La fatturazione elettronica, o e-invoicing, sta vivendo una forte crescita in Spagna da molti anni; tuttavia, la sua espansione ha subito una significativa accelerazione dal 2022, come indicato dal “12° Studio sulla fatturazione elettronica” condotto da SERES, un fornitore di software per la trasformazione digitale. Con l'approvazione della Legge Create and Grow in quell'anno, il Paese ha posto le basi per la futura obbligatorietà dell'emissione di fatture elettroniche.

Questa guida analizza gli aspetti chiave da considerare una volta che il Paese avrà annunciato il calendario di attuazione della fatturazione elettronica obbligatoria.

Contenuto dell'articolo

• Cos'è la fatturazione elettronica
  
• Vantaggi delle fatture elettroniche
  
• Chi è soggetto all'obbligo di fatturazione elettronica
  
• Requisiti legali della fatturazione elettronica obbligatoria in Spagna
  
• Quando la fatturazione elettronica diventerà obbligatoria
  
• Tipi di fatture elettroniche accettate in Spagna
  
• Sanzioni per non essere conforme all'obbligo di fatturazione elettronica in Spagna
  
• Passaggi per implementare la fatturazione elettronica in Spagna
  
• Domande frequenti sulla fatturazione elettronica obbligatoria in Spagna
  

Cos'è la fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica consiste nella gestione delle fatture interamente in formato digitale. La normativa spagnola prevede anche alcuni requisiti legali specifici, come dimostra l'uso di determinati formati di file e strumenti certificati.

In particolare, il software conforme alle norme sulla fatturazione elettronica obbligatoria in Spagna deve essere in grado di condividere le informazioni contenute nelle fatture online con le autorità fiscali in tempo reale utilizzando mezzi elettronici, come VERI*FACTU.

Sebbene le fatture elettroniche contengano gli stessi dettagli del tradizionale metodo cartaceo, l'Agenzia delle Entrate spagnola (AEAT) può convalidarle istantaneamente, rendendo automaticamente tracciabili i registri. Quando la fatturazione elettronica diventerà obbligatoria in Spagna, sarà l'unico metodo che legalmente convaliderà le transazioni ai fini fiscali.

Vantaggi delle fatture elettroniche

Oltre a garantire la conformità alle future normative sulla fatturazione elettronica, l'utilizzo di un sistema digitale offre alcuni vantaggi diretti:

• Meno errori
  Con i metodi tradizionali possono verificarsi errori, come l'inserimento errato dei dettagli della fattura, un problema frequente quando si fattura un cliente per la prima volta e che può portare a pagamenti non riusciti. Le piattaforme di fatturazione elettronica consentono l'automazione dell'inserimento dei dati, garantendo che le informazioni siano sempre accurate e aggiornate.

• Risparmio di tempo
  L'automazione di gran parte di questa procedura, ad esempio la generazione o l'invio delle fatture, consente ai documenti di raggiungere i destinatari più rapidamente e, in ultima analisi, rappresenta una vantaggiosa strategia per l'ottimizzazione dei pagamenti. Solo nel 2024, grazie a questi sistemi, le aziende spagnole hanno risparmiato oltre 2,3 milioni di ore nella gestione delle fatture emesse e ricevute.

• Risparmio sui costi amministrativi
  Ridurre le ore dedicate alla gestione delle fatture comporta anche una diminuzione dei costi amministrativi. Il risparmio delle attività locali che hanno implementato piattaforme di fatturazione elettronica ha superato i 4,3 miliardi di euro nel 2024.

• Maggiore sostenibilità
  La fatturazione elettronica elimina la necessità di stampare versioni cartacee. Oltre ad evitare la necessità di salvare una moltitudine di documenti fisici, l'emissione e la ricezione di fatture in formato elettronico in Spagna ha consentito un risparmio di carta pari a oltre 31.000 alberi.

Chi è soggetto all'obbligo di fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica sarà obbligatoria per tutte le aziende e i lavoratori autonomi che effettuano transazioni con altri imprenditori o professionisti. Ciò significa che le fatture relative a tutte le attività B2B dovranno essere emesse in formato digitale. Le attività dovranno inviare fatture elettroniche per le transazioni con i singoli clienti (B2C) solo quando si verifica una delle due seguenti condizioni:

• Il cliente accetta o richiede esplicitamente di ricevere fatture elettroniche.
  
• L'azienda che emette la fattura è qualificata come agenzia di viaggi, fornisce servizi di trasporto o svolge attività di commercio al dettaglio e le parti stipulano il contratto in formato digitale.
  

Inoltre, ci sono alcuni casi in cui non è necessario:

• Regime provinciale: le aziende e i lavoratori autonomi sono soggetti a questo regime quando la loro sede legale si trova nei Paesi Baschi o in Navarra. In queste comunità autonome si applicano normative alternative obbligatorie in materia di fatturazione elettronica, note rispettivamente come TicketBAI e BATUZ.

• Fatture semplificate: si applicano alle operazioni documentate con fatture semplificate, generalmente per importi fino a 400 € (inclusa l'imposta sul valore aggiunto [IVA]) o per fatture rettificative; in casi particolari, come il commercio al dettaglio, il limite sale a 3.000 €.

• Fatture volontarie: si tratta di transazioni documentate con fatture nonostante non vi sia l'obbligo di farlo. Ad esempio, un negozio di commercio al dettaglio è tenuto a fornire una ricevuta al cliente solo per acquisti inferiori a 3.000 €, ma potrebbe anche generare volontariamente una fattura. In questo caso, l'azienda sarebbe comunque autorizzata a emettere una versione cartacea invece di utilizzare il sistema elettronico obbligatorio.

Requisiti legali della fatturazione elettronica obbligatoria in Spagna

La Legge Create and Grow impone i requisiti legali più rigorosi per la fatturazione elettronica in Spagna, sebbene altre leggi completino il quadro normativo. Di seguito sono riportati alcuni degli obblighi più importanti:

• Segnalazione dello stato delle fatture
  Entrambe le parti devono segnalare lo stato delle loro fatture: emesse, ricevute, pagate o scadute. Per chiarire, quando si pagano i fornitori, è necessario dichiarare esplicitamente di aver pagato le fatture.

• Fornitura di copie gratuite
  La persona o l'azienda che riceve una fattura elettronica deve poter richiederne una copia senza costi aggiuntivi. Tale copia deve essere fornita gratuitamente per un periodo di quattro anni dalla data di emissione. Questo periodo è in linea con l'obbligo di conservazione di ciascuna fattura, come stabilito dall'articolo 29.2 del Diritto tributario generale.

• Consenso all'accesso delle fatture precedenti
  La revoca del consenso a ricevere fatture elettroniche non comporta la perdita del diritto di accedere a quelle precedenti. Inoltre, la cessazione di un rapporto contrattuale non implica che le fatture emesse durante la durata del contratto non siano più accessibili.

• Invio di fatture elettroniche all'AEAT
  Gli utenti devono utilizzare lo strumento pubblico gratuito di fatturazione elettronica sviluppato dall'AEAT o un'applicazione certificata (con le funzioni introdotte dalla legge antifrode) per inviare le fatture all'agenzia. Se si sceglie di lavorare con un software di terze parti, il programma deve inviare automaticamente una copia digitale di ogni documento all'AEAT.

• Aumento delle aziende tenute a emettere fatture elettroniche
  Le normative consentono di ampliare l'elenco delle aziende obbligate a emettere fatture in formato digitale qualora queste mantengano frequenti comunicazioni online con i clienti e generino un volume elevato di fatture.

Quando la fatturazione elettronica diventerà obbligatoria

La fatturazione elettronica obbligatoria entrerà in vigore quando saranno approvate le norme definitive della Legge Create and Grow, la cui pubblicazione è attualmente prevista entro la fine del 2025. Da quel momento in poi, saranno applicati due periodi diversi, a seconda del fatturato:

• Un anno: aziende e lavoratori autonomi con un fatturato superiore a 8 milioni di euro
  
• Due anni: aziende e lavoratori autonomi con un fatturato inferiore a 8 milioni di euro
  

Inoltre, la legge antifrode impone l'uso di sistemi informatici di fatturazione (SIF) entro le seguenti scadenze:

• 1 gennaio 2026: aziende che pagano l'imposta sul reddito delle società (IS) compilando il Modulo 200 o il Modulo 202.
  
• 1 luglio 2026: tutti gli altri professionisti e lavoratori autonomi
  

Nel 2026, l'uso di strumenti di fatturazione certificati diventerà obbligatorio. Tuttavia, non sarà ancora necessario inviare questi documenti in tempo reale all'AEAT tramite VERI * FACTU, poiché le norme definitive sono ancora in fase di definizione.

Tipi di fatture elettroniche accettate in Spagna

Le normative nazionali distinguono due tipi principali di fatture elettroniche: strutturate e non strutturate. Sebbene entrambe possano essere trasmesse in formato digitale (ad esempio, da una piattaforma di fatturazione o tramite email), il loro trattamento e la loro utilità ai fini fiscali variano notevolmente. Esaminiamo più nel dettaglio questi aspetti:

Fatture elettroniche strutturate

Questi tipi contengono dati organizzati in modo tale che i sistemi informatici, sia dal lato del mittente che da quello del destinatario, possano elaborare i dati senza intervento manuale. Le fatture elettroniche strutturate sono particolarmente utili perché consentono l'automazione della creazione, del pagamento e della registrazione, riducendo così al minimo gli errori manuali e il tempo dedicato alla loro gestione.

L'ultima bozza del Decreto Regio indica i quattro tipi di file accettati per la generazione di fatture elettroniche strutturate:

• Facturae: il formato proprio dell'AEAT
  
• Universal Business Language (UBL): standard internazionale basato sul linguaggio XML (Extensible Markup Language)
  
• Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport (EDIFACT): formato comune nelle grandi organizzazioni e nei settori con un elevato fatturato.
  
• Altri formati basati su XML che soddisfano i requisiti
  

Fatture elettroniche non strutturate

Questo tipo è simile ai metodi di fatturazione tradizionali e contiene informazioni in un formato che non può essere elaborato automaticamente. Di seguito sono riportati alcuni dei tipi di file più comuni:

• PDF senza metadati strutturati
  
• Immagini scansionate di fatture cartacee (ad esempio in formato JPEG o PNG)
  

Nonostante siano documenti digitali, richiedono comunque un'elaborazione manuale, il che introduce un margine di errore prestabilito e rallenta la loro gestione. Potrebbero comunque essere applicabili in contesti particolari, ma questo tipo di documento non sarà più consentito per le transazioni B2B una volta che entrerà in vigore il testo definitivo della Legge Create and Grow.

Sanzioni per non essere conforme all'obbligo di fatturazione elettronica in Spagna

Per garantire la conformità ai requisiti di fatturazione elettronica dell'Unione Europea, l'AEAT imporrà severe sanzioni alle aziende e ai lavoratori autonomi che non emettono fatture in formato elettronico.

Se le organizzazioni impediscono ai clienti di ricevere fatture elettroniche o di accedere a quelle precedenti, riceveranno un avvertimento. Detto questo, in caso di recidiva o se la violazione è considerata grave, ad esempio se ostacola un'ispezione, la sanzione può arrivare fino a 10.000 €.

Passaggi per implementare la fatturazione elettronica in Spagna

Se sei tenuto a emettere fatture elettroniche, è importante farlo prima della scadenza fissata dalle normative definitive per evitare sanzioni. Di seguito, sono riportati i passaggi per implementare la fatturazione elettronica obbligatoria in Spagna:

• Scelta di un software approvato
  Consulta l'elenco dei software di fatturazione elettronica approvati. Tutti i programmi devono essere in grado di scambiare informazioni con altri e con il sistema AEAT stesso senza costi aggiuntivi. Lo strumento deve consentire la gestione delle fatture elettroniche e permettere ai clienti di accedervi gratuitamente per la lettura, il download o la stampa. Inoltre, se un utente decide di non ricevere più fatture elettroniche, il software deve offrire una procedura gratuita e intuitiva per ritirare il consenso. Supponiamo che utilizzi Stripe Payments per elaborare le tue transazioni online. In tal caso, puoi automatizzare tutte le tue esigenze di fatturazione elettronica con Invopop: una soluzione di fatturazione sviluppata in Spagna, progettata per essere conforme al sistema VERI * FACTU dell'AEAT e a tutte le altre normative europee pertinenti. Da Stripe App Marketplace puoi accedere a questa e a una vasta gamma di soluzioni che si integrano facilmente con la tua piattaforma di pagamento.

• Creazione del canale per l'invio delle fatture
  Una volta avviato il software, seleziona il canale per l'invio delle fatture. Ad esempio, nel caso di persone fisiche, l'email è un mezzo di comunicazione comune, che richiede il previo consenso. Negli ambienti B2B, è frequente l'utilizzo di canali di comunicazione dell'attività, come l'interscambio elettronico di dati (EDI), che consentono l'elaborazione automatica delle fatture e l'automazione dei pagamenti B2B.

• Creazione delle fatture
  Le fatture elettroniche devono riportare la data di emissione, il numero di identificazione fiscale (NIF) e i dati personali della società emittente e del destinatario, nonché il numero della fattura e una descrizione della transazione. Il contenuto deve essere salvato in file strutturati utilizzando uno dei formati consentiti dal testo definitivo della legge. I tipi elencati nella bozza del Regio Decreto sono XML, UBL, EDIFACT e Facturae.

• Invio delle fatture all'AEAT
  L'approvazione del software garantisce la compatibilità con il sistema VERI * FACTU, grazie al quale i dati delle fatture vengono trasmessi automaticamente, senza alcun intervento manuale, man mano che vengono generati.

• Conservazione delle fatture
  Le società emittenti sono tenute a conservare tutte le fatture elettroniche per un minimo di quattro anni. Se l'AEAT invia una richiesta, è necessario essere in grado di recuperare immediatamente tutti i documenti generati durante tale periodo.

Domande frequenti sulla fatturazione elettronica obbligatoria in Spagna

La fatturazione elettronica è obbligatoria per le transazioni con le persone fisiche?

Sebbene molti ritengano che la fatturazione elettronica si applichi esclusivamente ai pagamenti B2B, anche alcune transazioni B2C richiedono moduli digitali. Ad esempio, se un cliente privato accetta esplicitamente o richiede di ricevere fatture elettroniche, l'azienda è tenuta a emetterle. Analogamente, nei settori dei trasporti, delle agenzie di viaggio e del commercio al dettaglio, le fatture elettroniche sono necessarie quando le parti stipulano contratti in formato digitale.

La fatturazione elettronica è obbligatoria per i lavoratori autonomi?

Sì, è obbligatoria sia per le aziende che per i lavoratori autonomi. Come stabilito dall'articolo 12 della Legge Create and Grow, la fatturazione elettronica è obbligatoria per tutti i professionisti che vendono i propri prodotti o servizi ad altri imprenditori o professionisti. Se sei un lavoratore autonomo, l'uso di un'applicazione certificata inizierà a partire dal 1° luglio 2026. Inoltre, l'invio automatico dei documenti all'AEAT e gli altri obblighi si applicheranno due anni dopo l'approvazione del testo definitivo della legge (prevista entro la fine del 2025).

Un'azienda deve sospendere la fatturazione elettronica se la comunicazione in tempo reale con l'AEAT viene interrotta?

No, l'azienda deve continuare a emettere fatture elettroniche anche quando non è in grado di comunicare con l'AEAT. In caso di guasto del computer o della rete che compromette la comunicazione in tempo reale, l'azienda deve continuare a farlo se ne ha la possibilità, ad esempio se l'incidente riguarda il server dell'AEAT ma l'azienda ha ancora accesso a Internet. Se le fatture elettroniche non vengono inviate immediatamente, gli utenti devono inviarle tempestivamente e contrassegnare con una “S” il campo “Incidente”.

Quali formati di fattura elettronica sono obbligatori?

Sebbene rimanga legale inviare fatture in formati digitali non strutturati, come file PDF o immagini scansionate, questi non saranno più consentiti per le transazioni B2B quando entrerà in vigore il testo definitivo della Legge Create and Grow.

Da quel momento in poi, saranno validi solo i formati strutturati che consentono l'elaborazione automatizzata delle fatture. Secondo l'ultima bozza del Regio Decreto, i tipi riconosciuti saranno Facturae, UBL, EDIFACT e altre alternative basate su XML che soddisfano i criteri tecnici stabiliti dall'AEAT.