Elektronische facturering, of e-facturering, kent al jaren een sterke groei in Spanje, maar deze groei is sinds 2022 aanzienlijk versneld, zoals blijkt uit de “12e studie naar elektronische facturering” van SERES, een leverancier van software voor digitale transformatie. Door dat jaar de Create and Grow-wet (Crea y Crece) aan te nemen, heeft het land de weg vrijgemaakt voor de toekomstige verplichting om e-facturen uit te geven.

Deze gids analyseert de belangrijkste overwegingen zodra het land het implementatieschema voor verplichte elektronische facturering bekendmaakt.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is elektronische facturering?
  
• Wat zijn de voordelen van elektronische facturen?
  
• Voor wie geldt de verplichting tot elektronische facturering?
  
• Wettelijke vereisten voor verplichte elektronische facturering in Spanje
  
• Wanneer wordt elektronisch factureren verplicht?
  
• Soorten elektronische facturen die in Spanje worden geaccepteerd
  
• Sancties voor het niet naleven van de verplichting tot elektronische facturering in Spanje
  
• Stappen voor de implementatie van elektronische facturering in Spanje
  
• Veelgestelde vragen over verplichte elektronische facturering in Spanje
  

Wat is elektronische facturering?

Elektronische facturering betekent dat facturen volledig digitaal worden beheerd. De Spaanse regelgeving bevat ook een aantal specifieke wettelijke vereisten, zoals het gebruik van bepaalde bestandsformaten en gecertificeerde tools.

Software die voldoet aan de regels voor verplichte elektronische facturering in Spanje moet met name in staat zijn om de informatie in online facturen in realtime met de belastingdienst te delen via elektronische middelen, zoals VERI*FACTU.

Hoewel e-facturen dezelfde gegevens bevatten als de traditionele, papieren facturen, kan de Spaanse belastingdienst (AEAT) ze direct valideren, waardoor de gegevens automatisch traceerbaar zijn. Wanneer elektronische facturering in Spanje verplicht wordt, is dit de enige methode waarmee transacties voor belastingdoeleinden wettelijk geldig zijn.

Wat zijn de voordelen van elektronische facturen?

Naast het voldoen aan toekomstige regelgeving op het gebied van e-facturering, heeft het werken met een digitaal systeem een aantal directe voordelen:

• Minder fouten
  Bij traditionele methoden kunnen fouten optreden, zoals het onjuist invoeren van factuurgegevens – een veelvoorkomend probleem bij het voor het eerst factureren van een klant, wat kan leiden tot mislukte betalingen. Elektronische factureringsplatforms maken automatisering van gegevensinvoer mogelijk, waardoor informatie altijd nauwkeurig en up-to-date is.

• Tijdsbesparing
  Door een groot deel van dit proces te automatiseren, bijvoorbeeld het genereren of verzenden van facturen, komen documenten sneller bij de ontvangers terecht, wat uiteindelijk een goede strategie voor betalingsoptimalisatie is. Alleen al in 2024 hebben Spaanse bedrijven dankzij deze systemen meer dan 2,3 miljoen uur bespaard op het beheer van verzonden en ontvangen facturen.

• Besparing op administratieve kosten
  Door minder tijd te besteden aan het beheer van facturen, dalen ook de administratieve kosten. De besparingen van lokale ondernemingen die e-facturatieplatforms hebben geïmplementeerd, bedroegen in 2024 meer dan 4,3 miljard euro.

• Grotere duurzaamheid
  Elektronische facturering maakt het afdrukken van papieren versies overbodig. Naast het feit dat er geen grote hoeveelheden fysieke documenten meer hoeven te worden opgeslagen, heeft het elektronisch versturen en ontvangen van facturen in Spanje geleid tot een papierbesparing die gelijk staat aan meer dan 31.000 bomen.

Voor wie geldt de verplichting tot elektronische facturering?

E-facturering wordt verplicht voor alle bedrijven en zelfstandigen die transacties uitvoeren met andere ondernemers of professionals. Dat betekent dat facturen voor alle B2B-activiteiten digitaal moeten worden uitgegeven. Bedrijven hoeven alleen elektronische facturen te versturen voor transacties met individuele klanten (B2C) als een van de volgende twee voorwaarden van toepassing is:

• De klant accepteert of vraagt expliciet om elektronische facturen te ontvangen
  
• Het facturerende bedrijf is een reisbureau, biedt vervoersdiensten aan of houdt zich bezig met detailhandel, en de partijen sluiten het contract digitaal
  

Bovendien zijn er enkele gevallen waarin dit niet nodig is:

• Provinciale regeling: Bedrijven en zelfstandigen vallen onder deze regeling wanneer hun statutaire zetel in Baskenland of Navarra is gevestigd. In deze autonome gemeenschappen zijn alternatieve verplichte regelingen voor elektronische facturering van toepassing, respectievelijk bekend als TicketBAI en BATUZ gelden.

• Vereenvoudigde facturen: Deze gelden voor transacties die worden gedocumenteerd met vereenvoudigde facturen, meestal voor bedragen tot € 400 (inclusief belasting over de toegevoegde waarde [btw]) of voor correctiefacturen; in bepaalde gevallen, zoals de detailhandel, gaat de limiet omhoog naar € 3.000.

• Vrijwillige facturen: Deze hebben betrekking op transacties die met facturen worden gedocumenteerd, ondanks dat dit niet verplicht is. Een winkel is bijvoorbeeld alleen verplicht om een kassabon te verstrekken aan een klant voor aankopen onder € 3.000, maar kan ook vrijwillig een factuur genereren. In dit geval zou het bedrijf nog steeds een papieren versie mogen uitgeven in plaats van het verplichte elektronische systeem te gebruiken.

Wettelijke vereisten voor verplichte elektronische facturering in Spanje

De Create and Grow-wet legt de strengste wettelijke vereisten op voor elektronische facturering in Spanje, hoewel andere wetten het regelgevingskader aanvullen. Hieronder volgen enkele van de belangrijkste verplichtingen:

• Rapportage over de status van facturen
  Beide partijen moeten de status van hun facturen rapporteren: uitgegeven, ontvangen, betaald of achterstallig. Ter illustratie: wanneer leveranciers betaalt, moet je expliciet vermelden dat je de facturen hebt betaald.

• Gratis kopieën verstrekken
  De persoon of het bedrijf die/dat een e-factuur ontvangt, moet zonder extra kosten een kopie kunnen aanvragen. Deze moet gratis worden verstrekt gedurende een periode van vier jaar vanaf de datum van aanmaak. Deze periode sluit aan bij de verplichting om elke factuur te bewaren, zoals bepaald in artikel 29.2 van de Algemene belastingwet.

• Toegang tot eerdere facturen
  Het intrekken van de toestemming om elektronische facturen te ontvangen, doet geen afbreuk aan het recht op toegang tot eerdere facturen. Bovendien betekent de beëindiging van een contractuele relatie niet dat facturen die tijdens de looptijd van het contract zijn uitgereikt, niet langer toegankelijk zijn.

• Elektronische facturen naar de AEAT sturen
  Gebruikers moeten de gratis openbare tool voor elektronische facturering van de AEAT of een gecertificeerde app (met de functies uit de antifraudewet) gebruiken om facturen naar de dienst te sturen. Als je met software van een derde partij werkt, moet het programma automatisch een digitale kopie van elk document naar de AEAT sturen.

• Toename van het aantal bedrijven dat elektronische facturen moet versturen
  De regelgeving staat toe dat de lijst van bedrijven die verplicht zijn om digitaal te factureren, wordt uitgebreid als ze veel online communiceren met klanten en een groot aantal facturen maken.

Wanneer wordt elektronisch factureren verplicht?

Verplichte e-facturering gaat in wanneer de definitieve regelgeving van de Create and Grow Law wordt goedgekeurd, die momenteel gepland staat voor publicatie tegen het einde van 2025. Vanaf dat moment gelden er twee verschillende periodes, afhankelijk van de omzet:

• Eén jaar: Bedrijven en zelfstandigen met een omzet van meer dan € 8 miljoen
  
• Twee jaar: Bedrijven en zelfstandigen met een omzet van minder dan € 8 miljoen
  

Bovendien schrijft de antifraudewet het gebruik van computerfactureringssystemen (SIF) voor binnen de volgende termijnen:

• 1 januari 2026: Bedrijven die vennootschapsbelasting (IS) betalen door formulier 200 of formulier 202 in te vullen
  
• 1 juli 2026: Alle andere professionals en zelfstandigen
  

In 2026 wordt het gebruik van gecertificeerde factureringstools verplicht. Toch hoef je deze documenten nog niet in realtime bij de AEAT in te dienen via VERI * FACTU, omdat de definitieve regels nog niet vaststaan.

Soorten elektronische facturen die in Spanje worden geaccepteerd

De nationale regels maken onderscheid tussen twee hoofdtypen elektronische facturen: gestructureerde en ongestructureerde. Hoewel beide digitaal kunnen worden verzonden (bijvoorbeeld vanaf een facturatieplatform of per e-mail), verschillen ze aanzienlijk in hun behandeling en bruikbaarheid voor belastingdoeleinden. Laten we hier eens nader naar kijken:

Gestructureerde elektronische facturen

Deze facturen bevatten gegevens die zo zijn georganiseerd dat computersystemen – zowel aan de kant van de verzender als de ontvanger – de gegevens zonder handmatige tussenkomst kunnen verwerken. Gestructureerde e-facturen zijn vooral handig omdat ze het mogelijk maken om het aanmaken, betalen en registreren te automatiseren, waardoor handmatige fouten worden geminimaliseerd en de tijd die aan het beheer ervan wordt besteed, wordt verminderd.

Het laatste ontwerp van het koninklijk besluit geeft de vier bestandstypen aan die worden geaccepteerd voor het genereren van gestructureerde elektronische facturen:

• Facturae: het eigen formaat van de AEAT
  
• Universal Business Language (UBL): internationale standaard op basis van Extensible Markup Language (XML)
  
• Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport (EDIFACT): veelgebruikt formaat bij grote organisaties en sectoren met een hoge omzet
  
• Andere op XML gebaseerde formaten die aan de vereisten voldoen
  

Ongestructureerde elektronische facturen

Dit type lijkt op traditionele factureringsmethoden en bevat informatie in een formaat dat niet automatisch kan worden verwerkt. Hieronder volgen enkele van de meest voorkomende bestandstypen:

• PDF zonder gestructureerde metagegevens
  
• Gescande afbeeldingen van papieren facturen (bijvoorbeeld in JPEG of PNG)
  

Hoewel het digitale documenten zijn, moeten ze nog steeds handmatig worden verwerkt, wat een bepaalde foutmarge met zich meebrengt en het beheer ervan vertraagt. Ze kunnen nog steeds bruikbaar zijn in bepaalde situaties, maar dit type zal niet meer toegestaan zijn voor B2B-transacties zodra de definitieve tekst van de Create and Grow-wet van kracht wordt.

Sancties voor het niet naleven van de verplichte elektronische facturering in Spanje

Om ervoor te zorgen dat de vereisten voor elektronische facturering van de Europese Unie worden nageleefd, legt de AEAT strenge sancties op aan bedrijven en zelfstandigen die niet elektronisch factureren.

Als organisaties klanten beletten om e-facturen te ontvangen of hen de toegang tot eerdere facturen ontzeggen, krijgen ze een waarschuwing. Bij herhaalde overtredingen of ernstige overtredingen, zoals het belemmeren van een inspectie, kan de boete echter oplopen tot € 10.000.

Stappen voor de implementatie van elektronische facturering in Spanje

Als je verplicht bent om elektronisch te factureren, is het belangrijk om dit vóór de deadline van de definitieve regelgeving te doen om boetes te voorkomen. Hieronder vind je de stappen om verplichte e-facturering in Spanje in te voeren:

• Een goedgekeurde software kiezen
  Raadpleeg de lijst met goedgekeurde software voor elektronische facturering. Alle programma's moeten zonder extra kosten informatie kunnen uitwisselen met andere programma's en met het systeem van de AEAT zelf. De tool moet het beheer van elektronische facturen mogelijk maken en klanten gratis toegang geven om ze te lezen, te downloaden of af te drukken. Als een gebruiker ervoor kiest om geen e-facturen meer te ontvangen, moet de software bovendien een gratis en intuïtief proces bieden om de toestemming in te trekken. Stel dat je Stripe Payments gebruikt om je online transacties te verwerken. Dan kun je al je e-facturering automatiseren met Invopop: een factureringsoplossing die in Spanje is ontwikkeld en is ontworpen om te voldoen aan het VERI * FACTU-systeem van de AEAT en alle andere relevante Europese regelgeving. Via de Stripe App Marketplace heb je toegang tot deze en tal van andere oplossingen die eenvoudig kunnen worden geïntegreerd in je betaalplatform.

• Het kanaal voor het indienen van facturen instellen
  Zodra de software is opgestart, selecteer je het kanaal voor het indienen van facturen. Voor particulieren is e-mail bijvoorbeeld een veelgebruikt communicatiemiddel, waarvoor voorafgaande toestemming vereist is. In B2B-omgevingen wordt vaak gebruikgemaakt van zakelijke communicatiekanalen, zoals elektronische gegevensuitwisseling (EDI), waardoor automatische factuurverwerking en B2B-betalingsautomatisering mogelijk zijn.

• Facturen aanmaken
  Op elektronische facturen moeten de datum van uitgifte, het belastingnummer (NIF) en de persoonlijke gegevens van de uitgever en de ontvanger staan, evenals het factuurnummer en een beschrijving van de transactie. De inhoud moet worden opgeslagen in gestructureerde bestanden in een van de formaten die zijn toegestaan volgens de definitieve tekst van de wet. De formaten die worden genoemd in het ontwerp van het koninklijk besluit zijn XML, UBL, EDIFACT en Facturae.

• Facturen indienen bij de AEAT
  De goedkeuring van de software zorgt ervoor dat deze compatibel is met het VERI * FACTU-systeem, waarbij factuurgegevens automatisch worden verzonden, zonder enige handmatige tussenkomst, zodra ze worden gegenereerd.

• Bewaren van facturen
  Uitgevers moeten alle e-facturen minimaal vier jaar bewaren. Als de AEAT een verzoek stuurt, moet je alle documenten die in die periode zijn gegenereerd onmiddellijk kunnen terugvinden.

Veelgestelde vragen over verplichte elektronische facturering in Spanje

Is elektronische facturering verplicht voor transacties met particulieren?

Hoewel veel mensen denken dat elektronische facturering alleen geldt voor B2B-betalingen, zijn voor bepaalde B2C-transacties ook digitale formulieren nodig. Als een particuliere klant bijvoorbeeld expliciet aangeeft dat hij e-facturen wil ontvangen, moet het bedrijf deze verstrekken. Ook in de transport-, reisbureau- en detailhandelssector zijn elektronische facturen nodig wanneer partijen digitaal contracten sluiten.

Is elektronische facturering verplicht voor zelfstandigen?

Ja, het is verplicht voor zowel bedrijven als zelfstandigen. Zoals vermeld in artikel 12 van de Create and Grow-wet, is elektronische facturering verplicht voor alle professionals die hun producten of diensten verkopen aan andere ondernemers of professionals. Als je zelfstandige bent, moet je vanaf 1 juli 2026 een gecertificeerde applicatie gebruiken. Daarnaast gelden de automatische indiening van documenten bij de AEAT en de overige verplichtingen twee jaar na goedkeuring van de definitieve tekst van de wet (die naar verwachting eind 2025 zal worden goedgekeurd).

Moet een bedrijf elektronische facturering opschorten als de realtime communicatie met de AEAT wordt onderbroken?

Nee, het bedrijf moet elektronisch blijven factureren wanneer het niet met de AEAT kan communiceren. In geval van een computer- of netwerkstoring die de realtime communicatie beïnvloedt, moet het bedrijf dit blijven doen als het daartoe in staat is, bijvoorbeeld als een incident betrekking heeft op de server van de AEAT, maar het bedrijf nog steeds toegang heeft tot internet. Als elektronische facturen niet onmiddellijk worden ingediend, moeten gebruikers ze zo snel mogelijk verzenden en een “S” invullen in het veld “Incident”.

Welke elektronische factuurformaten zijn verplicht?

Hoewel het nog steeds legaal is om facturen in ongestructureerde digitale formaten te versturen, zoals pdf-bestanden of gescande afbeeldingen, zijn deze niet meer toegestaan voor B2B-transacties wanneer de definitieve tekst van de Create and Grow-wet van kracht wordt.

Vanaf dat moment zijn alleen gestructureerde formaten die geautomatiseerde factuurverwerking mogelijk maken, geldig. Volgens het laatste ontwerp van het koninklijk besluit zijn de erkende formaten Facturae, UBL, EDIFACT en andere op XML gebaseerde alternatieven die voldoen aan de technische criteria van de AEAT.