La facturación electrónica, o e-invoicing, lleva muchos años experimentando un fuerte crecimiento en España; sin embargo, su expansión se ha acelerado significativamente desde 2022, tal y como muestra el «XII Estudio de Facturación Electrónica» de SERES, proveedor de software de transformación digital. Con la aprobación de la Ley Crea y Crece ese año, el país sentó las bases para la futura obligación de emitir facturas electrónicas.

Esta guía analiza las consideraciones clave a tener en cuenta una vez que el país ha anunciado el calendario de implantación de la facturación electrónica obligatoria.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué es la facturación electrónica?
  
• ¿Cuáles son las ventajas de las facturación electrónica?
  
• ¿A quién afecta la facturación electrónica obligatoria?
  
• Requisitos legales de la facturación electrónica obligatoria en España
  
• ¿Cuándo será obligatoria la facturación electrónica?
  
• Tipos de facturas electrónicas aceptadas en España
  
• Sanciones por no cumplir con la facturación electrónica obligatoria en España
  
• Pasos para implementar la facturación electrónica en España
  
• Preguntas frecuentes sobre la facturación electrónica obligatoria en España
  

¿Qué es la facturación electrónica?

Facturación electrónica significa gestionar las facturas íntegramente en formato digital. La normativa española también incluye algunos requisitos legales específicos, como demuestra el uso de determinados formatos de archivo y herramientas certificadas.

En particular, los programas informáticos que cumplen las normas sobre facturación electrónica obligatoria en España deben poder compartir la información contenida en las facturas en línea con las autoridades fiscales en tiempo real utilizando medios electrónicos, como VERI*FACTU.

Aunque las facturas electrónicas contienen los mismos datos que el método tradicional, establecido en papel, la Agencia Tributaria española (AEAT) puede validarlas al instante, haciendo que los registros sean automáticamente rastreables. Cuando la facturación electrónica sea obligatoria en España, será el único método que validará legalmente las transacciones a efectos fiscales.

¿Cuáles son las ventajas de las facturación electrónica?

Además de cumplir la normativa sobre facturación electrónica, trabajar con un sistema digital tiene algunas ventajas directas:

• Menos errores
  Con los métodos tradicionales pueden producirse errores, como la introducción incorrecta de los datos obligatorios de la factura-un problema frecuente cuando se factura a un cliente por primera vez, y que puede dar lugar a pagos fallidos. Las plataformas de facturación electrónica permiten automatizar la introducción de datos, garantizando que la información sea siempre precisa y esté actualizada.

• Ahorro de tiempo
  Automatizar gran parte de este proceso -por ejemplo, la generación o el envío de facturas- significa que los documentos llegan antes a los destinatarios y, en última instancia, se convierte en una beneficiosa estrategia de optimización de los pagos. Solo en 2024, las empresas españolas ahorraron más de 2,3 millones de horas de gestión de facturas emitidas y recibidas gracias a estos sistemas.

• Ahorro en costes administrativos
  La reducción de las horas dedicadas a la gestión de facturas también disminuye los costes administrativos. El ahorro de las empresas locales que implantaron plataformas de facturación electrónica superó los 4.300 millones de euros en 2024.

• Mayor sostenibilidad
  La facturación electrónica elimina la necesidad de imprimir versiones en papel. Además de evitar la necesidad de almacenar multitud de documentos físicos, la emisión y recepción de facturas electrónicamente en España supuso un ahorro de papel equivalente a más de 31.000 árboles.

¿A quién afecta la facturación electrónica obligatoria?

La facturación electrónica será obligatoria para todas las empresas y autónomos que realicen transacciones con otros empresarios o profesionales. Es decir, las facturas de todas las actividades B2B deberán emitirse digitalmente. Las empresas deberán enviar facturas electrónicas para las transacciones con clientes particulares (B2C) solo cuando se dé una de las dos condiciones siguientes:

• El cliente acepta explícitamente o solicita recibir facturas electrónicas
  
• La empresa emisora de la factura se califica como agencia de viajes, presta servicios de transporte o se dedica al comercio minorista, y las partes celebran el contrato digitalmente
  

Además, hay algunos casos en los que no es necesario:

• Régimen provincial: las empresas y los autónomos están sujetos a este régimen cuando su domicilio social se encuentra en el País Vasco o en Navarra. En estas comunidades autónomas se aplican los reglamentos alternativos de facturación electrónica obligatoria conocidos respectivamente como TicketBAI y BATUZ.

• Facturas simplificadas: se aplican a las operaciones documentadas con facturas simplificadas, generalmente por importes de hasta 400 euros (incluido el impuesto sobre el valor añadido [IVA]) o para facturas rectificativas; en casos particulares, como el comercio minorista, el límite se eleva a 3.000 euros.

• Facturas voluntarias: se refieren a transacciones que se documentan con facturas a pesar de no tener la obligación de hacerlo. Por ejemplo, una tienda minorista solo está obligada a entregar un recibo a un cliente por compras inferiores a 3.000 euros; aun así, también podría generar voluntariamente una factura. En este caso, la empresa podría seguir emitiendo una versión en papel en lugar de utilizar el sistema electrónico obligatorio.

Requisitos legales de la facturación electrónica obligatoria en España

La Ley Crea y Crece impone los requisitos legales más estrictos para la facturación electrónica en España, aunque otras leyes complementan el marco normativo. A continuación se enumeran algunas de las obligaciones más importantes:

• Informe sobre el estado de la factura
  Ambas partes deben informar sobre el estado de la factura: emitida, recibida, pagada o vencida. A modo de ejemplo, cuando pagas a los proveedores, debes indicar explícitamente que has pagado las facturas.

• Proporcionar copias gratuitas
  La persona o empresa que reciba una factura electrónica tiene que poder solicitar una copia sin coste adicional. Esto tiene que proporcionarse gratuitamente durante un periodo de cuatro años a partir de la fecha en que se creó. Este periodo se ajusta a la obligación de almacenar cada factura, tal y como estipula el artículo 29.2 de la Ley General Tributaria.

• Permitir el acceso a facturas anteriores
  La revocación del consentimiento para recibir facturas electrónicas no puede eliminar el derecho a acceder a las anteriores. Además, la finalización de una relación contractual no significa que las facturas emitidas durante la vigencia del contrato ya no sean accesibles.

• Envío de facturas electrónicas a la AEAT.
  Los usuarios deben utilizar la herramienta pública y gratuita de facturación electrónica desarrollada por la AEAT o una aplicación certificada (con las funciones introducidas por la ley antifraude) para enviar las facturas a la agencia tributaria. Si se opta por trabajar con software de terceros, el programa debe enviar automáticamente una copia digital de cada documento a la AEAT.

• Aumento de empresas obligadas a emitir facturas electrónicas
  La normativa permite ampliar la lista de empresas obligadas a facturar digitalmente si mantienen una comunicación en línea frecuente con los clientes y generan un gran volumen de facturas.

¿Cuándo será obligatoria la facturación electrónica?

La facturación electrónica obligatoria entrará en vigor cuando se apruebe el reglamento definitivo de la Ley Crea y Crece, cuya publicación está prevista actualmente para finales de 2025. A partir de entonces, se aplicarán dos periodos diferentes, en función del volumen de negocios:

• Un año: empresas y particulares autónomos con un volumen de negocio superior a 8 millones de euros
  
• Dos años: empresas y particulares autónomos con un volumen de negocio inferior a 8 millones de euros
  

Además, la ley antifraude obliga a utilizar sistemas informáticos de facturación (SIF) en los plazos siguientes:

• 1 de enero de 2026: las empresas que gravan el impuesto de sociedades (IS) rellenando el formulario 200 o el formulario 202.
  
• 1 de julio de 2026: todo el resto de profesionales y particulares autónomos
  

En 2026, será obligatorio utilizar herramientas de facturación certificadas. Sin embargo, aún no será necesario presentar estos documentos en tiempo real a la AEAT a través de VERI * FACTU, ya que las normas definitivas aún están pendientes.

Tipos de facturas electrónicas aceptadas en España

Las normas nacionales distinguen entre dos tipos principales de facturas electrónicas: estructuradas y no estructuradas. Aunque ambas pueden transmitirse digitalmente (por ejemplo, desde una plataforma de facturación o por correo electrónico), su tratamiento y utilidad a efectos fiscales varían considerablemente. Veamos más detalles al respecto:

Facturas electrónicas estructuradas

Este tipo de facturas contienen datos organizados de forma que los sistemas informáticos -tanto del lado del remitente como del destinatario- puedan procesar los registros sin intervención manual. Las facturas electrónicas estructuradas son especialmente útiles porque permiten automatizar la creación, el pago y el registro, minimizando así los errores manuales y reduciendo el tiempo dedicado a su gestión.

El último borrador del Real Decreto indica los cuatro tipos de ficheros aceptados para generar facturas electrónicas estructuradas:

• Facturae: el formato propio de la AEAT
  
• Universal Business Language (UBL): estándar internacional establecido en lenguaje de marcas extensible (XML)
  
• Intercambio Electrónico de Datos para la Administración, el Comercio y el Transporte (EDIFACT): formato habitual en grandes organizaciones y sectores con gran volumen de negocio.
  
• Otros formatos basados en XML que cumplen los requisitos
  

Facturas electrónicas no estructuradas

Este tipo se asemeja a los métodos tradicionales de facturación y contiene información en un formato que no puede procesarse automáticamente. A continuación se indican algunos de los tipos de presentación más habituales:

• PDF sin metadatos estructurados
  
• Imágenes escaneadas de facturas en papel (por ejemplo, en JPEG o PNG)
  

A pesar de ser documentos digitales, sigue siendo necesario procesarlos manualmente, lo que provoca un margen de error demarcado y ralentiza la gestión. Podrían seguir siendo aplicables en contextos particulares, pero este tipo no estará permitido para las transacciones B2B una vez que entre en vigor el texto definitivo de la Ley Crea y Crece.

Sanciones por no cumplir con la facturación electrónica obligatoria en España

Para garantizar el cumplimiento de la normativa de facturación electrónica de la Unión Europea, la AEAT impondrá severas sanciones a las empresas y autónomos que no facturen electrónicamente.

Si las organizaciones impiden a los clientes obtener facturas electrónicas o les impiden acceder a las facturas anteriores, recibirán una advertencia. Dicho esto, si reinciden o la infracción se considera grave -por ejemplo, obstruir una inspección- la multa puede alcanzar los 10.000 euros.

Pasos para implementar la facturación electrónica en España

Si estás obligado a facturar electrónicamente, es importante que lo hagas antes de la fecha límite fijada por la normativa definitiva para evitar sanciones. A continuación te indicamos los pasos que debes dar para comenzar a aplicar la facturación electrónica obligatoria en España:

• Elegir un software aprobado
  Consulta la lista de programas de facturación electrónica homologados. Todos los programas deben poder intercambiar información con otros y con el propio sistema de la AEAT sin ningún coste adicional. La herramienta tiene que permitir la gestión de facturas electrónicas y dejar que los clientes accedan a ellas para leerlas, descargarlas o imprimirlas de forma gratuita. Además, si un usuario decide dejar de recibir facturas electrónicas, el software tiene que ofrecer un proceso gratuito e intuitivo para poder retirar el consentimiento. Supongamos que utilizas Stripe Payments para procesar tus transacciones por Internet. En ese caso, puedes automatizar la facturación electrónica con Invopop: una solución de facturación desarrollada en España, diseñada para cumplir con el sistema VERI * FACTU de la AEAT y todas las demás normativas europeas pertinentes. Desde el Stripe App Marketplace, puedes acceder a ésta y a una amplia gama de soluciones que se integran fácilmente con tu plataforma de pago.

• Establecer un canal para presentar las facturas
  Una vez que ya has lanzado el programa, selecciona el canal para presentar las facturas. Por ejemplo, en el caso de particulares, el correo electrónico es un medio de comunicación habitual, que requiere la obtención de un consentimiento previo. En los entornos B2B, es frecuente utilizar canales de comunicación entre empresas, como el intercambio electrónico de datos (EDI), que permite procesar automáticamente las facturas y automatizar los pagos B2B.

• Crear las facturas
  Las facturas electrónicas deben mostrar la fecha de emisión, el Número de Identificación Fiscal (NIF) y los datos personales del emisor y del destinatario, así como el número de factura y una descripción de la transacción. El contenido debe estar almacenado en ficheros estructurados utilizando uno de los formatos permitidos por el texto final de la ley. Las opciones enumeradas en el proyecto de Real Decreto son XML, UBL, EDIFACT y Facturae.

• Presentación de facturas a la AEAT.
  La homologación del software garantiza su compatibilidad con el sistema VERI * FACTU, por el que los registros de las facturas se transmiten automáticamente, sin intervención manual, a medida que se generan.

• Conservar las facturas
  Los emisores deben conservar todas las facturas electrónicas durante un mínimo de cuatro años. Si la AEAT envía alguna solicitud, debes de poder recuperar inmediatamente cualquier documento generado durante ese plazo.

Preguntas frecuentes sobre la facturación electrónica obligatoria en España

¿Es obligatoria la facturación electrónica para las transacciones con particulares?

Aunque muchos asumen que la facturación electrónica se aplica exclusivamente a los pagos B2B, ciertas transacciones B2C también requieren formularios digitales. Por ejemplo, si un cliente particular opta explícitamente o solicita recibir facturas electrónicas, la empresa debe emitirlas. Del mismo modo, en los sectores del transporte, las agencias de viajes y el comercio minorista, las facturas electrónicas son necesarias cuando las partes celebran contratos digitalmente.

¿Es obligatoria la facturación electrónica para los autónomos?

Sí, es obligatoria tanto para las empresas como para los autónomos. Tal y como establece el artículo 12 de la Ley Crea y Crece, la facturación electrónica es obligatoria para todos los profesionales que vendan sus productos o servicios a otros empresarios o profesionales. Si eres autónomo, la obligatoriedad del uso de una aplicación certificada comienza en 1 de julio de 2026. Además, la presentación automática de documentos ante la AEAT y el resto de obligaciones se aplican dos años después de la aprobación del texto definitivo de la ley (que se espera para finales de 2025).

¿Debe una empresa suspender la facturación electrónica si se interrumpe la comunicación en tiempo real con la AEAT?

No, la empresa debe seguir facturando electrónicamente cuando no pueda comunicarse con la AEAT. En caso de que un fallo informático o de red afecte a la comunicación en tiempo real, la empresa debe seguir haciéndolo si tiene capacidad para ello; por ejemplo, si una incidencia afecta al servidor de la AEAT pero la empresa sigue teniendo acceso a Internet. Si las facturas electrónicas no se envían al instante, los usuarios deben enviarlas puntualmente y marcar una «S» en el campo «Incidencia».

¿Qué formatos de factura electrónica son obligatorios?

Aunque sigue siendo legal enviar facturas en formatos digitales no estructurados -como archivos PDF o imágenes escaneadas-, éstos no estarán permitidos para las transacciones B2B cuando entre en vigor el texto definitivo de la Ley Crea y Crece.

A partir de ese momento, solo serán válidos los formatos estructurados que permitan procesar facturas de forma automatizada. Según el último borrador del Real Decreto, las opciones admitidas serán Facturae, UBL, EDIFACT y otras alternativas basadas en XML que cumplan los criterios técnicos establecidos por la AEAT.