Le attività che si occupano di edilizia devono operare in uno dei settori più frammentati e soggetti a ritardi sistemi di pagamento di qualsiasi altro settore. Secondo un report del 2024, i pagamenti lenti hanno rappresentato il 14% dei costi totali di costruzione, pari a 280 miliardi di dollari. L'addebito progressivo, le trattenute, i bonifici in ritardo, le rinunce al diritto di ipoteca e le approvazioni manuali possono essere difficili da gestire e la posta in gioco è alta. Un processo di pagamento migliorato, però, può aiutare a mitigare i rischi.

Di seguito illustreremo come funziona l'elaborazione dei pagamenti nel settore edile, quali sono i fattori che la rallentano e come renderla più veloce, sicura e prevedibile.

Di cosa parla questo articolo?

• Qual è il miglior sistema di pagamento per le attività che si occupano di edilizia?
  
• Come funzionano i pagamenti a stato di avanzamento lavori e le trattenute in edilizia?
  
• In che modo le attività che si occupano di edilizia possono prevenire le frodi nei pagamenti e garantire la conformità normativa?
  
• In che modo le attività che si occupano di edilizia possono facilitare i pagamenti dei clienti?
  

Qual è il miglior sistema di pagamento per le attività che si occupano di edilizia?

Le attività che si occupano di edilizia hanno bisogno di un fornitore di servizi di pagamento che comprenda la struttura della fatturazione delle costruzioni: pagamenti ingenti, scadenze scaglionate, trattenute, rinunce al diritto di ipoteca, bonifici parziali e altro ancora. Ecco cosa cercare quando si valuta un elaboratore:

Adatto al settore

Non tutti gli elaboratori gestiscono bene l'edilizia. Alcuni lo classificano come un settore ad alto rischio a causa dell'elevato valore dei ticket, delle tempistiche variabili o del potenziale di contestazione, che possono portare a blocchi dei conti, requisiti di riserva o rifiuti.

Cerca un processore che sia in grado di gestire transazioni B2B ad alto volume e valore elevato e che sia utilizzato attivamente da altre attività di costruzione o piattaforme di cui ti fidi. Se un processore sembra diffidente nei confronti del tuo modello di business, è un segnale per procedere con un altro.

Fatturazione progressiva e trattenuta

Nell'edilizia, probabilmente stai fatturando per fasi, trattenendo la trattenuta e applicando i depositi. Senza soluzioni manuali, il tuo sistema di pagamento deve consentirti di:

• Gestire formati di fatturazione personalizzati che riflettono le strutture di fatturazione nel settore edile.
  
• Emettere fatture a rate legata ai traguardi
  
• Monitorare automaticamente le ritenute
  
• Applicare pagamenti parziali alle fatture aperte
  

Se il sistema non ti consente questi aspetti, non è progettato per l'edilizia.

Metodi di pagamento flessibili

I titolari commerciali potrebbero preferire i trasferimenti tramite Automated Clearing House (ACH). I proprietari di abitazione potrebbero voler pagare con carta. Altri vogliono fare clic su un link e pagare al momento. Il sistema giusto ti consente di offrire diverse opzioni: carta, trasferimento ACH, bonifico bancario, senza costi aggiuntivi.

Integrazione del software

I migliori elaboratori si integrano con i sistemi di contabilità, gestione dei progetti o pianificazione delle risorse aziendali (ERP) oppure dispongono di interfacce di programmazione delle applicazioni (API) intuitive che puoi utilizzare. Se l'integrazione è scadente, il tempo che impiegherai per ripulire manualmente i registri dei pagamenti supererà qualsiasi vantaggio derivante dal cambio di fornitore. Inoltre, senza alcuna integrazione, dovrai reinserire i dati o riconciliare i pagamenti manualmente.

Cerca:

• Integrazioni predefinite con i sistemi che utilizzi
  
• API intuitive per gli sviluppatori qualora fosse necessario personalizzare il prodotto.
  
• Una dashboard chiara per i team che gestiscono i pagamenti quotidianamente
  

Stripe, ad esempio, si integra con strumenti specifici del settore come Unanet in modo che le attività che si occupano di edilizia possano integrare link "Paga ora", accettare pagamenti ACH di importi elevati e riconciliarli automaticamente.

Tariffe trasparenti

I margini nel settore edile non sono elevati. Non puoi permetterti di perdere il 3% di ogni fattura a causa di commissioni poco chiare. Desideri una struttura tariffaria trasparente ed espandibile in base al volume, non che ti penalizzi in caso di cali stagionali o lavori atipici.

Chiedi ai potenziali elaboratori:

• Le tariffe sono fisse, differenziate o basate sull'interchange?
  
• Quali sono le commissioni per i pagamenti ACH e con carta?
  
• Sono previsti importi minimi mensili, commissioni per l'estratto conto o costi aggiuntivi per la conformità allo standard per il pagamento con carta Standard di sicurezza dei dati del settore (PCI DSS)?
  
• È prevista una commissione di annullamento o di risoluzione anticipata?
  
• Esistono requisiti di riserva per transazioni di importo elevato o irregolari?
  

Tempistica dei fondi

Alcuni elaboratori saldano i pagamenti in uno o due giorni lavorativi. Altri potrebbero richiedere più tempo, soprattutto se la transazione è di importo elevato o richiede una revisione.

Chiedi informazioni su:

• Tempistiche di regolamento dei pagamenti ACH, con carta e bonifico
  
• Limiti sul volume giornaliero o sull'importo delle transazioni
  
• Politiche relative alla detenzione di fondi o alla creazione di riserve
  

Non vorrai certo scoprire che il tuo pagamento di 250.000 dollari è stato sospeso dopo aver pagato gli stipendi o ordinato i materiali.

Sicurezza e conformità

Gestisci dati di pagamento sensibili, quindi l'elaboratore dovrebbe aiutarti a soddisfare gli standard di conformità.

Cerca:

• Supporto per la conformità alle norme PCI (ad esempio, tokenizzazione, pagine di pagamento in hosting)
  
• Funzionalità di rilevamento delle frodi (ad esempio, verifica dell'indirizzo, monitoraggio delle transazioni)
  
• Gestione sicura dei dati bancari, in particolare quando si acquisiscono nuovi fornitori
  
• Assistenza per report 1099, flussi di lavoro di rinuncia al diritto di ipoteca o altra documentazione specifica per l'edilizia
  

Se il tuo sistema di pagamento non è progettato per proteggerti, ti costa più del dovuto.

Supporto e assistenza

Desideri un elaboratore che sia reattivo quando è importante. A tal fine, devi:

• Moltiplicare le opzioni di contatto
  
• Offrire assistenza dedicata se hai un volume di pagamenti elevato
  
• Avere in atto risoluzioni trasparenti delle contestazioni, degli storni o dei bug tecnici
  

Un ritardo nei pagamenti può bloccare un lavoro. Non desideri attendere giorni prima che qualcuno ti ricontatti.

Preparazione al futuro

Se la tua attività si espande con nuovi servizi, progetti più complessi e team aggiuntivi, le tue esigenze di pagamento cambieranno.

È utile se l'elaboratore supporta:

• Bonifici su marketplace o piattaforma (se gestisci i fornitori)
  
• Abbonamenti o addebiti ricorrenti (per contratti di assistenza o manutenzione)
  
• Pagamenti internazionali (se svolgi un lavoro transfrontaliero)
  
• Pagamenti integrati o white label (per software o piattaforme partner)
  

Anche se al momento non ne hai bisogno, avere questa opzione a disposizione significa che non dovrai ricominciare da capo in seguito.

Come funzionano i pagamenti a stato di avanzamento lavori e le trattenute in edilizia?

La struttura finanziaria dell'edilizia si basa su due meccanismi fondamentali: i pagamenti a stato di avanzamento dei lavori, che garantiscono il proseguimento dei lavori, e la trattenute, che trattiene una parte del pagamento per gestire il rischio. Insieme, determinano come e quando il denaro viene movimentato all'interno di un progetto.

Pagamenti a stato di avanzamento lavori

I pagamenti a stato di avanzamento lavori sono pagamenti parziali effettuati nel corso di un progetto, in genere in base alla quantità di lavoro completato. Invece di aspettare che il lavoro sia completato, gli appaltatori fatturano in modo incrementale (spesso mensilmente), in base a traguardi raggiunti o a un programma di valori.

Questi pagamenti vengono solitamente effettuati tramite richieste di pagamento, che descrivono il lavoro svolto e l'importo dovuto per un determinato periodo di tempo. In molti casi, questa applicazione include i materiali immagazzinati, la percentuale di completamento per ogni voce e i pagamenti precedenti applicati. Ad esempio, un appaltatore che sta lavorando a un progetto da 1 milione di dollari completato al 30% potrebbe presentare una richiesta di pagamento per 300.000 dollari. Il lavoro viene esaminato, talvolta verificato in modo indipendente, e quindi pagato, spesso al netto di una trattenuta.

Questo approccio aiuta entrambe le parti della transazione. Gli appaltatori mantengono il flusso di cassa per coprire manodopera e materiali. I titolari pagano per progressi verificabili, non richieste infondate. I responsabili di progetto ottengono una visione più chiara dello stato di avanzamento del lavoro in relazione al valore reale.

Senza la fatturazione progressiva, gli appaltatori dovrebbero sostenere tutti i costi per mesi, in attesa di essere pagati solo al completamento dei lavori. Tale situazione non è sostenibile dal punto di vista finanziario, specialmente per le piccole e medie attività che gestiscono più lavori contemporaneamente.

Trattenuta

La trattenuta (nota anche come ritenuta o trattenuta di garanzia) è un meccanismo contrattuale in base al quale una parte di ciascun pagamento (in genere dal 5% al 10%) viene trattenuta fino al completamento sostanziale o definitivo del progetto. L'obiettivo è garantire che l'appaltatore porti a termine il lavoro, che le carenze e gli elementi dell'elenco delle cose da fare vengano risolti e che vi sia un vantaggio finanziario in caso di contestazioni che dovessero insorgere in una fase avanzata del progetto. In pratica, ciò significa che un appaltatore che presenta una richiesta di pagamento di 100.000 dollari potrebbe ricevere 90.000 dollari, mentre i restanti 10.000 dollari verrebbero trattenuti fino alla liquidazione.

La trattenuta viene solitamente calcolata per ogni pagamento, non come somma forfettaria alla fine. Ciò significa che l'accantonamento si accumula nel tempo. Per un lavoro della durata di 10 mesi, il 10% potrebbe essere detratto dalla fattura mensile, per un totale di 100.000 dollari di fondi differiti su un contratto da 1 milione di dollari. Per molti appaltatori, tale importo trattenuto rappresenta la maggior parte o tutto il loro margine di profitto.

Il contratto definisce i tempi e le condizioni per il rilascio della trattenuta. Spesso, la trattenuta viene pagata quando:

• L'intero progetto è considerato sostanzialmente completo
  
• Tutti i documenti di liquidazione, gli elenchi delle opere da completare e le rinunce al diritto di ipoteca sono stati presentati.
  

Alcuni appaltatori consentono il rilascio parziale della trattenuta, in particolare per lavori di grandi dimensioni o a più fasi. Ecco alcuni esempi:

• Una volta completato il 50% dei lavori, il tasso di trattenuta potrebbe diminuire.
  
• I subappaltatori potrebbero ricevere la piena trattenuta una volta completate le loro attività specifiche, anche se il progetto più ampio è in corso.
  

Il ricorso a queste opzioni dipende in larga misura dalle modalità di redazione del contratto e dall'aggressività con cui gli appaltatori negoziano. Troppo spesso, le trattenuta di mantenimento vengono considerate fisse. Tuttavia, come per qualsiasi elemento di un contratto di costruzione, sono negoziabili:

• Nei progetti a basso rischio, potrebbe avere senso spingere per una trattenuta ridotta o revocata.
  
• Per i subappaltatori noti, gli appaltatori generali potrebbero concordare condizioni di rilascio anticipate.
  
• I titolari potrebbero offrire bonifici graduali legati al completamento di specifici elementi del lavoro.
  

Conoscere i tuoi diritti legali e le leggi locali che regolano la trattenuta può aiutarti a strutturare condizioni più eque.

Monitoraggio delle trattenute e dei pagamenti a stato di avanzamento lavori

La gestione di questi due elementi consente di mantenere la stabilità finanziaria durante tutto il progetto. I tuoi sistemi devono:

• Applicare automaticamente la trattenuta per fattura
  
• Tenere traccia degli importi totali trattenuti per fornitore e lavoro
  
• Separare le trattenute dai ricavi guadagnati ma non pagati
  
• Gestire più eventi di rilascio di trattenute, in particolare nei programmi di lunga durata.
  

Ricorda che la trattenuta non viene applicata sempre allo stesso modo. Alcuni titolari la applicano su materiali e manodopera; altri lo fanno solo su attività subappaltate. Gli strumenti che tengono conto di tali variazioni aiutano a prevenire contestazioni e fondi mancanti.

In che modo le attività che si occupano di edilizia possono prevenire le frodi nei pagamenti e garantire la conformità normativa?

Le attività che si occupano di edilizia gestiscono ingenti somme di denaro, lunghe catene di pagamento e numerose terze parti, il che le espone al rischio di frodi e non conformità. Tuttavia, è possibile evitare la maggior parte dei danni adottando sistemi e abitudini adeguati.

Ecco come proteggere la tua attività senza rallentarla:

Passa ai pagamenti elettronici

Gli assegni possono essere rubati, falsificati o intercettati nella posta. Le frodi relative agli assegni sono in aumento: nel 2022, gli istituti finanziari negli Stati Uniti hanno presentato oltre 680.000 segnalazioni di attività sospette (SAR) per segnalare potenziali frodi con assegni. Il passaggio a pagamenti elettronici quali trasferimenti ACH, portali online sicuri e link bancari diretti riduce al minimo tali rischi e semplifica la tracciabilità dei pagamenti.

Verifica sempre le informazioni finanziarie

Un'email aziendale compromessa rappresenta un altro rischio importante. Un malintenzionato può fingersi un venditore e chiederti di aggiornare i suoi dati bancari, sperando che tu trasferisca i fondi sul conto sbagliato. Per evitare che accada, crea un processo di verifica. Ogni volta che qualcuno modifica i propri dati di pagamento, confermalo telefonicamente utilizzando un numero già in tuo possesso (non quello indicato nell'email). E non condividere né accettare mai dati bancari sensibili tramite email. Utilizza invece un portale di attivazione sicuro.

Se i tuoi fornitori inseriscono dati bancari, assicurati che lo facciano tramite un sistema crittografato e conforme, non tramite un modulo PDF o un allegato email. Alcune piattaforme come Stripe lo gestiscono in modo nativo.

Configura i controlli interni

Si tratta di una regola fondamentale della contabilità, ma vale la pena ribadirla: separare le mansioni. La persona che approva le fatture non dovrebbe essere la stessa persona che invia i pagamenti. Richiedi più approvazioni per trasferimenti di importo elevato. Effettua controlli regolari per individuare gli errori prima che diventino costosi.

Utilizza il rilevamento delle frodi per i pagamenti in entrata

Se accetti pagamenti con carta di credito, soprattutto da proprietari di immobili o clienti di piccole dimensioni, scegli un elaboratore con uno screening antifrode integrato. Strumenti quali la verifica dell'indirizzo, i controlli di velocità e i le segnalazioni di IA aiutano a individuare attività sospette prima che possano avere conseguenze sul tuo account.

Rispetta i requisiti di conformità

Il mancato rispetto delle leggi in materia di pagamenti, delle norme fiscali o degli obblighi contrattuali può comportare sanzioni, azioni legali o conseguenze ancora più gravi. Questi sono gli aspetti più importanti nell'edilizia:

Leggi sui pagamenti rapidi

La maggior parte degli Stati degli Stati Uniti ha leggi che impongono agli appaltatori e ai subappaltatori di essere pagati entro un determinato periodo, spesso entro 7-30 giorni dal ricevimento del pagamento da parte del titolare. Se ritardi il pagamento senza giustificato motivo, potresti dover pagare interessi o incorrere in problemi relativi alla licenza.

Tieni traccia delle scadenze e rilascia i pagamenti in tempo. Utilizza un software che registra l'ora delle approvazioni e ti ricorda quando sono previsti i pagamenti.

Rinunce al diritto di ipoteca e documentazione di liberatoria

Tutte le volte che effettui un pagamento a qualcuno, devi tenere traccia delle deroghe condizionali, delle liberatorie incondizionate e delle rinunce definitive al diritto di pegno. In caso contrario, sarai vulnerabile a rivendicazioni di diritto di ritenzione, anche su lavori già pagati.

Alcune piattaforme di pagamento automatizzano il monitoraggio della documentazione collegando il pagamento allo scambio di rinuncia. Il subappaltatore carica la rinuncia firmata e quindi il sistema la paga. Che si automatizzi o meno, non trascurare la fase di documentazione.

Obblighi di reportistica fiscale

Se effettui pagamenti a contrattisti indipendenti o a piccole attività, probabilmente sei responsabile della segnalazione di tali pagamenti alla fine dell'anno. Un sistema di pagamento ben integrato può raccogliere gli ID fiscali e tenere traccia dei totali dei pagamenti per semplificare la presentazione del modulo 1099.

Conformità alle norme PCI per i pagamenti con carta

Se accetti pagamenti con carta, devi essere conforme al PCI DSS. Scegli un elaboratore che utilizzi la tokenizzazione, le pagine di pagamento in hosting e l'archiviazione sicura. Non raccogliere né conservare mai dati grezzi delle carte di credito.

Adeguata verifica della clientela (KYC)

Se si facilitano pagamenti a terzi, è possibile che si sia soggetti alle normative sul trasferimento di denaro. Utilizza un fornitore che conosca bene i requisiti di adeguata verifica della clientela, così non dovrai acquisire manualmente i documenti di identità o eseguire controlli sui precedenti senza un quadro di riferimento.

In che modo le attività che si occupano di edilizia possono facilitare il pagamento dei clienti?

Se desideri essere pagato più velocemente, la soluzione più semplice è spesso quella di facilitare il pagamento da parte dei tuoi clienti. Invia fatture chiare, includi semplici istruzioni e non fare affidamento sugli assegni. Più semplice è il processo di pagamento, più brevi saranno i tempi medi di incasso (DSO) e più solide saranno le relazioni con i clienti.

Ecco le tattiche che puoi usare:

Offri metodi di pagamento diversi e convenienti

Clienti diversi richiedono opzioni di pagamento diverse. Alcuni clienti preferiranno sempre pagare tramite ACH o bonifico bancario. Altri, in particolare i proprietari di immobili o i clienti con piccole attività, potrebbero preferire l'utilizzo delle carte di credito per gestire il flusso di cassa o ottenere premi.

Per evitare rallentamenti, il tuo sistema di pagamento dovrebbe supportare:

• Trasferimenti ACH per pagamenti B2B più consistenti
  
• Carte di credito e debito per i clienti che preferiscono rapidità o flessibilità.
  
• Wallet (ad es. Apple Pay) se pertinenti
  
• Bonifici bancari per transazioni di importi elevati o clienti con sistemi di pagamento interni
  

Invia fatture complete e semplici da pagare

Le fatture ottimali non lasciano alcun dubbio al cliente sul motivo dell'addebito e consentono di completare rapidamente il pagamento. Questo di solito significa:

• Un formato di fattura chiaro e standardizzato (ad esempio, voci, data di scadenza, informazioni sul progetto)
  
• Documentazione di supporto (ad esempio foto, bolle di consegna, ordini di modifica firmati) quando necessario
  
• Un link "Paga ora" integrato che funziona su desktop e da dispositivi mobili
  
• Opzioni di pagamento con carta o bonifico bancario, direttamente dalla fattura
  
• Una schermata di conferma o un'email una volta inviato il pagamento
  
• Dati di contatto per eventuali domande sugli addebiti
  

Se qualcuno deve scaricare un PDF, aprire l'app della propria banca, cercare il numero di routing e sperare di aver inserito tutto correttamente, ciò rallenterà il processo e aumenterà la probabilità di ritardi. Al contrario, una fattura basata su Stripe consente al cliente di rivedere la fattura e pagare in modo sicuro in meno di un minuto. Questa semplicità può tradursi in un minor numero di solleciti e in riscossioni più rapide.

Adeguare la struttura di fatturazione al progetto

I pagamenti a stato di avanzamento lavori sono la norma nel settore edile. Tuttavia, non sempre risultano intuitivi per i clienti esterni al settore, specialmente se si aspettano di ricevere la fattura solo alla fine.

Assicurati che le fatture e le comunicazioni riflettano le modalità di fatturazione:

• Includi spiegazioni chiare per i pagamenti parziali o per le trattenute.
  
• Elenca i pagamenti precedenti e il saldo attuale in modo che possano vedere il quadro completo.
  
• Collega il pagamento al risultato finale o al lavoro completato per la fatturazione basata sui traguardi.
  

La trasparenza sui tempi di pagamento aiuta a evitare contestazioni e velocizza le approvazioni.

Usa un portale cliente quando è opportuno

Se lavori con clienti abituali, valuta la possibilità di creare un portale dove possano:

• Visualizzare le fatture aperte
  
• Pagare più saldi contemporaneamente
  
• Scaricare le ricevute o la cronologia dei pagamenti
  
• Gestire i metodi di pagamento salvati
  

Un processo self-service può ridurre le comunicazioni e il carico di lavoro del team contabile. Inoltre, offre ai tuoi clienti una maggiore autonomia, il che spesso si traduce in pagamenti più rapidi e in un minor numero di domande.

Valuta la possibilità di riscuotere i pagamenti in loco per lavori più piccoli

Nel settore residenziale o commerciale leggero, riscuotere il pagamento al momento della prestazione del servizio può velocizzare le operazioni. Se hai completato una ristrutturazione di un bagno o l'installazione di un impianto di riscaldamento, ventilazione e climatizzazione (HVAC), puoi evitare ritardi accettando pagamenti con carta o bonifici bancari immediatamente, tramite dispositivo mobile o tablet.