Elektronische Rechnungen oder E-Rechnungen verzeichnen in Spanien seit vielen Jahren ein starkes Wachstum. Ihre Expansion hat sich jedoch seit 2022 erheblich beschleunigt, wie aus der „12th Electronic Invoicing Study“ von SERES, einem Softwareanbieter für die digitale Transformation, hervorgeht. Mit der Verabschiedung des Create and Grow Law in diesem Jahr hat das Land die Weichen für die künftige Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen gestellt.

In diesem Leitfaden werden die wichtigsten Überlegungen analysiert, sobald das Land den Implementierungsplan für die obligatorische elektronische Rechnung bekannt gibt.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist elektronische Rechnungsstellung?
  
• Welche Vorteile bieten elektronische Rechnungen?
  
• Wer unterliegt der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung?
  
• Rechtliche Anforderungen an obligatorische elektronische Rechnungen in Spanien
  
• Wann wird die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend?
  
• In Spanien akzeptierte elektronische Rechnungen
  
• Strafen bei Nicht-Compliance mit den Vorschriften in Spanien zur elektronischen Rechnungsstellung
  
• Schritte zur Implementierung der elektronischen Rechnungsstellung in Spanien
  
• FAQs zur obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung in Spanien
  

Was ist elektronische Rechnungsstellung?

Elektronische Rechnungsstellung bedeutet, Rechnungen vollständig in digitaler Form zu verwalten. Die spanischen Vorschriften enthalten auch einige spezifische rechtliche Anforderungen, wie die Verwendung bestimmter Dateiformate und zertifizierter Tools belegt.

Insbesondere Software, die die Vorschriften für die obligatorische elektronische Rechnungsstellung in Spanien erfüllt, muss in der Lage sein, die auf Online-Rechnungen enthaltenen Informationen in Echtzeit mit den Steuerbehörden auf elektronischem Wege wie VERI*FACTU zu teilen.

Obwohl elektronische Rechnungen die gleichen Details enthalten wie die traditionelle, auf Papier niedergelassene Methode, kann die spanische Steuerbehörde (AEAT) sie sofort validieren, sodass die Aufzeichnungen automatisch zurückverfolgt werden können. Wenn elektronische Rechnungen in Spanien obligatorisch werden, wird dies die einzige Methode sein, bei der Transaktionen für Steuerzwecke rechtsgültig validiert werden.

Welche Vorteile bieten elektronische Rechnungen?

Neben der Einhaltung künftiger Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung bietet die Arbeit mit einem digitalen System einige direkte Vorteile:

• Geringere Fehleranfälligkeit
  Bei herkömmlichen Methoden können Fehler auftreten, wie z. B. die falsche Eingabe bestimmter Rechnungen – ein häufiges Problem bei der erstmaligen Rechnungsstellung für eine Kundin oder einen Kunden, das zu fehlgeschlagenen Zahlungen führen kann. Plattformen für elektronische Rechnungsstellung ermöglichen die Automatisierung der Dateneingabe und stellen sicher, dass die Informationen immer aktuell und korrekt sind.

• Komfort und Zeitersparnis
  Die Automatisierung eines Großteils dieses Prozesses – z. B. das Erstellen oder Versenden von Rechnungen – bedeutet, dass Dokumente früher bei Empfängerinnen oder Empfängern eingehen und letztlich zu einer vorteilhaften Zahlungsoptimierungsstrategie werden. Allein im Jahr 2024 sparten spanische Unternehmen dank dieser Systeme mehr als 2,3 Millionen Stunden bei der Verwaltung ausgestellter und empfangener Rechnungen.

• Einsparungen bei Verwaltungskosten
  Die Reduzierung des Zeitaufwands für die Rechnungsverwaltung senkt auch die Verwaltungskosten. Die Einsparungen lokaler Unternehmen, die Plattformen für die elektronische Rechnungsstellung implementiert haben, überstiegen im Jahr 2024 4,3 Mrd. €.

• Mehr Nachhaltigkeit
  Durch elektronische Rechnungsstellung entfällt das Ausdrucken von Papierversionen. Durch die elektronische Ausstellung und den Zahlungsbeleg von Rechnungen in Spanien wurden nicht nur eine Vielzahl physischer Dokumente gespeichert, sondern auch Papiereinsparungen erzielt, die mehr als 31.000 Bäumen entsprechen.

Wer unterliegt der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung?

Die elektronische Rechnungsstellung wird für alle Unternehmen und selbstständigen Einzelpersonen verpflichtend sein, die Transaktionen mit anderen Unternehmern oder Freiberuflern durchführen. Das heißt, Rechnungen für alle B2B-Aktivitäten müssen digital ausgestellt werden. Unternehmen müssen elektronische Rechnungen für Transaktionen mit Einzelkundinnen und -kunden (B2C) nur versenden, wenn eine der beiden folgenden Bedingungen erfüllt ist:

• Die Kundin/der Kunde akzeptiert ausdrücklich den Erhalt elektronischer Rechnungen oder fordert diese an
  
• Das rechnungsstellende Unternehmen gilt als Reisebüro, erbringt Beförderungsleistungen oder betreibt Einzelhandel und die Parteien schließen den Vertrag digital ab.
  

Darüber hinaus gibt es einige Fälle, in denen es nicht notwendig ist:

• Provinzregelung: Unternehmen und Selbstständige unterliegen dieser Regelung, wenn sie ihren Sitz im Baskenland oder in Navarra haben. In diesen autonomen Gemeinschaften gelten alternative obligatorische Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung, die als TicketBAI bzw. BATUZ bezeichnet werden.

• Vereinfachte Rechnungen: Diese gelten für Vorgänge, die mit vereinfachten Rechnungen dokumentiert werden, in der Regel für Beträge bis zu 400 € (einschließlich Umsatzsteuer [USt.]) oder für Korrekturrechnungen. In bestimmten Fällen, beispielsweise im Einzelhandel, erhöht sich die Obergrenze auf 3.000 €.

• Freiwillige Rechnungen: Dabei handelt es sich um Transaktionen, die mit Rechnungen dokumentiert werden, obwohl sie dazu nicht verpflichtet sind. So ist eine Einzelhändlerin/ein Einzelhändler beispielsweise nur verpflichtet, einer Kundin oder einem Kunden für Einkäufe unter 3.000 € einen Zahlungsbeleg auszustellen. Es könnte jedoch auch freiwillig eine Rechnung erstellt werden. In diesem Fall könnte das Unternehmen weiterhin eine Papierversion ausstellen, anstatt das obligatorische elektronische System zu verwenden.

Rechtliche Anforderungen für obligatorische elektronische Rechnungen in Spanien

Das Create and Grow Law legt die strengsten rechtlichen Anforderungen für elektronische Rechnungen in Spanien fest, wenngleich andere Gesetze den rechtlichen Rahmen ergänzen. Folgende Verpflichtungen sind am wichtigsten:

• Berichterstellung zum Rechnungsstatus
  Beide Parteien müssen über den Status ihrer ausgestellten, erhaltenen, bezahlten oder überfälligen Rechnungen Bericht erstatten. Zur Veranschaulichung müssen Sie bei der Zahlung von Lieferanten ausdrücklich angeben, dass Sie die Rechnungen bezahlt haben.

• Kostenlose Kopien bereitstellen
  Die Person oder das Unternehmen, das eine elektronische Rechnung erhält, muss die Möglichkeit haben, ohne zusätzliche Kosten eine Kopie anzufordern. Diese muss für einen Zeitraum von vier Jahren ab dem Datum ihrer Erstellung kostenlos zur Verfügung gestellt werden. Dieser Zeitraum entspricht der Verpflichtung, jede Rechnung gemäß Artikel 29.2 des allgemeinen Steuergesetzes aufzubewahren.

• Zugriff auf frühere Rechnungen erlauben
  Durch den Widerruf der Zustimmung zum Erhalt elektronischer Rechnungen kann das Recht auf Zugriff auf frühere Rechnungen nicht aufgehoben werden. Darüber hinaus bedeutet die Beendigung eines Vertragsverhältnisses nicht, dass während der Vertragslaufzeit ausgestellte Rechnungen nicht mehr zugänglich sind.

• Elektronische Rechnungen an die AEAT senden
  Nutzer/innen müssen das von der AEAT entwickelte kostenlose öffentliche Tool zur elektronischen Rechnungsstellung oder ein zertifiziertes Anmeldeformular (mit den durch das Betrugsbekämpfungsgesetz eingeführten Funktionen) verwenden, um Rechnungen an die Behörde zu senden. Wenn Sie sich für die Arbeit mit Software von Drittanbietern entscheiden, muss das Programm automatisch eine digitale Kopie jedes Dokuments an die AEAT senden.

• Zunahme von Unternehmen, die elektronische Rechnungen ausstellen müssen
  Die Vorschriften erlauben es, die Liste der Unternehmen, die zur digitalen Rechnung verpflichtet sind, zu erweitern, wenn sie eine häufige Online-Kommunikation mit Kundinnen und Kunden pflegen und ein hohes Rechnungsvolumen erstellen.

Wann wird die elektronische Rechnungsstellung Pflicht?

Die obligatorische elektronische Rechnungsstellung tritt in Kraft, wenn die endgültigen Vorschriften des Create and Grow Law verabschiedet werden, die derzeit bis Ende 2025 veröffentlicht werden sollen. Ab diesem Zeitpunkt gelten je nach Umsatz zwei verschiedene Zeiträume:

• Ein Jahr: Unternehmen und Selbstständige mit einem Umsatz von mehr als 8 Mio. €
  
• Zwei Jahre: Unternehmen und Selbstständige mit einem Umsatz von weniger als 8 Mio. €
  

Darüber hinaus schreibt das Betrugsbekämpfungsgesetz die Verwendung von Computer Invoicing Systems (SIF) bis zu folgenden Fristen vor:

• 1. Januar 2026: Unternehmen, die die Körperschaftssteuer (IS) zahlen, indem sie das Formular 200 oder das Formular 202 ausfüllen
  
• 1. Juli 2026: Alle anderen Freiberufler und Selbstständigen
  

Im Jahr 2026 wird die Verwendung zertifizierter elektronische Rechnungsstellungstools obligatorisch sein. Trotzdem wird die Einreichung dieser Dokumente in Echtzeit bei der AEAT über VERI * FACTU noch nicht erforderlich sein, da die endgültigen Regeln noch ausstehen.

In Spanien akzeptierte elektronische Rechnungsarten

Nationale Vorschriften unterscheiden zwei Haupttypen elektronischer Rechnungen: strukturierte und unstrukturierte. Obwohl beide digital (z. B. von einer Rechnungsstellungsplattform oder per E-Mail) übermittelt werden können, unterscheiden sich ihre Behandlung und Nützlichkeit für Steuern erheblich. Sehen wir uns dazu weitere Details an:

Strukturierte elektronische Rechnungen

Diese Rechnungsart enthält Daten, die so organisiert sind, dass Computersysteme – auf der Seite von Absender/in und Empfänger/in – Datensätze ohne manuelle Eingriffe verarbeiten können. Strukturierte elektronische Rechnungen sind besonders nützlich, da sie die Automatisierung von Erstellung, Zahlung und Aufzeichnung ermöglichen, wodurch manuelle Fehler minimiert werden und der Zeitaufwand für deren Verwaltung reduziert wird.

Der neueste Entwurf des Königlichen Dekrets enthält die vier Dateitypen, die für die Erstellung strukturierter elektronischer Rechnungen akzeptiert werden:

• Facturae: Das AEAT-eigene Format
  
• Universal Unternehmen Language (UBL): ein internationaler, auf Extensible Markup Language Language (XML) basierender Standard
  
• Elektronischer Datenaustausch für Verwaltung, Handel und Verkehr (EDIFACT): Gemeinsames Format in großen Organisationen und Branchen mit hohem Umsatz
  
• Andere auf XML niedergelassene Formate, die die Anforderungen erfüllen
  

Unstrukturierte elektronische Rechnungen

Dieser Typ ähnelt herkömmlichen Rechnungsstellungsmethoden und enthält Informationen in einem Format, das nicht automatisch verarbeitet werden kann. Im Folgenden finden Sie einige der gängigsten Dateitypen:

• PDF ohne strukturierte Metadaten
  
• Gescannte Bilder von Papierrechnungen (z. B. in JPEG oder PNG)
  

Obwohl es sich um digitale Dokumente handelt, erfordern sie immer noch eine manuelle Bearbeitung, was eine bestimmte Fehlerquote mit sich bringt und ihre Verwaltung verlangsamt. Sie können in bestimmten Kontexten weiterhin anwendbar sein, aber diese zu Ihren Gunsten entschiedene Art von B2B-Transaktionen ist nicht mehr zulässig, sobald der endgültige Text des Create and Grow Law in Kraft tritt.

Strafen bei Nicht-Compliance mit den Vorschriften in Spanien zur elektronischen Rechnungsstellung

Um Compliance mit den Anforderungen der Europäischen Union für elektronische Rechnungen zu gewährleisten, wird die AEAT strenge Strafen gegen Unternehmen und Selbstständige verhängen, die keine elektronische Rechnung stellen.

Wenn Organisationen Kundinnen und Kunden daran hindern, elektronische Rechnungen zu erhalten, oder sie daran hindern, auf frühere Rechnungen zuzugreifen, erhalten sie eine Warnung. Wenn es sich jedoch um eine wiederholte Straftat handelt oder der Verstoß als schwerwiegend eingestuft wird – z. B. durch die Behinderung einer Inspektion – kann die Geldstrafe 10.000 € betragen.

Schritte zur Implementierung der elektronischen Rechnungsstellung in Spanien

Wenn Sie elektronische Rechnungen ausstellen müssen, ist es wichtig, dass Sie dies vor Ablauf der in den endgültigen Vorschriften festgelegten Frist tun, um Strafen zu vermeiden. Im Folgenden sehen Sie die Schritte zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungen in Spanien:

• Auswahl einer genehmigten Software
  Lesen Sie die Liste genehmigter Software für die elektronische Rechnungsstellung. Alle Programme müssen ohne zusätzliche Kosten Informationen mit anderen und mit dem System der AEAT umtauschen können. Das Tool muss die Verwaltung elektronischer Rechnungen ermöglichen und es Kundinnen und Kunden ermöglichen, diese zum kostenlosen Lesen, Herunterladen oder Drucken zu erhalten. Wenn Nutzer/innen sich außerdem dafür entscheiden, keine elektronischen Rechnungen mehr zu erhalten, muss die Software einen kostenlosen und intuitiven Prozess zum Widerruf der Zustimmung bieten. Angenommen, Sie verwenden Stripe Payments zur Abwicklung Ihrer Online-Transaktionen. In diesem Fall können Sie alle Ihre Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung mit Invopop automatisieren: einer in Spanien entwickelten Billing Lösung, die das VERI * FACTU-System der AEAT und alle anderen relevanten europäischen Vorschriften erfüllt. Über den Stripe App Marketplace können Sie auf diese und eine Vielzahl von Lösungen zugreifen, die sich leicht in Ihre Zahlungsplattform integrieren lassen.

• Einrichten des Kanals für die Einreichung von Rechnungen
  Sobald die Software gestartet ist, wählen Sie den Kanal für die Übermittlung von Rechnungen aus. Bei Einzelpersonen ist beispielsweise E-Mail ein gängiges Kommunikationsmittel, das eine vorherige Zustimmung erfordert. In B2B-Umgebungen werden häufig Kommunikationskanäle des Unternehmens genutzt, wie elektronischer Datenaustausch (EDI), der automatische Rechnungen und automatische B2B-Zahlungen ermöglicht.

• Erstellen von Rechnungen
  Elektronische Rechnungen müssen das Ausstellungsdatum, die Steuer-Identifikationsnummer (NIF) und persönliche Daten der ausstellenden und der empfangenden Person sowie die Rechnung und eine Beschreibung der Transaktion enthalten. Die Inhalte müssen in strukturierten Dateien gespeichert werden, wobei eines der im endgültigen Gesetzestext zulässigen Formate verwendet wird. Die im Entwurf eines Königlichen Dekrets aufgeführten Arten sind XML, UBL, EDIFACT und Facturae.

• Übermitteln von Rechnungen an die AEAT
  Die Genehmigung der Software stellt sicher, dass sie mit dem VERI * FACTU-System kompatibel ist, wobei Rechnungen automatisch und ohne manuelles Zutun bei der Erstellung übermittelt werden.

• Aufbewahren von Rechnungen
  Aussteller müssen alle elektronischen Rechnungen mindestens vier Jahre lang aufbewahren. Wenn die AEAT eine Anfrage sendet, müssen Sie in der Lage sein, alle während dieses Zeitraums erstellten Dokumente sofort zurückzuerhalten.

FAQs zu obligatorischen elektronischen Rechnungen in Spanien

Ist eine elektronische Rechnungsstellung für Transaktionen mit Einzelpersonen verpflichtend?

Obwohl viele davon ausgehen, dass die elektronische Rechnungsstellung ausschließlich für B2B-Payments gilt, sind für bestimmte B2C-Transaktionen auch digitale Formulare erforderlich. Wenn sich beispielsweise eine einzelne Kundin oder ein Kunde explizit für den Erhalt elektronischer Rechnungen entscheidet oder solche Rechnungen anfordert, muss das Unternehmen diese ausstellen. Ebenso sind elektronische Rechnungen in der Transport- und Reisebranche sowie im Einzelhandel erforderlich, wenn Parteien Verträge digital abschließen.

Ist eine elektronische Rechnungsstellung für Selbstständige verpflichtend?

Ja, dies ist sowohl für Unternehmen als auch für Selbstständige erforderlich. Wie in Artikel 12 des Create and Grow Law festgelegt, ist die elektronische Rechnungsstellung für alle Gewerbetreibenden verpflichtend, die ihre Produkte oder Dienstleistungen an andere Unternehmer/innen oder Freiberufler/innen verkaufen. Wenn Sie selbstständig sind, beginnt die Verwendung eines zertifizierten Anmeldeformulars am 1. Juli 2026. Darüber hinaus gelten die automatische Einreichung von Dokumenten bei der AEAT und die verbleibenden Verpflichtungen zwei Jahre nach Verabschiedung des endgültigen Gesetzestextes (die bis Ende 2025 erwartet wird).

Muss ein Unternehmen die elektronische Rechnungsstellung aussetzen, wenn die Echtzeitkommunikation mit der AEAT unterbrochen wird?

Nein, das Unternehmen muss die elektronische Rechnungsstellung fortsetzen, wenn es nicht mit der AEAT kommunizieren kann. Im Falle eines Computer- oder Netzwerkausfalls, der die Echtzeitkommunikation beeinträchtigt, muss das Unternehmen dies weiterhin tun, wenn es über die Kapazität verfügt – z. B. wenn ein Vorfall den Server der AEAT betrifft, das Unternehmen aber weiterhin Internetzugang hat. Wenn elektronische Rechnungen nicht sofort eingereicht werden, müssen Nutzer/innen sie umgehend senden und im Feld „Vorfall“ ein „S“ eintragen.

Welche elektronischen Rechnungen sind verpflichtend?

Es bleibt zwar rechtlich, Rechnungen in unstrukturierten digitalen Formaten zu versenden – wie PDF-Dateien oder gescannte Bilder –, aber diese sind bei B2B-Transaktionen zu Ihren Gunsten entschieden nicht zulässig, wenn der endgültige Text des Create and Grow Law in Kraft tritt.

Ab diesem Zeitpunkt sind nur noch strukturierte Formate gültig, die eine automatisierte Rechnungsabwicklung ermöglichen. Gemäß dem neuesten Entwurf des Königlichen Dekrets werden Facturae, UBL, EDIFACT und andere Alternativen auf XML-Basis anerkannt, die die von der AEAT festgelegten technischen Kriterien erfüllen.