多年来，电子发票在西班牙一直保持着强劲的增长势头；然而，自 2022 年以来，电子发票的扩张速度明显加快，正如数字化转型软件提供商 SERES 发布的《第 12 期电子发票研究报告》所显示。通过当年发布的《创建与增长法案》，该国为未来强制开具电子发票的义务奠定了基础。
本指南分析了国家公布强制电子发票实施时间表后，需要重点关注的事项。
本文内容
- 什么是电子发票？
- 电子发票有哪些好处？
- 哪些人必须开具电子发票？
- 西班牙强制使用电子发票的法律要求
- 电子发票何时成为强制性要求？
- 西班牙接受的电子发票类型
- 西班牙对未遵守强制性电子发票规定的处罚
- 在西班牙实施电子发票的步骤
- 关于西班牙强制电子发票的常见问题
什么是电子发票？
电子发票指的是完全以数字形式管理发票。西班牙法规还包括一些具体的法律要求，如使用某些文件格式和认证工具。
特别是，符合西班牙强制电子发票规则的软件必须能够使用电子手段与税务机关实时共享发票中包含的信息，例如使用 VERI*FACTU 系统。
虽然电子发票包含的详细信息与传统的纸质方式相同，但西班牙税务局可以即时验证这些发票，使记录自动可追溯。当电子发票在西班牙成为强制性规定时，它将成为唯一合法验证税务交易的方法。
电子发票有哪些好处？
除了遵守未来的电子发票法规，使用数字系统还带来了一些直接的好处：
更少错误
使用传统方式时，可能会出现错误，例如错误输入指定的发票详细信息--这是首次向客户开具发票时经常出现的问题，可能导致付款失败。电子发票平台可实现数据录入自动化，确保信息始终准确且最新。节省时间
将这一过程中的大部分环节自动化，例如生成或发送发票，意味着文件可以更快地到达收票人手中，最终成为一种有益的付款优化策略。仅在 2024 年，西班牙公司就因这些系统而节省了超过 230 万小时用于管理开票和接收发票的时间。节省行政费用
减少管理发票的时间也降低了行政成本。2024 年，实施电子发票平台的本地企业节省的费用超过 43 亿欧元。增强可持续性
电子发票无需打印纸质版本。除了避免存储大量纸质文件，西班牙通过电子发票发放和接收的方式节省了相当于超过 31,000 棵树的纸张。
哪些人必须开具电子发票？
所有与其他企业家或专业人士进行交易的公司和个体经营者都必须开具电子发票。也就是说，所有 B2B 活动的发票都必须以数字形式开具。对于与个人客户 (B2C) 的交易，只有在以下两种情况下，企业需要发送电子发票：
- 客户明确接受或请求接收电子发票
- 开票公司为旅行社、提供交通服务或从事零售贸易，并且双方通过数字方式签订合同
此外，在某些情况下也没有必要这样做：
西班牙强制使用电子发票的法律要求
《创建与增长法案》对西班牙电子发票提出了最严格的法律要求，尽管其他法律对监管框架进行了补充。以下是一些最重要的义务：
发票状态报告
双方都需要报告发票的状态：已开具、已接收、已付款或逾期。举例说明，当支付供应商时，必须明确说明已支付发票。提供免费副本
获得电子发票的个人或公司需要能够免费请求一份副本。从创建之日起，该副本必须在四年内免费提供。这一期限与《税务总法》第 29.2 条规定的发票存储义务一致。允许查阅以前的发票
撤销接收电子发票的同意并不能取消访问以前发票的权利。此外，合同关系的终止并不意味着合同期间已开具的发票不再可访问。向 AEAT 发送电子发票
用户需要使用 AEAT 开发的免费公共电子发票工具或经过认证的应用程序（具有反欺诈法引入的功能）向该机构发送发票。如果您选择使用第三方软件，程序必须自动向 AEAT 发送每份文件的数字副本。要求开具电子发票的公司增多
如果公司与客户保持频繁的在线交流并开具大量发票，法规允许扩大有义务开具数字发票的公司名单。
电子发票何时成为强制性要求？
强制电子发票在《创建与增长法案》的最终条例获得批准后生效，目前预计在 2025 年底公布。从那时起，将根据营业额实施两个不同的过渡期：
- 一年： 营业额超过 800 万欧元的公司和个体经营者
- 两年： 营业额低于 800 万欧元的公司和个体经营者
此外，反欺诈法要求使用计算机开票系统 (SIF)，具体截止日期如下：
2026 年，使用经认证的发票工具将成为强制性规定。不过，目前还没有必要通过 VERI * FACTU 向 AEAT 实时提交这些文件，因为最终规则尚未出台。
西班牙接受的电子发票类型
国家法规将电子发票分为两大类：结构化和非结构化。虽然这两种发票都可以通过数字方式传输（例如，通过发票平台或电子邮件），但它们在税务上的处理方式和用途差异很大。让我们来详细了解一下：
结构化电子发票
这类发票包含了结构化的数据，使得发票的发送方和接收方的计算机系统能够在没有人工干预的情况下处理记录。结构化电子发票特别有用，因为它们可以实现发票的自动化创建、支付和记录，从而最大限度地减少人工错误，并减少管理时间。
最新的皇家法令草案指出，生成结构化电子发票时接受的四种文件格式包括：
- Facturae: AEAT 自己的格式
- 通用商业语言 (UBL)： 基于可扩展标记语言 (XML) 的国际标准
- 行政、商业和运输电子数据交换 (EDIFACT)： 大型组织和高营业额行业中常用的格式
- 其他符合要求的基于 XML 的格式
非结构化电子发票
这种类型类似于传统的发票开具方法，包含的信息格式无法自动处理。以下是一些最常见的文件类型：
- 无结构化元数据的 PDF
- 纸质发票的扫描图像（如 JPEG 或 PNG 格式）
尽管它们是数字文件，但仍然需要人工处理，这就带来了指定的误差范围，并减慢了管理速度。它们在特定情况下仍然可以使用，但一旦《创建与增长法案》的最终文本生效，B2B 交易将不允许使用这种类型的文件。
西班牙对未遵守强制性电子发票规定的处罚
为确保遵守欧盟电子发票的要求，西班牙税务局 (AEAT) 将对未按规定开具电子发票的公司和自营职业者处以严厉处罚。
如果组织阻挠客户获取电子发票或阻止客户访问之前的发票，他们将收到警告。然而，如果屡犯不改或违规情节严重（如妨碍检查），罚款可达 10,000 欧元。
在西班牙实施电子发票的步骤
如果您需要开具电子发票，一定要在最终法规规定的截止日期前完成，以免受到处罚。以下是在西班牙推行实施强制电子发票的步骤：
选择获批的软件
请查阅获批电子发票软件列表。所有程序必须能够与其他程序以及西班牙税务局的系统互通且无需额外费用。工具必须支持管理电子发票，并让客户可以免费查看、下载或打印发票。此外，如果用户选择停止接收电子发票，软件需要提供免费、直观的撤销同意程序。假设您使用 Stripe Payments 来处理您的在线交易。在这种情况下，您可以使用 Invopop：这是一个在西班牙开发的开票解决方案，其设计遵循 AEAT 的 VERI * FACTU 系统和所有其他相关的欧洲法规，可以自动满足您的所有电子发票需求。您可以从 Stripe App Marketplace 访问此工具，并找到一系列与您的支付平台轻松集成的解决方案。建立提交发票的渠道
软件启动后，选择提交发票的渠道。例如，就个人而言，电子邮件是一种常见的通信方式，需要事先征得同意。在 B2B 环境中，经常利用电子数据交换 (EDI) 等商务通信渠道，以实现自动发票处理和 B2B 支付自动化。创建发票
电子发票需要显示开票日期、税务识别号 (NIF) 和开票人与收票人的个人详细信息，以及发票号码和交易描述。内容必须以结构化文件的形式存储，采用法律最终文本所允许的格式。皇家法令草案中列出的类型包括 XML、UBL、EDIFACT 和 Facturae。向 AEAT 提交发票
软件的批准确保其与 VERI * FACTU 系统兼容，从而使发票记录在生成时自动传输，无需人工干预。保存发票
发票开具者需要至少保存所有电子发票四年。如果 AEAT 发出请求，您必须能够立即恢复该时间段内生成的文件。
关于西班牙强制电子发票的常见问题
电子发票对于个人交易是否强制要求？
尽管许多人认为电子发票仅适用于 B2B（企业对企业）支付，但某些 B2C（企业对消费者）交易也要求使用数字发票。例如，如果个人客户明确选择或请求接收电子发票，公司就必须开出电子发票。同样，在交通运输、旅行社和零售行业，当各方以数字方式签订合同时，也必须开具电子发票。
个体经营者是否必须使用电子发票？
是的，公司和个体经营者都需要。正如《创建与增长法案》第 12 条所述，所有向其他企业家或专业人士销售产品或服务的专业人士都必须使用电子发票。如果您是个体经营者，则从 2026 年 7 月 1 日起必须使用经过认证的应用程序。此外，自动向 AEAT 提交文件和其他相关义务将在法律最终文本获得批准两年后生效（预计在 2025 年底前批准）。
如果与 AEAT 的实时通信中断，公司是否需要暂停电子发票开具？
不，当公司无法与 AEAT 通信时，必须继续开具电子发票。在计算机或网络故障影响实时通信的情况下，如果公司有能力，则必须继续这样做，例如，如果事故涉及 AEAT 的服务器，但公司仍可上网。如果不能即时提交电子发票，用户须尽快提交，并在“事件”字段中标注“S”。
哪些电子发票格式是强制要求的？
虽然以 PDF 文件或扫描图像等非结构化数字格式发送发票仍然合法，但在《创建和增长法案》最终文本生效后，B2B 交易将不再允许使用这些格式。
从那时起，只有允许自动处理发票的结构化格式才有效。根据最新的皇家法令草案，被认可的格式包括 Facturae、UBL、EDIFACT 以及其他符合 AEAT 技术标准的基于 XML 的替代格式。
本文中的内容仅供一般信息和教育目的，不应被解释为法律或税务建议。Stripe 不保证或担保文章中信息的准确性、完整性、充分性或时效性。您应该寻求在您的司法管辖区获得执业许可的合格律师或会计师的建议，以就您的特定情况提供建议。