En España, las facturas son la forma más conocida de documentar transacciones comerciales. En el marco regulatorio estricto que rige la documentación de transacciones, las empresas pueden emitir diferentes tipos y formatos de facturas. El tipo correcto depende del emisor, el ámbito de aplicación y la finalidad.

Desde las facturas pro forma hasta las facturas electrónicas, cada tipo de factura cumple un propósito específico. Para elegir la factura adecuada para cada situación, es importante saber cuándo emitir cada tipo y cuáles son sus características.

En este artículo, explicamos las diferencias entre los distintos tipos de facturas, incluidos sus subtipos y las herramientas que puedes usar para simplificar el proceso de facturación.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una factura estándar?
  
• ¿Qué es una factura electrónica?
  
• ¿Qué es una factura simplificada?
  
• ¿Qué es una factura proforma?
  
• ¿Qué es una factura rectificativa?
  
• ¿Qué es una factura resumida?
  
• ¿Qué es una factura anticipada?
  
• ¿Qué es una factura de autofacturación?
  
• ¿Qué es un duplicado de factura?
  
• Plazos legales para emitir cada tipo de factura en España
  
• Cómo Stripe puede ayudar a simplificar el proceso de facturación
  

¿Qué es una factura estándar?

También conocida como «factura completa», una factura estándar proporciona un desglose detallado de las transacciones comerciales de una empresa. Actualmente, las facturas estándar pueden ser físicas o electrónicas. Cuando entre en vigor el reglamento definitivo de la Ley Crea y Crece, previsto para enero de 2027, será obligatorio emitirlas en formato digital. En España, las facturas estándar son la forma más habitual de documentar transacciones entre empresas.

Debe prepararse y emitirse una factura estándar para todas las transacciones de empresa a gobierno (B2G), B2B y B2C que superen los €400. Este importe aumenta a €3,000 en determinados sectores, como el comercio minorista, la hostelería y el transporte.

Para que sea válida a efectos fiscales, toda factura estándar debe incluir un número secuencial o de serie, la fecha de emisión, los datos del emisor y del destinatario, una descripción de los bienes vendidos y un desglose del impuesto al valor agregado (IVA).

Tipos de facturas estándar

La información que contienen las facturas estándar es prácticamente idéntica en todos los tipos. Sin embargo, los impuestos aplicables varían en función de la estructura legal del emisor y del destinatario, así como del lugar donde se encuentre el cliente. En función de los impuestos aplicables, las facturas estándar se dividen en tres tipos.

Facturas estándar con IVA

Esta factura se emite al vender productos o servicios sujetos al IVA en la península ibérica o las Islas Baleares (es decir, el territorio donde se aplican impuestos indirectos). Este es el tipo de factura estándar más común porque el IVA se aplica a la mayoría de las transacciones comerciales.

En esta factura, las descripciones de cada producto o servicio y las unidades vendidas deben figurar en líneas separadas. Además, la factura debe incluir toda la información relativa al importe del impuesto, incluido el precio unitario sin IVA, los descuentos aplicados, el importe sobre el que se calcula el IVA (es decir, la base imponible), las tasas impositivas del IVA aplicadas como porcentaje, el importe total del IVA cobrado en la factura y el precio final.

Las tasas impositivas actuales en España son del 21 %, 10 % y 4 %. Aunque sigue existiendo una tasa impositiva del 0 % en 2026, solo se aplica a determinadas donaciones a organizaciones sin fines de lucro.

Facturas estándar sin IVA

Las facturas estándar sin IVA se emiten cuando las ventas documentadas están exentas (p. ej., servicios de salud, eventos culturales, exportaciones desde España y ciertas transacciones intracomunitarias) o no están sujetas al IVA (p. ej., entregas de muestras gratuitas).

Cuando se emite una factura sin IVA, es obligatorio incluir una declaración en la que se especifique el motivo por el que no se cobra este impuesto, como por ejemplo: «Suministro intracomunitario exento de IVA en virtud del artículo 25 de la Ley 37/1992 del IVA». Además, si se trata de una transacción B2B en la UE, la factura debe incluir los números de IVA intracomunitario del comprador y del vendedor.

Facturas ordinarias con impuesto a las ganancias de las personas físicas (IRPF)

Las facturas estándar deben incluir la retención fiscal a cuenta del IRPF si el emisor es un trabajador autónomo que ofrece servicios profesionales o artísticos y el destinatario es una empresa o un trabajador autónomo en España.

La tasa del IRPF que se aplica a estas facturas es del 15 %, a excepción de quienes se hayan dado de alta de forma reciente como autónomos. Estos pueden facturar al 7 % el año en que se den de alta y los dos años siguientes. Las personas que se encuentren en el régimen especial de agricultura, ganadería y pesca pueden aplicar una retención fiscal a cuenta del 2 %, que se reduce al 1 % para las actividades de engorde de ganado porcino y avícola.

Al igual que con los cálculos del IVA, la retención fiscal a cuenta del IRPF se calcula en función de la base imponible de la factura. En este caso, es un porcentaje negativo. El importe del IRPF personal retenido se resta del importe final cobrado por el trabajador autónomo. A continuación, el cliente realiza el pago a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) española utilizando el Formulario 111 en nombre del emisor.

A continuación, se muestra un ejemplo: un trabajador autónomo factura a una empresa con sede en España por los servicios prestados durante el mes pasado. La base imponible de la factura es de €2000. Esta es la cifra utilizada para calcular la retención fiscal a cuenta del IVA y del IRPF.

En este ejemplo, la empresa debe pagar €2,120 al trabajador autónomo y luego €300 a la AEAT en concepto de retención fiscal a cuenta del IRPF de esta factura. El trabajador autónomo debe declarar los €420 del IVA cobrado en esta factura a la AEAT utilizando la autoliquidación del Formulario 303. Aquí, puede deducir el IVA que se paga por sus gastos profesionales. La diferencia resultante es el importe que debe pagar a la AEAT.

¿Qué es una factura electrónica?

Según su definición oficial, una factura electrónica se emite y se recibe en formato electrónico. No es simplemente un documento digital con la misma información que una factura en papel. Por el contrario, se trata de un archivo estructurado emitido en uno de los formatos aceptados por la normativa española. Debido a esta información inalterable, las facturas electrónicas se pueden rastrear de forma automática. Por lo tanto, la AEAT puede validarlas al instante.

Tipos de facturas electrónicas

El Real Decreto 1007/2023 establece dos métodos para cumplir la obligación de facturación electrónica introducida en la Ley Crea y Crece. El método elegido determina el tipo de factura electrónica que debe emitir la empresa.

Facturas electrónicas mediante el formulario del Sistema de Emisión de Facturas Verificables (VERI*FACTU)

El objetivo de este método es registrar cada venta de forma electrónica, segura e inalterable y, al mismo tiempo, enviar estos registros a la AEAT. Para ello, las empresas deben emitir sus facturas utilizando software que cumpla con los requisitos de VERI*FACTU. Junto con la factura electrónica enviada al cliente como comprobante de la transacción, se genera un archivo de lenguaje de marcado extensible (XML) estructurado que se envía a la AEAT.

Las facturas electrónicas emitidas con este método deben contener la siguiente declaración: «Factura verificable en la página web de la AEAT» o, simplemente, «VERI*FACTU».

Facturas electrónicas mediante el método no VERI*FACTU

El método no VERI*FACTU permite mantener los registros de forma local sin necesidad de presentarlos de forma inmediata a la AEAT. Aunque cumple con la ley, este método exige requisitos técnicos más estrictos. Las facturas electrónicas deben emitirse con software que garantice la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación mediante el uso de firmas digitales y cadenas de bloques.

Las facturas electrónicas emitidas con este método no incluyen una declaración específica, como se muestra más arriba. Si la AEAT lleva a cabo una auditoría, la empresa tiene la responsabilidad de proporcionar acceso inmediato a los registros almacenados. Asimismo, la empresa debe demostrar que los registros no se han modificado desde su creación.

¿Qué es una factura simplificada?

Un recibo o un ticket de caja, que legalmente se denomina «factura simplificada», contiene menos datos e implica menos requisitos que una factura común y corriente. No requiere la identificación del cliente ni el desglose del IVA. Sin embargo, sí requiere una descripción de cada producto o servicio con el detalle suficiente para servir como comprobante del importe cobrado. El objetivo principal de las facturas simplificadas es proporcionar un comprobante de las transacciones de bajo valor a efectos fiscales para simplificar el proceso de ventas.

Emitir una factura simplificada en lugar de una factura estándar solo es legal en determinadas circunstancias. Por lo general, esto se limita a ventas de hasta €400, pero el umbral aumenta a €3,000 para las empresas de sectores como el comercio minorista o la hostelería.

También es importante recordar que, si el cliente solicita una factura estándar en lugar de una factura simplificada, la empresa tiene la obligación de emitirla y entregársela.

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma informa al cliente sobre una transacción que aún no se ha realizado. Aunque es similar a un presupuesto, sigue el formato típico de una factura. El importe que muestra casi nunca se modifica.

No es necesario que las facturas proforma estén numeradas. Sin embargo, es recomendable incluir una fecha de vencimiento que indique con claridad al cliente durante cuánto tiempo es válida la oferta comercial.

Las facturas proforma tienen únicamente fines informativos y no pueden usarse como prueba de ventas ni para exigir el pago de ningún importe. En resumen, no son válidas a efectos fiscales ni contables.

¿Qué es una factura rectificativa?

Una factura rectificativa corrige una factura anterior. Se emite cuando se modifica la base imponible o se detecta un error en la información obligatoria (p. ej., errores en la identificación del emisor o del destinatario).

Una factura rectificativa debe contener la siguiente información:

• Una serie con numeración secuencial independiente de la factura estándar que indique que se trata de una factura rectificativa
  
• Información que identifica la factura original
  
• El importe, que puede ser positivo o negativo, según si el precio original aumentó o disminuyó
  
• El importe del IVA positivo o negativo, proporcional a la base imponible rectificada
  

No es obligatorio especificar el motivo de la rectificación. Sin embargo, se recomienda incluir esta información para que la AEAT conozca el motivo. Por otro lado, según el artículo 15.4 del Real Decreto 1619/2012, si tu empresa emite una factura rectificativa para modificar la base imponible mediante la aplicación de un descuento por volumen de compras, no es necesario identificar la factura anterior. Es suficiente con especificar la fecha de la transacción original o el periodo correspondiente al descuento por volumen de compras.

Tipos de facturas rectificativas

La forma de registrar una factura rectificativa en España depende de su subcategoría.

Facturas rectificativas por sustitución

Una factura rectificativa por sustitución anula la factura original y la reemplaza a nivel legal. Se debe registrar el importe final correcto indicado en la factura rectificativa. Sin embargo, también se debe especificar en la factura rectificativa la diferencia respecto a la factura original.

Facturas rectificativas por diferencias

Una factura rectificativa por diferencias se usa para corregir errores específicos. El documento refleja el importe del ajuste y solo se registra esa diferencia monetaria respecto a la factura original.

Facturas rectificativas por abono

Las facturas rectificativas que registran devoluciones totales o parciales de importes originales (p. ej., tras devoluciones de compras) se denominan específicamente «notas de crédito».

Dado que una nota de crédito siempre refleja una reducción en la base imponible, la base imponible y el importe del IVA son negativos. Solo se registra el importe de la diferencia respecto a la transacción inicial.

¿Qué es una factura resumida?

Una factura resumida agrupa varias transacciones con el mismo cliente durante un período máximo de un mes natural. Los requisitos de las facturas recapitulativas se rigen por el artículo 13 del Real Decreto 1619/2012, que establece los siguientes plazos para emitir este tipo de factura:

• Transacciones B2C: último día del mes calendario en que se realizaron las ventas
  
• Transacciones B2B: a más tardar el día 16 del mes siguiente al mes en que se produzcan las ventas
  

Las facturas recapitulativas deben incluir detalles sobre las transacciones agrupadas, que generalmente se documentan con albaranes. Las transacciones deben haberse producido dentro de un mes natural y con el mismo cliente.

Cada transacción resumida debe aparecer en una línea separada, junto con la información necesaria para identificarla y calcular el impuesto correspondiente. Este se obtiene sumando las bases imponibles de cada transacción. Cuando se emite una única factura recapitulativa (en lugar de una factura estándar por cada transacción), la carga administrativa se reduce en gran medida tanto para las empresas como para los clientes.

¿Qué es una factura anticipada?

Las facturas anticipadas sirven como justificante de los pagos anticipados de los clientes antes de recibir productos o servicios. También se conocen como «facturas de prepago» y son habituales en empresas como agencias de viajes o empresas de reformas del hogar.

Emitir facturas anticipadas es obligatorio debido a las normas fiscales específicas que rigen los pagos anticipados. Según la Ley 37/1992 del IVA, si un cliente paga por un producto o servicio sujeto a IVA antes de recibirlo, el impuesto se devenga (es decir, surge la obligación de declarar el IVA) cuando se recibe el pago anticipado. Cuando se cobra el importe restante, se debe emitir otra factura que refleje el importe de IVA pendiente.

El contenido de las facturas anticipadas difiere del de las facturas ordinarias en un aspecto importante. Las facturas anticipadas deben incluir la fecha en que se recibe el pago anticipado, si esta difiere de la fecha de emisión de la factura. Se debe emitir una factura por cada pago recibido y debe especificar la base imponible y el importe de IVA asociado al importe pagado por el cliente en cada caso.

Según la normativa de la AEAT, no se exige ninguna mención específica para que la factura se considere una factura de adelanto. Sin embargo, las autoridades regionales pueden establecer sus propias normas. Por ejemplo, en el País Vasco es obligatorio incluir la palabra «adelanto» en la descripción de la factura antes de emitirla a través de TicketBAI. Por ello, es recomendable incluir la mención para evitar problemas y garantizar la transparencia fiscal.

¿Qué es una factura de autofacturación?

El artículo 5 del Real Decreto 1619/2012 establece que el destinatario de la operación puede encargarse de emitir la factura, siempre que exista un acuerdo previo con la empresa o el profesional. La normativa también especifica que este tipo de factura (comúnmente denominada «autofactura») debe incluir una serie numérica independiente para cada cliente o empresa tercera que la emita, además de la mención «facturada por el destinatario».

Aunque las emite el cliente, estas facturas se emiten en nombre del proveedor (es decir, la empresa o profesional que vende el producto o presta el servicio). El proveedor es responsable del contenido de la factura a efectos legales. Por tanto, estas facturas están sujetas a un procedimiento de aceptación previo y, tras su aprobación, el emisor debe enviar una copia al proveedor.

¿Qué es un duplicado de factura?

Un duplicado de factura es una copia exacta de la factura original que tiene la misma validez a efectos fiscales. Por lo tanto, solo una de ellas puede utilizarse como comprobante de la transacción. Para evitar problemas en la gestión fiscal, la normativa española solo permite emitir un duplicado de factura en los siguientes casos:

• Se pierde la original, independientemente del motivo de la pérdida.
  
• Hay varios destinatarios en la misma transacción. En este caso, tanto la factura original como todos los duplicados de facturas deben incluir los datos de todos los clientes, la proporción de la base imponible y el importe del IVA que corresponde a cada uno de ellos.
  

En todos los casos, la etiqueta «duplicado» debe figurar en estas facturas.

Plazos legales para emitir cada tipo de factura en España

Los plazos para la emisión y entrega de una factura varían en función del tipo de factura y del destinatario. En todos los casos, la AEAT especifica que la transacción se produce en el momento del devengo del IVA (es decir, cuando surge la obligación de cobrar el impuesto). A continuación, se indican los plazos de emisión de cada tipo de factura:

Cómo Stripe puede ayudar a simplificar el proceso de facturación

Los procesos de facturación deben cumplir con la normativa y satisfacer las necesidades de clientes y empresas. Las empresas pueden reducir la carga administrativa mediante la automatización de la emisión de facturas o el aporte de justificantes de pagos anticipados con facturas de adelanto. Para simplificar la gestión contable y minimizar errores, es importante que el software que uses cumpla los requisitos de tu empresa. Las aplicaciones disponibles en el Stripe App Marketplace pueden ayudarte a lograrlo.

Por ejemplo, puedes automatizar la gestión de todas tus facturas con Invopop, una solución desarrollada en España que cuenta con funciones para el cumplimiento de la normativa española, como la integración completa con el sistema VERI*FACTU. Con esta herramienta, puedes cumplir con los requisitos obligatorios de facturación electrónica en España a partir de la emisión de diferentes tipos de facturas, incluidas facturas estándar, simplificadas y facturas rectificativas por diferencias o sustitución.

Además, Billit es una plataforma pionera de facturación electrónica en Europa que se centra en garantizar el cumplimiento de los distintos requisitos de facturación electrónica en el EEE. Billit también cuenta con funciones automatizadas que te permiten vincular tu cuenta bancaria empresarial y simplificar la conciliación de facturas.

Preguntas frecuentes sobre los tipos de facturas en España