Elektronisk fakturering, eller e-fakturering, har haft en stark tillväxt i Spanien under många år, men expansionen har accelererat betydligt sedan 2022, vilket framgår av "12th Electronic Invoicing Study" från SERES, en leverantör av programvara för digital transformation. Genom att anta Create and Grow Law samma år lade landet grunden för den framtida skyldigheten att utfärda e-fakturor.

Denna guide analyserar de viktigaste övervägandena när landet meddelar tidsplanen för genomförandet av obligatorisk elektronisk fakturering.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är elektronisk fakturering?
  
• Vilka är fördelarna med elektroniska fakturor?
  
• Vem omfattas av kravet på obligatorisk elektronisk fakturering?
  
• Lagkrav för obligatorisk elektronisk fakturering i Spanien
  
• När blir e-fakturering obligatorisk?
  
• Typer av elektroniska fakturor som accepteras i Spanien
  
• Påföljder för bristande efterlevnad av obligatorisk elektronisk fakturering i Spanien
  
• Steg för att införa elektronisk fakturering i Spanien
  
• Vanliga frågor om obligatorisk elektronisk fakturering i Spanien
  

Vad är elektronisk fakturering?

Elektronisk fakturering innebär att fakturor hanteras helt i digital form. De spanska bestämmelserna innehåller också vissa specifika rättsliga krav, vilket framgår av användningen av vissa filformat och certifierade verktyg.

I synnerhet måste programvara som uppfyller reglerna om obligatorisk elektronisk fakturering i Spanien kunna dela informationen i onlinefakturor med skattemyndigheterna i realtid med hjälp av elektroniska medel, såsom VERI*FACTU.

Även om e-fakturor innehåller samma uppgifter som den traditionella, pappersbaserade metoden kan den spanska skattemyndigheten (AEAT) omedelbart validera dem, vilket gör att posterna automatiskt kan spåras. När elektronisk fakturering blir obligatorisk i Spanien kommer det att vara den enda metod som juridiskt validerar transaktioner för skatteändamål.

Vilka är fördelarna med elektroniska fakturor?

Förutom att uppfylla framtida regler för e-fakturering har arbetet med ett digitalt system vissa direkta fördelar:

• Färre fel
  Med traditionella metoder kan fel uppstå, t.ex. att man anger fakturauppgifter felaktigt – ett vanligt problem när man fakturerar en kund för första gången och som kan leda till uteblivna betalningar. Plattformar för elektronisk fakturering gör det möjligt att automatisera inmatningen av uppgifter, vilket säkerställer att informationen alltid är korrekt och uppdaterad.

• Tidsbesparingar
  Genom att automatisera en stor del av denna process – t.ex. att generera eller skicka fakturor – når dokumenten mottagarna snabbare och det blir i slutändan en fördelaktig strategi för betalningsoptimering. Bara under 2024 sparade spanska företag mer än 2,3 miljoner timmar på att hantera utställda och mottagna fakturor tack vare dessa system.

• Besparingar i administrativa kostnader
  Genom att minska antalet timmar som läggs på fakturahantering sänks också de administrativa kostnaderna. Besparingarna för lokala företag som infört plattformar för e-fakturering översteg 4,3 miljarder euro 2024.

• Ökad hållbarhet
  Elektronisk fakturering eliminerar behovet av att skriva ut pappersversioner. Förutom att man slapp lagra en mängd fysiska dokument resulterade det elektroniska utfärdandet och mottagandet av fakturor i Spanien i pappersbesparingar motsvarande mer än 31 000 träd.

Vem omfattas av obligatorisk elektronisk fakturering?

E-fakturering blir obligatoriskt för alla företag och egenföretagare som gör transaktioner med andra företagare eller yrkesutövare. Det innebär att fakturor för alla B2B-aktiviteter måste utfärdas digitalt. Företag behöver skicka elektroniska fakturor för transaktioner med enskilda kunder (B2C) endast när något av följande två villkor gäller:

• Kunden uttryckligen accepterar eller begär att få elektroniska fakturor
  
• Faktureringsföretaget kvalificerar sig som resebyrå, tillhandahåller transporttjänster eller bedriver detaljhandel och parterna ingår avtalet digitalt
  

Dessutom finns det vissa fall där det inte är nödvändigt:

• Provinsbaserad ordning: Företag och egenföretagare omfattas av denna ordning när de har sitt säte i Baskien eller Navarra. I dessa autonoma regioner gäller alternativa obligatoriska bestämmelser om e-fakturering som kallas TicketBAI respektive BATUZ.

• Förenklade fakturor: Dessa gäller för transaktioner som dokumenteras med förenklade fakturor, i allmänhet för belopp upp till 400 euro (inklusive mervärdesskatt [moms]) eller för korrigeringsfakturor; i vissa fall, t.ex. detaljhandel, stiger gränsen till 3 000 euro.

• Frivilliga fakturor: Dessa avser transaktioner som dokumenteras med fakturor trots att de inte är skyldiga att göra det. En butik är till exempel bara skyldig att ge kunden ett kvitto för inköp under 3 000 euro, men kan också frivilligt skapa en faktura. I detta fall skulle företaget fortfarande ha rätt att utfärda en pappersversion i stället för att använda det obligatoriska elektroniska systemet.

Rättsliga krav för obligatorisk elektronisk fakturering i Spanien

Create and Grow-lagen innehåller de strängaste rättsliga kraven för elektronisk fakturering i Spanien, även om andra lagar kompletterar regelverket. Nedan följer några av de viktigaste skyldigheterna:

• Rapportering av fakturans status
  Båda parter måste rapportera status för sina fakturor: utställda, mottagna, betalda eller förfallna. För att illustrera detta måste du, när du betalar leverantörer, uttryckligen ange att du har betalat fakturorna.

• Tillhandahålla gratiskopior
  Den person eller det företag som får en e-faktura måste kunna begära en kopia utan extra kostnad. Detta måste tillhandahållas kostnadsfritt under en period på fyra år från det datum då den skapades. Denna period överensstämmer med skyldigheten att lagra varje faktura, i enlighet med artikel 29.2 i General Tax Law.

• Tillgång till tidigare fakturor
  Återkallelse av samtycke till att ta emot elektroniska fakturor kan inte ta bort rätten att få tillgång till tidigare fakturor. Att ett avtalsförhållande upphör innebär inte heller att fakturor som utfärdats under avtalstiden inte längre är tillgängliga.

• Skicka elektroniska fakturor till AEAT
  Användarna måste använda det kostnadsfria offentliga e-faktureringsverktyget som utvecklats av AEAT eller en certifierad applikation (med de funktioner som införts genom lagen om bedrägeribekämpning) för att skicka fakturor till byrån. Om du väljer att arbeta med programvara från tredje part måste programmet automatiskt skicka en digital kopia av varje dokument till AEAT.

• Ökning av företag som måste utfärda elektroniska fakturor
  Reglerna gör det möjligt att utöka listan över företag som är skyldiga att fakturera digitalt om de har frekvent onlinekommunikation med kunderna och skapar en stor volym fakturor.

När blir e-fakturering obligatoriskt?

Obligatorisk e-fakturering träder i kraft när de slutliga bestämmelserna i Create and Grow Law har godkänts, för närvarande planerat att publiceras i slutet av 2025. Från och med då gäller två olika perioder, beroende på omsättning:

• Ett år: Företag och egenföretagare med en omsättning på mer än 8 miljoner euro
  
• Två år: Företag och egenföretagare med en omsättning på mindre än 8 miljoner euro
  

Dessutom kräver lagen om bedrägeribekämpning att datoriserade faktureringssystem (SIF) används inom följande tidsfrister:

• 1 januari 2026: Företag som betalar bolagsskatt (IS) genom att fylla i formulär 200 eller formulär 202
  
• 1 juli 2026: Alla andra yrkesutövare och egenföretagare
  

År 2026 blir det obligatoriskt att använda certifierade faktureringsverktyg. Det kommer dock ännu inte att vara nödvändigt att skicka in dessa dokument i realtid till AEAT via VERI * FACTU, eftersom de slutgiltiga reglerna ännu inte har fastställts.

Typer av elektroniska fakturor som accepteras i Spanien

Nationella regler skiljer mellan två huvudtyper av elektroniska fakturor: strukturerade och ostrukturerade. Även om båda kan överföras digitalt (t.ex. från en faktureringsplattform eller via e-post) varierar deras behandling och användbarhet för skatteändamål avsevärt. Låt oss ta en titt på mer detaljer om dessa:

Strukturerade elektroniska fakturor

Dessa typer innehåller data som är organiserade så att datorsystem – på avsändar- och mottagarsidan – kan behandla poster utan manuellt ingripande. Strukturerade e-fakturor är särskilt användbara eftersom de möjliggör automatisering av skapande, betalning och registrering, vilket minimerar manuella fel och minskar den tid som går åt till att hantera dem.

I det senaste utkastet av den kungliga förordningen anges de fyra filtyper som accepteras för att generera strukturerade elektroniska fakturor:

• Facturae: AEAT:s eget format
  
• Universal Business Language (UBL): Internationell XML-baserad standard (Extensible Markup Language)
  
• Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport (EDIFACT): Vanligt format i stora organisationer och branscher med hög omsättning
  
• Andra XML-baserade format som uppfyller kraven
  

Ostrukturerade elektroniska fakturor

Denna typ liknar traditionella faktureringsmetoder och innehåller information i ett format som inte kan bearbetas automatiskt. Nedan följer några av de vanligaste filtyperna:

• PDF utan strukturerade metadata
  
• Skannade bilder av pappersfakturor (t.ex. i JPEG- eller PNG-format)
  

Trots att de är digitala dokument kräver de fortfarande manuell bearbetning, vilket medför en viss felmarginal och gör att hanteringen av dem går långsammare. De kan fortfarande vara tillämpliga i vissa sammanhang, men denna typ kommer inte att vara tillåten för B2B-transaktioner när den slutgiltiga texten i Create and Grow Law träder i kraft.

Påföljder för bristande efterlevnad av obligatorisk elektronisk fakturering i Spanien

För att säkerställa efterlevnaden av Europeiska unionens krav på elektronisk fakturering kommer AEAT att införa stränga påföljder för företag och egenföretagare som inte fakturerar elektroniskt.

Om organisationer blockerar kunder från att få e-fakturor eller hindrar dem från att få tillgång till tidigare fakturor får de en varning. Om det rör sig om ett upprepat brott eller om överträdelsen anses vara allvarlig, t.ex. att hindra en inspektion, kan böterna dock uppgå till 10 000 euro.

Steg för att införa elektronisk fakturering i Spanien

Om du är skyldig att fakturera elektroniskt är det viktigt att göra det före den tidsfrist som anges i de slutliga bestämmelserna för att undvika påföljder. Nedan följer stegen för att införa obligatorisk e-fakturering i Spanien:

• Välja en godkänd programvara
  Se lista över godkänd programvara för elektronisk fakturering. Alla program måste kunna utbyta information med andra och med AEAT:s eget system utan extra kostnad. Verktyget måste möjliggöra hantering av elektroniska fakturor och låta kunderna få tillgång till dem för kostnadsfri läsning, nedladdning eller utskrift. Om en användare väljer att sluta ta emot e-fakturor måste programvaran dessutom erbjuda en kostnadsfri och intuitiv process för att återkalla samtycket. Anta att du använder Stripe Payments för att behandla dina online-transaktioner. I så fall kan du automatisera alla dina e-faktureringsbehov med Invopop: en faktureringslösning som utvecklats i Spanien och som är utformad för att följa AEAT:s VERI * FACTU-system och alla andra relevanta europeiska bestämmelser. Från Stripe App Marketplace kan du få tillgång till detta och ett brett utbud av lösningar som enkelt kan integreras med din betalplattform.

• Etablering av kanal för inlämning av fakturor
  När programvaran har startats väljer du kanal för att skicka in fakturor. För privatpersoner är t.ex. e-post ett vanligt sätt att kommunicera, vilket kräver att man inhämtar förhandsgodkännande. I B2B-miljöer är det vanligt att använda affärskommunikationskanaler, t.ex. elektroniskt datautbyte (EDI), vilket möjliggör automatisk fakturahantering och B2B-betalningsautomation.

• Skapa fakturor
  Elektroniska fakturor måste innehålla utställandedatum, skatteregistreringsnummer (NIF) och personuppgifter för utställaren och mottagaren, samt fakturanummer och en beskrivning av transaktionen. Innehållet måste lagras i strukturerade filer i något av de format som tillåts enligt den slutliga lagtexten. De typer som anges i utkastet till kungligt dekret är XML, UBL, EDIFACT och Facturae.

• Inlämnande av fakturor till AEAT
  Godkännandet av programvaran garanterar att den är kompatibel med VERI * FACTU-systemet, där fakturaposter överförs automatiskt, utan någon manuell åtgärd, när de genereras.

• Arkivering av fakturor
  Utfärdare måste spara alla e-fakturor i minst fyra år. Om AEAT skickar en begäran måste du omedelbart kunna återskapa alla dokument som genererats under den tidsramen.

Vanliga frågor om obligatorisk elektronisk fakturering i Spanien

Är elektronisk fakturering obligatorisk för transaktioner med privatpersoner?

Även om många antar att elektronisk fakturering endast gäller B2B-betalningar, kräver vissa B2C-transaktioner också digitala formulär. Om till exempel en enskild kund uttryckligen väljer eller begär att få e-fakturor måste företaget utfärda dem. Inom transport-, resebyrå- och detaljhandelsbranscherna är elektroniska fakturor också nödvändiga när parterna ingår avtal digitalt.

Är elektronisk fakturering obligatorisk för egenföretagare?

Ja, det är ett krav för både företag och egenföretagare. Som anges i artikel 12 i Create and Grow Law är elektronisk fakturering obligatorisk för alla yrkesverksamma som säljer sina produkter eller tjänster till andra företagare eller yrkesverksamma. Om du är egenföretagare börjar du använda en certifierad applikation från och med den 1 juli 2026. Dessutom gäller automatisk inlämning av dokument till AEAT och de återstående skyldigheterna två år efter det att den slutgiltiga lagtexten har godkänts (vilket förväntas ske i slutet av 2025).

Måste ett företag avbryta den elektroniska faktureringen om realtidskommunikationen med AEAT avbryts?

Nej, företaget måste fortsätta att fakturera elektroniskt när det inte kan kommunicera med AEAT. Om ett dator- eller nätverksfel påverkar realtidskommunikationen måste företaget fortsätta att göra det om det har kapacitet till det, t.ex. om en incident berör AEAT:s server men företaget fortfarande har tillgång till internet. Om elektroniska fakturor inte skickas direkt ska användaren skicka dem omgående och markera med ett "S" i fältet "Incident".

Vilka format för elektroniska fakturor är obligatoriska?

Även om det fortfarande är lagligt att skicka fakturor i ostrukturerade digitala format – t.ex. PDF-filer eller skannade bilder – kommer dessa inte att tillåtas för B2B-transaktioner när den slutliga texten i Create and Grow Law träder i kraft.

Från och med nu kommer endast strukturerade format som möjliggör automatiserad fakturahantering att vara giltiga. Enligt det senaste utkastet till kungligt dekret kommer de erkända typerna att vara Facturae, UBL, EDIFACT och andra XML-baserade alternativ som uppfyller de tekniska kriterier som fastställts av AEAT.