De nombreux documents sont généralement gérés par les entreprises. Le bon de livraison, appelé « albarán » en espagnol, est souvent méconnu, mais il constitue un élément clé de la logistique. Pour les entreprises espagnoles, ce document essentiel sert de preuve des transactions commerciales, apporte une protection juridique et simplifie les processus comptables.

Contrairement aux factures, qui attestent également de la réalisation des transactions, les bons de livraison ne sont pas reconnus à des fins fiscales. Ils doivent néanmoins respecter certaines exigences, selon leur fonction. Il est donc essentiel pour les entreprises de bien comprendre leurs modalités d’émission et de remise en Espagne ainsi que leurs implications juridiques.

Dans cet article, nous expliquons ce que sont les bons de livraison, leur utilité pour les entreprises et la manière de les gérer correctement.

Sommaire de cet article

• Qu’est-ce qu’un bon de livraison ?
  
• Pourquoi les entreprises utilisent-elles les bons de livraison ?
  
• Principaux types de bons de livraison en Espagne
  
• Différences entre les bons de livraison et les factures
  

Qu’est-ce qu’un bon de livraison ?

Les bons de livraison sont des documents commerciaux émis comme preuve des ventes. Ils attestent que les clients ont bien reçu les livraisons. Ils enregistrent également les informations liées aux transactions, comme la date de la transaction et la description de chaque produit ou service acheté.

Le champ d’application des bons de livraison se limite aux activités commerciales et opérationnelles des entreprises, car ils ne sont pas reconnus à des fins fiscales. Par conséquent, l’Agence fiscale espagnole (AEAT) ne les accepte pas comme justificatif pour le respect des obligations fiscales, notamment lors des déclarations de TVA trimestrielles. Pour valider les transactions à des fins fiscales, des factures sont nécessaires.

Pourquoi les entreprises utilisent-elles les bons de livraison ?

Dans la pratique, les bons de livraison servent de documents auxiliaires pour faciliter la gestion interne de la logistique et des transactions commerciales. Ils jouent un rôle particulièrement important dans des secteurs comme la construction et le transport. Ci-dessous, nous détaillons les principales fonctions des bons de livraison pour les entreprises espagnoles.

Contrôle des livraisons

Lorsqu’un destinataire signe un bon de livraison, il confirme la réception des biens achetés ainsi que sa satisfaction concernant la livraison. Le bon de livraison facilite le suivi des livraisons et constitue une preuve juridiquement valable en cas de réclamations ultérieures.

L’utilisation des bons de livraison est importante aussi bien pour les ventes physiques qu’en ligne. Par exemple, pour les paiements à la livraison (COD), les bons de livraison signés constituent des documents clés confirmant la réception des biens.

Si votre entreprise opère à la fois en magasin et en ligne, il est essentiel d’intégrer les paiements en ligne et en personne. Avec Stripe Payments, une solution de paiement intégrée et mondiale qui vous permet d’accepter des paiements omnicanaux, ce processus devient simple. Stripe Terminal s’intègre par ailleurs nativement à Payments pour traiter les transactions en personne depuis n’importe où, grâce à des terminaux de paiement électronique sans intermédiaire bancaire et à des appareils mobiles Android ou iPhone équipés de Tap to Pay.

Preuve en cas de litiges juridiques

Bien que les bons de livraison ne soient pas reconnus à des fins fiscales, ils sont acceptés comme preuve de livraison en cas de litiges juridiques. Par exemple, si un client conteste la réception de biens ou de services alors qu’un bon de livraison signé existe, l’entreprise peut démontrer qu’elle a bien exécuté ses obligations contractuelles.

Préparation des factures

Pour justifier les transactions à des fins fiscales, les entreprises peuvent regrouper les informations des bons de livraison dans les factures. Cette pratique est particulièrement fréquente pour certains types de factures, notamment les factures récapitulatives. Le processus est plus simple avec certains bons de livraison, comme les bons de livraison valorisés, car ils intègrent déjà les données financières des transactions.

Pour simplifier encore ce processus, vous pouvez utiliser des outils de facturation disponibles dans la Stripe App Marketplace. Par exemple, Billit est une plateforme de facturation électronique qui vous permet de connecter votre compte bancaire professionnel et de simplifier le rapprochement des factures. Invopop propose quant à elle des fonctionnalités dédiées à la conformité avec la réglementation espagnole, notamment une intégration complète avec le système de vérification d’émission des factures (VERI*FACTU).

Contrôle des stocks

En enregistrant les informations relatives aux unités vendues, les bons de livraison permettent de mieux contrôler la disponibilité des biens en entrepôt. Cela contribue ainsi à réduire les écarts de commande.

Par exemple, il est courant que les boutiques en ligne affichent certains articles comme disponibles alors qu’ils sont en réalité en rupture de stock. Cela peut compliquer la gestion des commandes, notamment lorsqu’il faut procéder à des remboursements partiels si des clients achètent à la fois des produits en rupture de stock et des produits disponibles. Les bons de livraison permettent de simplifier ce cas en assurant le suivi des produits sortant de l’entrepôt.

Principaux types de bons de livraison en Espagne

Les bons de livraison suivent généralement une structure définie et incluent des informations similaires, comme la date de livraison et la description de chaque produit ou service. Toutefois, des variations existent selon les secteurs et les types de transactions. Voici les principaux types de bons de livraison utilisés en Espagne :

• Bons de livraison standards
  Ils indiquent la date de livraison ainsi que le mode de livraison. Ils constituent une preuve de la réception des produits par le client ou de la fourniture des services par l’entreprise, à condition qu’il soit signé par le client.
  
• Bons de livraison valorisés
  Ils indiquent la valeur unitaire de chaque produit ou service ainsi que le montant total payé par le client. Bien que les bons de livraison ne soient pas utilisables pour le respect des obligations fiscales, les bons de livraison valorisés simplifient et facilitent l’établissement des factures en Espagne ainsi que leur déclaration sur le formulaire 303.
  
• Bons de livraison non valorisés
  Ils incluent des informations sur les biens et les services, à l’exception des données financières. Les entreprises remettent généralement ce type de bon de livraison aux clients avec les factures.
  
• Bons d’expédition
  Ils enregistrent le nombre d’unités d’un article quittant l’entrepôt ainsi que la destination de l’expédition. Les bons d’expédition se sont généralisés avec l’essor du secteur logistique. Selon le rapport Industrial and Logistics Trends 2025, les paiements liés aux installations logistiques en Espagne ont augmenté de 23 % sur un an.
  
• Bons de transfert
  Ils enregistrent le transport de biens d’un entrepôt à un autre. Ils sont particulièrement utiles pour les grandes entreprises qui réalisent fréquemment des transferts internes pour différentes raisons.
  
• Bons de retour
  Ils incluent des informations sur les biens retournés, telles que les unités, la date de retour et la raison du retour. Ils jouent un rôle important dans la logistique des retours d’achats en Espagne.
  
• Bons de livraison d’échantillons
  Ils listent les produits livrés sous forme d’échantillons gratuits ainsi que la raison pour laquelle aucun paiement n’est associé, par exemple dans un cadre promotionnel.
  
• Bons de sous-traitance
  Ils incluent les services réalisés par un sous-traitant, la date de prestation ainsi que les conditions convenues pour le service.
  
• Bons d’intervention
  Ils fournissent des informations relatives aux services B2B, par exemple des réparations ou des montages de meubles, et consignent des éléments tels que les matériaux utilisés et le temps consacré à la réalisation du service.
  

Différences entre les bons de livraison et les factures

Les bons de livraison et les factures servent tous deux à documenter les transactions commerciales. Bien que leur fonction principale soit similaire, ils présentent plusieurs différences importantes.

Réglementations

Les bons de livraison ne sont pas encadrés par la réglementation fiscale. À l’inverse, les obligations relatives aux factures sont régies par plusieurs textes législatifs, notamment la loi « Crea y Crece » (loi espagnole sur la création et la croissance des entreprises). Cette loi a instauré la facturation électronique obligatoire pour les entreprises et les travailleurs indépendants.

Validité à des fins fiscales

Les bons de livraison ne sont pas reconnus à des fins fiscales et ne peuvent donc pas servir de preuve de revenus ou de dépenses auprès de l’Agence espagnole des impôts (AEAT). Leur usage se limite ainsi au secteur commercial. À l’inverse, les factures sont valables à des fins juridiques et fiscales en tant que preuve des transactions.

Contenu

Bien qu’il existe plusieurs types de bons de livraison incluant des informations différentes, aucune disposition légale n’impose la présence de données spécifiques. En revanche, les informations devant figurer sur une facture pour qu’elle soit valide sont encadrées par la loi. Dans certains cas, les exigences relatives au contenu sont plus souples, comme pour les factures simplifiées.

Dans quels cas les bons de livraison ou les factures doivent-ils être fournis ?

L’émission de bons de livraison n’est pas obligatoire pour les transactions commerciales. En revanche, les factures doivent être émises pour fournir une preuve de chaque vente.

Dans certaines circonstances, l’obligation de délivrer une facture peut être remplie au moyen d’une facture simplifiée plutôt que d’une facture classique. Dans ces cas, les bons de livraison servent de documents préliminaires permettant d’apporter la preuve de la livraison des biens achetés.

Voici un exemple : un client réalise un achat sur un site d’e-commerce pour 350 € et choisit le paiement à la livraison. L’entreprise expédie les produits, puis une société de transport les livre deux jours plus tard. La livraison inclut un bon de livraison que le client doit signer pour confirmer la réception des biens. Une fois le paiement confirmé, l’entreprise émet et envoie immédiatement une facture simplifiée au client.

FAQ sur les bons de livraison