La facturation électronique connaît une forte croissance en Espagne depuis de nombreuses années; cependant, son expansion s’est considérablement accélérée depuis 2022, comme l’indique la « 12e étude sur la facturation électronique » réalisée par SERES, un fournisseur de logiciels de transformation numérique. En adoptant la loi Crea y Crece cette année-là, le pays a posé les jalons de la future obligation d’émettre des factures électroniques.

Ce guide analyse les principaux éléments à prendre en considération une fois que le pays a annoncé le calendrier de mise en œuvre de la facturation électronique obligatoire.

Que trouve-t-on dans cet article?

• Qu’est-ce que la facturation électronique?
  
• Quels sont les avantages des factures électroniques?
  
• Qui est soumis à l’obligation de facturation électronique?
  
• Exigences légales relatives à la facturation électronique obligatoire en Espagne
  
• Quand la facturation électronique deviendra-t-elle obligatoire?
  
• Types de factures électroniques acceptées en Espagne
  
• Sanctions en cas de non-respect de l’obligation de facturation électronique en Espagne
  
• Étapes à suivre pour mettre en œuvre la facturation électronique en Espagne
  
• FAQ sur la facturation électronique obligatoire en Espagne
  

Qu’est-ce que la facturation électronique?

La facturation électronique consiste à gérer les factures entièrement sous forme numérique. La réglementation espagnole prévoit également certaines exigences légales spécifiques, comme en témoigne l’utilisation de certains formats de fichiers et d’outils certifiés.

En particulier, les logiciels conformes à la réglementation espagnole en matière de facturation électronique obligatoire doivent être capables de partager en temps réel les informations contenues dans les factures en ligne avec les autorités fiscales par des moyens électroniques, tels que VERI*FACTU.

Bien que les factures électroniques contiennent les mêmes informations que les factures traditionnelles sur papier, l’Agence fiscale espagnole (AEAT) peut les valider instantanément, ce qui rend les enregistrements automatiquement traçables. Lorsque la facturation électronique deviendra obligatoire en Espagne, elle sera la seule méthode permettant de valider légalement les transactions à des fins fiscales.

Quels sont les avantages des factures électroniques?

En plus de se conformer aux futures réglementations en matière de facturation électronique, l’utilisation d’un système numérique présente certains avantages directs :

• Moins d’erreurs
  Avec les méthodes traditionnelles, des erreurs peuvent se produire, telles que la saisie incorrecte des détails de la facture, un problème fréquent lors de la première facturation d’un client, qui peut entraîner des échecs de paiement. Les plateformes de facturation électronique permettent l’automatisation de la saisie des données, garantissant ainsi que les informations sont toujours exactes et à jour.

• Gain de temps
  L’automatisation d’une grande partie de ce processus, par exemple la génération ou l’envoi des factures, permet aux documents d’arriver plus rapidement à leurs destinataires et constitue en fin de compte une stratégie d’optimisation des paiements avantageuse. Rien qu’en 2024, les entreprises espagnoles ont économisé plus de 2,3 millions d’heures dans la gestion des factures émises et reçues grâce à ces systèmes.

• Économies de frais administratifs
  La réduction du temps consacré à la gestion des factures permet également de diminuer les coûts administratifs. Les économies réalisées par les entreprises locales qui ont mis en place des plateformes de facturation électronique ont dépassé 4,3 milliards d’euros en 2024.

• Une plus grande durabilité
  La facturation électronique élimine le besoin d’imprimer des versions papier. En plus d’éviter le stockage d’une multitude de documents physiques, l’émission et la réception électroniques des factures en Espagne ont permis d’économiser plus de 31 000 arbres en termes de papier.

Qui est soumis à l’obligation de facturation électronique?

La facturation électronique sera obligatoire pour toutes les entreprises et tous les travailleurs autonomes qui effectuent des transactions avec d’autres entrepreneurs ou professionnels. Autrement dit, les factures pour toutes les activités interentreprises devront être émises sous forme numérique. Les entreprises devront envoyer des factures électroniques pour les transactions avec des clients individuels (B2C) uniquement lorsque l’une des deux conditions suivantes s’applique :

• Le client accepte explicitement de recevoir des factures électroniques ou en fait la requête
  
• L’entreprise qui facture est une agence de voyage, fournit des services de transport ou exerce une activité de commerce de détail, et les parties concluent le contrat par voie numérique.
  

En outre, dans certains cas, elle n’est pas nécessaire :

• _Régime provincial : _ Les entreprises et les travailleurs autonomes sont soumis à ce régime lorsque leur siège social est situé au Pays basque ou en Navarre. Dans ces communautés autonomes, d’autres réglementations obligatoires en matière de facturation électronique, respectivement appelées TicketBAI et BATUZ, s’appliquent.

• _Factures simplifiées : _ Elles s’appliquent aux opérations documentées par des factures simplifiées, généralement pour des montants inférieurs à 400 € (taxe sur la valeur ajoutée [TVA] comprise) ou pour les factures rectificatives. Dans certains cas particuliers, comme le commerce de détail, la limite est portée à 3 000 €.

• _Factures volontaires : _ Il s’agit de transactions qui sont documentées par des factures alors qu’il n’y a aucune obligation de le faire. Par exemple, un magasin de détail n’est tenu de fournir un reçu à un client que pour les achats inférieurs à 3 000 €. Néanmoins, il peut également émettre une facture de manière volontaire. Dans ce cas, l’entreprise serait toujours autorisée à émettre une version papier au lieu d’utiliser le système électronique obligatoire.

Exigences légales relatives à la facturation électronique obligatoire en Espagne

La loi « Crea y Crece » impose les exigences légales les plus strictes en matière de facturation électronique en Espagne, bien que d’autres lois complètent le cadre réglementaire. Voici quelques-unes des obligations les plus importantes :

• Rapport sur l’état de la facture
  Les deux parties doivent rendre compte de l’état de leurs factures   émises, reçues, payées ou en souffrance. Par exemple, lorsque vous payez des fournisseurs, vous devez indiquer explicitement que vous avez réglé les factures.

• Fournir des copies gratuites
  La personne ou l’entreprise qui reçoit une facture électronique doit pouvoir en demander une copie sans frais supplémentaires. Celle-ci doit être fournie gratuitement pendant une période de quatre ans à compter de la date de création de la facture. Cette période correspond à l’obligation de conserver chaque facture, comme le stipule l’article 29.2 de la loi fiscale générale.

• Permettre l’accès aux factures antérieures
  La révocation du consentement à recevoir des factures électroniques ne peut supprimer le droit d’accéder aux factures antérieures. De plus, la résiliation d’une relation contractuelle ne signifie pas que les factures émises pendant la durée du contrat ne sont plus accessibles.

• Envoi de factures électroniques à l’AEAT
  Les utilisateurs doivent utiliser l’outil public gratuit de facturation électronique développé par l’AEAT ou une application certifiée (dotée des fonctionnalités introduites par la loi anti-fraude) pour envoyer leurs factures à l’agence. Si vous choisissez d’utiliser un logiciel tiers, celui-ci doit envoyer automatiquement une copie numérique de chaque document à l’AEAT.

• Augmentation du nombre d’entreprises tenues d’émettre des factures électroniques
  La réglementation autorise l’élargissement de la liste des entreprises tenues de facturer par voie électronique si elles communiquent fréquemment en ligne avec leurs clients et génèrent un volume important de factures.

Quand la facturation électronique deviendra-t-elle obligatoire?

La facturation électronique obligatoire entrera en vigueur lorsque les dispositions finales de la loi « Crea y Crece » seront approuvées, dont la publication est actuellement prévue pour fin 2025. À partir de cette date, deux périodes différentes s’appliqueront, en fonction du chiffre d’affaires :

• Un an : entreprises et travailleurs autonomes dont le chiffre d’affaires est supérieur à 8 millions d’euros
  
• Deux ans : entreprises et travailleurs autonomes dont le chiffre d’affaires est inférieur à 8 millions d’euros
  

De plus, la loi anti-fraude impose l’utilisation de systèmes de facturation informatisés (SIF) selon les délais suivants :

• 1er janvier 2026 : les entreprises qui paient l’impôt sur les sociétés (IS) en remplissant le formulaire 200 ou le formulaire 202
  
• 1er juillet 2026 : tous les autres professionnels et travailleurs autonomes
  

En 2026, l’utilisation d’outils de facturation certifiés deviendra obligatoire. Néanmoins, la transmission en temps réel de ces documents à l’AEAT via VERI * FACTU ne sera pas encore nécessaire, car les règles définitives ne sont pas encore établies.

Types de factures électroniques acceptées en Espagne

Les réglementations nationales distinguent deux principaux types de factures électroniques : structurées et non structurées. Bien que les deux puissent être transmises par voie numérique (par exemple, à partir d’une plateforme de facturation ou par courriel), leur traitement et leur utilité à des fins fiscales varient considérablement. Examinons ces deux types de factures plus en détail :

Factures électroniques structurées

Ces types de factures contiennent des données organisées de manière que les systèmes informatiques, tant du côté de l’expéditeur que du destinataire, puissent traiter les enregistrements sans intervention manuelle. Les factures électroniques structurées sont particulièrement utiles, car elles permettent d’automatiser la création, le paiement et l’enregistrement, minimisant ainsi les erreurs manuelles et réduisant le temps consacré à leur gestion.

La dernière version du projet du décret royal indique les quatre types de fichiers acceptés pour générer des factures électroniques structurées :

• Facturae : format propre à l’AEAT
  
• Universal Business Language (UBL) : norme internationale basée sur le langage XML (Extensible Markup Language)
  
• Échange de données informatisé pour l’administration, le commerce et le transport (EDIFACT) : format courant dans les grandes organisations et les industries à fort chiffre d’affaires
  
• Autres formats basés sur XML qui répondent aux exigences
  

Factures électroniques non structurées

Ce type ressemble aux méthodes de facturation traditionnelles et contient des informations dans un format qui ne peut pas être traité automatiquement. Voici quelques-uns des types de fichiers les plus courants :

• PDF sans métadonnées structurées
  
• Images balayées des factures papier (par exemple, en JPEG ou PNG)
  

Bien qu’il s’agisse de documents numériques, ils nécessitent toujours un traitement manuel, ce qui introduit une marge d’erreur et ralentit leur gestion. Ils pourraient encore être applicables dans certains contextes particuliers, mais ce type de document ne sera plus autorisé pour les transactions B2B une fois que le texte définitif de la loi « Crea y Crece » entrera en vigueur.

Sanctions en cas de non-respect de l’obligation de facturation électronique en Espagne

Pour assurer la conformité avec les exigences de l’Union européenne en matière de facturation électronique, l’AEAT imposera des sanctions sévères aux entreprises et aux travailleurs autonomes qui ne facturent pas par voie électronique.

Les organisations qui empêchent les clients d’obtenir des factures électroniques ou d’accéder à des factures antérieures recevront un avertissement. Toutefois, en cas de récidive ou si l’infraction est considérée comme grave (p. ex. obstruction à une inspection), l’amende peut atteindre 10 000 €.

Les étapes pour mettre en œuvre la facturation électronique en Espagne

Si vous êtes tenu de facturer par voie électronique, il est important de le faire avant la date limite fixée par la réglementation finale afin d’éviter toute pénalité. Vous trouverez ci-dessous les étapes à suivre pour mettre en place la facturation électronique obligatoire en Espagne :

• Choisir un logiciel approuvé
  Consultez la liste des logiciels de facturation électronique agréés. Tous les programmes doivent pouvoir échanger des informations entre eux et avec le système de l’AEAT sans frais supplémentaires. L’outil doit permettre la gestion des factures électroniques et permettre aux clients d’y accéder gratuitement pour les lire, les télécharger ou les imprimer. De plus, si un utilisateur choisit de ne plus recevoir de factures électroniques, le logiciel doit offrir un processus gratuit et intuitif pour retirer son consentement. Si vous utilisez Stripe Payments pour traiter vos transactions en ligne, vous pouvez automatiser tous vos besoins en matière de facturation électronique avec Invopop : une solution de facturation développée en Espagne, conçue pour se conformer au système VERI * FACTU de l’AEAT et à toutes les autres réglementations européennes pertinentes. Depuis le Stripe App Marketplace, vous pouvez accéder à cette solution et à une large gamme d’autres solutions qui s’intègrent facilement à votre plateforme de paiement.

• Mise en place du canal pour la soumission des factures
  Une fois le logiciel lancé, sélectionnez le canal pour soumettre les factures. Par exemple, dans le cas des particuliers, le courriel est un moyen de communication courant, qui nécessite l’obtention d’un consentement préalable. Dans les environnements B2B, il est fréquent d’utiliser des canaux de communication professionnels, tels que l’échange de données informatisé (EDI), qui permettent le traitement automatique des factures et l’automatisation des paiements B2B.

• Création de factures
  Les factures électroniques doivent indiquer la date d’émission, le numéro d’identification fiscale (NIF) et les coordonnées personnelles de l’émetteur et du destinataire, ainsi que le numéro de facture et une description de la transaction. Le contenu doit être stocké dans des fichiers structurés utilisant l’un des formats autorisés par le texte final de la loi. Les types répertoriés dans le projet de décret royal sont XML, UBL, EDIFACT et Facturae.

• Soumettre les factures à l’AEAT
  L’homologation du logiciel garantit sa compatibilité avec le système VERI * FACTU, grâce auquel les enregistrements des factures sont transmis automatiquement, sans aucune intervention manuelle, dès leur génération.

• Tenue des factures
  Les émetteurs sont tenus de conserver toutes les factures électroniques pendant au moins quatre ans. En cas de requête de l’AEAT, vous devez être en mesure de récupérer immédiatement tous les documents générés pendant cette période.

FAQ sur la facturation électronique obligatoire en Espagne

La facturation électronique est-elle obligatoire pour les transactions avec les particuliers?

Bien que beaucoup pensent que la facturation électronique s’applique exclusivement aux paiements B2B, certaines transactions B2C nécessitent également des formulaires numériques. Par exemple, si un client particulier choisit explicitement ou demande à recevoir des factures électroniques, l’entreprise doit les émettre. De même, dans les secteurs du transport, des agences de voyage et de la vente au détail, les factures électroniques sont nécessaires lorsque les parties concluent des contrats par voie numérique.

La facturation électronique est-elle obligatoire pour les travailleurs autonomes?

Oui, cela est obligatoire tant pour les entreprises que pour les travailleurs autonomes. Comme le stipule l’article 12 de la loi « Crea y Crece », la facturation électronique est obligatoire pour tous les professionnels qui vendent leurs produits ou services à d’autres entrepreneurs ou professionnels. Si vous êtes travailleur autonome, l’utilisation d’une application certifiée débutera le 1er juillet 2026. De plus, la soumission automatique des documents à l’AEAT et les autres obligations s’appliqueront deux ans après l’approbation du texte définitif de la loi (prévue d’ici la fin de 2025).

Une entreprise doit-elle suspendre la facturation électronique si la communication en temps réel avec l’AEAT est interrompue?

Non, l’entreprise doit continuer à facturer électroniquement lorsqu’elle ne peut pas communiquer avec l’AEAT. En cas de panne informatique ou réseau affectant la communication en temps réel, l’entreprise doit continuer à le faire si elle en a la capacité, par exemple si un incident touche le serveur de l’AEAT mais que l’entreprise dispose toujours d’un accès à Internet. Si les factures électroniques ne sont pas soumises instantanément, les utilisateurs doivent les envoyer rapidement et cocher la case « S » dans le champ « Incident ».

Quels sont les formats de facture électronique obligatoires?

Bien qu’il reste légal d’envoyer des factures dans des formats numériques non structurés, tels que des fichiers PDF ou des images numérisées, ceux-ci ne seront plus autorisés pour les transactions B2B lorsque le texte final de la loi « Crea y Crece » entrera en vigueur.

À partir de ce moment, seuls les formats structurés permettant le traitement automatisé des factures seront valables. Selon la dernière version du projet du décret royal, les types reconnus seront Facturae, UBL, EDIFACT et d’autres alternatives basées sur XML qui répondent aux critères techniques établis par l’AEAT.