในนาวาร์ ในเขตปกครองตนเองเหล่านี้จะใช้ข้อบังคับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ภาคบังคับของตนเองที่เรียกว่า TicketBAI และ BATUZ ตามลำดับ

• ใบแจ้งหนี้อย่างง่าย: ใช้กับการดำเนินการที่มีการออกใบแจ้งหนี้อย่างง่าย ซึ่งโดยทั่วไปใช้สำหรับยอดธุรกรรมไม่เกิน 400 ยูโร (รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม [VAT]) หรือใช้สำหรับใบเรียกเก็บเงินฉบับแก้ไขในบางกรณี เช่น การค้าปลีก วงเงินจะเพิ่มขึ้นเป็น 3,000 ยูโร

• ใบแจ้งหนี้โดยสมัครใจ: หมายถึงธุรกรรมที่มีการออกใบแจ้งหนี้แม้จะไม่มีภาระผูกพันให้ต้องออกให้ก็ตาม ตัวอย่างเช่น ร้านค้าปลีกต้องออกเพียงใบเสร็จให้ลูกค้าสำหรับการซื้อสินค้าที่มูลค่าต่ำกว่า 3,000 ยูโร แต่ก็สามารถออกใบแจ้งหนี้ให้โดยสมัครใจได้เช่นกัน ในกรณีนี้ บริษัทจะยังคงได้รับอนุญาตให้ออกใบแจ้งหนี้ในรูปแบบกระดาษแทนการใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ภาคบังคับ

ข้อกำหนดทางกฎหมายของการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ภาคบังคับในสเปน

กฎหมาย Create and Grow กำหนดข้อกำหนดทางกฎหมายที่เข้มงวดที่สุดสำหรับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในสเปน แม้ว่าจะมีกฎหมายอื่นๆ ที่เสริมกรอบการกำกับดูแลก็ตาม ตัวอย่างภาระผูกพันที่สำคัญที่สุดมีดังนี้

• การรายงานสถานะใบแจ้งหนี้
  ทั้งสองฝ่ายต้องรายงานสถานะของใบแจ้งหนี้ของตน ได้แก่ ออกให้แล้ว ได้รับแล้ว ชำระแล้ว หรือเกินกำหนด ตัวอย่างเช่น เมื่อชำระเงินให้ซัพพลายเออร์ คุณต้องระบุอย่างชัดเจนว่าได้ชำระใบแจ้งหนี้แล้ว

• การให้สำเนาโดยไม่คิดค่าใช้จ่าย
  บุคคลหรือบริษัทที่รับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ต้องขอสำเนาได้โดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม โดยจะต้องให้บริการนี้ฟรีเป็นระยะเวลา 4 ปีนับจากวันที่สร้างใบแจ้งหนี้ ระยะเวลานี้สอดคล้องกับภาระผูกพันในการจัดเก็บใบแจ้งหนี้แต่ละใบตามที่กำหนดไว้ในมาตรา 29.2 ของกฎหมายภาษีทั่วไป

• การอนุญาตให้เข้าถึงใบแจ้งหนี้ฉบับก่อนหน้า
  การเพิกถอนความยินยอมในการรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ไม่สามารถทำให้สิทธิ์ในการเข้าถึงใบแจ้งหนี้ฉบับก่อนหน้าสิ้นสุดลงได้ นอกจากนี้ การยุติความสัมพันธ์ตามสัญญาไม่ได้หมายความว่าจะไม่สามารถเข้าถึงใบแจ้งหนี้ที่ออกในระหว่างระยะเวลาสัญญาจะได้อีกต่อไป

• การส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ไปยัง AEAT
  ผู้ใช้จะต้องใช้เครื่องมือออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สาธารณะฟรีที่พัฒนาโดย AEAT หรือแอปพลิเคชันที่ผ่านการรับรอง (ซึ่งต้องมีคุณสมบัติตามที่กำหนดในกฎหมายต่อต้านการฉ้อโกง) เพื่อส่งใบแจ้งหนี้ไปยังหน่วยงานดังกล่าว หากเลือกใช้ซอฟต์แวร์จากบุคคลที่สาม โปรแกรมนั้นจะต้องส่งสำเนาดิจิทัลของเอกสารแต่ละฉบับไปยัง AEAT โดยอัตโนมัติ

• การเพิ่มบริษัทที่ต้องออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์
  ข้อบังคับอนุญาตให้เพิ่มรายชื่อบริษัทที่มีภาระหน้าที่ต้องออกใบแจ้งหนี้แบบดิจิทัลได้ หากบริษัทเหล่านั้นมีการสื่อสารกับลูกค้าผ่านช่องทางออนไลน์บ่อยครั้ง และมีการสร้างใบแจ้งหนี้จำนวนมาก

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะกลายเป็นข้อบังคับเมื่อใด

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ภาคบังคับจะมีผลบังคับใช้เมื่อข้อบังคับฉบับสมบูรณ์ในกฎหมาย Create and Grow ได้รับการอนุมัติ ซึ่งปัจจุบันมีกำหนดประกาศใช้ภายในสิ้นปี 2025 โดยจะมีกำหนดเวลาบังคับใช้ที่แตกต่างกัน 2 ช่วง ขึ้นอยู่กับมูลค่าการซื้อขาย ดังนี้

• หนึ่งปี: บริษัทและผู้ประกอบอาชีพอิสระที่มีมูลค่าการซื้อขายมากกว่า 8 ล้านยูโร
  
• สองปี: บริษัทและผู้ประกอบอาชีพอิสระที่มีมูลค่าการซื้อขายน้อยกว่า 8 ล้านยูโร
  

นอกจากนี้ กฎหมายต่อต้านการฉ้อโกงยังกำหนดให้ใช้ระบบออกใบแจ้งหนี้ด้วยคอมพิวเตอร์ (SIF) ภายในกำหนดเวลาต่อไปนี้

• 1 มกราคม 2026: บริษัทที่เสียภาษีเงินได้นิติบุคคล (IS) โดยกรอกแบบฟอร์ม 200 หรือแบบฟอร์ม 202
  
• 1 กรกฎาคม 2026: ผู้ประกอบวิชาชีพและผู้ประกอบอาชีพอิสระรายอื่นทั้งหมด
  

ในปี 2026 การใช้เครื่องมือออกใบแจ้งหนี้ที่ได้รับการรับรองจะกลายเป็นข้อบังคับ แต่จะยังไม่จำเป็นต้องส่งเอกสารเหล่านี้แบบเรียลไทม์ไปยัง AEAT ผ่าน VERI * FACTU เนื่องจากขณะนี้ยังอยู่หว่างจัดทำกฎระเบียบฉบับสมบูรณ์

ประเภทของใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ยอมรับในสเปน

กฎระเบียบของประเทศสเปนแบ่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ออกเป็น 2 ประเภทหลักๆ ได้แก่ ใบแจ้งหนี้แบบมีโครงสร้าง และแบบไม่มีโครงสร้าง ถึงแม้จะสามารถส่งใบแจ้งหนี้ทั้งสองประเภทแบบดิจิทัลได้ (เช่น ส่งจากแพลตฟอร์มการออกใบแจ้งหนี้หรือส่งทางอีเมล) แต่การปฏิบัติและประโยชน์ทางภาษีนั้นแตกต่างกันมาก ลองมาดูรายละเอียดเพิ่มเติมกัน

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แบบมีโครงสร้าง

ใบแจ้งหนี้ประเภทนี้มีข้อมูลที่จัดเรียงในรูปแบบที่ระบบคอมพิวเตอร์ทั้งฝั่งผู้ส่งและผู้รับ สามารถประมวลผลบันทึกได้โดยไม่ต้องดำเนินการด้วยมือ ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แบบมีโครงสร้างมีประโยชน์อย่างยิ่ง เนื่องจากสามารถสร้าง ชำระเงิน และบันทึกได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์และลดเวลาที่ใช้ในการจัดการ

ร่างพระราชกฤษฎีกาฉบับล่าสุดกำหนดประเภทไฟล์ที่สามารถใช้สร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แบบมีโครงสร้างไว้ 4 รูปแบบ ได้แก่

• Facturae: รูปแบบไฟล์ของ AEAT
  
• Universal Business Language (UBL): มาตรฐานสากลที่ใช้ภาษา Extensible Markup Language (XML)
  
• Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport (EDIFACT): รูปแบบที่นิยมในองค์กรขนาดใหญ่และอุตสาหกรรมที่มีปริมาณธุรกรรมสูง
  
• รูปแบบอื่นๆ ที่ใช้ XML ที่ตรงตามข้อกำหนด
  

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แบบไม่มีโครงสร้าง

ใบแจ้งหนี้ประเภทนี้มีลักษณะคล้ายกับวิธีออกใบแจ้งหนี้แบบดั้งเดิม โดยข้อมูลจะอยู่ในรูปแบบที่ระบบคอมพิวเตอร์ไม่สามารถประมวลผลโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างประเภทไฟล์ที่นิยมใช้ ได้แก่

• PDF ที่ไม่มีข้อมูลเมตาแบบมีโครงสร้าง
  
• รูปภาพสแกนใบแจ้งหนี้แบบกระดาษ (เช่น ในรูปแบบ JPEG หรือ PNG)
  

แม้จะเป็นเอกสารดิจิทัล แต่ก็ยังต้องประมวลผลด้วยมือ ซึ่งจะเพิ่มโอกาสเกิดข้อผิดพลาดและทำให้การจัดการล่าช้า ใบแจ้งหนี้ประเภทนี้ยังคงใช้ได้ในบางบริบท แต่จะไม่อนุญาตให้ใช้กับการทำธุรกรรมแบบ B2B เมื่อกฎหมาย Create and Grow ฉบับสมบูรณ์มีผลบังคับใช้

บทลงโทษสำหรับการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ภาคบังคับในสเปน

เพื่อรับประกันถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนดการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ของสหภาพยุโรป AEAT จะกำหนดบทลงโทษที่รุนแรงต่อบริษัทและผู้ประกอบอาชีพอิสระที่ไม่ออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์

หากองค์กรใดขัดขวางไม่ให้ลูกค้าได้รับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ หรือป้องกันไม่ให้เข้าถึงใบแจ้งหนี้ก่อนหน้านี้ องค์กรนั้นจะได้รับหนังสือเตือน อย่างไรก็ตาม หากมีการกระทำผิดซ้ำ หรือมีการละเมิดอย่างร้ายแรง เช่น ขัดขวางการตรวจสอบ จะมีโทษปรับสูงสุดถึง 10,000 ยูโร

ขั้นตอนในการใช้ระบบออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในสเปน

หากคุณอยู่ในกลุ่มที่ต้องออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ สิ่งสำคัญคือคุณต้องดำเนินการให้แล้วเสร็จก่อนถึงเส้นตายที่ระเบียบข้อบังคับฉบับสมบูรณ์กำหนดเพื่อไม่ให้ถูกลงโทษ ขั้นตอนในการเริ่มใช้ระบบการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ภาคบังคับในสเปนมีดังนี้

• การเลือกซอฟต์แวร์ที่ได้รับอนุมัติ
  ดูรายชื่อซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับอนุมัติ ทุกโปรแกรมจะต้องแลกเปลี่ยนข้อมูลกับโปรแกรมอื่นๆ และกับระบบของ AEAT ได้โดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม เครื่องมือนี้ต้องอนุญาตให้จัดการใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์และให้ลูกค้าเข้าถึงเพื่ออ่าน ดาวน์โหลด หรือพิมพ์ได้ฟรี นอกจากนี้ หากผู้ใช้เลือกที่จะหยุดรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ซอฟต์แวร์จะต้องมีกระบวนการเพิกถอนความยินยอมที่ฟรีและใช้งานง่าย สมมติว่าคุณใช้ Stripe Payments สำหรับประมวลผลธุรกรรมออนไลน์ ในกรณีนี้ คุณสามารถทำให้ความต้องการในการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ของคุณเป็นแบบอัตโนมัติได้ทั้งหมดด้วย Invopop โซลูชันการเรียกเก็บเงินที่พัฒนาขึ้นในสเปน ซึ่งออกแบบมาเพื่อให้สอดคล้องกับระบบ VERI * FACTU ของ AEAT และข้อบังคับที่เกี่ยวข้องทั้งหมดของยุโรป คุณสามารถเข้าถึงโซลูชันนี้ รวมถึงโซลูชันอื่นๆ อีกมากมายที่สามารถผสานการทำงานเข้ากับแพลตฟอร์มการชำระเงินของคุณได้ง่ายๆ จาก Stripe App Marketplace

• การกำหนดช่องทางสำหรับส่งใบแจ้งหนี้
  เมื่อซอฟต์แวร์พร้อมใช้งานแล้ว ให้เลือกช่องทางสำหรับส่งใบแจ้งหนี้ ตัวอย่างเช่น ในกรณีของบุคคลทั่วไป อีเมลเป็นช่องทางการสื่อสารที่นิยมใช้ ซึ่งจำเป็นต้องได้รับความยินยอมล่วงหน้า ส่วนในสภาพแวดล้อมแบบ B2B มักใช้ช่องทางการสื่อสารทางธุรกิจ เช่น การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) ซึ่งช่วยให้สามารถประมวลผลใบแจ้งหนี้แบบอัตโนมัติ และทำให้การชำระเงินแบบ B2B เป็นแบบอัตโนมัติได้

• การสร้างใบแจ้งหนี้
  ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ต้องระบุวันออก หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (NIF) และรายละเอียดส่วนบุคคลของผู้ออกและผู้รับ ตลอดจนหมายเลขใบแจ้งหนี้และคำอธิบายเกี่ยวกับธุรกรรม โดยเนื้อหาต้องได้รับการจัดเก็บในไฟล์ที่มีโครงสร้างโดยใช้รูปแบบใดรูปแบบหนึ่งที่กฎหมายฉบับสมบูรณ์อนุญาต ประเภทไฟล์ที่ระบุไว้ในร่างพระราชกฤษฎีกา ได้แก่ XML, UBL, EDIFACT และ Facturae

• การส่งใบแจ้งหนี้ไปยัง AEAT
  การอนุมัติซอฟต์แวร์ช่วยรับประกันว่าซอฟต์แวร์นั้นใช้ร่วมกับระบบ VERI * FACTU ได้ ซึ่งหมายความว่าบันทึกใบแจ้งหนี้จะถูกส่งเข้าระบบโดยอัตโนมัติโดยอัตโนมัติในขณะที่สร้างขึ้น โดยไม่ต้องดำเนินการใดๆ ด้วยตนเอง

• การเก็บรักษาใบแจ้งหนี้
  ผู้ออกใบแจ้งหนี้ต้องเก็บรักษาใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดไว้อย่างน้อยสี่ปี หาก AEAT ส่งคำขอ คุณต้องสามารถเรียกดูเอกสารใดก็ตามที่สร้างขึ้นในช่วงเวลาดังกล่าวได้ทันที

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ภาคบังคับในสเปน

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นข้อบังคับสำหรับการทำธุรกรรมกับบุคคลทั่วไปหรือไม่

แม้หลายคนจะคิดว่าการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ใช้เฉพาะกับการชำระเงินแบบ B2B เท่านั้น แต่ธุรกรรมแบบ B2C ในบางกรณีก็ต้องใช้รูปแบบดิจิทัลด้วยเช่นกัน ตัวอย่างเช่น หากลูกค้าที่เป็นบุคคลทั่วไปเลือกรับหรือขอรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อย่างชัดแจ้ง บริษัทจะต้องออกให้ ในทำนองเดียวกัน ในอุตสาหกรรมการขนส่ง เอเจนซีการท่องเที่ยว และค้าปลีก จะต้องออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เมื่อคู่สัญญาทำข้อตกลงกันในรูปแบบดิจิทัล

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นข้อบังคับสำหรับผู้ประกอบอาชีพอิสระหรือไม่

เป็นข้อบังคับ ทั้งสำหรับบริษัทและผู้ประกอบอาชีพอิสระ ในมาตรา 12 ของกฎหมาย Create and Grow ระบุว่า การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นข้อบังคับสำหรับผู้ประกอบวิชาชีพทุกรายที่ขายสินค้าหรือบริการแก่ผู้ประกอบการหรือผู้ประกอบวิชาชีพรายอื่น หากคุณประกอบอาชีพอิสระ การใช้แอปพลิเคชันที่ผ่านการรับรองจะเริ่มตั้งแต่วันที่ 1 กรกฎาคม 2026 เป็นต้นไป นอกจากนี้ การส่งเอกสารไปยัง AEAT โดยอัตโนมัติและภาระผูกพันที่เหลือจะมีผลบังคับใช้หลังจากกฎหมายฉบับสมบูรณ์ได้รับการอนุมัติไปแล้ว 2 ปี (ซึ่งคาดว่าจะแล้วเสร็จภายในสิ้นปี 2025)

บริษัทจำเป็นต้องระงับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์หรือไม่ หากการสื่อสารแบบเรียลไทม์กับ AEAT ถูกขัดจังหวะ

ไม่จำเป็น บริษัทจะต้องออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ต่อไปแม้ไม่สามารถสื่อสารกับ AEAT ได้ ในกรณีที่เกิดความขัดข้องทางคอมพิวเตอร์หรือเครือข่ายที่ส่งผลกระทบต่อการสื่อสารแบบเรียลไทม์ บริษัทจะต้องออกใบแจ้งหนี้ต่อไปหากทำได้ เช่น หากเกิดปัญหาที่เซิร์ฟเวอร์ของ AEAT แต่บริษัทเองยังคงเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้ หากไม่สามารถส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้ทันที ผู้ใช้จะต้องส่งโดยเร็วที่สุด และทำเครื่องหมาย "S" ในช่อง "Incident"

รูปแบบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่บังคับใช้มีอะไรบ้าง

แม้ว่าการส่งใบแจ้งหนี้ในรูปแบบดิจิทัลที่ไม่มีโครงสร้าง เช่น ไฟล์ PDF หรือรูปภาพที่สแกนยังคงถูกกฎหมายอยู่ แต่รูปแบบเหล่านี้จะไม่ไสามารถใช้ได้กับธุรกรรมแบบ B2B เมื่อกฎหมาย Create and Grow ฉบับสมบูรณ์มีผลบังคับใช้

หลังจากบังคับใช้กฎหมายดังกล่าวแล้ว จะสามารถใช้ได้เพียงรูปแบบที่มีโครงสร้างซึ่งรองรับการประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติเท่านั้น ร่างพระราชกฤษฎีกาฉบับล่าสุดระบุว่า ประเภทที่ยอมรับได้แก่ Facturae, UBL, EDIFACT และรูปแบบอื่นๆ ที่ใช้ XML ซึ่งเป็นไปตามเกณฑ์ทางเทคนิคที่ AEAT กำหนดไว้