La facturación electrónica, o e-invoicing, experimenta un fuerte crecimiento en España desde hace muchos años; sin embargo su expansión se ha acelerado significativamente desde 2022, como indica el «XII Estudio de Facturación Electrónica» de SERES, un proveedor de software de transformación digital. Al promulgar la Ley de creación y crecimiento ese año, el país preparó el escenario para la futura obligación de emitir facturas electrónicas.

Esta guía analiza las consideraciones clave una vez que el país anuncia el cronograma de implementación de la facturación electrónica obligatoria.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es la facturación electrónica?
  
• ¿Cuáles son los beneficios de la facturación electrónica?
  
• ¿Quién está sujeto a la facturación electrónica obligatoria?
  
• Requisitos legales de la facturación electrónica obligatoria en España
  
• ¿Cuándo será obligatoria la facturación electrónica?
  
• Tipos de facturas electrónicas aceptadas en España
  
• Sanciones por no cumplir con la facturación electrónica obligatoria en España
  
• Pasos para implementar la facturación electrónica en España
  
• Preguntas frecuentes sobre la facturación electrónica obligatoria en España
  

¿Qué es la facturación electrónica?

Facturación electrónica significa gestionar las facturas completamente en formato digital. La normativa española también incluye algunos requisitos legales específicos como lo demuestra el uso de ciertos formatos de archivo y herramientas certificadas.

En particular, los programas informáticos que cumplan con las normas sobre facturación electrónica obligatoria en España deben ser capaces de compartir la información contenida en las facturas online con las autoridades impositivas en tiempo real utilizando medios electrónicos, comoVERI*FACTU.

Aunque las facturas electrónicas contienen los mismos detalles que el método tradicional en papel, la Agencia Tributaria Española (AEAT) puede validarlas instantáneamente, haciendo que los registros se puedan rastrear automáticamente. Cuando la facturación electrónica sea obligatoria en España, será el único método que valide legalmente las transacciones a efectos impositivos.

¿Cuáles son los beneficios de las facturas electrónicas?

Además de cumplir con la futura normativa de facturación electrónica, trabajar con un sistema digital tiene algunos beneficios directos:

• Menos errores
  Con los métodos tradicionales, pueden producirse errores, como introducir incorrectamente los detalles de la factura —un problema frecuente al facturar a un cliente por primera vez, que puede conducir apagos fallidos. Las plataformas de facturación electrónica permiten automatizar la entrada de datos, asegurando que la información sea siempre precisa y actualizada.

• Ahorrar tiempo
  La automatización de una gran parte de este proceso, por ejemplo, la generación o el envío de facturas, significa que los documentos llegan antes a los destinatarios y, en última instancia, se convierte en una estrategia de optimización de pagos beneficiosa. Solo en 2024, las empresas españolas ahorraron más de 2,3 millones de horas de gestión de facturas emitidas y recibidas gracias a estos sistemas.

• Ahorrar costos administrativos
  Reducir las horas dedicadas a la gestión de facturas también reduce costos administrativos. Los ahorros de las empresas locales que implementaron plataformas de facturación electrónica superaron los 4.300 millones de euros en 2024.

• Mayor sustentabilidad
  La facturación electrónica elimina la necesidad de imprimir versiones en papel. Además de evitar la necesidad de almacenar gran cantidad de documentos físicos, la emisión y recepción de facturas de forma electrónica en España generó un ahorro de papel equivalente a más de 31.000 árboles.

¿Quién está sujeto a la facturación electrónica obligatoria?

La facturación electrónica será obligatoria para todas las empresas y autónomos que realicen transacciones con otros empresarios o profesionales. Es decir, facturas para todas las actividades B2B deben emitirse digitalmente. Las empresas deben enviar facturas electrónicas para transacciones con clientes particulares (B2C) solo cuando se aplica una de las dos condiciones siguientes:

• El cliente acepta o solicita expresamente recibir facturas electrónicas
  
• La empresa de facturación califica como agencia de viajes, brinda servicios de transporte o se dedica al comercio minorista y las partes celebran el contrato digitalmente
  

Además, hay algunos casos en los que no es necesario:

• _Régimen provincial: _ las empresas y autónomos están sujetos a este régimen cuando su domicilio social se encuentre en el País Vasco o en Navarra. En estas comunidades autónomas se aplican las normativas alternativas de facturación electrónica obligatoria conocidas respectivamente como TicketBAI yBATUZ.

• Facturas simplificadas: se aplican a las operaciones documentadas con facturas simplificadas, generalmente para importes de hasta 400 euros (incluido el impuesto sobre el valor añadido [IVA]) o para las facturas correctivas; en casos específicos, como el comercio minorista, el límite se eleva a 3.000 euros.

• _Facturas voluntarias: _ se refieren a operaciones que se documentan con facturas a pesar de no tener la obligación de hacerlo. Por ejemplo, un comercio minorista solo está obligado a proporcionar un recibo a un cliente por compras inferiores a 3.000 euros; aún así, también podría generar voluntariamente una factura. En este caso, la empresa aún podría emitir una versión en papel en lugar de utilizar el sistema electrónico obligatorio.

Requisitos legales de la facturación electrónica obligatoria en España

La Ley Crea y Crece impone los requisitos legales más estrictos para la facturación electrónica en España, aunque otras leyes complementan el marco regulatorio. Las siguientes son algunas de las obligaciones más importantes:

• Informar estado de la factura
  Ambas partes deben informar sobre el estado de sus facturas: emitidas, recibidas, pagadas o vencidas. Para ilustrar, al pagar a proveedores, debes indicar explícitamente que has pagado las facturas.

• Brindar copies sin costo
  La persona o empresa que recibe una factura electrónica debe poder solicitar una copia sin costo adicional. Esto debe proporcionarse de forma gratuita durante un período de cuatro años a partir de la fecha en que se creó. Este plazo se alinea con la obligación de conservar cada factura, tal y como se estipula en el artículo 29.2 de laLey General Tributaria.

• Permitir acceso a facturas anteriores
  Revocar el consentimiento para recibir facturas electrónicas no puede eliminar el derecho de tener acceso a las anteriores. Además, la terminación de una relación contractual no significa que las facturas emitidas durante la vigencia del contrato ya no sean accesibles.

• Enviar facturas electrónicas a la AEAT
  Los usuarios deben utilizar la herramienta de facturación electrónica pública gratuita desarrollada por la AEAT o una solicitud certificada (con las funcionalidades introducidas por laley antifraude) para enviar facturas a la agencia. Si opta por trabajar con software de terceros, el programa debe enviar automáticamente una copia digital de cada documento a la AEAT.

• Aumento de las empresas obligadas a emitir facturas electrónicas
  La normativa permite ampliar la lista de empresas obligadas a facturar digitalmente si mantienen una comunicación online frecuente con los clientes y crean un alto volumen de facturas.

¿Cuándo será obligatoria la facturación electrónica?

La facturación electrónica obligatoria entra en vigencia cuando se apruebe el reglamento final de la Ley Crea y Crece, cuya publicación está prevista para finales de 2025. A partir de entonces, se aplican dos períodos diferentes, dependiendo de la facturación:

• _Un año: _ empresas y autónomos con una facturación superior a 8 millones de euros
  
• Dos años: empresas y autónomos con una facturación inferior a 8 millones de euros
  

Además, la ley antifraude exige el uso de sistemas de facturación informática (SIF) en los siguientes plazos:

• 1 de enero de 2026: empresas que pagan impuesto sobre sociedades (IS) al completar el Formulario 200 o el Formulario 202
  
• 1 de julio de 2026: todos los demás profesionales y autónomos
  

En 2026, el uso de herramientas de facturación certificadas será obligatorio. No obstante, aún no será necesario presentar estos documentos en tiempo real a la AEAT a través de VERI*FACTU, ya que aún están pendientes las bases definitivas.

Tipos de facturas electrónicas aceptadas en España

Las normas nacionales distinguen entre dos tipos principales de facturas electrónicas: con formato estructurado y sin formato estructurado. Aunque ambos formatos pueden transmitirse digitalmente (por ejemplo, desde una plataforma de facturación o por correo electrónico), su tratamiento y utilidad a efectos impositivos varían considerablemente. Echemos un vistazo a más detalles sobre estas:

Facturas electrónicas estructuradas

Estos tipos contienen datos organizados para que los sistemas informáticos del remitente y del destinatario puedan procesar registros sin intervención manual. Las facturas electrónicas estructuradas son especialmente útiles porque permiten automatizar la creación, el pago y el registro, y minimizar así los errores manuales y reducir el tiempo dedicado a gestionarlos.

El último proyecto del Real Decreto indica los cuatro tipos de archivos aceptados para generar facturas electrónicas estructuradas:

• Facturae: el formato propio de la AEAT
  
• Universal Business Language (UBL): lenguaje de marcado extensible internacional (XML)– estándar
  
• _Intercambio Electrónico de Datos para la Administración, el Comercio y el Transporte (EDIFACT): _ formato común en grandes organizaciones e industrias con alta rotación
  
• Otros formatos en XML que cumplan con los requisitos
  

Facturas electrónicas sin formato estructurado

Este tipo se asemeja a los métodos de facturación tradicionales y contiene información en un formato que no se puede procesar automáticamente. Los siguientes son algunos de los tipos de archivos más comunes:

• PDF sin metadatos estructurados
  
• Imágenes escaneadas de facturas en papel (por ejemplo, JPEG o PNG)
  

A pesar de ser documentos digitales, aún requieren procesamiento manual, lo que introduce un margen de error designado y ralentiza su gestión. Todavía podrían ser aplicables en contextos particulares, pero este tipo no se permitirá para transacciones B2B una vez que entre en vigencia el texto definitivo de la Ley de Creación y Crecimiento.

Sanciones por no cumplir con la facturación electrónica obligatoria en España

Para garantizar el cumplimiento de la normativa sobre requisitos de facturación electrónica de la Unión Europea, la AEAT impondrá severas sanciones a empresas y autónomos que no emitan facturas electrónicas.

Si las organizaciones impiden que los clientes reciban facturas electrónicas o les impiden acceder a facturas anteriores, recibirán una advertencia. Dicho esto, si hay una reincidencia o la infracción se considera grave, por ejemplo, obstruir una inspección, la multa puede alcanzar los 10.000 euros.

Pasos para implementar la facturación electrónica en España

Si debe realizar facturación electrónicas, es importante que lo haga antes de la fecha límite establecida por las regulaciones definitivas para evitar sanciones. A continuación se detallan los pasos para implementar la facturación electrónica obligatoria en España:

• Elegir un software aprobado
  Consulta la lista de software de facturación electrónica aprobada. Todos los programas deben ser capaces de cambiar información con otros y con el propio sistema de la AEAT sin cargo adicional. La herramienta debe permitir la gestión de facturas electrónicas y permitir que los clientes accedan a ellas para leerlas, descargarlas o imprimirlas de forma gratuita. Además, si un usuario decide dejar de recibir facturas electrónicas, el software debe ofrecer un proceso gratuito e intuitivo para retirar el consentimiento. Supongamos que usasStripe Payments para procesar tus transacciones en línea. En ese caso, puedes automatizar todas tus necesidades de facturación electrónica conInvopop: una solución facturación desarrollada en España, diseñada para cumplir con el sistema VERI*FACTU de la AEAT y el resto de normativas europeas relevantes. DesdeStripe App Marketplace, puedes acceder a esta y a una amplia gama de soluciones que integrar fácilmente con tu plataforma de pagos.

• Establecer el canal para enviar facturas
  Una vez que se inicie el software, selecciona el canal para enviar facturas. Por ejemplo, en el caso de personas físicas, el correo electrónico es un medio de comunicación común que requiere obtener el consentimiento previo. En entornos B2B, es frecuente utilizar canales de comunicación empresarial, como el intercambio electrónico de datos (EDI), lo que permite el procesamiento automático de factura y la automatización de pago B2B.

• Crear facturas
  Las facturas electrónicas deben mostrar la fecha de emisión, el Número de Identificación Fiscal (NIF) y los datos personales del emisor y del destinatario, así como el número de factura y una descripción de la transacción. El contenido debe ser almacenado en archivos estructurados utilizando uno de los formatos permitidos por el texto final de la ley. Eltipos enumerados en el proyecto de Real Decreto son XML, UBL, EDIFACT y Facturae.

• Presentar facturas a la AEAT
  La aprobación del software garantiza que es compatible con el sistema VERI * FACTU, por lo que los registros de facturas se transmiten automáticamente sin ninguna intervención manual, a medida que se generan.

• Conservar las facturas
  Los emisores deben conservar todas las facturas electrónicas durante un mínimo de cuatro años. Si la AEAT envía alguna solicitud debe poder recuperar los documentos generados durante ese período de tiempo de inmediato.

Preguntas frecuentes sobre la facturación electrónica obligatoria en España

¿Es obligatoria la facturación electrónica para las transacciones con personas físicas?

Aunque muchos asumen que la facturación electrónica se aplica exclusivamente a los pagos B2B, ciertas transacciones B2C también requieren formularios digitales. Por ejemplo, si un cliente particular opta o solicita expresamente recibir facturas electrónicas, la empresa debe emitirlas. Del mismo modo, en las industrias de transporte, agencias de viajes y comercios minoristas, las facturas electrónicas son necesarias cuando las partes celebran contratos digitalmente.

¿Es obligatoria la facturación electrónica para los autónomos?

Sí, es obligatoria tanto para empresas como para autónomos. Tal y como recoge el artículo 12 de la Ley Crea y Crece, la facturación electrónica es obligatoria para todos los profesionales que vendan sus productos o servicios a otros empresarios o profesionales. Si trabaja por cuenta propia, el uso de una solicitud certificada comienza a partir del 1 de julio de 2026. Además, la presentación automática de documentos a la AEAT y las obligaciones restantes se aplican dos años después de la aprobación del texto definitivo de la ley (que se espera para fines de 2025).

¿Es necesario que una empresa suspenda la facturación electrónica si se interrumpe la comunicación en tiempo real con la AEAT?

No, la empresa tiene que seguir emitiendo facturas electrónicas cuando no pueda comunicarse con la AEAT. En caso de que se produzca un fallo informático o de red que afecte la comunicación en tiempo real, la empresa deberá seguir emitiendo facturas si puede hacerlo, por ejemplo, si una incidencia afecta al servidor de la AEAT pero la empresa sigue con acceso a Internet. Si las facturas electrónicas no se envían al instante, los usuarios deben enviarlas con prontitud y marcar una «S» en el campo «Incident».

¿Qué formatos de factura electrónica son obligatorios?

Si bien sigue siendo legal enviar facturas en formatos digitales no estructurados, como archivos PDF o imágenes escaneadas, esto no se permitirá para las transacciones B2B cuando entre en vigencia el texto final de la Ley Crea y Crece.

A partir de ese momento, solo serán válidos los formatos estructurados que permitan el procesamiento automatizado de facturas. Según el último borrador del Real Decreto, los tipos reconocidos serán Facturae, UBL, EDIFACT y otras alternativas establecidas en XML que cumplan con los criterios técnicos establecidos por la AEAT.