A emissão de faturas eletrônicas, ou e-invoicing, vem experimentando um forte crescimento na Espanha há muitos anos; no entanto, sua expansão acelerou significativamente desde 2022, conforme indicado pelo "12º Estudo sobre Faturamento Eletrônico” da SERES, um provedor de software de transformação digital. Ao aprovar a Lei Criar e Crescer naquele ano, o país preparou o terreno para a futura obrigatoriedade da emissão de faturas eletrônicas.

Este guia analisa as principais considerações quando o país anuncia o cronograma de implementação da fatura eletrônica obrigatória.

O que este artigo aborda?

• O que é faturamento eletrônico?
  
• Quais são os benefícios das faturas eletrônicas?
  
• Quem está sujeito ao faturamento eletrônico obrigatório?
  
• Requisitos jurídicos da fatura eletrônica obrigatória na Espanha
  
• Quando a fatura eletrônica passará a ser obrigatória?
  
• Tipos de faturas eletrônicas aceitas na Espanha
  
• Penalidades por não cumprir a obrigatoriedade da fatura eletrônica na Espanha
  
• Passos para implementar o faturamento eletrônico na Espanha
  
• Perguntas frequentes sobre a fatura eletrônica obrigatória na Espanha
  

O que é fatura eletrônica?

Fatura eletrônica significa gerenciar faturas totalmente em formato digital. A regulamentação espanhola também inclui alguns requisitos jurídicos específicos, comprovantes do uso de determinados formatos de declaração e ferramentas certificadas.

Em particular, o software que cumpre com as regras de fatura eletrônica obrigatória na Espanha deve ser capaz de compartilhar as informações contidas nas faturas on-line com as autoridades fiscais em tempo real usando meios eletrônicos, como VERI*FACTU.

Embora as faturas fiscais eletrônicas contenham os mesmos detalhes que o método tradicional, estabelecido em papel, a Agência Espanhola de Impostos (AEAT) pode validá-las instantaneamente, tornando os registros automaticamente rastreáveis. Quando a fatura eletrônica se tornar obrigatória na Espanha, ela será o único método que valida legalmente as transações para fins tributários.

Quais são os benefícios das faturas eletrônicas?

Além de estar em conformidade com as futuras regulamentações de faturas eletrônicas, trabalhar com um sistema digital traz alguns benefícios diretos:

• Menos erros
  Com os métodos tradicionais, podem ocorrer erros, como a inserção incorreta dos detalhes da fatura designada- um problema frequente ao faturar um cliente pela primeira vez e que pode levar a falhas nos pagamentos. As plataformas de fatura eletrônica permitem a automação da entrada de dados, garantindo que as informações sejam sempre precisas e atualizadas.

• Economia de tempo
  Automatizar grande parte desse processo - por exemplo, gerar ou enviar faturas - significa que os documentos chegam aos destinatários mais cedo e, em última análise, torna-se uma estratégia benéfica de otimização de pagamentos. Somente em 2024, as empresas espanholas economizaram mais de 2,3 milhões de horas gerenciando faturas emitidas e recebidas graças a esses sistemas.

• Economia em custos administrativos
  A redução do tempo gasto no gerenciamento de faturas também diminui os custos administrativos. A economia das empresas locais que implementaram plataformas de faturas eletrônicas ultrapassou € 4,3 bilhões em 2024.

• Maior sustentabilidade
  A fatura eletrônica elimina a necessidade de imprimir versões em papel. Além de evitar a necessidade de armazenar uma grande quantidade de documentos físicos, a emissão e o recebimento de faturas eletronicamente na Espanha resultaram em uma economia de papel equivalente a mais de 31.000 árvores.

Quem está sujeito às faturas eletrônicas obrigatórias?

A fatura será obrigatória para todas as empresas e pessoas físicas autônomas que realizam transações com outros empresários ou profissionais. Ou seja, as faturas de todas as atividades B2B devem ser emitidas digitalmente. As empresas precisam enviar faturas eletrônicas para transações com pessoas físicas (B2B) somente quando uma das duas condições a seguir se aplicar:

• O cliente aceita explicitamente ou solicita o recebimento de faturas eletrônicas
  
• A empresa que fatura se qualifica como uma agência de viagens, presta serviços de transporte ou atua no varejo, e as partes celebram o contrato digitalmente
  

Além disso, há alguns casos em que isso não é necessário:

• Regime provincial: As empresas e as pessoas físicas autônomas estão sujeitas a esse regime quando sua sede estiver localizada no País Basco ou em Navarra. Nessas comunidades autônomas, aplicam-se regulamentos alternativos obrigatórios de faturas eletrônicas, conhecidos respetivamente como TicketBAI e BATUZ.

• Faturas simplificadas: Aplicam-se a operações documentadas com faturas simplificadas, geralmente para valores de até €400 (incluindo imposto sobre valor agregado [IVA]) ou para faturas corretivas; em casos específicos, como o comércio varejista, o limite sobe para €3.000.

• Faturas voluntárias: Referem-se a transações que são documentadas com faturas, apesar de não terem a obrigação de fazê-lo. Por exemplo, uma loja varejista só é obrigada a fornecer um recibo a um cliente para compras inferiores a €3.000; ainda assim, ela também poderia gerar uma fatura voluntariamente. Nesse caso, a empresa ainda teria permissão para emitir uma versão em papel em vez de usar o sistema eletrônico obrigatório.

Requisitos jurídicos da fatura eletrônica obrigatória na Espanha

A Lei Criar e Crescer impõe os requisitos jurídicos mais rigorosos para a fatura eletrônica na Espanha, embora outras leis complementem a estrutura regulatória. A seguir estão algumas das obrigações mais importantes:

• Relatório sobre o status da fatura
  Ambas as partes precisam informar o status de suas faturas: emitidas, recebidas, pagas ou vencidas. Para ilustrar, ao pagar fornecedores, você deve declarar explicitamente que pagou as faturas.

• Fornecimento de cópias gratuitas
  A pessoa ou empresa que recebe uma fatura eletrônica precisa ter a possibilidade de solicitar uma cópia sem custo adicional. Essa cópia deve ser fornecida gratuitamente por um período de quatro anos a partir da data em que foi criada. Esse período está alinhado com a obrigação de armazenar cada fatura, conforme estipulado no Artigo 29.2 da Lei Geral Tributária.

• Permitir o acesso a faturas anteriores
  A revogação do consentimento para receber faturas eletrônicas não pode remover o direito de acessar faturas anteriores. Além disso, o término de uma relação contratual não significa que as faturas emitidas durante os termos do contrato não estejam mais acessíveis.

• Envio de faturas eletrônicas para a AEAT
  Os usuários precisam usar a ferramenta pública gratuita de emissão de faturas eletrônicas desenvolvida pela AEAT ou um aplicativo certificado (com os recursos introduzidos pela lei antifraude ) para enviar faturas à agência. Se o senhor optar por trabalhar com software de terceiros, o programa deverá enviar automaticamente uma cópia digital de cada documento para a AEAT.

• Aumento do número de empresas obrigadas a emitir faturas eletrônicas
  Os regulamentos permitem que a lista de empresas obrigadas a faturar digitalmente se expanda se elas mantiverem comunicação on-line frequente com os clientes e criarem um grande volume de faturas.

Quando a fatura eletrônica passará a ser obrigatória?

A fatura obrigatória entrará em vigor quando os regulamentos finais da Lei Criar e Crescer forem aprovados, atualmente previstos para publicação até o final de 2025. A partir de então, dois períodos diferentes se aplicam, dependendo do volume de negócios:

• Um ano: Empresas e pessoas físicas autônomas com um volume de negócios superior a 8 milhões de euros
  
• Dois anos: Empresas e pessoas físicas autônomas com faturamento inferior a 8 milhões de euros
  

Além disso, a lei antifraude exige o uso de sistemas informatizados de faturamento (SIF) nos seguintes prazos:

• 1º de janeiro de 2026: Empresas que pagam o imposto de renda de pessoa jurídica (IS) preenchendo o Formulário 200 ou o Formulário 202
  
• 1º de julho de 2026: Todos os outros profissionais e pessoas físicas autônomas
  

Em 2026, o uso de ferramentas de faturas certificadas se tornará obrigatório. No entanto, o envio desses documentos em tempo real para a AEAT por meio do VERI * FACTU ainda não será necessário, pois as regras definitivas ainda estão pendentes.

Tipos de faturas eletrônicas aceitas na Espanha

As regras nacionais distinguem entre dois tipos principais de faturas eletrônicas: estruturadas e não estruturadas. Embora ambas possam ser transmitidas digitalmente (por exemplo, a partir de uma plataforma de faturamento ou por e-mail), seu tratamento e utilidade para fins fiscais variam consideravelmente. Vejamos mais detalhes sobre isso:

Faturas eletrônicas estruturadas

Esses tipos contêm dados organizados de forma que os sistemas de computador - do lado do remetente e do beneficiário - possam processar os registros sem intervenção manual. As faturas eletrônicas estruturadas são especialmente úteis porque permitem a automação da criação, do pagamento e do registro, minimizando assim os erros manuais e reduzindo o tempo gasto para gerenciá-las.

A última versão preliminar do Decreto Real indica os quatro tipos de arquivos aceitos para a geração de faturas eletrônicas estruturadas:

• Faturas: O formato próprio da AEAT
  
• Universal Business Language (UBL): Padrão internacional estabelecido em XML (Extensible Markup Language)
  
• Intercâmbio Eletrônico de Dados para Administração, Comércio e Transporte (EDIFACT): Formato comum em grandes organizações e setores com alta rotatividade
  
• Outros formatos estabelecidos em XML que atendem aos requisitos
  

Faturas eletrônicas não estruturadas

Esse tipo se assemelha aos métodos tradicionais de fatura e contém informações em um formato que não pode ser processado automaticamente. A seguir, alguns dos tipos de arquivos mais comuns:

• PDF sem metadados estruturados
  
• Imagens digitalizadas de faturas em papel (por exemplo, em JPEG ou PNG)
  

Apesar de serem documentos digitais, eles ainda exigem processamento manual, o que introduz uma margem de erro designada e torna seu gerenciamento mais lento. Eles ainda podem ser aplicáveis em contextos específicos, mas esse tipo não será permitido para transações B2B quando o texto definitivo da Lei Criar e Crescer entrar em vigor.

Penalidades por não cumprir a obrigatoriedade da fatura eletrônica na Espanha

Para garantir a conformidade com os requisitos de faturação eletrônica da União Europeia, a AEAT aplicará sanções severas às empresas e aos trabalhadores independentes que não emitirem faturas eletrônicas.

Se as organizações impedirem os clientes de receberem faturas eletrônicas ou os impedirem de acessar faturas anteriores, receberão uma advertência. Dito isso, se houver reincidência ou se a violação for considerada grave - por exemplo, obstrução de uma inspeção - a multa pode chegar a 10.000 euros.

Passos para implementar o faturamento eletrônico na Espanha

Se você for obrigado a faturar eletronicamente, é importante fazê-lo antes do prazo estabelecido pelos regulamentos finais para evitar penalidades. Veja abaixo as etapas para revogar a obrigatoriedade da fatura eletrônica na Espanha:

• Escolha de um software aprovado
  Consulte a lista de software de faturamento eletrônico aprovado. Todos os programas devem ser capazes de trocar informações com outros e com o próprio sistema da AEAT, sem cobrar nada a mais por isso. A ferramenta deve permitir o gerenciamento de faturas eletrônicas e permitir que os clientes as acessem para leitura, download ou impressão gratuitos. Além disso, se um usuário optar por parar de receber faturas eletrônicas, o software precisa oferecer um processo gratuito e intuitivo para retirar o consentimento. Suponha que você use o Stripe Payments para processar suas transações on-line. Nesse caso, você pode automatizar todas as suas necessidades de faturamento com o Invopop: uma solução de faturamento desenvolvida na Espanha, projetada para cumprir o sistema VERI * FACTU da AEAT e todas as outras regulamentações europeias relevantes. No Stripe App Marketplace, você pode acessar essa e uma ampla gama de soluções que se integram facilmente à sua plataforma de pagamentos.

• Estabelecer o canal para o envio de faturas
  Quando o software for iniciado, selecione o canal para o envio de faturas. Por exemplo, no caso de pessoas físicas, o e-mail é um meio de comunicação comum, que exige a obtenção de consentimento prévio. Em ambientes B2B, é comum utilizar canais de comunicação empresarial, como o intercâmbio eletrônico de dados (EDI), permitindo o processamento automático de faturas e a automação de pagamentos B2B.

• Criação de faturas
  As faturas eletrônicas precisam mostrar a data de emissão, o Número de Identificação Fiscal (NIF) e os detalhes pessoais do emissor e do beneficiário, bem como o número da fatura e uma descrição da transação. O conteúdo deve ser armazenado em arquivos estruturados usando um dos formatos permitidos pelo texto final da lei. Os tipos listados no projeto de Decreto Real são XML, UBL, EDIFACT e Facturae.

• Envio de faturas para a AEAT
  A aprovação do software garante que ele seja compatível com o sistema VERI * FACTU, por meio do qual os registros de faturas são transmitidos automaticamente, sem qualquer intervenção manual, à medida que são gerados.

• Manutenção de faturas
  Os emissores são obrigados a reter todas as faturas eletrônicas por um período mínimo de quatro anos. Se a AEAT enviar alguma solicitação, você deve ser capaz de recuperar imediatamente todos os documentos gerados durante esse período.

Perguntas frequentes sobre a fatura eletrônica obrigatória na Espanha

A fatura eletrônica é obrigatória para transações com pessoas físicas?

Embora muitos presumam que a fatura eletrônica se aplica exclusivamente a pagamentos B2B, certas transações B2C também exigem formulários digitais. Por exemplo, se uma pessoa física optar explicitamente ou solicitar o recebimento de faturas eletrônicas, a empresa deverá emiti-las. Da mesma forma, nos setores de transporte, agência de viagens e varejo, as faturas eletrônicas são necessárias quando as partes celebram contratos digitalmente.

A fatura eletrônica é obrigatória para pessoas físicas que trabalham por conta própria?

Sim, é obrigatório tanto para empresas quanto para pessoas físicas autônomas. Conforme estabelecido no Artigo 12 da Lei Criar e Crescer, a fatura eletrônica é obrigatória para todos os profissionais que vendem seus produtos ou serviços a outros empresários ou profissionais. Se você for autônomo, o uso de uma inscrição certificada começa a partir de 1º de julho de 2026. Além disso, o envio automático de documentos para a AEAT e as demais obrigações se aplicam dois anos após a aprovação do texto definitivo da lei (o que é esperado para o final de 2025).

A empresa precisa suspender a fatura eletrônica se a comunicação em tempo real com a AEAT for interrompida?

Não, a empresa deve continuar a faturar eletronicamente quando não puder se comunicar com a AEAT. No caso de uma falha no computador ou na rede que afete a comunicação em tempo real, a empresa deve continuar a fazê-lo se tiver capacidade - por exemplo, se um incidente envolver o servidor da AEAT, mas a empresa ainda tiver acesso à Internet. Se as faturas eletrônicas não forem enviadas instantaneamente, os usuários deverão enviá-las prontamente e marcar um "S" no campo "Incident" (Incidente).

Quais formatos de fatura eletrônica são obrigatórios?

Embora continue sendo jurídico enviar faturas em formatos digitais não estruturados, como arquivos PDF ou imagens digitalizadas, isso não será permitido para transações B2B quando o texto final da Lei Criar e Crescer entrar em vigor.

A partir desse momento, somente formatos estruturados que permitam o processamento automatizado de faturas serão válidos. De acordo com a última versão do Decreto Real, os tipos reconhecidos serão Facturae, UBL, EDIFACT e outras alternativas estabelecidas em XML que atendam aos critérios técnicos estabelecidos pela AEAT.