Den första fakturan du skickar till en kund är en viktig milstolpe och även en möjlighet att ange tonen för er relation och fastställa hur professionellt, organiserat och pålitligt ditt företag är.

Den första fakturan säger mycket om ditt varumärke och att få den rätt kan hjälpa dig att undvika missförstånd och betalningsförseningar. En väl utformad faktura visar att du menar allvar med ditt arbete och värdesätter din kunds tid. Detta hjälper dig att bygga förtroende, vilket kan leda till mer tillförlitliga betalningar. Nedan går vi igenom det viktigaste du bör ha med i din första faktura, vanliga misstag att undvika och hur Stripe kan hjälpa till att förenkla processen.

Vad innehåller den här artikeln?

• Varför är den första fakturan viktig?
  
• Vilken information ska den första fakturan innehålla?
  
• Hur anger man rätt ton med den första fakturan?
  
• Hur kan Stripe hjälpa dig att skapa din första faktura?
  
• Vilka är de vanligaste misstagen du bör undvika när du fakturerar en kund för första gången?
  
• Hur följer du upp din första faktura?
  
• Vad ska du göra om kunden ifrågasätter den första fakturan?
  

Varför är den första fakturan viktig?

Den första fakturan du skickar till en kund anger tonen för er affärsrelation. Det är din chans att omedelbart visa att du värdesätter professionalism, transparens och tydlig kommunikation.

Det är också en möjlighet att bekräfta uppgifterna – såsom betalningsvillkor, förfallodatum och eventuella överenskomna priser – så att det inte finns något utrymme för oklarheter. Om din första faktura är rörig eller otydlig kan det skapa onödig friktion och påverka kundens uppfattning om ditt företag. Detta är ett vanligt problem: enligt en rapport upplever 68 % av företagen att det är fel på mer än 1 % av alla sina fakturor. Dessa fel kan leda till betalningsförseningar och ansträngda kundrelationer.

Vilken information ska den första fakturan innehålla?

Din första faktura är en viktig kontaktpunkt med din kund, så den behöver innehålla rätt uppgifter. Din första faktura bör innehålla följande:

• Dina företagsuppgifter: Ange ditt företagsnamn samt din adress och kontaktinformation så att din kund vet exakt var fakturan kommer ifrån. Att använda ett sidhuvud med en logotyp eller ett varumärke är ett bra sätt att förstärka din professionella image.

• Uppgifter om kunden: Ange kundens namn eller företagsnamn, adress och kontaktuppgifter.

• Utfärdandedatum och förfallodatum: Ange tydligt när fakturan utfärdades och när betalning ska ske. Att framhålla betalningsvillkoren på själva fakturan sätter förväntningar på dina kunder och hjälper dem att hålla sig på rätt spår.

• Beskrivning av tjänster eller produkter: Specificera vad du tar betalt för, oavsett om det är en produkt, en tjänst eller ett projekt. Dela upp det efter arbetets omfattning eller arbetade timmar och ange priset för varje vara eller tjänst. Ge så mycket kontext som möjligt om det arbete eller de produkter som levereras.

Hur anger man rätt ton med den första fakturan?

För din första faktura behöver du hitta en balans mellan professionalism och tillgänglighet. Du vill framstå som organiserad, pålitlig, vänlig och lätt att arbeta med. Börja med att se till att fakturan är tydlig och välstrukturerad.

Språket du använder på din faktura bidrar också till att ange tonen. Fraser som ”Kontakta oss om du har några frågor om den här fakturan” och ”Fakturan ska betalas inom 30 dagar. Vi skulle uppskatta en snabb hantering”, är artiga, bestämda och vänliga. De sätter rätt förväntningar utan att låta för påträngande eller för avslappnade.

Överväg att inkludera en personlig touch, till exempel ett kort tack, för att visa att du bryr dig om att bygga en bra relation. En välskriven och vänlig första faktura sätter tonen för ett långsiktigt och positivt samarbete.

Hur kan Stripe hjälpa dig att skapa din första faktura?

När du har skapat ditt Stripe Invoicing-konto kan du snabbt generera fakturor och anpassa dem med din logotyp, dina företagsuppgifter och kundens information.

Stripe hjälper också till att automatisera processen så att du kan ställa in återkommande fakturor för kunder enligt ett regelbundet schema (t.ex. månadsvis, årligen). Det innebär att du inte längre behöver skapa manuella fakturor för kunder med återkommande fakturor.

Din kund kan betala din faktura omedelbart via kreditkort, banköverföring eller flera andra metoder. Betalningsalternativen är integrerade i själva fakturan. När betalningen är klar meddelar Stripe dig att betalningen har gjorts. Det gör det enkelt att hantera faktureringen utan att fastna i pappersarbete.

Vilka är de vanligaste misstagen du bör undvika när du fakturerar en kund för första gången?

När du fakturerar en kund för första gången finns det några vanliga misstag du bör undvika. Det här bör du tänka på innan du skickar den första fakturan:

• Hoppa inte över detaljerna: Det kan vara frestande att skicka en faktura snabbt, men att utelämna viktig information – som en tydlig beskrivning av utförda tjänster, de överenskomna betalningsvillkoren eller dina kontaktuppgifter – kan leda till förvirring eller försenade betalningar. Var så specifik som möjligt för att undvika missförstånd.

• Var inte vag när det gäller betalningsvillkoren: Se till att din kund vet exakt när betalningen förfaller och eventuella förseningsavgifter som kan tillkomma efter förfallodagen. Att klargöra betalningsvillkoren hjälper dig och din kund att vara överens.

• Skicka inte allmänt hållna fakturor: Lite värme kan räcka långt. Att bara säga ”Tack” eller ”Vi är glada över att arbeta med er” ger en personlig touch och bidrar till att ange rätt ton för er arbetsrelation.

Genom att undvika dessa misstag kan du skapa förutsättningar för smidiga betalningar i rätt tid och bygga en stark, professionell relation med dina kunder från början.

Hur följer du upp din första faktura?

Att följa upp din första faktura kan kännas besvärligt, men det är ett viktigt steg för att säkerställa att du får betalt i tid. Börja med att ställa tydliga förväntningar i fråga om betalningsvillkor – när fakturan förfaller, hur den ska betalas och vad som händer om betalningen blir försenad.

Få inte panik om förfallodagen har passerat och du inte har fått betalt ännu. En vänlig och artig påminnelse är oftast allt som krävs. Skicka ett kort e-postmeddelande eller meddelande där du tackar din kund för affärerna och försiktigt påminner dem om att betalningen snart förfaller. Du kan skriva något i stil med: ”Bara en vänlig påminnelse om att faktura nr 12 345 förfaller inom de närmaste dagarna. Om du redan har betalat kan du bortse från det här meddelandet. I annat fall skulle vi uppskatta en skyndsam hantering.”

Om det har gått en vecka eller mer och du fortfarande inte har fått någon betalning kan du följa upp fakturan igen. Men den här gången kanske du vill nämna dina betalningsvillkor mer explicit eller fråga om det var några problem med fakturan. Var bestämd men ändå artig och skriv något i stil med: ”Jag har noterat att vi inte har fått betalt ännu, och jag ville bara höra om det var några frågor eller problem med fakturan.” Ibland faller en faktura bara mellan stolarna.

Vad ska du göra om kunden ifrågasätter den första fakturan?

Om en kund ifrågasätter din första faktura, bör du se till att vara lugn, professionell och kommunikativ. Lyssna först noga på vad kunden har att säga. Oavsett om det är ett missförstånd om arbetets omfattning, prissättning eller betalningsvillkor är det nödvändigt att förstå exakt vad de bestrider. Be om närmare uppgifter för att få en tydligare bild av var det har blivit fel.

När du vet vad det handlar om, kan du gå igenom detaljerna i kontraktet eller avtalet du har med kunden. Se till att fakturan återspeglar vad som överenskommits. Om det är ett enkelt misstag, som ett felaktigt pris eller en förbisedd tjänst, erkänn det och korrigera det omedelbart. Om fakturan är korrekt och kunden har missförstått något, får du ta dig tid att förklara det ordentligt. Ett vänligt e-postmeddelande eller ett snabbt samtal kan reda ut saker och ting.

Om frågan är mer komplex eller involverar ett missförstånd som kräver förhandling (t.ex. fakturering för ytterligare arbete som inte tidigare överenskommits), försök att nå fram till något tillsammans. Föreslå en lösning som fungerar för båda parter, oavsett om det handlar om att justera fakturan, erbjuda en rabatt eller implementera en betalningsplan. Målet är att lösa tvisten samtidigt som en positiv relation upprätthålls.

Slutligen bör du dokumentera allt – särskilt eventuella ändringar eller överenskommelser som du gör under tvistlösningsprocessen. Detta bidrar till att skydda dig om problemet uppstår igen eller vid eventuella rättsliga åtgärder.

Skicka din första kundfaktura med tillförsikt

Att fakturera din kund för första gången är ett avgörande ögonblick för ditt företag. En tydlig, professionell faktura skapar förutsättningar för en smidig arbetsrelation, skapar förtroende och hjälper dig att få betalt i tid. Genom att inkludera alla korrekta uppgifter, ange rätt ton och undvika vanliga misstag gör du faktureringsprocessen enklare och visar ditt engagemang för professionalism och transparens.

Verktyg som Stripe kan förenkla och automatisera fakturering, göra det lättare att hålla ordning och effektivisera betalningsprocessen. Om problem uppstår, hantera dem med taktfullhet och öppen kommunikation för att upprätthålla starka kundrelationer.