La première facture que vous envoyez à un client est une étape importante, ainsi qu’une occasion de donner le ton à votre relation et d’établir à quel point votre entreprise est professionnelle, organisée et fiable.

Cette première facture en dit long sur votre marque et bien faire les choses peut vous aider à éviter les malentendus et les retards de paiement. Une facture bien rédigée montre que vous êtes sérieux dans votre travail et que vous accordez de la valeur au temps de votre client. Cela vous aide à instaurer la confiance, ce qui peut conduire à des paiements plus fiables. Vous trouverez ci-dessous les éléments clés à inclure dans votre première facture, les erreurs courantes à éviter et la manière dont Stripe peut vous aider à simplifier le processus.

Qu’y a-t-il dans cet article?

• Pourquoi la première facture est-elle importante?
  
• Quels renseignements la première facture doit-elle inclure?
  
• Comment donner le bon ton avec la première facture?
  
• Comment Stripe peut-elle vous aider à créer votre première facture?
  
• Quelles sont les erreurs courantes à éviter lors de la première facturation d’un client?
  
• Comment faites-vous le suivi de votre première facture?
  
• Que devez-vous faire si le client conteste la première facture?
  

Pourquoi la première facture est-elle importante?

La première facture que vous envoyez à un client donne le ton à votre relation d’affaires. C’est l’occasion pour vous d’établir immédiatement que vous accordez de l’importance au professionnalisme, à la transparence et à une communication claire.

C’est aussi l’occasion de confirmer les détails, comme les conditions de paiement, les dates d’échéance et les tarifs convenus, afin d’éviter toute confusion. Si votre première facture est désordonnée ou peu claire, elle peut créer des frictions inutiles et affecter la perception que le client a de votre entreprise. Il s’agit d’un problème répandu : un rapport a révélé que 68 % des entreprises rencontrent des erreurs sur plus de 1 % de leurs factures totales. Ces erreurs peuvent entraîner des retards de paiement et mettre à rude épreuve les relations avec les clients.

Quels renseignements la première facture doit-elle inclure?

Votre première facture est un point de contact clé avec votre client, elle doit donc inclure les bons détails. Votre première facture devrait inclure les éléments suivants :

• Les renseignements sur votre entreprise : Indiquez le nom, l’adresse et les coordonnées de votre entreprise afin que votre client sache exactement d’où provient la facture. L’utilisation d’un en-tête logo ou marque est un bon moyen de renforcer votre image professionnelle.

• Renseignements sur le client : Indiquez le nom du client ou le nom de son entreprise, son adresse et ses coordonnées.

• Date d’émission et date d’échéance : Indiquez clairement la date d’émission de la facture et la date d’échéance du paiement. Renforcer les conditions de paiement sur la facture elle-même définit les attentes de vos clients et les aide à rester sur la bonne voie.

• Description des services ou produits : Spécifiez ce que vous facturez, qu’il s’agisse d’un produit, d’un service ou d’un projet. Décomposez-la facture en fonction de l'étendue des travaux ou des heures travaillées et indiquez le prix de chaque article ou service. Fournissez autant de contexte que possible sur le travail ou les produits livrés.

Comment donner le bon ton avec la première facture?

Votre première facture doit trouver un équilibre entre professionnalisme et accessibilité. Vous voulez donner l’impression d’être une personne organisée, digne de confiance, amicale et avec qui il est facile de travailler. Commencez par vous assurer que la facture est claire et bien structurée.

Le langage que vous utilisez sur votre facture contribue également à donner le ton. Des phrases telles que « Faites-nous savoir si vous avez des questions au sujet de cette facture » et « Le paiement est dû dans les 30 jours. Nous apprécions votre attention rapide », sont polis, fermes et amicaux. Ils établissent les bonnes attentes sans avoir l’air trop insistants ou trop décontractés.

Envisagez d’inclure une touche personnelle, comme un bref message de remerciement, pour montrer que vous vous souciez d’établir une bonne relation. Une première facture bien rédigée et conviviale donne le ton à un partenariat de travail positif et à long terme.

Comment Stripe peut-elle vous aider à créer votre première facture?

Une fois que vous avez créé votre compte Stripe Invoicing, vous pouvez rapidement générer des factures et les personnaliser avec votre logo, les coordonnées de votre entreprise et les informations du client.

Stripe vous aide également à automatiser le processus afin que vous puissiez établir des factures récurrentes pour vos clients selon un calendrier régulier (p. ex. mensuel ou annuel). Cela signifie que vous n’avez plus besoin de créer des factures manuelles pour les clients ayant des factures récurrentes.

Votre client peut payer votre facture immédiatement par carte de crédit, virement bancaire ou plusieurs autres moyens. Les options de paiement sont intégrées à la facture elle-même. Une fois le paiement effectué, Stripe vous informe que le paiement a été effectué. Il s’agit d’un moyen simple de gérer la facturation sans s’enliser dans la paperasse.

Quelles sont les erreurs courantes à éviter lors de la première facturation d’un client?

Lorsque vous facturez un client pour la première fois, il y a quelques erreurs courantes à éviter. Voici ce que vous devez retenir avant d’envoyer votre première facture :

• Ne sautez pas les détails : Il peut être tentant d’envoyer une facture rapidement, mais omettre des informations importantes, comme une description claire des services rendus, les conditions de paiement convenues ou vos coordonnées, peut prêter à confusion ou retarder le paiement. Soyez aussi précis que possible pour éviter les malentendus.

• Ne soyez pas vague sur les modalités de paiement : Assurez-vous que votre client sait exactement quand le paiement est dû et quels sont les frais de retard qui pourraient s’appliquer après la date d’échéance. En clarifiant les conditions de paiement, vous et votre client restez sur la même longueur d’onde.

• N’envoyez pas de factures génériques : Un peu de couleur peut faire beaucoup. Le simple fait de dire « Merci » ou « Nous sommes ravis de travailler avec vous » ajoute une touche personnelle et aide à donner le bon ton à votre relation de travail.

En évitant ces erreurs, vous pouvez préparer le terrain pour des paiements fluides et ponctuels et établir une relation solide et professionnelle avec vos clients dès le départ.

Comment faites-vous le suivi de votre première facture?

Le suivi de votre première facture peut sembler gênant, mais il s’agit d’une étape importante pour vous assurer d’être payé à temps. Commencez par définir clairement vos attentes concernant les conditions de paiement, c’est-à-dire la date d’échéance, les modalités de paiement et ce qui se passe en cas de retard.

Si la date d’échéance est passée et que vous n’avez pas encore reçu le paiement, pas de panique. Un rappel amical et poli est généralement tout ce qu’il faut. Envoyez un court courriel ou un message qui remercie votre client de sa confiance et lui rappelle gentiment que le paiement est dû. Vous pouvez dire quelque chose comme : « Juste un rappel amical que le paiement de la facture n° 12 345 est dû dans les prochains jours. Si vous l’avez déjà envoyé, veuillez ne pas tenir compte de ce message. Si ce n’est pas le cas, nous vous serions reconnaissants de bien vouloir y accorder votre attention. »

Si cela fait une semaine ou plus et que vous n’avez toujours pas reçu le paiement, vous pouvez effectuer un nouveau suivi. Mais cette fois-ci, vous voudrez peut-être mentionner vos conditions de paiement plus explicitement ou demander s’il y a eu des problèmes avec la facture. Soyez ferme mais poli avec un message comme : « J’ai remarqué que nous n’avons pas encore reçu le paiement et je voulais vérifier s’il y avait des questions ou des problèmes avec la facture. » Parfois, une facture se perd dans la masse.

Que faire si le client conteste la première facture?

Si un client conteste votre première facture, restez calme, professionnel et communicatif. Tout d’abord, écoutez attentivement leurs préoccupations. Qu’il s’agisse d’un malentendu sur l’étendue des travaux, les prix ou les conditions de paiement, il est nécessaire de comprendre exactement ce qu’ils contestent. Demandez des détails pour clarifier où les choses ont mal tourné.

Une fois que vous connaissez le problème, passez en revue les détails du contrat ou de l’accord que vous avez avec le client. Assurez-vous que la facture reflète ce qui a été convenu. S’il s’agit d’une simple erreur, comme un prix erroné ou un service qui a été oublié, admettez-le et corrigez-le immédiatement. Si la facture est exacte et que le client comprend mal quelque chose, prenez le temps de l’expliquer clairement. Un courriel poli ou un appel rapide peut éclaircir les choses.

S’il s’agit d’un problème plus complexe ou s’il s’agit d’un malentendu qui nécessite une négociation (p. ex. la facturation de travaux supplémentaires qui n’ont pas été convenus au préalable), essayez de l’aborder de manière collaborative. Proposez une solution qui convient aux deux parties, que ce soit en ajustant la facture, en offrant un rabais ou en mettant en place un plan de paiement. L’objectif est de résoudre le différend tout en maintenant une relation positive.

Enfin, documentez tout, en particulier les modifications ou les ententes que vous apportez au cours du processus de règlement des litiges. Cela vous aidera à vous protéger si le problème se reproduit ou en cas de poursuites judiciaires.

Envoyez votre première facture client en toute confiance

Facturer votre client pour la première fois est un moment charnière pour votre entreprise. Une facture claire et professionnelle ouvre la voie à une relation de travail harmonieuse, établit la confiance et vous aide à être payé à temps. En incluant tous les bons détails, en donnant le bon ton et en évitant les erreurs courantes, vous facilitez le processus de facturation et démontrez votre engagement envers le professionnalisme et la transparence.

Des outils comme Stripe peuvent vous aider à simplifier et à automatiser la facturation, ce qui facilite l’organisation et rend le processus de paiement plus efficace. Si des problèmes surviennent, traitez-les avec tact et une communication ouverte pour maintenir des relations solides avec les clients.