建設業は、あらゆる業種の中でも特に断片的で遅延が発生しやすい決済システム を使用する必要があります。2024年レポート によると、決済遅延が総建設コストの 14% を占め、その額は 2800 億ドルに上ります。進捗請求書、留保金、延滞金の入金、先取特権の放棄、手動承認は、管理が非常に多く、リスクも高くなります。しかし、決済プロセスの改善はリスクの軽減に役立ちます。
以下では、工事代金決済処理の仕組み、処理速度を低下させる要因、処理速度、安全性、予測可能性を高める方法についてご説明します。
この記事の内容
- 建設業における最適な決済システムの内容
- 建設業における出来高払いと留保金の仕組み
- 建設業で決済の不正利用を防止し、法令遵守を維持する方法
- 建設業で顧客の決済を促進する方法
建設業に最適な決済システムの内容
建設業には、大口決済、段階的なタイムライン、留保金、先取特権の放棄、部分入金など、建設請求書の構造を理解している決済代行業者が必要です。代行業者を評価する際のポイントは次のとおりです。
業種適合
すべての処理業者が建設業界を上手く処理するわけではありません。チケットサイズが大きい、タイムラインが変動する、不審請求の申し立てが発生する可能性がある、口座の保留、リザーブ要件、拒否につながるなどの理由から、高リスクの業種に分類する人もいます。
大量で高額の B2B 取引に慣れていて、信頼できる他の建設業やプラットフォームで積極的に使用されている代行業者を探します。代行業者がお客様のビジネスモデルに慎重であると思われる場合は、先に進めるべきサインです。
出来高請求書と留保金
建設業界では、段階的に請求し、留保金を差し押さえ、手付金を適用する可能性が高いです。手動による回避策がない場合、支払いシステムにより以下が可能となります。
- 建設業界の請求構造を反映したカスタム請求書形式の処理
- マイルストーンに関連付けられた分割払い請求書
- 留保金の自動トラック
- 未払いの請求書に対する部分的な決済の適用
システムがそれを実行できない場合、建設用に構築されていません。
柔軟な決済手段
商業所有者は、自動決済機関 (ACH) による送金を好む場合があります。住宅所有者はクレジットカードで支払うことをお勧めします。リンクをクリックしてその場で支払いたい人もいます。適切なシステムを使用すると、追加の諸経費なく、クレジットカード、ACH 送金、銀行振込など、複数の選択肢を提供できます。
ソフトウェア導入
優れた代行業者では、会計、プロジェクト管理、またはエンタープライズリソースプランニング (ERP) システムにプラグインするか、クリーンな申し込みプログラミングインターフェイス (API) を使用できます。導入が不十分な場合、決済記録を手動でクリーンアップする時間は、プロバイダーを変更するメリットをはるかに上回ります。また、導入なしでは、データを再入力するか、決済額を手作業で照合する必要があります。
次のことをご確認ください。
- 使用するシステムとの構築済みの統合
- カスタムが必要な場合での開発者が使いやすいAPI
- 決済を毎日管理するチーム向けのすっきりとしたダッシュボード
たとえば、Stripe は Unanet などの業種固有のツールと統合されているため、建設ビジネスは「Pay Now」リンクを埋め込み、大規模な ACH Payments を受け付け、それらを自動的に照合することができます。
透明性の高い料金体系
建設マージンはそれほど大きくありません。不明瞭な手数料のためにすべての請求書の3%を失うことはできません。季節的な変動や変則的な仕事に対して罰則を与えるのではなく、透明性が高く、取引量に応じて拡大できる料金体系が必要です。
潜在的な決済代行業者に質問する:
- 料金は定額、段階制、またはインターチェンジプラスですか？
- ACH およびクレジットカード処理手数料はいくらですか？
- 決済用クレジットカードの 業種データセキュリティ基準(PCI DSS) に準拠するために、月額の最低料金、明細書手数料、または支払金はありますか？
- キャンセル手数料または早期解約手数料はありますか？
- 大規模な取引や不規則な取引に対するリザーブ要件はありますか？
資金供給のタイミング
決済を 1～2 営業日で売上として処理する処理業者もあります。その他の場合は、特に取引額が大きい場合やレビューの原因となる場合は、さらに時間がかかる可能性があります。
次のことを検討してください:
- ACH、クレジットカード、電信での決済の売上処理タイムライン
- 1 日あたりの取引額または取引規模に対する制限
- 売上を保留するまたはリザーブ (準備金) を作成するポリシー
給与計算書を発行した後や資料を注文した後で、25 万ドルの決済が保留中であることを知りたくありません。
セキュリティと法令遵守
機密性の高い決済データを処理しているため、代行業者が法令遵守基準を満たせるよう支援する必要があります。
次のことをご確認ください。
- PCI 準拠のサポート(トークン化、ホスト型決済ページなど)
- 不正利用検出機能 (住所確認、取引監視など)
- 銀行口座の詳細の安全な処理 (特にベンダーを参加させる場合)
- 1099 レポート、先取特権の放棄ワークフロー、またはその他の建設関連のドキュメントのサポート
決済システムがお客様を保護するために構築されていない場合は、必要以上に費用がかかります。
サポートとサービス
必要なときに迅速に対応できる代行業者が必要です。すなわち以下のことを行います。
- 複数の連絡先オプション
- 決済金額が大きい場合の専用サポート
- 不審請求の申し立て、チャージバック、または技術的なバグに対する透明性の高い問題解決
売上の遅延により、職務が停止する可能性があります。電話の返事を何日も待つ必要はありません。
将来への準備
ビジネスが新しいサービス、より複雑なプロジェクト、チームの増加によって拡大すると、決済ニーズも変化します。
お使いの決済代行業者が以下をサポートしている場合には役立ちます。
- マーケットプレイスまたはプラットフォームでの入金 (ベンダーを管理する場合)
- サブスクリプションまたは 継続請求 (サービス契約またはメンテナンス用)
- 国際決済 (国境を越えた作業を行う場合)
- 組込み型決済またはホワイトラベル (ソフトウェアまたはパートナープラットフォームの場合)
今すぐ必要でなくても、オプションがあれば、後からやり直す必要がなくなります。
建設業における出来高払いと留保金の仕組み
建設業界の財務構造は、作業を継続させるための出来高払いと、リスク管理のために決済金の一部を差し引く留保金という 2 つの主要な仕組みを中心に構築されています。これらを組み合わせることで、プロジェクトを通じて資金を移動する方法とタイミングが形作られます。
出来高払い
出来高払いは、通常、完了した作業量に基づいてプロジェクト全体を通じて発行される部分的な決済です。請負業者は、仕事が終了するのを待つのではなく、マイルストーンまたは出来高基準表に従って増分請求書 (多くの場合、毎月) を発行します。
これらの決済は通常、決済申請書の形式で行われ、決済申込書には、一定期間に行われた作業と未払額の概要が提示されます。多くの場合、この申込書には保管資料、項目ごとの完了率、申請済みの以前の決済金が含まれます。たとえば、100万ドルの仕事の30%が完了している請負業者が、30万ドルの決済申込書を送信するとします。その審査が行われ、場合によっては独自に確認が行われ、多くの場合は維持費を差し引いて支払われます。
このアプローチは、取引の双方の側に役立ちます。請負業者は、人件費と材料費を網羅するキャッシュフロー を維持します。所有者は、立証されていない請求ではなく、検証可能な進捗作業に対して支払います。プロジェクト・マネージャは、実際の価値に関連付けられたジョブのステータスをより明確に把握できます。
出来高請求書がなければ、請負業者は数か月間すべての費用を前払いし、すべてが完了したときに初めて支払われるのを待つことになります。このような状況は、特に一度に複数の仕事を管理する中小企業にとって、財務的に持続可能ではありません。
留保金
留保金 (保持金または保留金とも呼ばれる) は、プロジェクトが実質的または最終的な完了に達するまで、各決済の一部 (通常は 5% ~ 10%) が差し引かれる契約メカニズムです。その目的は、請負業者が作業を完了し、不備とパンチリストの項目に対処し、プロジェクトの後半に不審請求の申し立てが発生した場合に財務上のメリットを活用することです。実際には、これは、10 万ドルの決済申込書を提出する請負業者が 9 万ドルを受け取り、残りの 1 万ドルは完了時まで保留される可能性があることを意味します。
留保金は、通常、決済ごとに計算され、最後に一括で計算されるものではありません。つまり、保留金は時間の経過とともに累積します。10か月の仕事では、10%が毎月の請求書から引き落とされ、合計売上が100万ドルの契約で10万ドルになります。多くの請負業者にとって、その差し引かれた金額は利益率のほとんどまたはすべてを表します。
契約書では、留保金解除の時期と条件を規定します。多くの場合、留保金は次のような場合に入金されます。
- プロジェクト全体が実質的に完了したとみなされる
- すべての決算書類、パンチリスト作業、先取特権の放棄が提出される
一部の契約では、特に大規模な職務や複数フェーズの職務で、留保金の部分的な解除が可能です。ここでは、その例をいくつかご紹介します：
- 作業の 50% が完了すると、留保率が低下する可能性があります。
- 下請業者は、大規模なプロジェクトが進行中であっても、その特定の職務が完了すると留保金全額を受け取れる可能性があります。
これらの選択肢を使用するかどうかは、契約書の作成方法と、請負業者 がどの程度積極的に交渉するかに大きく左右されます。多くの場合、留保金規約は固定されたものとして扱われます。しかし、建設契約のあらゆるものと同様に、それらは交渉可能です。
- 低リスクのプロジェクトでは、保存期間の短縮または免除の追加が理にかなっている場合があります。
- 既知の下請け業者の場合、ゼネコンは早期解除の始動に同意する場合があります。
- オーナーは、特定の職務要素の完了に関連づけられた段階的な入金を行う場合があります。
法務権利と、顧客維持を管理する現地の法律を知ることで、より公平な規約を構成することができます。
留保金と出来高払いのトラック
これらの 2 つの要素を管理すると、プロジェクト全体で財務の安定性を維持できます。お客様のシステムには次の要件があります。
- 請求書ごとに保存期間を自動的に適用
- ベンダーおよび職務ごとに差し引かれた合計金額をトラック
- 獲得したが未払いの収入からの分離
- 特に長いスケジュールでの複数の留保金解除イベントの処理
留保金は常に同じように適用されるわけではないことに注意してください。材料と労力に適用するオーナーもいれば、下請作業にのみ適用するオーナーもいます。これらの変動について計上したツールは、不審請求の申し立てや売上不足の防止に役立ちます。
建設業で決済の不正利用を防止し、法令遵守を維持する方法
建設業では、多額の支払い、長い決済チェーンや多くのサードパーティを管理しているため、不正利用や法令遵守違反のリスクがあります。しかし、適切なシステムと習慣があれば、大半の損害を回避できます。
ここでは、貴社業務を減速させることなく保護する方法をご紹介します。
電子決済への切り替え
小切手は盗難、偽造、傍受される可能性があります。小切手関連の詐欺が増加しており、2022 年には、アメリカの金融機関が小切手の不正利用の可能性を報告するために、68 万件を超える 疑わしい取引報告書(SAR)を提出しました。ACH 送金、安全なオンラインポータル、銀行へのダイレクトリンクなどの電子決済に切り替えることで、これらのリスクを最小限に抑え、支払い証跡をトラック (追跡) しやすくなります。
常に財務情報を確認する
ビジネスメールが侵害されることも大きなリスクの 1 つです。不正利用の行為者はベンダーを装って銀行口座の詳細の更新を依頼し、売上を誤った口座に送金するように仕向けます。これを回避するには、確認プロセスを構築します。誰かが決済情報を変更するときは、必ず (メールに記載されている番号ではなく) すでに所有している番号を使用して電話で確認してください。また、機密性の高い銀行口座の詳細をメールで共有したり受け入れたりしないでください。代わりに安全なユーザ登録ポータルを使用してください。
ベンダーが銀行情報を入力する場合は、PDF フォームやメールの添付ファイルではなく、暗号化され、コンプライアンスに準拠したシステムを使用して入力してください。Stripe などの一部のプラットフォームは、これをネイティブに処理します。
内部統制の設定
これは基本的な会計衛生ですが、繰り返す価値があります。職務を分けることです。請求書を承認する人物と決済を送信する人物を同じにすることはできません。高額送金には複数のサインオフが必要です。定期的に監査して、エラーが高コストになる前に検出します。
決済金入金時での不正利用検出機能を使用する
クレジットカード決済を受け付ける 場合、特に住宅所有者や小規模なクライアントからの場合は、不正利用スクリーニングが組み込まれた代行業者を選択してください。住所確認、取引ペースチェック、AI フラグなどのツールは、アカウントに影響を与える前に不審なアクティビティを見つけるのに役立ちます。
法令遵守要件への対応
決済法令、税務規則、または契約義務に従わないと、罰則、訴訟、またはさらに悪化する可能性があります。建設において最も重要な分野は次のとおりです。
迅速な決済に関する法律
アメリカのほとんどの州では、請負業者と下請業者に対して、多くの場合、所有者からの決済を受けてから7～30 日以内に特定の期間内に支払うことを義務付ける法律があります。正当な理由なく決済を遅らせると、利息を支払う義務が生じたり、ライセンスの問題に直面したりする可能性があります。
期限をトラックし、決済を期限内に実行します。承認にタイムスタンプを付け、決済期日を知らせるソフトウェアを使用します。
先取特権の免除と免責に関する記録
誰かに支払うたびに、条件付き免除、無条件免除、最終先取特権放棄をトラックする必要があります。そうしないと、すでに支払われている仕事でも、先取特権請求の対象になります。
一部の決済プラットフォームでは、決済を権利放棄交換にリンクすることで、書類のトラックを自動化しています。下請け業者は署名済みの権利放棄書をアップロードし、システムが支払います。自動化 するかどうかにかかわらず、記録の手順をスキップしないでください。
税務報告義務
独立請負業者や中小企業に支払いを行っている場合は、年末にそうした決済を報告する責任があります。適切に導入された決済システムは、納税者番号を収集し、決済総額をトラックして、1099 納税申請を容易にします。
カード決済での PCI 準拠
カード決済を取り入れる場合は、PCI DSS に準拠する必要があります。トークン化、決済ページのホスティング、安全なストレージを使用する代行業者を選択します。未加工のクレジットカードデータを自身で徴収したり保管したりしないでください。
顧客確認 (KYC):
サードパーティーへの決済を促進している場合は、送金規制の対象となる可能性があります。KYC 要件を把握しているプロバイダーを利用すれば、ID を手動で収集したり、フレームワークなしでバックグラウンド チェックを実行したりすることはありません。
建設業で顧客の決済を促進する方法
より迅速に支払いを受けるには、多くの場合、最も簡単な解決策は、顧客が簡単に支払いを受けられるようにすることです。明確な請求書を送信し、簡単な手順を含め、小切手に頼らないようにしましょう。決済プロセスが簡単であればあるほど、売上処理日数 (DSO) は短くなり、顧客関係はより強固なものになります。
使用できる戦術は次のとおりです。
複数の便利な支払い方法を提供する
顧客によって求める決済オプションが異なります。常に ACH または銀行振込による支払いを好む人もいます。その他の企業、特に住宅所有者やスモールビジネスのクライアントでは、クレジットカードを使用してキャッシュフローを管理したり、特典を得たりする場合があります。
ボトルネックを回避するには、決済システムで以下をサポートする必要があります。
- 大規模な B2B 決済金 の ACH 送金
- スピードや柔軟性を求める顧客向けのクレジットカードとデビットカード
- デジタルウォレット (Apple Payなど)
- 高額取引や内部決済システムを使用するクライアント向けの電信送金
決済が簡単である包括的な請求書を送信する
優れた請求書は、顧客に請求理由を明確に伝え、決済を迅速に完了させます。これは通常、次のことを意味します。
- 明確で標準化された請求書形式(項目、期日、プロジェクト情報など)
- 必要に応じて補足書類 (写真、納品書、署名入り変更注文書など)
- デスクトップトップとモバイルで動作する組み込みの「Pay Now (今すぐ支払う)」リンク
- クレジットカードまたは銀行振込で請求書から直接支払うオプション
- 決済金送信後の確認画面またはメール
- 請求書に関する質問の連絡先情報
PDF をダウンロードして銀行アプリを開き、金融番号を調べ、すべてが正しく入力されていることを確認していたら、処理が遅くなり、遅延が発生しやすくなります。これに対し、Stripe を利用した請求書 では、クライアントが請求書をレビューし、1 分以内に安全に支払うことができます。その容易さは、フォローアップを減らし、回収を迅速化できます。
請求構造をプロジェクトに合わせる
出来高払いは、建設業界では標準的な方法です。ただし、業種外の顧客、特に請求書の発行が最後にのみ見込まれる顧客にとって、必ずしも直感的ではありません。
請求書と連絡事項に請求の仕組みが反映されていることを確認します。
- 部分決済または留保金について明確な説明を含めます。
- 以前の決済と現在の残高を一覧表示して、全体像を把握できるようにします。
- 決済を、マイルストーンベースの 請求書 に対応する成果物または完了した作業にリンクします。
決済時期に関する透明性を確保することで、不審請求の申し立てを回避し、承認を迅速化できます。
カスタマーポータルは理にかなったときに使用する
リピーターのクライアントと取引する場合は、顧客が次の操作を行えるポータルを設定することを検討してください。
- 未払い請求書を表示する
- 複数の残高を一度に支払う
- 領収書または決済履歴をダウンロードする
- 保存された決済手段を管理する
セルフサービスプロセスにより、会計チームの往復作業と作業負荷を軽減できます。また、クライアントの自律性が高まるため、決済の迅速化や質問の減少につながることがよくあります。
小規模な職務では現地での決済金を徴収することを検討する
住宅または軽微な商業作業では、サービス提供時に決済金を徴収することで、作業を迅速にできます。浴室のリフォームや暖房、換気、空調 (HVAC) の導入を完了した場合は、モバイルデバイスやタブレットでカード決済や銀行振込を受け付けることで、遅延を解消できます。
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