La facturation électronique, ou e-facturation, connaît une forte croissance en Espagne depuis de nombreuses années ; cependant, son expansion s'est considérablement accélérée depuis 2022, comme l'indique la « 12e étude sur la facturation électronique » réalisée par SERES, un fournisseur de logiciels de transformation numérique. En adoptant la loi Créez et développez cette année-là, le pays a posé les bases de la future obligation d'émettre des factures électroniques.

Ce guide analyse les principaux éléments à prendre en compte une fois que le pays aura annoncé le calendrier de mise en œuvre de la facturation électronique obligatoire.

Sommaire

• Qu’est-ce que la facturation électronique ?
  
• Quels sont les avantages de la facturation électronique ?
  
• Qui est soumis à l’obligation de facturation électronique ?
  
• Exigences légales relatives à la facturation électronique obligatoire en Espagne
  
• Quand l’obligation de facturation électronique interviendra-t-elle ?
  
• Types de factures électroniques acceptés en Espagne
  
• Pénalités pour non-respect de la facturation électronique obligatoire en Espagne
  
• Étapes de mise en œuvre de la facturation électronique en Espagne
  
• FAQ sur la facturation électronique obligatoire en Espagne
  

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

La facture électronique signifie gérer les factures entièrement sous forme numérique. La réglementation espagnole inclut également certaines exigences juridiques spécifiques, comme en témoigne l’utilisation de certains formats de fichiers et d’outils certifiés.

En particulier, les logiciels conformes aux règles relatives à la facturation électronique obligatoire en Espagne doivent être en mesure de partager les informations contenues dans les factures en ligne avec les autorités fiscales en temps réel à l'aide de moyens électroniques, tels que VERI*FACTU.

Bien que les factures électroniques contiennent les mêmes informations que les factures traditionnelles au format papier, l’Agence espagnole des impôts (AEAT) peut les valider instantanément, ce qui rend les registres automatiquement traçables. Lorsque la facturation électronique deviendra obligatoire en Espagne, ce sera la seule méthode qui validera légalement les transactions à des fins fiscales.

Quels sont les avantages de la facturation électronique ?

Outre le respect des futures réglementations en matière d'e-facturation, le travail avec un système numérique présente quelques avantages directs :

• Moins d’erreurs
  Avec les méthodes traditionnelles, des erreurs peuvent se produire, telles que la saisie incorrecte des informations de facture désignées – un problème fréquent lors de la première facturation d’un client, et qui peut entraîner des échecs de paiement. Les plateformes de facturation électronique permettent l’automatisation de la saisie des données, garantissant que les informations sont toujours exactes et à jour.

• Gain de temps
  L’automatisation d’une grande partie de ce processus, par exemple la génération ou l’envoi de factures, signifie que les documents parviennent aux bénéficiaires plus tôt, et cela devient finalement une stratégie d’optimisation des paiements bénéfique. Rien qu’en 2024, les entreprises espagnoles ont économisé plus de 2,3 millions d’heures de gestion des factures émises et reçues grâce à ces systèmes.

• Économies sur les frais administratifs
  La réduction des heures consacrées à la gestion des factures permet également de réduire les coûts administratifs. Les économies des entreprises locales qui ont mis en place des plateformes d’e-facturation dépassent 4,3 milliards € en 2024.

• Une plus grande durabilité
  La facturation électronique élimine le besoin d’imprimer des factures au format papier. En plus d’éviter d’avoir à sauvegarder une multitude de documents physiques, l’émission et le reçu de factures par voie électronique en Espagne ont permis des économies de papier équivalentes à plus de 31 000 arbres.

Qui est soumis à la facturation électronique obligatoire ?

L'e-facturation sera obligatoire pour toutes les entreprises et entrepreneurs individuels qui effectuent des transactions avec d'autres entrepreneurs ou professionnels. Autrement dit, les factures pour toutes les activités B2B doivent être émises sous forme numérique. Les entreprises doivent envoyer des factures électroniques pour les transactions avec des clients individuels (B2C) uniquement lorsque l'une des deux conditions suivantes s'applique :

• Le client accepte ou demande explicitement à recevoir des factures électroniques
  
• L’entreprise émettrice de la facture est une agence de voyages, fournit des services de transport ou exerce une activité de commerce de détail, et les parties concluent le contrat par voie électronique.
  

En outre, il existe certains cas où cela n’est pas nécessaire :

• Régime provincial : les entreprises et les travailleurs indépendants sont soumis à ce régime lorsque leur siège social est au Pays basque ou en Navarre. Dans ces communautés autonomes, des réglementations alternatives obligatoires en matière d’e-facturation connues respectivement sous les noms de TicketBAI et BATUZ s’appliquent.

• Factures simplifiées : elles s’appliquent aux opérations documentées avec des factures simplifiées, généralement pour des montants allant jusqu’à 400 € (taxe sur la valeur ajoutée [TVA] comprise) ou pour des factures correctives ; dans des cas particuliers, comme le commerce de détail, la limite passe à 3 000 €.

• Factures volontaires : il s’agit de transactions qui sont documentées par des factures alors qu’elles n’en ont pas l’obligation. Par exemple, un magasin de commerce en ligne n’est tenu de fournir un reçu à un client que pour les achats inférieurs à 3 000 € ; néanmoins, il peut également émettre une facture de manière volontaire. Dans ce cas, l'entreprise serait toujours autorisée à émettre une version papier au lieu d'utiliser le système électronique obligatoire.

Exigences juridique de la facturation électronique obligatoire en Espagne

La loi sur la création et la croissance impose les exigences légales les plus strictes en matière de facturation électronique en Espagne, bien que d'autres lois complètent le cadre réglementaire. Voici quelques-unes des obligations les plus importantes :

• Rapport sur l’état de la facture
  Les deux parties doivent rendre compte de l'état de leurs factures : émises, reçues, payées ou en retard. Par exemple, lorsque vous payez des fournisseurs, vous devez indiquer explicitement que vous avez payé les factures.

• Fourniture de copies gratuites
  La personne ou l’entreprise recevant une facture électronique doit pouvoir en faire la requête sans frais supplémentaires. Celle-ci doit être fournie gratuitement pendant une période de 4 ans à compter de la date de sa création. Ce délai est conforme à l’obligation de sauvegarder chaque facture, comme le stipule l’article 29.2 de la Loi générale des impôts.

• Autorisation d’accès aux factures antérieures
  La révocation du consentement à recevoir des factures électroniques ne peut pas supprimer le droit d'accès aux factures antérieures. De plus, la résiliation d'une relation contractuelle ne signifie pas que les factures émises pendant la durée du contrat ne sont plus accessibles.

• Envoi de factures électroniques à l’AEAT
  Les utilisateurs doivent utiliser l'outil d'e-facturation public gratuit développé par l'AEAT ou une application certifiée (avec les fonctionnalités introduites par la loi antifraude) pour envoyer les factures à l'agence fiscale. Si vous choisissez de travailler avec un logiciel tiers, le programme doit envoyer automatiquement une copie numérique de chaque document à l'AEAT.

• Augmentation du nombre d’entreprises tenues d’émettre des factures électroniques
  La réglementation autorise l'élargissement de la liste des entreprises tenues de facturer par voie électronique si elles communiquent fréquemment en ligne avec leurs clients et génèrent un volume important de factures.

Quand l’obligation de facturation électronique interviendra-t-elle ?

L’e-facturation obligatoire prend effet lors de l’approbation du règlement final de la loi sur la création et la croissance, dont la publication est actuellement prévue d’ici fin 2025. À partir de là, deux périodes différentes s’appliquent, en fonction du chiffre d’affaires :

• Un an : entreprises et travailleurs indépendants dont le chiffre d’affaires est supérieur à 8 millions €
  
• Deux ans : entreprises et travailleurs indépendants dont le chiffre d’affaires est inférieur à 8 millions €
  

Par ailleurs, la loi anti-fraude impose l'utilisation des systèmes de facturation informatique (SIF) dans les délais suivants :

• 1er janvier 2026 : entreprises qui paient l’impôt sur le revenu des sociétés (IS) en remplissant le formulaire 200 ou le formulaire 202
  
• 1er juillet 2026 : tous les autres professionnels et travailleurs indépendants
  

En 2026, l'utilisation d'outils de facturation certifiés deviendra obligatoire. Néanmoins, la transmission en temps réel de ces documents à l'AEAT via VERI * FACTU ne sera pas encore nécessaire, car les règles définitives sont toujours en attente.

Types de factures électroniques acceptés en Espagne

Les règles nationales distinguent deux principaux types de factures électroniques : les factures structurées et les factures non structurées. Bien que les deux puissent être transmises numériquement (par exemple, à partir d’une plateforme de facturation ou par e-mail), leur traitement et leur utilité aux fins fiscales varient considérablement. Jetons un coup d’œil à plus de détails sur ces éléments :

Factures électroniques structurées

Ces types de factures contiennent des données organisées de manière à ce que les systèmes informatiques, tant du côté de l'expéditeur que du destinataire, puissent traiter les enregistrements sans intervention manuelle. Les factures électroniques structurées sont particulièrement utiles, car elles permettent d'automatiser la création, le paiement et l'enregistrement, minimisant ainsi les erreurs manuelles et réduisant le temps consacré à leur gestion.

Le dernier projet d’arrêté royal indique les quatre types de fichiers acceptés pour générer des factures électroniques structurées :

• Facturae : le format propre à l’AEAT
  
• Universal entreprise Language (UBL) : norme internationale basée sur le langage XML (Extensible Markup Language)
  
• Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport (EDIFACT) : format courant dans les grandes organisations et les secteurs à fort taux de rotation
  
• Autres formats établis au XML qui répondent aux caractéristiques requises
  

Factures électroniques non structurées

Ce type ressemble aux méthodes de facturation traditionnelles et contient des informations dans un format qui ne peut pas être traité automatiquement. Voici quelques-uns des types de fichiers les plus courants :

• PDF sans métadonnées structurées
  
• Images numérisées de factures au format papier (p. ex., en JPEG ou PNG)
  

Bien qu'il s'agisse de documents numériques, ils nécessitent toujours un traitement manuel, ce qui introduit une marge d'erreur et ralentit leur gestion. Ils pourraient encore être applicables dans certains contextes particuliers, mais ce type de document ne sera plus autorisé pour les transactions B2B une fois que le texte définitif de la loi Create and Grow entrera en vigueur.

Sanctions en cas de non-respect de l'obligation de facturation électronique en Espagne

Pour garantir la conformité aux exigences de l’Union européenne en matière de facturation électronique, l’AEAT imposera de lourdes sanctions aux entreprises et aux travailleurs indépendants qui ne facturent pas par voie électronique.

Si des organisations empêchent leurs clients de recevoir des factures électroniques ou d'accéder aux factures antérieures, elles recevront un avertissement. Cela dit, en cas de récidive ou si l'infraction est jugée grave (par exemple, obstruction à une inspection), l'amende peut atteindre 10 000 €.

Étapes de mise en œuvre de la facturation électronique en Espagne

Si vous avez l'obligation de facturer par voie électronique, il est important de le faire avant la date limite fixée par la réglementation finale afin d'éviter toute pénalité. Vous trouverez ci-dessous les étapes à suivre pour mettre en place la facturation électronique obligatoire en Espagne :

• Choisir un logiciel approuvé
  Consultez la liste des logiciels de facturation électronique approuvés. Tous les programmes doivent pouvoir échanger des informations avec d'autres programmes et avec le système de l'AEAT lui-même, sans frais supplémentaires. L'outil doit permettre la gestion des factures électroniques et permettre aux clients d'y accéder gratuitement pour les lire, les télécharger ou les imprimer. De plus, si un utilisateur choisit de ne plus recevoir de factures électroniques, le logiciel doit offrir un processus gratuit et intuitif pour retirer son consentement. Supposons que vous utilisiez Stripe Payments pour le traitement de vos transactions en ligne. Dans ce cas, vous pouvez automatiser tous vos besoins en matière d'e-facturation avec Invopop : une solution de facturation développée en Espagne, conçue pour se conformer au système VERI * FACTU de l'AEAT et à toutes les autres réglementations européennes pertinentes. Depuis le Stripe App Marketplace, vous pouvez accéder à cette solution et à un large éventail de solutions qui s'intègrent facilement à votre plateforme de paiement.

• Établir le canal de soumission des factures
  Une fois le logiciel lancé, sélectionnez le canal de soumission des factures. Par exemple, dans le cas des particuliers, l'e-mail est un moyen de communication courant, qui nécessite l'obtention du consentement préalable. Dans les environnements B2B, il est fréquent d'utiliser les canaux de communication d’entreprise, tels que l'échange de données électroniques (EDI), permettant le traitement automatique des factures et l'automatisation des paiements B2B.

• Créer de factures
  Les factures électroniques doivent indiquer la date d'émission, le numéro d’identification fiscale(NIF) et les informations personnelles de l'émetteur et du destinataire, ainsi que le numéro de la facture et une description de la transaction. Le contenu doit être sauvegardé dans des fichiers structurés utilisant l'un des formats autorisés par le texte final de la loi. Les types énumérés dans le projet d'arrêté royal sont XML, UBL, EDIFACT et Facturae.

• Envoyer les factures à l’AEAT
  L’approbation du logiciel garantit sa compatibilité avec le système VERI * FACTU, qui permet de transmettre automatiquement les enregistrements de factures, sans intervention manuelle, au fur et à mesure de leur génération.

• Conserver les factures
  Les émetteurs doivent conserver toutes les factures électroniques pendant au moins quatre ans. Si l'AEAT envoie une demande, vous devez être en mesure de récupérer immédiatement tous les documents générés pendant cette période.

FAQ sur la facturation électronique obligatoire en Espagne

La facturation électronique est-elle obligatoire pour les transactions avec des particuliers ?

Bien que beaucoup supposent que la facturation électronique s'applique exclusivement aux paiements B2B, certaines transactions B2C nécessitent également des formulaires numériques. Par exemple, si un client particulier choisit explicitement ou demande à recevoir des factures électroniques, l'entreprise doit les émettre. De même, dans les secteurs du transport, des agences de voyages et de la vente au détail, les factures électroniques sont nécessaires lorsque les parties concluent des contrats par voie numérique.

La facturation électronique est-elle obligatoire pour les travailleurs indépendants ?

Oui, elle est obligatoire aussi bien pour les entreprises que pour les travailleurs indépendants. Comme le stipule l’article 12 de la loi sur la création et la croissance, la facturation électronique est obligatoire pour tous les professionnels qui vendent leurs produits ou services à d’autres entrepreneurs ou professionnels. Si vous êtes un travailleur indépendant, l'utilisation d'une application certifiée débutera à compter du 1er juillet 2026. De plus, l’envoi automatique des documents à l’AEAT et les obligations restantes s’appliquent deux ans après l’approbation du texte définitif de la loi (ce qui est attendu pour fin 2025).

Une entreprise doit-elle suspendre la facturation électronique si la communication en temps réel avec l’AEAT est interrompue ?

Non, l'entreprise doit continuer à facturer électroniquement lorsqu'elle ne peut pas communiquer avec l'AEAT. En cas de panne informatique ou réseau affectant la communication en temps réel, l'entreprise doit continuer à le faire si elle en a la capacité, par exemple si un incident concerne le serveur de l'AEAT, mais que l'entreprise dispose toujours d'un accès à Internet. Si les factures électroniques ne sont pas soumises instantanément, les utilisateurs doivent les envoyer rapidement et cocher la case « S » dans le champ « Incident ».

Quels formats de facture électronique sont obligatoires ?

Bien qu'il reste légal d'envoyer des factures dans des formats numériques non structurés, tels que des fichiers PDF ou des images numérisées, ceux-ci ne seront plus autorisés pour les transactions B2B lorsque le texte final de la loi Create and Grow entrera en vigueur.

À partir de ce moment, seuls les formats structurés qui permettent le traitement automatisé des factures seront valides. Selon le dernier projet de l’arrêté royal, les types reconnus seront Facturae, UBL, EDIFACT, et d’autres alternatives établies au XML qui répondent aux critères techniques établis par l’AEAT.