De eerste factuur die je naar een klant stuurt, is een belangrijke mijlpaal, maar ook een kans om de toon te zetten voor je relatie en duidelijk te maken hoe professioneel, georganiseerd en betrouwbaar je onderneming is.

Die eerste factuur zegt veel over je merk en als je het goed aanpakt, kun je misverstanden en betalingsachterstanden voorkomen. Een goed opgestelde factuur laat zien dat je je werk serieus neemt en zorgvuldig omgaat met de tijd van de klant. Dit helpt vertrouwen op te bouwen, wat weer kan leiden tot betrouwbaardere betalingen. Hieronder bespreken we de belangrijkste elementen die je in je eerste factuur moet opnemen, veelgemaakte fouten die je moet vermijden en hoe Stripe het proces kan vereenvoudigen.

Wat staat er in dit artikel?

• Waarom is de eerste factuur belangrijk?
  
• Welke informatie moet op de eerste factuur staan?
  
• Hoe zet je de juiste toon bij de eerste factuur?
  
• Hoe kan Stripe je helpen bij het maken van je eerste factuur?
  
• Veelgemaakte fouten die je moet vermijden als je een klant voor het eerst factureert
  
• Hoe volg je je eerste factuur op?
  
• Wat moet je doen als de klant bezwaar maakt tegen de eerste factuur?
  

Waarom is de eerste factuur belangrijk?

De eerste factuur die je naar een klant stuurt, zet de toon voor de zakelijke relatie. Het is je kans om meteen duidelijk te maken dat je waarde hecht aan professionaliteit, transparantie en duidelijke communicatie.

Het is ook een gelegenheid om de klant goed te informeren over bijvoorbeeld betalingsvoorwaarden, vervaldatums en eventuele overeengekomen tarieven, zodat er geen verwarring kan ontstaan. Als de eerste factuur rommelig of onduidelijk is, kan dit onnodige frictie opleveren en de perceptie van de klant nadelig beïnvloeden. Dit is een wijdverbreid probleem: uit een rapport blijkt dat 68% van de ondernemingen fouten tegenkomt in meer dan 1% van alle facturen. Deze fouten kunnen leiden tot betalingsachterstanden en de relatie met klanten onder druk zetten.

Welke informatie moet op de eerste factuur staan?

De eerste factuur is een belangrijk contactmoment met je klant. Zorg dus dat deze de juiste gegevens bevat. Je eerste factuur moet het volgende bevatten:

• Je bedrijfsgegevens. Vermeld je bedrijfsnaam, adres en contactgegevens, zodat je klant precies weet waar de rekening vandaan komt. Het gebruik van een logo of branding in de kop is een goede manier om je professionele imago te versterken.

• Gegevens van de klant. Vermeld de naam van de klant of de bedrijfsnaam, het adres en de contactgegevens.

• Uitgiftedatum en vervaldatum. Geef duidelijk aan wanneer de factuur is uitgegeven en wanneer de betaling is verschuldigd. Door de betalingsvoorwaarden op de rekening zelf te noemen, weten klanten precies wat van ze wordt verwacht en kunnen ze op tijd betalen.

• Beschrijving van diensten of producten. Geef aan waarvoor je kosten in rekening brengt, of dat nu een product, dienst of project is. Splits het factuurbedrag op in de omvang van het werk of het aantal gewerkte uren en vermeld voor elk artikel of elke dienst de prijs. Geef zoveel mogelijk context over het geleverde werk of de geleverde producten.

Hoe zet je de juiste toon bij de eerste factuur?

In je eerste factuur moet je de balans vinden tussen professionaliteit en benaderbaarheid. Je wilt overkomen als georganiseerd, betrouwbaar, vriendelijk en prettig om mee samen te werken. Zorg er allereerst voor dat de factuur duidelijk en overzichtelijk is.

Ook het taalgebruik in je factuur zet de toon. Zinnen als: "Laat het ons weten als u vragen hebt over deze factuur" en 'Betaling is verschuldigd binnen 30 dagen. We waarderen uw snelle afhandeling", zijn beleefd, vastberaden en vriendelijk. Ze scheppen de juiste verwachtingen zonder dat het te opdringerig of te nonchalant klinkt.

Overweeg om een persoonlijk tintje toe te voegen, zoals een kort bedankje, om te laten zien dat je het belangrijk vindt om een goede relatie op te bouwen. Een goed geschreven, vriendelijke eerste factuur zet de toon voor een langdurige, positieve samenwerking.

Hoe kan Stripe je helpen bij het maken van je eerste factuur?

Nadat je je Stripe Invoicing-account hebt gemaakt, kun je snel facturen genereren en deze aanpassen met je logo, bedrijfsgegevens en de gegevens van de klant.

Stripe helpt ook bij het automatiseren van de facturatie, zodat je terugkerende facturen voor klanten kunt instellen volgens een periodiek schema (bijv. maandelijks, jaarlijks). Dat betekent dat je geen facturen meer handmatig hoeft te maken voor klanten met terugkerende facturen.

Je klant kan de factuur direct betalen via creditcard, bankoverschrijving of meerdere andere methoden. Betaalopties zijn geïntegreerd in de factuur zelf. Na afloop van de betaling krijgt Stripe bericht dat de betaling is uitgevoerd. Dit is een eenvoudige manier om facturatie af te handelen zonder dat je omkomt in het papierwerk.

Veelgemaakte fouten die je moet vermijden als je een klant voor het eerst factureert

Wanneer je een klant voor de eerste keer factureert, zijn er een paar veelgemaakte fouten die je moet vermijden. Loop de volgende punten na voordat je de eerste factuur verzendt:

• Laat geen details weg. Het kan verleidelijk zijn om snel een factuur te sturen, maar het weglaten van belangrijke informatie, zoals een duidelijke beschrijving van de geleverde diensten, de overeengekomen betalingsvoorwaarden of je contactgegevens, kan verwarring veroorzaken of de betaling vertragen. Wees zo specifiek mogelijk om misverstanden te voorkomen.

• Wees duidelijk over betalingsvoorwaarden. Zorg ervoor dat de klant precies weet wanneer de betaling verschuldigd is, en noem de kosten voor te late betaling die na de vervaldatum van toepassing zijn. Door duidelijk te zijn over de betalingsvoorwaarden, zitten jij en de klant op één lijn.

• Stuur geen generieke facturen. Met een beetje vriendelijkheid kom je verder. Door gewoon te zeggen: "Dank u wel" of "We vinden het fijn om met u samen te werken", voeg je een persoonlijk tintje toe en zet je de juiste toon voor je werkrelatie.

Door deze fouten te vermijden, maak je de weg vrij voor vlotte, tijdige betalingen en bouw je vanaf het begin een sterke, professionele relatie met je klanten op

Hoe volg je de eerste factuur op?

Het opvolgen van je eerste factuur voelt misschien een beetje ongemakkelijk, maar het is een belangrijke stap om ervoor te zorgen dat je op tijd wordt betaald. Begin met een duidelijke vermelding van de betalingsvoorwaarden: geef aan wanneer en hoe de factuur moet worden betaald en wat er gebeurt als de betaling te laat is.

Als de vervaldatum verstrijkt en je nog geen betaling hebt ontvangen, raak dan niet in paniek. Een vriendelijke, beleefde herinnering is meestal voldoende. Stuur een korte e-mail of bericht waarin je je klant bedankt voor het zakendoen met jou en vriendelijk eraan herinnert dat de factuur nog niet is betaald. Je kunt iets zeggen als: "Hierbij herinneren we u eraan dat de betaling voor factuurnr. 12345 in de komende dagen verschuldigd is. Als u deze factuur al hebt betaald, kunt u dit bericht negeren. Zo niet, dan stellen we uw snelle afhandeling op prijs."

Als de vervaldatum langer dan een week is geleden en je nog steeds geen betaling hebt ontvangen, kun je opnieuw contact opnemen. Maar deze keer moet je je betalingsvoorwaarden explicieter aangeven en vragen of er problemen zijn met de factuur. Wees vastberaden maar beleefd en stuur een bericht als: "Uit onze administratie blijkt dat we de betaling nog niet hebben ontvangen. Wij horen graag of er problemen zijn met de factuur." Soms komt een factuur wel eens onder op de stapel.

Wat moet je doen als de klant bezwaar maakt tegen de eerste factuur?

Als een klant bezwaar maakt tegen je eerste factuur, blijf dan kalm en professioneel en stel je open op. Luister eerst goed naar wat de klant te zeggen heeft. Misschien gaat het om een misverstand over de omvang van het werk, de prijzen of de betalingsvoorwaarden. Het is in elk geval noodzakelijk dat je precies begrijpt wat het bezwaar inhoudt. Vraag precies na waar het is misgegaan.

Zodra je dat weet, bekijk je de bepalingen van het contract of de overeenkomst met de klant. Kijk of de factuur klopt met wat er is afgesproken. Als het een simpele fout is, zoals een verkeerde prijs of een service die je over het hoofd hebt gezien, geef dit dan toe en corrigeer het onmiddellijk. Als de factuur klopt en de klant iets verkeerd heeft begrepen, neem dan de tijd om het duidelijk uit te leggen. Een beleefde e-mail of een kort telefoontje kan voor opheldering zorgen.

Als het probleem complexer is of een misverstand betreft waarover moet worden onderhandeld (bijvoorbeeld een factuur voor meerwerk dat niet eerder is overeengekomen), probeer het dan samen op te lossen. Stel een oplossing voor die voor beide partijen werkt, of het nu gaat om het aanpassen van de factuur, het aanbieden van een korting of betaling in termijnen. Het doel is om het geschil op te lossen en een positieve relatie in stand te houden.

Documenteer ten slotte alles, vooral eventuele wijzigingen of afspraken die je maakt tijdens het proces waarin je tot een oplossing probeert te komen. Dit biedt je bescherming als het probleem zich opnieuw voordoet of bij juridische stappen.

Stuur je eerste klantfactuur met vertrouwen

De eerste factuur aan een klant is een cruciaal moment voor je onderneming. Een duidelijke, professionele factuur vormt de basis voor een soepele werkrelatie, schept vertrouwen en helpt je op tijd betaald te krijgen. Door de juiste informatie op te nemen, de juiste toon te gebruiken en veelgemaakte fouten te vermijden, maak je facturatie eenvoudiger en laat je zien dat je professionaliteit en transparantie belangrijk vindt.

Tools zoals Stripe kunnen helpen de facturatie te vereenvoudigen en automatiseren, zodat betalingen overzichtelijker en efficiënter verlopen. Als er zich problemen voordoen, reageer dan met tact en communiceer open om de relaties met klanten sterk te houden.