企業が通常管理する書類は多岐にわたります。スペイン語で「albarán」と呼ばれる納品書はあまり知られていませんが、物流において重要な要素の一つです。スペインの企業にとって、この重要な書類は商取引の証明となり、法的保護を提供し、会計プロセスを円滑にします。

取引の完了を確認する請求書とは異なり、納品書は税務上有効ではありません。それでも、機能に応じて一定の要件を満たす必要があります。そのため、スペインにおける納品書の発行・配布方法とその法的な意味合いを把握しておくことが、企業にとって重要です。

この記事では、企業が納品書を使用する理由や適切な管理方法など、納品書について解説します。

目次

• 納品書の概要
  
• 企業が納品書を使用する理由
  
• スペインにおける主な納品書の種類
  
• 納品書と請求書の違い
  

納品書の概要

納品書は、販売の証明として発行される業務文書です。顧客が納品を受けたことを確認する役割を果たします。また、取引日や購入した各商品またはサービスの内容など、取引に関する情報も記録されます。

納品書は税務上は有効ではないため、その用途は企業の商業活動および業務活動に限定されます。そのため、スペイン税務庁 (AEAT) は、四半期ごとの VAT 申告などの税務義務を履行する際の証明として納品書を受け付けていません。税務上、取引を有効なものとして扱うには、請求書が必要です。

企業が納品書を使用する理由

実務上、納品書は物流と商取引の社内管理を円滑にするための補助書類として活用されています。建設や輸送などの業界では特に重要です。以下では、スペイン企業における納品書の主な機能を説明します。

納品管理

受取人が納品書に署名すると、購入した商品の受領と配送への満足が確認されます。納品書は配送の追跡を容易にし、後日請求が生じた場合には法的に有効な証拠として機能します。

納品書の活用は、実店舗販売とオンライン販売のいずれにおいても重要です。たとえば、代金引換 (COD) 決済では、署名済みの納品書が商品受領を証明する重要書類となります。

実店舗とオンラインの両方で事業を運営している場合は、オンライン決済と対面決済の統合が重要です。Stripe Payments は、オムニチャネル決済に対応する統合型のグローバル決済ソリューションであり、このプロセスをシンプルにします。さらに、Stripe Terminal は Payments とネイティブに連携し、バンクレス対応カード端末や、Tap to Pay に対応した Android または iPhone のモバイルデバイスを使用して、どこからでも対面取引を処理できます。

法的紛争の証拠

納品書は税務上は有効ではありませんが、法的紛争では納品の証拠として認められています。たとえば、顧客が商品やサービスを受け取っていないと主張しても、署名済みの納品書があれば、企業は契約上の義務を果たしたことを証明できます。

請求書の作成

税務上の取引証明を提供するため、企業は納品書の内容を請求書に集約することができます。これは、一括請求書などの特定の種類の請求書を作成する際に特に一般的です。価格付き納品書など一部の種類の納品書には取引の金額に関する詳細が含まれているため、このプロセスが簡略化されます。

このプロセスをさらに簡略化するには、Stripe App Marketplace にある請求ツールを活用できます。たとえば、Billit は、事業用銀行口座を連携して、請求書の照合を簡略化できる先進的な電子請求プラットフォームです。一方、Invopop には、Verifiable Invoice Issuance System (VERI*FACTU) との完全な連携など、スペインの規制への準拠に特化した機能があります。

在庫管理

納品書に販売数量の情報を記録することで、倉庫内の商品在庫の状況を管理できます。これにより、注文の不一致を減らすことにもつながります。

たとえば、オンラインストアでは、実際には在庫切れの商品が在庫ありと表示されることがよくあります。その結果、顧客が在庫切れの商品と在庫がある商品を一緒に購入した場合に一部返金が必要になるなど、注文管理上の問題が生じることがあります。納品書は、倉庫から出た商品の記録を残すことで、この問題の解決に役立ちます。

スペインにおける主な納品書の種類

納品書は一般的に特定の構造を持ち、納品日や各商品・サービスの説明など、共通の情報を含んでいます。ただし、業界や取引の種類によって異なるバリエーションがあります。スペインで最もよく使われる納品書の種類を以下に示します。

• 標準的な納品書
  標準納品書には、納品日と納品方法が記載されています。顧客が署名することで、顧客が商品を受け取ったこと、または企業がサービスを提供したことの証明となります。
  
• 価格付き納品書
  これらの納品書には、各商品やサービスの単価と、顧客が支払った合計金額が記載されています。納品書は税務上の義務を果たすための書類としては有効ではありませんが、価格付き納品書があると、スペインで請求書を作成し、Form 303 で申告するプロセスを簡略化できます。
  
• 価格なし納品書
  これらには、金額に関する詳細を除く商品とサービスの情報が含まれます。企業は通常、この種の納品書を請求書と一緒に顧客へ渡します。
  
• 出荷伝票
  この伝票には、倉庫から出荷される項目の数量と配送先が記録されます。物流セクターの成長に伴い、出荷伝票はより一般的になっています。2025 年の産業および物流トレンド ｓレポートによると、スペインの物流施設への決済額は前年比 23% 増を記録しました。
  
• 移送伝票
  これらは、ある倉庫から別の倉庫への商品の輸送を記録するものです。さまざまな理由で社内移動を頻繁に行う大企業に役立ちます。
  
• 返品伝票
  この伝票の種類には、数量、返品日、理由など、返品される商品の詳細が含まれます。スペインにおける購入返品に関わる物流において重要です。
  
• サンプル納品書
  無料サンプルとして納品される商品と、関連する決済が発生しない理由 (販促目的など) が記載されます。
  
• 外注伝票
  この伝票には、外注業者が行ったサービスの内容、サービス提供日、およびサービスに関する合意条件が含まれます。
  
• 専門サービス伝票
  これらは、修理や家具の組み立てなどのプロフェッショナルサービスに関する情報を提供し、使用した材料やサービス提供に要した時間などの情報を記録します。
  

納品書と請求書の違い

納品書と請求書はいずれも商取引を文書化します。主な機能は同じですが、いくつかの重要な違いがあります。

規制

納品書は税に関する規制の対象ではありません。一方、請求書に関する義務は、「Create and Grow (Crea y Crece) 法」など複数の法律によって定められています。この法律により、企業および個人事業主に対して電子請求の義務化要件が導入されました。

税務上の有効性

納品書は税務上有効ではないため、AEAT に対して収益や経費の証明として使用することはできません。その用途は商業部門に限定されます。一方、請求書は取引の証明として法的・税務上の有効性を持ちます。

内容

納品書にはさまざまな種類があり、記載される情報も異なりますが、特定の情報の記載を義務付ける法律はありません。一方、有効な請求書に記載しなければならない情報は法律で定められています。ただし、簡易請求書のように、記載要件が比較的緩やかな場合もあります。

納品書または請求書の発行が義務付けられるタイミング

商取引では、納品書の発行は義務ではありません。ただし、各販売の証明として請求書を発行する必要があります。

特定の状況では、請求書の発行義務は、通常の請求書ではなく簡易請求書を発行することで果たせます。このような場合、納品書は購入した商品の納品を証明するための事前書類となります。

以下に例を示します。顧客が EC サイトで 350 ユーロの商品を購入し、代金引換での決済を選択したとします。事業者は商品を発送し、2 日後に配送会社が商品を届けます。配送時には、顧客が商品の受領を確認するために署名する必要がある納品書が同封されています。決済が確認されると、事業者はすぐに簡易請求書を発行し、顧客に送付します。

納品書に関するよくあるご質問