En general, las empresas gestionan muchos documentos. El albarán es uno de los componentes clave del sector de logística, aunque no es muy conocido. En el caso de los negocios españoles, este importante documento acredita las transacciones comerciales, ofrece protección legal y facilita los procesos contables.

A diferencia de las facturas, que también confirman la finalización de una transacción, los albaranes no tienen validez fiscal. Aun así, deben cumplir ciertos requisitos según su función. Por eso, es importante que las empresas conozcan cómo se emiten y entregan en España, así como sus implicaciones legales.

En este artículo, explicamos qué son los albaranes, por qué las empresas los utilizan y cómo gestionarlos correctamente.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué son los albaranes?
  
• ¿Por qué las empresas utilizan albaranes?
  
• Principales tipos de albaranes en España
  
• Diferencias entre albaranes y facturas
  

¿Qué son los albaranes?

Los albaranes son documentos comerciales que se emiten como prueba de venta. Con ellos, se confirma que los clientes están conformes con las entregas. Además, en ellos, se registra información sobre la transacción, como la fecha en que esta se realizó y la descripción de cada producto o servicio que se adquirió.

El alcance de los albaranes se limita a las actividades comerciales y operativas de las empresas, ya que no tienen validez fiscal. Por ello, la Agencia Tributaria (AEAT) no los acepta como justificante para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, como la presentación de las declaraciones trimestrales del IVA. Para validar las transacciones a efectos fiscales, se requiere la emisión de facturas.

¿Por qué las empresas utilizan albaranes?

En la práctica, los albaranes se usan como documentos auxiliares para facilitar la gestión interna de las cuestiones logísticas y las transacciones comerciales. Son especialmente importantes en sectores como el de la construcción y el transporte. A continuación, explicamos las principales funciones de los albaranes en el caso de las empresas españolas.

Control de entregas

Cuando un destinatario firma un albarán, confirma la recepción de los bienes adquiridos y su conformidad con la entrega. El albarán facilita el seguimiento de las entregas y sirve como prueba legalmente válida en caso de reclamaciones posteriores.

El uso de albaranes es importante tanto para las ventas físicas como para las que se realizan en línea. Por ejemplo, en el caso de los pagos contra entrega (COD), los albaranes que se firman son documentos clave que confirman la recepción de los bienes.

Si tu empresa opera tanto de forma presencial como en línea, es importante integrar los pagos en línea y aquellos que se realizan en persona. Con Stripe Payments, una solución de pago integrada y global que te ayuda a aceptar pagos omnicanal, este proceso es sencillo. Además, Stripe Terminal se integra de forma nativa con Payments para procesar las transacciones que se realizan en persona desde cualquier lugar mediante terminales de tarjeta sin banco y dispositivos móviles Android o iPhone con Tap to Pay.

Prueba en disputas legales

Aunque los albaranes no tienen validez fiscal, se aceptan como prueba de entrega en disputas legales. Por ejemplo, si un cliente alega que no recibió bienes o servicios, pero existe un albarán firmado, la empresa puede demostrar que cumplió con su parte del contrato.

Preparación de facturas

A fin de justificar las transacciones a efectos fiscales, las empresas pueden consolidar el contenido de los albaranes en facturas. Esto es especialmente habitual al momento de preparar ciertos tipos de facturas, como las de resumen. Este proceso es más sencillo con algunos tipos de albaranes (p. ej., los albaranes con precio), ya que, en ellos, se incluyen los detalles financieros de las transacciones.

Para simplificar aún más este proceso, puedes usar las herramientas de facturación disponibles en Stripe App Marketplace. Por ejemplo, Billit es una plataforma pionera de facturación electrónica que te permite vincular tu cuenta bancaria empresarial y simplificar la conciliación de facturas. Además, Invopop cuenta con funciones específicas para el cumplimiento de la normativa española, como la integración completa con el Sistema de Emisión de Facturas Verificables (VERI*FACTU).

Control de inventario

Dado que en ellos se registra información sobre las unidades vendidas, los albaranes ayudan a controlar la disponibilidad de bienes en los almacenes. A su vez, esto contribuye a reducir las discrepancias en los pedidos.

Por ejemplo, es habitual que, en las tiendas en línea, se muestren algunos artículos como disponibles cuando en realidad están agotados. Esto puede generar problemas durante la gestión de pedidos, como tener que emitir reembolsos parciales si los clientes compran productos agotados junto con otros disponibles. Los albaranes pueden ayudar a resolver este problema, dado que permiten mantener un registro de los productos que salen del almacén.

Principales tipos de albaranes en España

Los albaranes tienen, en general, una estructura particular e incluyen la misma información, como la fecha de entrega y la descripción de cada producto o servicio. Sin embargo, existen variaciones según el sector y el tipo de transacción. A continuación, se mencionan los tipos de albaranes que más se utilizan en España:

• Albaranes estándar
  En el albarán estándar, se incluye la fecha y la forma de entrega. Sirve como prueba de que el cliente recibió los productos o de que la empresa prestó los servicios, siempre que esté firmado por el cliente.
  
• Albaranes con precio
  En estos albaranes, se incluye el valor unitario de cada producto o servicio y el importe total que abona el cliente. Aunque los albaranes no tienen validez para el cumplimiento de las obligaciones fiscales, aquellos con precio simplifican y facilitan el proceso de creación de facturas en España y su declaración en el Formulario 303.
  
• Albaranes sin precio
  En estos, se incluyen información sobre bienes y servicios, a excepción de los detalles financieros. Las empresas suelen entregar este tipo de albarán a los clientes junto con las facturas.
  
• Notas de envío
  En esta nota, se registra el número de unidades de una partida que sale del almacén y el destino del envío. Las notas de envío son cada vez más habituales a medida que crece el sector logístico. Según el informe Tendencias industriales y logísticas 2025, los pagos por instalaciones logísticas en España registraron un incremento interanual del 23 %.
  
• Notas de transferencia interna
  En ellas, se registra el traslado de bienes de un almacén a otro. Son útiles en el caso de las grandes empresas que realizan con frecuencia transferencias internas por diversos motivos.
  
• Notas de devolución
  En este tipo de nota, se incluyen detalles sobre los bienes que se devuelven, como las unidades, la fecha de devolución y el motivo. Son importantes para la logística asociada a las devoluciones de compras en España.
  
• Albaranes de muestras
  En estos, se enumeran los productos que se entregan como muestras sin cargo y el motivo por el que no existe un pago asociado (p. ej., con fines promocionales).
  
• Notas de subcontratación
  En estas notas, se incluyen los servicios que realiza un subcontratista, la fecha de la prestación y las condiciones acordadas para llevarlo a cabo.
  
• Notas de servicios profesionales
  En estas, se aporta información relacionada con los servicios profesionales (p. ej., reparaciones o montajes de muebles) y se registran datos como los materiales utilizados y el tiempo empleado en la prestación del servicio.
  

Diferencias entre albaranes y facturas

Tanto en los albaranes como en las facturas se documentan transacciones comerciales. Aunque su función principal es la misma, existen algunas diferencias clave entre ellos.

Normativa

Los albaranes no están regulados por la normativa fiscal. En cambio, las obligaciones relacionadas con las facturas se rigen por varias leyes, como la Ley Crea y Crece. En esta ley, se introdujeron los requisitos correspondientes a la facturación electrónica obligatoria, que deben cumplir las empresas y los trabajadores autónomos.

Validez a efectos fiscales

Los albaranes no tienen validez fiscal, por lo que no pueden utilizarse para acreditar ingresos ni gastos ante la AEAT. En definitiva, su uso se limita al ámbito comercial. Por el contrario, las facturas son válidas a efectos legales y fiscales como prueba de las transacciones.

Contenido

Aunque existen distintos tipos de albaranes que contienen información diferente, ninguna ley exige la inclusión de determinados datos. Sin embargo, la información que debe constar en una factura para que sea válida está estipulada por ley. En ciertos casos, los requisitos de contenido son menos estrictos, como ocurre con las facturas simplificadas.

¿Cuándo es obligatorio emitir albaranes o facturas?

La emisión de albaranes no es obligatoria en el caso de las transacciones comerciales. Sin embargo, deben emitirse facturas para acreditar las ventas.

En determinadas circunstancias, la obligación de entregar una factura puede cumplirse mediante una simplificada en lugar de una regular. En estos casos, los albaranes son documentos previos que acreditan la entrega de los bienes adquiridos.

A modo de ejemplo: un cliente realiza una compra en un sitio de comercio electrónico por €350 y opta por pagar contra entrega. La empresa envía los productos, que entrega un transportista dos días después. La entrega incluye un albarán que el cliente debe firmar para acusar recibo de los bienes. Una vez confirmado el pago, la empresa emite y envía de inmediato una factura simplificada al cliente.

Preguntas frecuentes sobre los albaranes