Bouwbedrijven moeten werken via een van de meest gefragmenteerde, vertragingsgevoelige betalingssystemen van alle sectoren. Volgens een rapport van 2024 vertegenwoordigden trage betalingen 14% van de totale bouwkosten, wat neerkomt op $280 miljard. Voortgangsfacturering, inhouding, late uitbetalingen, kwijtscheldingen van pandrechten en handmatige goedkeuringen kunnen veel zijn om te beheren, en er staat veel op het spel. Maar een verbeterd betalingsproces kan helpen om de risico's te beperken.

Hieronder bespreken we hoe de verwerking van betalingen in de bouw werkt, wat dit vertraagt en hoe je het sneller, veiliger en voorspelbaarder kunt maken.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is het beste betalingssysteem voor bouwbedrijven?
  
• Hoe werken voortgangsbetalingen en inhouding in de bouw?
  
• Hoe kunnen bouwbedrijven betalingsfraude voorkomen en aan de regels blijven voldoen?
  
• Hoe kunnen bouwbedrijven het voor klanten gemakkelijker maken om te betalen?
  

Wat is het beste betalingssysteem voor bouwbedrijven?

Bouwbedrijven hebben een betalingsprovider nodig die de structuur van de bouwfacturering begrijpt: grote betalingen, gespreide termijnen, inhouding, kwijtschelding van pandrechten, gedeeltelijke uitbetalingen en meer. Dit is waar je op moet letten als je een processor evalueert:

Geschikt voor de branche

Niet alle processors kunnen goed met de constructie omgaan. Sommigen classificeren het als een branche met een hoog risico vanwege de grote ticketgroottes, variabele tijdlijnen of de kans op geschillen, die kunnen leiden tot het aanhouden van rekeningen, reservevereisten of weigering.

Zoek een processor die vertrouwd is met grootschalige, waardevolle B2B transacties en die actief wordt gebruikt door andere bouwbedrijven of platforms die je vertrouwt. Als een processor op zijn hoede lijkt voor je businessmodel, is dat een teken om verder te gaan.

Facturering en inhouding van voortgang

In de bouw factureer je waarschijnlijk gefaseerd, houd je de inhouding tegen en voer je aanbetalingen uit. Zonder handmatige oplossingen zou je betalingssysteem je in staat moeten stellen om:

• Verwerk aangepaste factuurformaten die de factureringsstructuren voor de bouw weerspiegelen
  
• Factuur in termijnen gekoppeld aan mijlpalen
  
• Houd de inhouding automatisch bij
  
• Gedeeltelijke betalingen toepassen op openstaande facturen
  

Als het systeem dat niet mogelijk maakt, is het niet gebouwd voor de bouw.

Flexibele betaalmethoden:

Commerciële eigenaren geven misschien de voorkeur aan overdrachten van Automated Clearing House (ACH). Huiseigenaren willen misschien met een kaart betalen. Anderen willen op een link klikken en ter plaatse betalen. Met het juiste systeem kun je meerdere opties aanbieden—kaart, ACH overschrijving, bankoverschrijving—zonder extra overheadkosten.

Software-integratie

De beste processors kunnen worden aangesloten op je boekhoud-, projectmanagement- of ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) of beschikken over overzichtelijke API's (Application Programming Interfaces) die je kunt gebruiken. Als de integratie slecht is, weegt de tijd die je besteedt aan het handmatig opschonen van betalingsgegevens zwaarder dan het voordeel van een overstap naar een andere provider. En zonder enige integratie moet je gegevens opnieuw invoeren of betalingen handmatig afstemmen.

Zoek naar:

• Kant-en-klare integraties met de systemen die je gebruikt
  
• Ontwikkelaarsvriendelijke API's als je iets op maat nodig hebt
  
• Een overzichtelijk dashboard voor teams die dagelijks betalingen beheren
  

Stripe kan bijvoorbeeld worden geïntegreerd met branchespecifieke tools zoals Unanet, zodat bouwbedrijven „Nu betalen” -links kunnen integreren, grote ACH-betalingen kunnen accepteren en deze automatisch kunnen afstemmen.

Transparante tarieven

De bouwmarges zijn niet enorm. Je kunt het je niet veroorloven om 3% van elke factuur te verliezen door onduidelijke kosten. U wilt een tariefstructuur die transparant is en meegroeit met je volume, en niet een die je bestraft voor seizoensdips of atypische banen.

Vraag potentiële verwerkers:

• Zijn de tarieven vast, gedifferentieerd of interbancaire plus?
  
• Wat zijn de ACH- en kaartverwerkingskosten?
  
• Zijn er maandelijkse minima, afschriftkosten of kosten voor het voldoen aan de betaalkaart Industry Data Security Standard (PCI DSS)?
  
• Zijn er annuleringskosten of kosten voor vroegtijdige beëindiging?
  
• Zijn er reservevereisten voor grote of onregelmatige transacties?
  

Tijdstip van het fonds

Sommige verwerkers verrekenen betalingen binnen 1 à 2 werkdagen. Andere kunnen langer duren, vooral als de transactie groot is of aanleiding geeft tot een herziening.

Vraag naar:

• Betalingstermijnen voor ACH-, kaart- en bankbetalingen
  
• Eventuele limieten voor het dagelijkse volume of de transactiegrootte
  
• Beleid met betrekking tot het aanhouden van fondsen of het creëren van reserves
  

Je wilt er niet achter komen dat je betaling van $250.000 is opgeschort nadat je de loonlijst hebt uitgegeven of materiaal hebt besteld.

Beveiliging en compliance

Je verwerkt gevoelige betalingsgegevens, dus de verwerker moet je helpen om aan de nalevingsnormen te voldoen.

Zoek naar:

• Ondersteuning voor PCI-compliance (bijv. tokenisatie, gehoste betalingspagina's)
  
• Functies voor fraudedetectie (bijv. adresverificatie, transactiebewaking)
  
• Veilige verwerking van bankgegevens, met name wanneer je leveranciers aan boord haalt
  
• Ondersteuning voor 1099-rapportage, workflows voor vrijstelling van pandrechten of andere bouwspecifieke documentatie
  

Als je betalingssysteem niet is gebouwd om je te beschermen, kost het je meer dan zou moeten.

Ondersteuning en dienstverlening

U wilt een processor die reageert wanneer het er toe doet. Dat betekent:

• Meerdere contactmogelijkheden
  
• Toegewijde ondersteuning als je een hoog betalingsvolume hebt
  
• Transparante probleemoplossing voor geschillen, chargebacks of technische bugs
  

Een vertraging in de fondsen kan een baan stilleggen. Je wilt niet dagen wachten tot iemand terugbelt.

Toekomstige paraatheid

Als je bedrijf wordt uitgebreid met nieuwe diensten, complexere projecten en extra teams, zullen je betalingsbehoeften veranderen.

Het helpt als je processor ondersteuning biedt voor:

• Uitbetalingen op de marktplaats of het platform (als je leveranciers beheert)
  
• Abonnementen of terugkerende facturatie (voor servicecontracten of onderhoud)
  
• Internationale betalingen (als je grensoverschrijdend werkt)
  
• Geïntegreerde betalingen of whitelabeling (voor software of partnerplatforms)
  

Zelfs als je deze nu niet nodig hebt, betekent de optie dat je later niet opnieuw hoeft te beginnen.

Hoe werken voortgangsbetalingen en inhouding in de bouw?

De financiële structuur van de bouw is gebaseerd op twee belangrijke mechanismen: vooruitbetalingen, die het werk gaande houden, en inhouding, waarbij een deel van de betaling wordt tegengehouden om risico's te beheersen. Samen geven ze vorm aan hoe en wanneer geld door een project stroomt.

Voortgangsbetalingen

Voortgangsbetalingen zijn gedeeltelijke betalingen die gedurende een project worden uitbetaald, meestal gebaseerd op hoeveel werk er is voltooid. In plaats van te wachten tot de klus geklaard is, factureren aannemers stapsgewijs (vaak maandelijks), op basis van mijlpalen of een waardenschema.

Deze betalingen worden meestal gedaan in de vorm van betalingsaanvragen, waarin wordt aangegeven welk werk is gedaan en hoeveel verschuldigd is voor een bepaalde periode. In veel gevallen omvat deze aanvraag opgeslagen materiaal, het volledige percentage per factuurregel en eerdere betalingen die zijn toegepast. Een aannemer met een opdracht van $1 miljoen die voor 30% voltooid is, kan bijvoorbeeld een betalingsaanvraag indienen voor $300.000. Dat wordt gecontroleerd, soms onafhankelijk geverifieerd, en vervolgens betaald, vaak minus de inhouding.

Deze aanpak helpt beide kanten van de transactie. Aannemers onderhouden cashflow om arbeid en materialen te dekken. Eigenaren betalen voor verifieerbare vooruitgang, niet voor ongefundeerde claims. Projectmanagers krijgen een duidelijker beeld van de taakstatus die gekoppeld is aan de werkelijke waarde.

Zonder voortgangsfacturering wordt verwacht dat aannemers maandenlang alle kosten voor hun rekening nemen, in afwachting van de betaling pas als alles klaar is. Die situatie is financieel niet houdbaar, vooral niet voor kleine of middelgrote ondernemingen die meerdere banen tegelijk beheren.

Inhouding

Inhouding (ook wel retentie of holdback genoemd) is een contractueel mechanisme waarbij een deel van elke betaling (doorgaans 5% — 10%) wordt ingehouden totdat het project substantieel of definitief is voltooid. De bedoeling is ervoor te zorgen dat de aannemer de klus afmaakt, tekortkomingen en punchlist-items worden aangepakt, en dat er financiële hefboomwerking is als er laat in het project geschillen ontstaan. In de praktijk betekent dit dat een aannemer die een betalingsaanvraag van $100.000 indient, $90.000 kan ontvangen, terwijl de resterende $10.000 wordt uitgesteld tot de afronding.

De inhouding wordt meestal berekend per betaling, niet als één forfaitair bedrag aan het einde. Dat betekent dat de holdback zich in de loop van de tijd opstapelt. Bij een baan van 10 maanden kan 10% van de factuur van elke maand worden afgetrokken, een totaal van $100.000 aan uitgestelde betalingen bij een contract van $1 miljoen. Voor veel aannemers vertegenwoordigt dat ingehouden bedrag het grootste deel of het geheel van hun winstmarge.

Het contract bepaalt het tijdstip en de voorwaarden voor de vrijgave van de inhouding. Vaak wordt een inhouding uitbetaald wanneer:

• Het hele project wordt als substantieel voltooid beschouwd
  
• Alle afsluitingsdocumenten, punchlistwerk en vrijstellingen van pandrechten worden ingediend
  

Sommige contracten maken gedeeltelijke vrijgave van de inhouding mogelijk, met name bij grote of meerfasige opdrachten. Hier zijn enkele voorbeelden:

• Nadat 50% van het werk is voltooid, kan het inhoudingspercentage dalen.
  
• Onderaannemers krijgen mogelijk een volledige inhouding wanneer hun specifieke taken zijn voltooid, zelfs als het grotere project aan de gang is.
  

Of deze opties worden gebruikt, hangt sterk af van de manier waarop het contract is geschreven en hoe agressief aannemers onderhandelen. Te vaak worden inhoudingstermijnen als vast beschouwd. Maar zoals bij alles in een bouwcontract, zijn ze onderhandelbaar:

• Bij projecten met een laag risico kan het zinvol zijn om aan te dringen op een verminderde of kwijtgescholden inhouding.
  
• Voor bekende onderaannemers kunnen hoofdaannemers instemmen met eerdere vrijgavetriggers.
  
• Eigenaren kunnen gefaseerde uitbetalingen aanbieden die zijn gekoppeld aan de voltooiing van specifieke functie-elementen.
  

Als je je wettelijke rechten en de lokale wetten kent die van toepassing zijn op de inhouding, kan je eerlijkere voorwaarden structureren.

Bijhouden van inhouding en voortgangsbetalingen

Door deze twee elementen te beheren, blijf je gedurende een project financieel stabiel. Je systemen moeten:

• De inhouding automatisch toepassen per factuur
  
• Het totale aantal ingehouden bedragen volgen per leverancier en opdracht
  
• Inhouding scheiden van verdiende maar onbetaalde inkomsten
  
• Meerdere inhoudingsvrijgavegebeurtenissen verwerken, vooral bij lange planningen
  

Onthoud dat inhouding niet altijd op dezelfde manier wordt toegepast. Sommige eigenaren passen het toe op materiaal en arbeid; anderen doen dit alleen op uitbestede taken. Hulpmiddelen die rekening houden met deze variaties helpen geschillen en ontbrekende fondsen te voorkomen.

Hoe kunnen bouwbedrijven betalingsfraude voorkomen en aan de regels blijven voldoen?

Bouwbedrijven beheren grote bedragen, lange betalingsketens en veel derden, waardoor ze het risico lopen op fraude en niet-naleving. Maar met de juiste systemen en gewoonten kunnen ze de meeste schade vermijden.

Zo kan je je onderneming beschermen zonder het te vertragen:

Overschakelen naar elektronische betalingen

Cheques kunnen worden gestolen, vervalst of per post worden onderschept. Fraude in verband met cheques neemt toe: in 2022 hebben financiële instellingen in de VS meer dan 680.000 Suspicious Activity Reports (SAR's) ingediend om mogelijke chequefraude te melden. Overschakelen naar elektronische betalingen zoals ACH-overschrijvingen, beveiligde online portalen en directe bankkoppelingen minimaliseert deze risico's en maakt het gemakkelijker om je betalingstraject te volgen.

Controleer altijd financiële informatie

Een gecompromitteerde zakelijke e-mail is een ander groot risico. Een frauduleuze actor kan zich voordoen als verkoper en je vragen zijn bankgegevens bij te werken, in de hoop dat je geld overmaakt naar de verkeerde rekening. Om dit te voorkomen, moet je een verificatieproces opzetten. Wanneer iemand zijn betalingsgegevens wijzigt, bevestig dit dan telefonisch met een nummer dat je al hebt (niet het nummer in de e-mail). En deel of accepteer nooit gevoelige bankgegevens via e-mail. Gebruik in plaats daarvan een veilig onboarding-portaal.

Als je leveranciers bankgegevens invoeren, zorg er dan voor dat ze dit doen via een systeem dat versleuteld en compatibel is, en niet via een pdf-formulier of e-mailbijlage. Sommige platforms, zoals Stripe, verwerken dit standaard.

Interne controles instellen

Dit is elementaire boekhoudkundige hygiëne, maar voor herhaling vatbaar: aparte taken. De persoon die facturen goedkeurt, mag niet dezelfde persoon zijn die de betalingen verstuurt. Voor grote overschrijvingen zijn meerdere afmeldingen vereist. Controleer regelmatig om fouten op te sporen voordat ze duur worden.

Gebruik fraudedetectie voor inkomende betalingen

Als je creditcardbetalingen accepteert, met name van huiseigenaren of kleinere klanten, kies je een verwerker met ingebouwde fraudescreening. Tools zoals adresverificatie, snelheidscontroles en AI-vlaggen helpen verdachte activiteiten op te sporen voordat deze invloed hebben op je account.

Blijf op de hoogte van de nalevingsvereisten

Het niet naleven van betalingswetten, belastingregels of contractverplichtingen kan leiden tot boetes, rechtszaken of erger. Dit zijn de gebieden die het belangrijkst zijn in de bouw:

Wetgeving inzake snelle betalingen

De meeste Amerikaanse staten hebben wetten die vereisen dat aannemers en onderaannemers binnen een bepaalde periode worden betaald, vaak binnen 7 tot 30 dagen nadat je de betaling van de eigenaar hebt ontvangen. Als je de betaling zonder opgaaf van reden uitstelt, kun je rente verschuldigd zijn of licentieproblemen krijgen.

Houd deadlines bij en maak betalingen op tijd vrij. Gebruik software die goedkeuringen een tijdstempel geeft en je eraan herinnert wanneer betalingen moeten worden gedaan.

Vrijstellingen van rechten en vrijgavedocumentatie

Elke keer dat je iemand betaalt, moet je voorwaardelijke ontheffingen, onvoorwaardelijke vrijstellingen en definitieve kwijtscheldingen van retentierechten bijhouden. Als je dat niet doet, ben je kwetsbaar voor vorderingen op het gebied van pandrecht, zelfs op werk dat al is betaald.

Sommige betalingsplatforms automatiseren het volgen van documenten door betaling te koppelen aan het uitwisselen van ontheffingen. De onderaannemer uploadt zijn ondertekende ontheffing en vervolgens betaalt het systeem ze. Of je het nu automatiseert of niet, sla de documentatiestap niet over.

Verplichtingen ten aanzien van belastingaangifte

Als je zelfstandige ondernemers of kleine bedrijven betaalt, ben je waarschijnlijk verantwoordelijk voor het melden van deze betalingen aan het einde van het jaar. Een goed geïntegreerd betalingssysteem kan belasting-ID's verzamelen en betalingstotalen bijhouden, zodat je eenvoudiger 1099-documenten kunt aangeven.

PCI-compliance voor kaartbetalingen

Als je kaartbetalingen accepteert, moet je voldoen aan de PCI DSS. Kies een processor die gebruikmaakt van tokenisatie, gehoste betalingspagina's en veilige opslag. Verzamel of bewaar nooit zelf onbewerkte kaartgegevens.

Ken-je-klant (KYC):

Als je betalingen aan derden faciliteert, val je mogelijk onder de regels voor geldoverdracht. Gebruik een provider die de KYC-vereisten begrijpt, zodat je niet handmatig ID's verzamelt of antecedentenonderzoeken uitvoert zonder een raamwerk.

Hoe kunnen bouwbedrijven het voor klanten gemakkelijker maken om te betalen?

Als je sneller betaald wilt worden, is de eenvoudigste oplossing vaak om het voor je klanten gemakkelijker te maken om je te betalen. Stuur duidelijke facturen, voeg eenvoudige instructies toe en vertrouw niet op cheques. Hoe eenvoudiger het betalingsproces is, hoe korter je dagen Sales Outstanding (DSO) en hoe sterker je klantrelaties zullen zijn.

Hier zijn tactieken die je kunt gebruiken:

Bied meerdere handige manieren om te betalen

Verschillende klanten willen verschillende betalingsmogelijkheden. Sommigen zullen altijd liever betalen via ACH of bankoverschrijving. Anderen, met name huiseigenaren of klanten van kleine bedrijven, willen misschien creditcards gebruiken om de cashflow te beheren of beloningen te verdienen.

Om knelpunten te vermijden, moet je betalingssysteem ondersteuning bieden voor:

• ACH-overschrijvingen voor grotere B2B-betalingen
  
• Creditcards en debetkaarten voor klanten die de voorkeur geven aan snelheid of flexibiliteit
  
• Digitale portemonnees (bijvoorbeeld Apple Pay) waar relevant
  
• Bankoverschrijvingen voor transacties van hoge waarde of klanten met interne betalingssystemen
  

Stuur uitgebreide facturen die eenvoudig te betalen zijn

De beste facturen geven de klant geen twijfel over waarom ze worden gefactureerd en bieden een snelle manier om de betaling te voltooien. Dat betekent meestal:

• Een duidelijk, gestandaardiseerd factuurformaat (bijv. regelitems, vervaldatum, projectinformatie)
  
• Ondersteunende documentatie (bijv. foto's, leveringsbonnen, ondertekende wijzigingsopdrachten) indien nodig
  
• Een ingebouwde „Nu betalen” link die werkt op desktop en mobiel
  
• Opties om met kaart of bankoverschrijving te betalen, rechtstreeks vanaf de factuur
  
• Een bevestigingsscherm of e-mail zodra de betaling is voltooid
  
• Contactgegevens voor eventuele vragen over facturering
  

Als iemand een PDF moet downloaden, de bankapp moet openen, je routeringsnummer moet opzoeken en hopen dat ze alles correct hebben ingevoerd, zal dat het proces vertragen en de kans op vertragingen vergroten. Met een factuur op basis van Stripe kan een klant daarentegen binnen een minuut de factuur bekijken en veilig betalen. Dat gemak kan zich vertalen in minder follow-ups en snellere incasso's.

Stem je factureringsstructuur af op het project

Vooruitbetalingen zijn de norm in de bouw. Maar ze zijn niet altijd intuïtief voor klanten buiten de branche, vooral als ze verwachten dat ze pas aan het einde worden gefactureerd.

Zorg ervoor dat je facturen en communicatie een afspiegeling zijn van hoe je facturering werkt:

• Voeg duidelijke uitleg toe voor gedeeltelijke betalingen of inhouding.
  
• Maak een lijst van eerdere betalingen en het huidige saldo zodat ze het volledige beeld kunnen zien.
  
• Koppel de betaling aan het corresponderende product of het voltooide werk voor op mijlpalen gebaseerde facturatie.
  

Transparantie met betrekking tot betalingstermijnen helpt geschillen te voorkomen en maakt goedkeuringen sneller.

Gebruik een klantenportaal wanneer dat zinvol is

Als je met terugkerende klanten werkt, overweeg dan om een portaal op te zetten waar ze:

• Openstaande facturen bekijken
  
• Meerdere saldi tegelijk betalen
  
• Ontvangsten of betalingsgeschiedenis downloaden
  
• Opgeslagen betaalmethoden beheren
  

Een zelfbedieningsproces kan het heen en weer en de werkdruk van je boekhoudteam verminderen. Het geeft je klanten ook meer autonomie, wat vaak leidt tot snellere betalingen en minder vragen.

Overweeg om ter plaatse betalingen te innen voor kleinere klussen

Bij residentieel of licht commercieel werk kan het innen van betalingen tijdens de service de zaken versnellen. Als je een badkamerrenovatie of een installatie van verwarming, ventilatie en airconditioning (HVAC) hebt voltooid, kan je vertragingen voorkomen door meteen kaartbetalingen of bankoverschrijvingen te accepteren, via een mobiel apparaat of tablet.