Byggföretag måste ta sig igenom ett av de mest fragmenterade betalningssystemen som oftast drabbas av förseningar i någon bransch. Enligt en rapport från 2024 stod långsamma betalningar för 14 % av de totala byggkostnaderna och uppgick till 280 miljarder USD. Fakturering, innehållning, sena betalningar, avstående från panträtt och manuella godkännanden kan vara mycket att hantera och insatserna är höga. Men om betalningar behandlas bättre kan det bidra till att minska riskerna.

Nedan tar vi upp hur betalningar fungerar, vad som gör dem långsammare och hur du gör dem snabbare, säkrare och mer förutsägbara.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vilket är det bästa betalningssystemet för byggföretag?
  
• Hur fungerar delbetalningar och innehållning inom byggbranschen?
  
• Hur kan byggföretag förhindra bedrägerier vid betalningar och se till att de efterlever gällande bestämmelser?
  
• Hur kan byggföretag göra det lättare för kunder att betala?
  

Vilket är det bästa betalningssystemet för byggföretag?

Byggföretag behöver en betalleverantör som förstår strukturen för byggfakturering – stora betalningar, förskjutna tidslinjer, innehållning, avstående från panträtt, delbetalningar och mer. När du utvärderar ett personuppgiftsbiträde ska du tänka på följande:

Branschen passar

Inte alla personuppgiftsbiträden hanterar byggbranschen bra. Vissa klassificerar det som en högriskbransch på grund av de stora biljettstorlekarna, varierande tidslinjerna eller risken för tvister, vilket kan leda till kontoreservationer, reserver eller avslag.

Leta efter ett personuppgiftsbiträde som är bekvämt med B2B-transaktioner med stora värden och volymer och som används aktivt av andra byggföretag eller plattformar som du litar på. Om ett personuppgiftsbiträde verkar försiktig med din affärsmodell är det ett tecken på att gå vidare.

Delfakturering och innehållning

Inom byggbranschen sker sannolikt fakturering i faser, vilket innebär att du håller inne saldot och tillämpar insättningar. Utan manuella lösningar bör ditt betalningssystem göra det möjligt för dig att:

• Hantera anpassade fakturaformat som återspeglar byggbranschens faktureringsstrukturer
  
• Faktura i delbetalningar knutet till milstolpar
  
• Spåra innehållning automatiskt
  
• Tillämpa delbetalningar mot öppna fakturor
  

Om systemet inte gör det möjligt för dig att göra det är det inte byggt för byggbranschen.

Flexibla betalningsmetoder

Kommersiella ägare kanske föredrar överföringar via Automated Clearing House (ACH). Villaägare kanske vill betala med kort. Andra vill klicka på en länk och betala direkt. Med rätt system kan du erbjuda flera alternativ – kort, ACH överföring, banköverföring – utan extra omkostnader.

Mjukvaruintegrering

De bästa personuppgiftsbiträdena ansluter till dina bokförings-, projektlednings- eller affärssystem (ERP) eller har rena API:er för ansökan. Om integrationen är dålig kommer den tid du lägger på att städa upp betalningar manuellt uppväga eventuella fördelar med att byta leverantör. Och utan integration måste du ange data på nytt eller avstämma betalningar manuellt.

Håll utkik efter:

• Färdiga integrationer med de system du använder
  
• Utvecklar-vänliga API:er om du behöver något anpassat
  
• En ren dashboard för team som hanterar betalningar dagligen
  

Stripe integrerar till exempel med branschspecifika verktyg som Unanet så att byggföretag kan bädda in “Betala nu”-länkar, ta emot stora ACH Payments och avstämma dem automatiskt.

Transparent prissättning

Byggmarginalerna är inte enorma. Du har inte råd att förlora 3 % av varje faktura på grund av oklara avgifter. Du vill ha en prisstruktur som är transparent och kan skalas upp i takt med din volym, inte en som straffar dig för säsongssänkningar eller atypiska jobb.

Fråga potentiella personuppgiftsbiträden:

• Är priserna fasta, nivåbaserade eller plusbaserade?
  
• Vilka är behandlingsavgifterna för ACH och kort?
  
• Finns det månatliga minimiavgifter, kontoutdragsavgifter eller avgifter för att uppfylla kraven i branschens standard för datasäkerhet för betalningar med kort (PCI DSS)?
  
• Finns det en avgift för uppsägning eller avgift för förtida uppsägning?
  
• Finns det reservkrav för stora eller oregelbundna transaktioner?
  

Tidpunkt för finansiering

Vissa betalleverantörer avräknar betalningar inom 1–2 arbetsdagar. Andra kan ta längre tid, särskilt om transaktionen är stor eller kräver att den granskas.

Fråga om:

• Tidslinjer för avräkning för ACH, kort och banköverföring
  
• Eventuella gränser för daglig volym eller transaktionens storlek
  
• Policyer för att inneha medel eller skapa reserver
  

Du vill inte upptäcka att din betalning på 250 000 USD pausas efter att du har utfärdat löner eller beställt material.

Säkerhet och efterlevnad

Du hanterar känsliga betalning, så personuppgiftsbiträde bör hjälpa dig att uppfylla efterlevnad.

Håll utkik efter:

• Support för PCI-efterlevnad (t.ex. tokenisering, värdbaserade betalningar)
  
• Funktioner för identifiering av bedrägerier (t.ex. adressverifiering, övervakning av transaktioner)
  
• Säker hantering av bankuppgifter, särskilt när du tar med nya leverantörer
  
• Support för 1099-rapportering, arbetsflöden för befrielse från panträtt eller annan byggspecifik dokumentation
  

Om ditt betalningssystem inte är byggt för att skydda dig kostar det dig mer än det borde.

Support och service

Du vill ha ett personuppgiftsbiträde som är lyhört när det gäller. Det innebär följande:

• Flera kontaktalternativ
  
• Dedikerad support om du har en hög betalningsvolym
  
• Transparent problemlösning för tvister, återkrediteringar eller tekniska buggar
  

Försenade medel kan stoppa ett jobb. Du vill inte vänta i dagar på att någon ska ringa tillbaka.

Framtida beredskap

Om ditt företag expanderar med nya tjänster, mer komplexa projekt och ytterligare team kommer dina betalningar att förändras.

Det underlättar om ditt personuppgiftsbiträde stöder:

• Marknadsplats- eller plattformutbetalningar (om du hanterar leverantörer)
  
• Abonnemang eller återkommande fakturering (för serviceavtal eller underhåll)
  
• Internationella betalningar (om du utför gränsöverskridande arbete)
  
• Integrerade betalningar eller vitskyltning (för programvaru- eller partnerplattformar)
  

Även om du inte behöver dessa nu, innebär alternativet att du inte behöver börja om med vinsten senare.

Hur fungerar delbetalningar och innehållning inom byggbranschen?

Byggföretags finansiella struktur är uppbyggd kring två nyckelmekanismer: delbetalningar, som håller arbetet igång, och innehållning, som håller tillbaka en del av betalningen för att hantera risker. Tillsammans formar de hur och när pengar rör sig genom ett projekt.

Delbetalningar

Delbetalningar är delvisa betalningar som utfärdas under hela projektet, vanligtvis baserade på hur mycket arbete som har slutförts. Istället för att vänta på att jobbet ska vara klart fakturerar entreprenörerna stegvis (ofta månadsvis), enligt milstolpar eller ett värdeschema.

Dessa betalningar kommer vanligtvis i form av betalningsansökningar, som beskriver vilket arbete som har utförts och hur mycket man är skyldig under en viss tidsperiod. I många fall innehåller denna ansökan sparat material, procent färdigt per radpost och tillämpade tidigare betalningar. Till exempel kan en uppdragstagare med ett jobb på 1 miljon USD som är klart till 30 % lämna in en ansökan om betalning på 300 000 USD. Det granskas, verifieras ibland oberoende och betalas sedan, ofta minus innehållning.

Detta tillvägagångssätt hjälper båda sidor av transaktionen. Entreprenörer upprätthåller kassaflöde för att täcka arbete och material. Ägare betalar för verifierbara framsteg, inte obekräftade påståenden. Projektledare får en tydligare bild av jobbets status kopplad till verkligt värde.

Utan delfakturering förväntas entreprenörerna stå för alla kostnader i månader och vänta på att få betalt först när allt är klart. Denna situation är inte ekonomiskt hållbar, särskilt inte för små eller medelstora företag som hanterar flera jobb samtidigt.

Innehållning

Innehållning (även kallat retention eller holdback) är en avtalsenlig mekanism där en del av varje betalning (vanligtvis 5–10 %) hålls inne tills projektet har slutförts på ett betydande eller slutgiltigt sätt. Avsikten är att se till att uppdragstagaren slutför jobbet, att brister och punkter på stämplingslistan åtgärdas och att det finns ett ekonomiskt inflytande om tvister uppstår sent i projektet. I praktiken innebär detta att en uppdragstagare som lämnar in en ansökan om betalning på 100 000 USD kan få 90 000 USD, medan de återstående 10 000 USD hålls inne tills betalningen avslutas.

Innehållningen beräknas oftast per betalning, inte som ett engångsbelopp i slutet. Det innebär att den ackumuleras över tid. På ett 10-månadersjobb kan 10 % dras från varje månads faktura – totalt 100 000 USD i uppskjutna medel på ett avtal värt 1 miljon USD. För många entreprenörer utgör det innehållna beloppet större delen eller hela deras vinstmarginal.

Avtalet definierar tidpunkten och villkoren för frigörande av innehållning. Ofta betalas innehållningen ut när:

• Hela projektet bedöms vara i huvudsak slutfört
  
• Alla avslutningsdokument, stanslistearbete och panträttavståenden lämnas in
  

Vissa avtal möjliggör delvis frisläppande av innehållning, särskilt på stora eller flerfasiga jobb. Här följer några exempel:

• När 50 % av arbetet är slutfört kan innehållningsgraden minska.
  
• Underleverantörer kan få fullt stöd när deras specifika uppgifter är klara, även om det större projektet pågår.
  

Huruvida dessa alternativ används beror i hög grad på hur avtalet är skrivet och hur aggressivt entreprenörerna förhandlar. Alltför ofta behandlas villkor för innehållning som fasta. Men som med allt i ett byggavtal är de förhandlingsbara:

• På lågriskprojekt kan det vara vettigt att pusha för en minskad eller slopad innehållning.
  
• För kända underleverantörer kan generalentreprenörer samtycka till tidigare utlösande faktorer för frisläppande.
  
• Ägare kan erbjuda stegvisa betalningar kopplade till slutförandet av specifika jobbavsnitt.
  

Genom att känna till dina juridiska rättigheter och de lokala lagar som reglerar innehållning kan du strukturera rättvisare villkor.

Spåra innehållnings- och delbetalningar

Att hantera dessa två områden hjälper dig att förbli ekonomiskt stabil under hela projektet. Dina system måste:

• Tillämpa innehållning automatiskt per faktura
  
• Spåra totalt innehållna belopp per leverantör och jobb
  
• Skilja innehållning från intjänade men obetalda intäkter
  
• Hantera flera händelser för innehållningsfrisläppande, särskilt över långa scheman
  

Kom ihåg att innehållning inte alltid tillämpas på samma sätt. Vissa ägare tillämpar det på material och arbete, andra gör det endast på underleverantörer. Verktyg som tar dessa variationer i beräknande hjälper till att förhindra tvister och saknade medel.

Hur kan byggföretag förhindra bedrägerier och se till att de efterlever gällande bestämmelser?

Byggföretag hanterar stora summor, långa betalningskedjor och många tredje parter, vilket innebär att de riskerar bedrägeri och bristande efterlevnad. Men de kan undvika de flesta skadorna med rätt system och vanor.

Så här skyddar du ditt företag utan att sakta ner det:

Byt till elektroniska betalningar

Checkar kan bli stulna, förfalskade eller fångas upp med posten. Bedrägerierna i samband med kontroller har ökat: 2022 lämnade finansinstitut i USA in mer än 680 000 rapporter om misstänkt aktivitet för att rapportera potentiella bedrägerier. Genom att byta till elektroniska betalningar som ACH-överföringar, säkra onlineportaler och direkta banklänkar minimeras dessa risker och din betalnings kedja blir lättare att kategori.

Verifiera alltid finansiell information

Ett komprometterat företags e-post är en annan stor risk. En bedräglig aktör kan utge sig för att vara en säljare och be dig att uppdatera deras bankuppgifter i hopp om att du överför pengar till fel konto. För att undvika detta, skapa en verifieringsprocess. När någon ändrar sin betalningsinformation, bekräfta det via telefon med ett nummer du redan har (inte det i e-posten). Och dela eller acceptera aldrig känsliga bankuppgifter via e-post. Använd en säker onboarding portal istället.

Om dina leverantörer anger bankuppgifter ska du se till att de gör det via ett krypterat och kompatibelt system, inte ett PDF-formulär eller en bifogad fil i e-post. Vissa plattformar som Stripe hanterar detta internt.

Upprätta interna kontroller

Detta är grundläggande redovisningshygien men värt att upprepa: separata uppgifter. Personen som godkänner fakturor ska inte vara samma person som skickar betalningar. Kräv flera underskrifter för stora överföringar. Granska regelbundet för att fånga upp fel innan de blir dyra.

Använd identifiering av bedrägerier för inkommande betalningar

Om du tar emot kreditkortsbetalningar, särskilt från husägare eller mindre kunder, ska du välja ett personuppgiftsbiträde med inbyggd kontroll av bedrägerier. Verktyg som adressverifiering, hastighetskontroller och AI-flaggor hjälper till att upptäcka misstänkt aktivitet innan den påverkar ditt konto.

Håll dig uppdaterad med efterlevnadskraven

Bristande efterlevnad av lagar om betalningar, skatter eller avtalsförpliktelser kan leda till påföljder, stämningar eller värre. Det här är de områden som är viktigast inom byggbranschen:

Lagar om snabba betalningar

De flesta delstater i USA har lagar som kräver att entreprenörer och underleverantörer får betalt inom en viss period, ofta inom 7–30 dagar efter att du har fått betalningen från innehavaren. Om du skjuter upp betalningen utan motivering kan du behöva betala ränta eller drabbas av licensproblem.

Spåra deadlines och släpp betalningar i tid. Använd programvara som tidsstämplar godkännanden och påminner dig när betalningar förfaller.

Avstående från panträtt och dokumentation om frisläppande

Varje gång du betalar någon bör du spåra villkorliga avståenden, villkorslösa frisläppanden och slutgiltiga avståenden från panträtt. Om du inte gör det kommer du att vara sårbar för panträttsanspråk, även på arbete som redan är betalt.

Vissa betalning automatiserar dokumentationsspårning genom att länka betalning till byte av avstående. Underleverantören laddar upp sitt undertecknade avstående och sedan betalar systemet dem. Oavsett om du automatiserar det eller inte, hoppa inte över dokumentationssteget.

Skyldighet att deklarera skatt

Om du betalar oberoende leverantörer eller småföretag är det sannolikt du som är ansvarig för att rapportera dessa betalningar i slutet av året. Ett välintegrerat betalnings- system kan ta ut skatte-ID och spåra totala betalningar för enklare 1099-deklaration.

PCI-efterlevnad för kortbetalningar

Om du tar kortbetalningar måste du efterleva PCI DSS. Välj ett personuppgiftsbiträde som använder tokenisering, värdbaserade betalningar och säker lagring. Du ska aldrig själv samla in eller spara rådata om kort.

Kundkännedom

Om du underlättar betalningar till tredje part kan du omfattas av regler för penningöverföring. Använd en leverantör som förstår kraven på kundkännedom så att du inte samlar in id-handlingar manuellt eller kör bakgrundskontroller utan ett ramverk.

Hur kan byggföretag göra det lättare för kunder att betala?

Om du vill få betalt snabbare är den enklaste lösningen ofta att göra det lättare för dina kunder att betala dig. Skicka tydliga fakturor, inkludera enkla instruktioner och förlita dig inte på checkar. Ju enklare processen för betalning är, desto kortare tid blir dina utestående försäljningar och desto starkare blir dina kundrelationer.

Här är några taktiker du kan använda:

Erbjud flera bekväma sätt att betala

Olika kunder vill ha olika betalningsalternativ. Vissa föredrar alltid att betala med ACH eller banköverföring. Andra, särskilt villaägare eller kunder i mindre företag, kanske vill använda kreditkort för att hantera kassaflödet eller tjäna belöningar.

För att undvika flaskhalsar bör ditt betalningssystem ha support för:

• ACH överföringar för större B2B-betalningar
  
• Kredit- och bankkort för kunder som föredrar snabbhet eller flexibilitet
  
• Digitala plånböcker (t.ex. Apple Pay) där det är relevant
  
• överföringar för transaktioner med högt värde eller kunder med interna betalningssystem
  

Skicka omfattande fakturor som är enkla att betala

De bästa fakturorna ger kunden ingen tvekan om varför de faktureras och ett snabbt sätt att slutföra betalningen. Det innebär vanligtvis:

• Ett rent, standardiserat faktura format (t.ex. radposter, förfallodatum, projektinformation)
  
• Stödjande dokumentation (t.ex. foton, följesedlar, undertecknade ändringsorder) vid behov
  
• En inbyggd "Betala nu" länk som fungerar på skrivbord och mobil
  
• Möjlighet att betala med kort eller banköverföring, direkt från fakturan
  
• En bekräftelseskärm eller e-post när betalningen har skickats
  
• Kontaktuppgifter för eventuella frågor om fakturering
  

Om någon måste ladda ner en PDF-fil, öppna sin bankapp, leta upp ditt clearingnummer och hoppas att de har angett allt korrekt kommer det att sakta ner processen och göra förseningar mer sannolika. En Stripe-driven faktura låter däremot en klient granska fakturan och betala säkert på under en minut. Den enkelheten kan leda till färre uppföljningar och snabbare inkassering.

Matcha din faktureringsstruktur med projektet

Delbetalningar är normen inom byggbranschen. Men de är inte alltid intuitiva för kunder utanför branschen, särskilt om de förväntar sig att faktureras först i slutet.

Se till att dina fakturor och din kommunikation återspeglar hur din fakturering fungerar:

• Inkludera tydliga förklaringar till delvisa betalningar eller innehållning.
  
• Lista tidigare betalningar och aktuellt saldo så att de kan se hela bilden.
  
• Länka betalningen till motsvarande leverans eller utfört arbete för milstolpsbaserad fakturering.
  

Transparens när det gäller tidpunkt för betalning hjälper till att undvika tvister och gör godkännanden snabbare.

Använd en kundportal när det är vettigt

Om du arbetar med återkommande kunder bör du överväga att skapa en portal där de kan:

• Visa öppna fakturor
  
• Betala flera saldon på en gång
  
• Ladda ner inkomster eller betalningshistorik
  
• Hantera sparade betalningsmetoder
  

En självbetjäningsprocess kan minska upprepningar och arbetsbelastningen på ditt redovisningsteam. Det ger också dina kunder mer självständighet, vilket ofta leder till snabbare betalningar och färre frågor.

Överväg att ta betalning på plats för mindre jobb

I bostads- eller lätt kommersiellt arbete kan det påskynda processen att ta betalning vid tidpunkten för tjänsten. Om du har genomfört en badrumsrenovering eller en installation för uppvärmning, ventilation och luftkonditionering (HVAC) kan du eliminera förseningar genom att ta emot kortbetalningar eller banköverföringar direkt, via mobil enhet eller surfplatta.