Ondernemingen beheren doorgaans veel documenten. De afleverbon, in het Spaans bekend als 'albarán', is grotendeels onbekend, maar vormt een van de belangrijkste onderdelen van de logistiek. Voor Spaanse ondernemingen biedt dit belangrijke document bewijs van commerciële transacties en juridische bescherming en vergemakkelijkt het boekhoudkundige processen.

Anders dan facturen, die ook de voltooiing van een transactie bevestigen, zijn afleverbonnen niet geldig voor belastingdoeleinden. Toch moeten ze aan bepaalde vereisten voldoen, afhankelijk van hun functie. Daarom is het belangrijk dat ondernemingen weten hoe ze in Spanje worden uitgegeven en afgeleverd en wat de juridische implicaties ervan zijn.

In dit artikel leggen we uit wat afleverbonnen zijn, waarom ondernemingen ze gebruiken en hoe je ze op de juiste wijze gebruikt.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn afleverbonnen?
  
• Waarom gebruiken ondernemingen afleverbonnen?
  
• Belangrijkste soorten afleverbonnen in Spanje
  
• Verschillen tussen afleverbonnen en facturen
  

Wat zijn afleverbonnen?

Afleverbonnen zijn handelsdocumenten die worden uitgegeven als bewijs van verkoop. Ze bevestigen dat klanten tevreden zijn met de levering. Ze leggen ook transactiegegevens vast, zoals de transactiedatum en een omschrijving van elk gekocht product of elke afgenomen dienst.

Het toepassingsgebied van afleverbonnen is beperkt tot de commerciële en operationele activiteiten van ondernemingen, omdat ze niet geldig zijn voor belastingdoeleinden. Daarom accepteert de Spaanse Belastingdienst (AEAT) ze niet als bewijs bij het nakomen van belastingverplichtingen, zoals het indienen van driemaandelijkse btw-aangiften. Om transacties te valideren voor belastingdoeleinden zijn facturen noodzakelijk.

Waarom gebruiken ondernemingen afleverbonnen?

Voor praktische doeleinden worden afleverbonnen gebruikt als aanvullende documentatie om het interne beheer van logistiek en commerciële transacties te vergemakkelijken. Ze zijn met name belangrijk in sectoren zoals de bouw en transport. Hieronder leggen we de belangrijkste functies van afleverbonnen voor Spaanse ondernemingen uit.

Leveringscontrole

Wanneer een ontvanger een afleverbon ondertekent, bevestigt die persoon de ontvangst van de gekochte goederen en de tevredenheid met de levering. De afleverbon vergemakkelijkt het bijhouden van leveringen en fungeert als geldig juridisch bewijs bij eventuele latere claims.

Het gebruik van afleverbonnen is belangrijk voor zowel face-to-face als online verkoop. Bij remboursbetaling (COD) zijn ondertekende afleverbonnen bijvoorbeeld ontvangstbewijzen. Ze bevestigen dat de goederen ontvangen zijn.

Als je onderneming zowel face-to-face als online actief is, is het belangrijk om online en face-to-face betalingen te integreren. Met Stripe Payments, een geïntegreerde, wereldwijde betalingsoplossing waarmee je omnichannel-betalingen kunt accepteren, is dit eenvoudig te verwezenlijken. Daarnaast kan Stripe Terminal rechtstreeks geïntegreerd worden in betalingen om overal face-to-face transacties te verwerken via bankloze betaalterminals en Android- of iPhone-mobiele apparaten met Tap to Pay.

Bewijs bij juridische geschillen

Hoewel afleverbonnen niet geldig zijn voor belastingdoeleinden, worden ze bij juridische geschillen geaccepteerd als bewijs van levering. Als een klant bijvoorbeeld beweert geen goederen of diensten te hebben ontvangen, maar er wel een ondertekende afleverbon is, kan de onderneming aantonen dat het zijn deel van het contract is nagekomen.

Factuurvoorbereiding

Om bewijs van transacties voor belastingdoeleinden te leveren, kunnen ondernemingen de inhoud van afleverbonnen in facturen samenvoegen. Dit is met name gebruikelijk bij het opstellen van bepaalde soorten facturen, zoals verzamelfacturen. Dit proces is eenvoudiger met bepaalde soorten afleverbonnen (zoals afleverbonnen met daarop vermelding van de prijzen), omdat die de financiële details van de transacties bevatten.

Om dit proces nog verder te vereenvoudigen, kun je facturatietools gebruiken die te vinden zijn op de Stripe App Marketplace. Zo is Billit een toonaangevend elektronisch facturatieplatform waarmee je jouw zakelijke bankrekening kunt koppelen en factuurreconciliatie kunt vereenvoudigen. Invopop heeft daarentegen specifieke functies voor naleving van de Spaanse regelgeving, zoals volledige integratie met het Verifiable Invoice Issuance System (VERI*FACTU).

Voorraadbeheer

Door informatie over verkochte eenheden vast te leggen, kunnen afleverbonnen helpen de beschikbaarheid van goederen in magazijnen te beheren. Dit kan op zijn beurt helpen om bestelafwijkingen te verminderen.

Zo komt het vaak voor dat er op webshops bepaalde artikelen als beschikbaar vermeld staan terwijl ze eigenlijk niet op voorraad zijn. Dit kan problemen veroorzaken bij het beheren van bestellingen, zoals het moeten uitvoeren van gedeeltelijke terugbetalingen als klanten producten kopen die niet op voorraad zijn en ook producten die wel beschikbaar zijn. Afleverbonnen kunnen dit probleem oplossen door bij te houden welke producten het magazijn verlaten.

Belangrijkste soorten afleverbonnen in Spanje

Afleverbonnen hebben over het algemeen een vaste structuur en bevatten dezelfde informatie, zoals de leveringsdatum en omschrijvingen van elk product of elke dienst. Er zijn echter variaties voor verschillende sectoren en transacties. Dit zijn de meest gebruikte soorten afleverbonnen in Spanje:

• Standaard afleverbonnen
  De standaard afleverbon bevat de leveringsdatum en leveringsvorm. Het fungeert als bewijs dat de klant de producten heeft ontvangen of dat de onderneming de diensten heeft geleverd, mits ondertekend door de klant.
  
• Afleverbonnen met prijzen
  Deze afleverbonnen bevatten het bedrag per eenheid van elk product of elke dienst en het totale bedrag dat de klant heeft betaald. Hoewel afleverbonnen niet geldig zijn voor het nakomen van belastingverplichtingen, maken afleverbonnen met prijzen erop het genereren van facturen in Spanje en het aangeven ervan op formulier 303 gemakkelijker.
  
• Afleverbonnen zonder prijzen
  Deze bonnen bevatten informatie over goederen en diensten, maar geen financiële details. Ondernemingen geven dit soort afleverbonnen doorgaans samen met facturen aan klanten.
  
• Verzendnota's
  In deze nota wordt het aantal eenheden van een artikel dat het magazijn verlaat en de bestemming van de zending vastgelegd. Verzendnota's worden steeds gebruikelijker naarmate de logistieke sector groeit. Volgens het rapport Industrial and Logistics Trends 2025 zijn de betalingen voor logistieke faciliteiten in Spanje op jaarbasis met 23% gestegen.
  
• Overdrachtsnota's
  Deze nota's leggen het transport van goederen van het ene naar het andere magazijn vast. Ze zijn nuttig voor grote ondernemingen die vaak interne transporten uitvoeren om uiteenlopende redenen.
  
• Retournota's
  Dit type nota bevat details over de te retourneren goederen, zoals de eenheden, de retourdatum en de reden. Ze zijn belangrijk voor de logistiek rondom retouren in Spanje.
  
• Monsternota's
  Deze vermelden producten die als gratis monsters worden geleverd en de reden waarom er geen bijbehorende betaling is (bijv. voor promotionele doeleinden).
  
• Onderaannemingsnota's
  Deze nota bevat de diensten die door een onderaannemer zijn uitgevoerd en de datum en de overeengekomen voorwaarden van de dienstverlening.
  
• Nota's voor zakelijke dienstverlening
  Deze nota's bieden informatie over zakelijke dienstverlening (zoals reparaties of meubelassemblages) en registreren gegevens zoals gebruikte materialen en bestede tijd voor de dienstverlening.
  

Verschillen tussen afleverbonnen en facturen

Zowel afleverbonnen als facturen documenteren commerciële transacties. Hoewel ze dezelfde hoofdfunctie hebben, zijn er enkele belangrijke verschillen.

Regelgeving

Afleverbonnen vallen niet onder de belastingregelgeving. De verplichtingen met betrekking tot facturen worden daarentegen geregeld door verschillende wetten, zoals de wet Crea y Crece. Deze wet introduceerde vereisten voor verplichte elektronische facturatie voor ondernemingen en zelfstandige professionals.

Geldigheid voor belastingdoeleinden

Afleverbonnen zijn niet geldig voor belastingdoeleinden en kunnen daarom niet bij de Spaanse Belastingdienst (AEAT) worden gebruikt als bewijs van inkomsten of uitgaven. Uiteindelijk is het gebruik ervan beperkt tot de commerciële sector. Facturen zijn daarentegen wel geldig voor juridische en belastingdoeleinden als bewijs van transacties.

Inhoud

Hoewel er verschillende soorten afleverbonnen zijn die uiteenlopende informatie bevatten, is er geen wet die vereist dat bepaalde informatie wordt opgenomen. De informatie die verplicht op een factuur moet staan om geldig te zijn, wordt echter wel bij wet bepaald. In bepaalde gevallen zijn de inhoudsvereisten minder streng, zoals bij vereenvoudigde facturen.

Wanneer is het verplicht om afleverbonnen of facturen te verstrekken?

Het verstrekken van afleverbonnen is niet verplicht bij commerciële transacties. Facturen moeten echter wel worden uitgereikt als bewijs van elke verkoop.

Onder bepaalde omstandigheden kan de verplichting om een factuur te verstrekken worden nagekomen met een vereenvoudigde factuur in plaats van een reguliere. In deze gevallen zijn afleverbonnen voorlopige documenten om bewijs van levering van de gekochte goederen te verstrekken.

Ter illustratie: een klant doet voor € 350 een aankoop op een e-commercewebsite en kiest ervoor om onder rembours te betalen. De onderneming verzendt de producten, en een transportbedrijf levert ze twee dagen later. Bij levering moet een afleverbon door de klant worden ondertekend om de ontvangst van de goederen te bevestigen. Zodra de betaling bevestigd is, geeft de onderneming direct een vereenvoudigde factuur uit en verstuurt die naar de klant.

Veelgestelde vragen over afleverbonnen