Det finns många dokument som företag vanligtvis hanterar. Följesedeln – känd som "albarán" på spanska – är i stort sett okänd men utgör en av nyckelkomponenterna inom logistik. För spanska företag erbjuder detta viktiga dokument bevis på kommersiella transaktioner, ger juridiskt skydd och underlättar bokföringsprocesser.

Till skillnad från fakturor – som också bekräftar att en transaktion har slutförts – är följesedlar inte giltiga för skatteändamål. Trots detta måste de uppfylla vissa krav beroende på deras funktion. Därför är det viktigt för företag att veta hur de utfärdas och levereras i Spanien, samt vilka juridiska konsekvenser de har.

I denna artikel förklarar vi vad följesedlar är, bland annat varför företag använder dem och hur man hanterar dem på rätt sätt.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är följesedlar?
  
• Varför använder företag följesedlar?
  
• Vanligaste typerna av följesedlar i Spanien
  
• Skillnader mellan följesedlar och fakturor
  

Vad är följesedlar?

Följesedlar är affärsdokument som utfärdas som bevis på försäljning. De bekräftar att kunderna är nöjda med leveranserna. De registrerar även transaktionsinformation, såsom transaktionsdatumet och beskrivningar av varje produkt eller tjänst som har köpts.

Följesedlarnas omfattning är begränsad till företags kommersiella och operativa verksamheter eftersom de inte är giltiga för skatteändamål. Därför godkänner den spanska skattemyndigheten (AEAT) dem inte som bevis vid fullgörandet av skatteskyldigheter, som inlämnande av kvartalsvisa momsdeklarationer. För att validera transaktioner för skatteändamål krävs fakturor.

Varför använder företag följesedlar?

Följesedlar används av praktiska skäl som kompletterande dokument för att underlätta den interna hanteringen av logistik och kommersiella transaktioner. De är särskilt viktiga inom branscher som bygg och transport. Nedan förklarar vi de viktigaste funktionerna som följesedlar fyller för spanska företag.

Leveranskontroll

När en mottagare skriver under en följesedel bekräftar mottagaren att de köpta varorna tagits emot och att leveransen är godkänd. Följesedeln underlättar leveransspårning och fungerar som rättsligt giltig bevisning vid eventuella senare reklamationer.

Användningen av följesedlar är viktig för både fysisk försäljning och onlineförsäljning. Vid postförskottsbetalningar är till exempel undertecknade följesedlar viktiga dokument som bekräftar mottagandet av varor.

Om ditt företag verkar både i fysisk miljö och online är det viktigt att integrera onlinebetalningar och betalningar i fysisk miljö. Med Stripe Payments – en integrerad, global betalningslösning som hjälper dig att ta emot betalningar i flera kanaler – är den här processen enkel. Dessutom integreras Stripe Terminal sömlöst med Payments för att behandla transaktioner i butik varifrån som helst med hjälp av bankoberoende kortterminaler och Android- eller iPhone-mobilenheter med Tap to Pay.

Bevis vid juridiska tvister

Även om följesedlar inte är giltiga för skatteändamål godkänns de som leveransbevis i juridiska tvister. Om till exempel en kund hävdar att han eller hon inte har mottagit varor eller tjänster, men det finns en undertecknad följesedel, kan företaget bevisa att det uppfyllde sin del av avtalet.

Fakturaförberedelse

För att tillhandahålla bevis på transaktioner för skatteändamål kan företag konsolidera innehållet i följesedlar till fakturor. Detta är särskilt vanligt vid upprättandet av vissa typer av fakturor, exempelvis samlingsfakturor. Processen är enklare med vissa typer av följesedlar (t.ex. prissatta följesedlar) eftersom de inkluderar transaktionernas ekonomiska detaljer.

För att ytterligare förenkla den här processen kan du använda fakturaverktyg som finns i Stripe App Marketplace. Till exempel är Billit en banbrytande plattform för elektronisk fakturering som låter dig ansluta ditt företags bankkonto och förenkla fakturastämning. Invopop har å andra sidan specifika funktioner för efterlevnad av spanska regler, till exempel fullständig integration med Verifiable Invoice Issuance System (VERI*FACTU).

Lagerkontroll

Genom att registrera information om sålda enheter kan följesedlar bidra till att kontrollera varutillgängligheten i lager. Detta kan i sin tur hjälpa till att minska avvikelser i beställningar.

Det är till exempel vanligt att onlinebutiker visar vissa artiklar som tillgängliga även om de i själva verket är slut i lager. Detta kan skapa problem vid hantering av beställningar, till exempel att man måste utfärda delvisa återbetalningar om kunder köper produkter som är slut i lager tillsammans med tillgängliga produkter. Följesedlar kan bidra till att lösa detta problem genom att föra register över produkter som lämnar lagret.

Vanligaste typerna av följesedlar i Spanien

Följesedlar har generellt en bestämd struktur och inkluderar samma information, till exempel leveransdatum och beskrivningar av varje produkt eller tjänst. Det finns dock variationer för olika branscher och transaktioner. Här är de typer av följesedlar som används mest i Spanien:

• Standardföljesedlar
  Standardföljesedeln inkluderar leveransdatum och leveranssätt. Den fungerar som bevis på att kunden tagit emot produkterna eller att företaget tillhandahållit tjänsterna, förutsatt att kunden har skrivit under den.
  
• Prissatta följesedlar
  Dessa följesedlar inkluderar enhetsvärdet för varje produkt eller tjänst samt det totala belopp som kunden betalat. Även om följesedlar inte är giltiga för att uppfylla skattskyldigheter förenklar och underlättar prissatta följesedlar processen av att skapa fakturor i Spanien och deklarera dem i blankett 303.
  
• Icke prissatta följesedlar
  Dessa innehåller information om varor och tjänster, med undantag för ekonomiska uppgifter. Företag brukar ge den här typen av följesedel till kunder tillsammans med fakturor.
  
• Avsändningssedlar
  Det här meddelandet registrerar antalet enheter av en artikel som lämnar lagret samt leveransens destination. Avsändningssedlar har blivit allt vanligare i takt med att logistiksektorn växer. Enligt rapporten Industrial and Logistics Trends 2025 ökade betalningarna för logistikanläggningar i Spanien med 23 % på årsbasis.
  
• Överföringssedlar
  Dessa registrerar transporten av varor från ett lager till ett annat. De är användbara för stora företag som ofta genomför interna överföringar av olika anledningar.
  
• Retursedlar
  Den här meddelandetypen innehåller uppgifter om de varor som returneras, till exempel antal enheter, returdatum och orsak. De är viktiga för logistiken kring köpreturer i Spanien.
  
• Följesedlar för prover
  Dessa anger produkter som levereras som kostnadsfria prover samt anledningen till att det inte finns någon tillhörande betalning (t.ex. i marknadsföringssyfte).
  
• Underleverantörssedlar
  Dessa inkluderar tjänster som utförts av en underleverantör, datum för utförandet samt de avtalade villkoren för tjänsten.
  
• Meddelanden om professionella tjänster
  Dessa tillhandahåller information om professionella tjänster (t.ex. reparationer eller möbelmontage) och registrerar uppgifter såsom material som använts och tid som lagts på att utföra tjänsten.
  

Skillnader mellan följesedlar och fakturor

Både följesedlar och fakturor dokumenterar kommersiella transaktioner. Även om deras huvudfunktion är densamma finns det några viktiga skillnader.

Lagstiftning

Följesedlar regleras inte av skattelagstiftning. Däremot regleras skyldigheterna kring fakturor av flera lagar, till exempel lagen Skapa och Väx (Crea y Crece). Denna lag införde krav på obligatorisk elektronisk fakturering för företag och egenföretagare.

Giltighet för skatteändamål

Följesedlar är inte giltiga för skatteändamål och kan därför inte användas som bevis på intäkter eller utgifter till AEAT. Deras användning är begränsad till den kommersiella sektorn. Fakturor är däremot giltiga för juridiska ändamål och skatteändamål som bevis på transaktioner.

Innehåll

Även om det finns flera typer av följesedlar som innehåller olika information finns det ingen lag som kräver att viss information ska inkluderas. Däremot regleras i lag vilken information som måste finnas med på en faktura för att den ska vara giltig. I vissa fall är innehållskraven mindre strikta, till exempel för förenklade fakturor.

När är det obligatoriskt att tillhandahålla följesedlar eller fakturor?

Det är inte obligatoriskt att utfärda följesedlar vid kommersiella transaktioner. Fakturor måste dock utfärdas för att styrka varje försäljning.

Under vissa omständigheter kan skyldigheten att utfärda en faktura uppfyllas via en förenklad faktura i stället för en ordinarie faktura. I dessa fall är följesedlar preliminära dokument för att styrka leveransen av de köpta varorna.

Här är ett exempel: En kund gör ett köp på en e-handelssida för 350 EUR och väljer att betala med postförskott. Företaget skickar produkterna och ett transportföretag levererar dem två dagar senare. Leveransen inkluderar en följesedel som kunden måste skriva under för att bekräfta mottagandet av varorna. När betalningen är bekräftad utfärdar och skickar företaget omedelbart en förenklad faktura till kunden.

Vanliga frågor om följesedlar