La primera factura que envías a un cliente es un hito importante, así como una oportunidad para marcar las pautas de tu relación y establecer qué tan profesional, organizada y confiable es tu empresa.

Esa primera factura comunica mucho sobre tu marca, y hacerlo bien puede ayudarte a evitar malentendidos y retrasos en los pagos. Una factura bien elaborada demuestra que te tomas en serio tu trabajo y valoras el tiempo de tu cliente. Esto te ayuda a generar confianza, lo que puede llevar a pagos más confiables. A continuación, hablaremos de los elementos clave que debes incluir en tu primera factura, de los errores más comunes que debes evitar y de cómo Stripe puede ayudarte a simplificar el proceso.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Por qué es importante la primera factura?
  
• ¿Qué información debes incluir la primera factura?
  
• ¿Cómo se establecen las pautas adecuadas con la primera factura?
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe a crear tu primera factura?
  
• ¿Cuáles son los errores más comunes que hay que evitar al facturar a un cliente por primera vez?
  
• ¿Cómo haces un seguimiento de tu primera factura?
  
• ¿Qué debes hacer si el cliente disputa la primera factura?
  

¿Por qué es importante la primera factura?

La primera factura que envías a un cliente establece las pautas de tu relación comercial. Es tu oportunidad de establecer, de inmediato, que valoras la profesionalidad, la transparencia y la comunicación clara.

También es una oportunidad para confirmar los detalles, como las condiciones de pago, las fechas de vencimiento y las tasas acordadas, para que no haya lugar a confusiones. Si tu primera factura es desordenada o poco clara, puede crear fricciones innecesarias y puede afectar la percepción que el cliente tiene de tu empresa. Este es un problema generalizado: un informe reveló que el 68 % de las empresas experimentan errores en más del 1 % del total de sus facturas. Estos errores pueden provocar retrasos en los pagos y perjudicar las relaciones con los clientes.

¿Qué información debe incluir la primera factura?

Tu primera factura es un punto de contacto clave con tu cliente, por lo que debes incluir los detalles correctos. Tu primera factura debe incluir lo siguiente:

• Los datos de tu empresa: incluye el nombre, la dirección y la información de contacto de tu empresa para que tu cliente sepa exactamente de dónde proviene la factura. Usar un encabezado con el logotipo o la marca es una buena manera de reforzar tu imagen profesional.

• Información del cliente: incluye el nombre del cliente o el nombre de la empresa, la dirección y los datos de contacto.

• Fecha de emisión y fecha de vencimiento: indica con claridad cuándo se emitió la factura y cuándo vence el pago. Reforzar las condiciones de pago en la propia factura establece las expectativas de tus clientes y les ayuda a mantener el rumbo.

• Descripción de los servicios o productos: especifica por qué estás cobrando, ya sea un producto, servicio o proyecto. Desglósalo por el alcance del trabajo o la cantidad de horas trabajadas e incluye el precio de cada artículo o servicio. Proporciona tanto contexto como sea posible sobre el trabajo o los productos entregados.

¿Cómo se establecen las pautas adecuadas con la primera factura?

Tu primera factura debe lograr un equilibrio entre profesionalismo y accesibilidad. Debes dar la impresión de ser organizado, confiable, amable y alguien con quien es fácil trabajar. Comienza por asegurarte de que la factura sea clara y esté bien estructurada.

El lenguaje que usas en tu factura también ayuda a establecer las pautas. Frases como «Por favor, háganos saber si tiene alguna pregunta sobre esta factura» o «El pago vence dentro de los 30 días. Agradecemos su pronta atención» son respetuosas, firmes y amables. Establecen las expectativas correctas sin sonar demasiado agresivos o demasiado informales.

Considera incluir un toque personal, como un breve mensaje de agradecimiento, para demostrar que te importa crear una buena relación. Una primera factura bien redactada y cordial marca las pautas para una asociación de trabajo positiva y a largo plazo.

¿Cómo puede ayudarte Stripe a crear tu primera factura?

Una vez que hayas creado tu cuenta en Stripe Invoicing, puedes generar facturas con rapidez y personalizarlas con tu logotipo, los datos de tu empresa y la información del cliente.

Stripe también ayuda a automatizar el proceso para que puedas establecer facturas recurrentes para los clientes según un cronograma regular (por ejemplo, mensual, anual). Eso significa que ya no tendrás que crear facturas de forma manual para los clientes con facturas recurrentes.

Tu cliente puede pagar su factura inmediatamente con tarjeta de crédito o mediante transferencia bancaria o muchos otros métodos. Las opciones de pago están integradas en la propia factura. Una vez completado el pago, Stripe te notificará que se ha realizado. Proporciona una forma sencilla de gestionar la facturación sin quedarse atascado en el papeleo.

¿Cuáles son los errores más comunes que hay que evitar al facturar a un cliente por primera vez?

Cuando le facturas a un cliente por primera vez, hay algunos errores comunes que debes evitar. Esto es lo que debes recordar antes de enviar la primera factura:

• No omitas los detalles: puede ser tentador enviar una factura rápidamente, pero omitir información importante, como una descripción clara de los servicios prestados, las condiciones de pago acordadas o tus datos de contacto, puede causar confusión o retrasar el pago. Sé lo más específico que puedas para evitar malentendidos.

• No seas poco claro respecto de las condiciones de pago: asegúrate de que tu cliente sepa con exactitud cuándo vence el pago y los cargos por pago atrasado que podrían aplicarse después de la fecha de vencimiento. Aclarar las condiciones de pago ayuda a que tú y tu cliente estén en sintonía.

• No envíes facturas genéricas: un poco de calidez puede ser de gran ayuda. El simple hecho de decir «Gracias» o «Estamos encantados de trabajar con usted» añade un toque personal y ayuda a establecer las pautas adecuadas para tu relación de trabajo.

Al evitar estos errores, puedes preparar el escenario para pagos fluidos y oportunos, y construir una relación sólida y profesional con tus clientes desde el principio.

¿Cómo haces un seguimiento de tu primera factura?

Hacer un seguimiento de tu primera factura puede parecer incómodo, pero es un paso importante para garantizar que te paguen a tiempo. Comienza por establecer expectativas claras sobre las condiciones de pago: cuándo vence, cómo pagar y qué sucede si se retrasa.

Si pasa la fecha de vencimiento y aún no has recibido el pago, no te asustes. Un recordatorio amable y cortés suele ser todo lo que se necesita. Envía un breve correo electrónico o mensaje en el que agradezcas a tu cliente por su confianza y le recuerdes amablemente que el pago está pendiente. Puedes redactar algo como «Este es solo un recordatorio cordial de que el pago de la factura n.° 12.345 vence en los próximos días. Si ya lo ha enviado, ignore este mensaje. Si no es así, agradeceríamos su pronta atención».

Si ha pasado una semana o más y aún no has recibido el pago, puedes volver a hacer un seguimiento. Pero, esta vez, es posible que desees mencionar tus condiciones de pago de manera más explícita o preguntar si hubo algún problema con la factura. Sé firme pero cortés con un mensaje como «Me di cuenta de que aún no hemos recibido el pago y quería verificar si había alguna pregunta o algún problema con la factura». A veces, una factura simplemente se traspapela.

¿Qué debes hacer si el cliente disputa la primera factura?

Si un cliente disputa tu primera factura, mantén la calma, sé profesional y comunicativo. Primero, escucha atentamente sus inquietudes. Ya sea que se trate de un malentendido sobre el alcance del trabajo, los precios o las condiciones de pago, es necesario comprender exactamente lo que están disputando. Pide detalles específicos para aclarar dónde salieron mal las cosas.

Una vez que conozcas el problema, revisa los detalles del contrato o acuerdo que tienes con el cliente. Asegúrate de que la factura refleje lo que se acordó. Si se trata de un simple error, como un precio incorrecto o un servicio pasado por alto, admítelo y corrígelo de inmediato. Si la factura es precisa y el cliente malinterpreta algo, tómate el tiempo para explicarlo con claridad. Un correo electrónico cortés o una llamada rápida pueden aclarar las cosas.

Si el problema es más complejo o implica un malentendido que requiere negociación (por ejemplo, la facturación de un trabajo adicional no acordado previamente), intenta abordarlo de forma colaborativa. Sugiere una solución que funcione para ambas partes, ya sea al ajustar la factura, ofrecer un descuento o implementar un plan de pago. El objetivo es resolver la disputa y mantener una relación positiva.

Por último, documenta todo, especialmente cualquier cambio o acuerdo que hagas durante el proceso de resolución de disputas. Esto te ayudará a protegerte si el problema vuelve a surgir o en caso de acciones legales.

Envía la primera factura a tu cliente con confianza

Facturar a tu cliente por primera vez es un momento crucial para tu empresa. Una factura clara y profesional prepara el escenario para una relación de trabajo fluida, establece confianza y te ayuda a cobrar a tiempo. Al incluir todos los detalles correctos, establecer las pautas adecuadas y evitar errores comunes, facilitas el proceso de facturación y demuestra tu compromiso con el profesionalismo y la transparencia.

Herramientas como Stripe pueden ayudar a simplificar y automatizar la facturación, facilitan la organización y hacen que el proceso de pago sea más eficiente. Si surgen problemas, manéjalos con tacto y comunicación abierta para mantener sólidas las relaciones con los clientes.