Die erste Rechnung, die Sie einem Kunden/einer Kundin schicken, ist ein wichtiger Moment und eine Gelegenheit, den Grundstein für Ihre Beziehung zu legen und zu zeigen, wie professionell, organisiert und zuverlässig Ihr Unternehmen ist.

Diese erste Rechnung sagt viel über Ihre Marke aus. Wenn Sie sie richtig gestalten, können Sie Missverständnisse und Zahlungsverzögerungen vermeiden. Eine gut ausgearbeitete Rechnung zeigt, dass Sie es mit Ihrer Arbeit ernst meinen und die Zeit Ihres Kunden/Ihrer Kundin schätzen. Dies hilft Ihnen, Vertrauen aufzubauen, was wiederum zu zuverlässigeren Zahlungen führen kann. Im Folgenden besprechen wir die wichtigsten Elemente, die Sie in Ihre erste Rechnung aufnehmen sollten. Außerdem zeigen wir häufige Fehler auf, die Sie vermeiden sollten, und erklären, wie Stripe Ihnen dabei helfen kann, den Prozess zu vereinfachen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Warum ist die erste Rechnung wichtig?
  
• Welche Angaben muss die erste Rechnung enthalten?
  
• Wie treffen Sie mit der ersten Rechnung den richtigen Ton?
  
• Wie kann Stripe Ihnen bei der Erstellung Ihrer ersten Rechnung helfen?
  
• Welche häufigen Fehler sollten Sie vermeiden, wenn Sie einem Kunden/einer Kundin zum ersten Mal eine Rechnung stellen?
  
• Wie verfolgen Sie Ihre erste Rechnung weiter?
  
• Was tun Sie, wenn der Kunde/die Kundin die erste Rechnung anficht?
  

Warum ist die erste Rechnung wichtig?

Die erste Rechnung, die Sie an einen Kunden/eine Kundin senden, gibt den Ton für Ihre Geschäftsbeziehung an. Es ist Ihre Chance, sofort festzustellen, dass Sie Wert auf Professionalität, Transparenz und klare Kommunikation legen.

Außerdem können Sie hier die Details wie Zahlungsbedingungen, Fälligkeitstermine und vereinbarte Preise bestätigen, damit keine Verwirrung aufkommt. Wenn Ihre erste Rechnung nicht ordentlich oder unverständlich ist, kann dies zu unnötigen Reibungen führen und die Wahrnehmung Ihres Unternehmens durch den Kunden/die Kundin beeinträchtigen. Dies ist ein weit verbreitetes Problem: Einem Bericht zufolge treten in 68 % der Unternehmen bei mehr als 1 % aller Rechnungen Fehler auf. Diese Fehler können zu Zahlungsverzögerungen führen und die Kundenbeziehungen belasten.

Welche Angaben muss die erste Rechnung enthalten?

Ihre erste Rechnung ist ein wichtiger Berührungspunkt mit Ihrem Kunden/Ihrer, daher muss sie die richtigen Angaben enthalten. Ihre erste Rechnung sollte Folgendes enthalten:

• Angaben zu Ihrem Unternehmen: Geben Sie Ihren Firmennamen, Ihre Adresse und Ihre Kontaktinformationen an, damit Ihr Kunde/Ihre Kundin genau weiß, woher die Rechnung kommt. Die Verwendung einer Logo- oder Marken-Kopfzeile ist eine gute Möglichkeit, Ihr professionelles Image zu stärken.

• Angaben zum Kunden/zur Kundin: Geben Sie den Namen oder den Firmennamen, die Adresse und die Kontaktdaten des Kunden/der Kundin an.

• Ausstellungsdatum und Fälligkeitsdatum: Geben Sie genau an, wann die Rechnung ausgestellt wurde und wann die Zahlung fällig ist. Durch die Angabe der Zahlungsbedingungen auf der Rechnung selbst werden die Erwartungen Ihrer Kundinnen und Kunden festgelegt und sie können sich besser daran halten.

• Beschreibung von Dienstleistungen oder Produkten: Erläutern Sie, worauf sich Ihre Rechnung bezieht, ob es sich um ein Produkt, eine Dienstleistung oder ein Projekt handelt. Unterteilen Sie es nach dem Umfang der Arbeit oder der geleisteten Arbeitsstunden und geben Sie den Preis für jeden Artikel oder jede Dienstleistung an. Geben Sie so viele Hintergrundinformationen wie möglich zu den geleisteten Arbeiten oder gelieferten Produkten an.

Wie treffen Sie mit der ersten Rechnung den richtigen Ton?

Ihre erste Rechnung muss ein Gleichgewicht zwischen Professionalität und Verständlichkeit herstellen. Sie möchten organisiert, vertrauenswürdig, freundlich und als angenehmer Partner wahrgenommen werden. Stellen Sie zunächst sicher, dass die Rechnung klar und gut strukturiert ist.

Auch die Sprache, die Sie in Ihrer Rechnung verwenden, trägt zur Tonalität bei. Formulierungen wie „Wenden Sie sich bitte an uns, falls Sie weitere Fragen zu dieser Rechnung haben“ und „Die Zahlung ist innerhalb von 30 Tagen fällig“. Wir danken Ihnen für Ihre schnelle Bearbeitung“ sind höflich, bestimmt und freundlich. Sie wecken die richtigen Erwartungen, ohne aufdringlich oder zu lässig zu klingen.

Erwägen Sie, eine persönliche Note einzubringen, z. B. eine kurze Dankesnachricht, um zu zeigen, dass Ihnen an einer guten Beziehung gelegen ist. Eine gut formulierte, freundliche erste Rechnung legt den Grundstein für eine langfristige, positive Zusammenarbeit.

Wie kann Stripe Ihnen bei der Erstellung Ihrer ersten Rechnung helfen?

Sobald Sie Ihr Konto für Stripe Invoicing erstellt haben, können Sie im Handumdrehen Rechnungen erstellen und diese mit Ihrem Logo, Unternehmensdaten und Kundeninformationen individualisieren.

Stripe hilft auch bei der Automatisierung des Verfahrens, sodass Sie wiederkehrende Rechnungen für Ihre Kundinnen und Kunden regelmäßig (z. B. monatlich, jährlich) erstellen können. Das bedeutet, dass Kundinnen und Kunden mit wiederkehrenden Rechnungen keine manuelle Rechnungserstellung mehr benötigen.

Ihr Kunde/Ihre Kundin kann Ihre Rechnung sofort per Kreditkarte, Banküberweisung oder auf mehreren anderen Wegen bezahlen. In der Rechnung selbst sind die Zahlungsoptionen integriert. Nachdem die Zahlung abgeschlossen wurde, benachrichtigt Stripe Sie, dass die Zahlung erfolgt ist. Es bietet eine einfache Möglichkeit, Rechnungen zu stellen, ohne sich in Papierkram zu verzetteln.

Welche häufigen Fehler sollten Sie vermeiden, wenn Sie einem Kunden/einer Kundin zum ersten Mal eine Rechnung stellen?

Wenn Sie einem Kunden/einer Kundin zum ersten Mal eine Rechnung stellen, gibt es ein paar häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten. Folgendes sollten Sie beachten, bevor Sie Ihre erste Rechnung versenden:

• Überspringen Sie niemals die Details: Manchmal ist es verlockend, eine Rechnung schnell zu versenden. Wenn Sie dabei jedoch wichtige Informationen wie eine klare Beschreibung der erbrachten Leistungen, die vereinbarten Zahlungsbedingungen oder Ihre Kontaktdaten auslassen, kann dies zu Verwirrung führen oder die Zahlung verzögern. Seien Sie so konkret wie möglich, um Missverständnisse zu vermeiden.

• Seien Sie nicht vage in Bezug auf Zahlungsbedingungen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Kundinnen und Kunden genau wissen, wann die Zahlung fällig ist und welche Verzugsgebühren nach dem Fälligkeitsdatum anfallen könnten. Wenn Sie die Zahlungsbedingungen klarstellen, sind Sie und Ihr Kunde/Ihre Kundin immer auf dem gleichen Stand.

• Senden Sie keine Standardrechnungen: Manchmal kann schon ein wenig Freundlichkeit viel bewirken. Einfach „Danke“ oder „Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen“ zu sagen, verleiht Ihrer Beziehung eine persönliche Note und hilft, den richtigen Ton für Ihre Arbeitsbeziehung zu finden.

Wenn Sie diese Fehler vermeiden, können Sie die Voraussetzungen für reibungslose, pünktliche Zahlungen schaffen und von Anfang an eine starke, professionelle Beziehung zu Ihren Kundinnen und Kunden aufbauen.

Wie verfolgen Sie Ihre erste Rechnung weiter?

Die Nachverfolgung Ihrer ersten Rechnung mag sich vielleicht unangenehm anfühlen, aber es ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass Zahlungen rechtzeitig erfolgen. Beginnen Sie damit, klare Erwartungen bezüglich der Zahlungsbedingungen zu formulieren – wann die Zahlung fällig ist, wie Sie bezahlen und was passiert, wenn sie sich verspätet.

Wenn das Fälligkeitsdatum verstrichen ist und Sie noch keine Zahlung erhalten haben, geraten Sie nicht in Panik. Eine freundliche, höfliche Erinnerung genügt in der Regel. Senden Sie eine kurze E-Mail oder Nachricht, in der Sie sich bei Ihrem Kunden/Ihrer Kundin für den Auftrag bedanken und ihn freundlich daran erinnern, dass die Zahlung fällig ist. Sie können etwas sagen wie: „Wir möchten Sie freundlich daran erinnern, dass die Zahlung für Rechnung Nr. 12.345 in den nächsten Tagen fällig ist. Wenn Sie die Rechnung bereits beglichen haben, ignorieren Sie diese Nachricht bitte. Wenn nicht, wären wir Ihnen dankbar, wenn Sie sich umgehend darum kümmern würden.“

Wenn seit einer Woche oder länger keine Zahlung eingegangen ist, können Sie erneut nachfragen. Aber dieses Mal möchten Sie vielleicht Ihre Zahlungsbedingungen genauer erwähnen oder sich erkundigen, ob es Probleme mit der Rechnung gab. Seien Sie bestimmt, aber höflich, und senden Sie eine Nachricht wie: „Mir ist aufgefallen, dass wir die Zahlung noch nicht erhalten haben, und ich wollte mich erkundigen, ob es Fragen oder Probleme mit der Rechnung gibt.“ Manchmal geht eine Rechnung im Durcheinander einfach unter.

Was tun Sie, wenn der Kunde/die Kundin die erste Rechnung anficht?

Wenn ein Kunde/eine Kundin Ihre erste Rechnung anficht, bleiben Sie ruhig, professionell und kommunikativ. Hören Sie sich zunächst ihre Bedenken genau an. Ob es sich um ein Missverständnis über den Arbeitsumfang, die Preisgestaltung oder die Zahlungsbedingungen handelt, es ist wichtig, genau zu verstehen, worum es bei der Zahlungsanfechtung geht. Fragen Sie nach Einzelheiten, um zu klären, wo etwas schief gelaufen ist.

Sobald Sie das Problem erkannt haben, überprüfen Sie die Details des Vertrags oder der Vereinbarung, die Sie mit dem Kunden/der Kundin haben. Stellen Sie sicher, dass der Rechnungsbetrag den Vereinbarungen entspricht. Wenn es sich um einen einfachen Fehler handelt, wie z. B. einen falschen Preis oder eine übersehene Dienstleistung, geben Sie ihn zu und korrigieren Sie ihn sofort. Wenn die Rechnung korrekt ist und der Kunde/die Kundin etwas missversteht, nehmen Sie sich die Zeit, es klar zu erklären. Eine höfliche E-Mail oder ein kurzer Anruf können Klarheit schaffen.

Wenn das Problem komplexer ist oder ein Missverständnis vorliegt, das geklärt werden muss (z. B. die Abrechnung zusätzlicher, nicht vereinbarter Arbeiten), versuchen Sie, es gemeinsam zu lösen. Schlagen Sie eine Lösung vor, die für beide Seiten funktioniert, sei es durch Anpassung der Rechnung, Angebot eines Rabatts oder Umsetzung eines Zahlungsplans. Das Ziel besteht darin, das Problem zu lösen und gleichzeitig eine positive Beziehung aufrechtzuerhalten.

Zu guter Letzt sollten Sie alles dokumentieren – insbesondere alle Änderungen oder Vereinbarungen, die Sie während des Konfliktlösungsprozesses treffen. Dies dient Ihrem Schutz, falls das Problem erneut auftritt oder rechtliche Schritte eingeleitet werden.

Senden Sie Ihre erste Kundenrechnung mit Zuversicht

Die erste Rechnungsstellung an Ihren Kunden/Ihre Kundin ist ein entscheidender Moment für Ihr Unternehmen. Eine klare, professionelle Rechnung schafft die Voraussetzungen für eine reibungslose Arbeitsbeziehung, schafft Vertrauen und hilft Ihnen, pünktlich bezahlt zu werden. Wenn Sie alle wichtigen Angaben machen, den richtigen Ton treffen und häufige Fehler vermeiden, erleichtern Sie den Abrechnungsprozess und zeigen, dass Sie sich für Professionalität und Transparenz einsetzen.

Tools wie Stripe können helfen, die Rechnungsstellung zu vereinfachen und zu automatisieren, indem sie die Organisation erleichtern und den Zahlungsprozess effizienter gestalten. Wenn Probleme auftreten, gehen Sie mit Fingerspitzengefühl und offener Kommunikation vor, um die Kundenbeziehungen zu stärken.