I pagamenti ACH, o pagamenti Automated Clearing House, sono pagamenti elettronici che trasferiscono fondi tra conti bancari utilizzando la rete ACH, che ha sede negli Stati Uniti. La rete ACH, gestita da Nacha, ha elaborato quasi 31,5 miliardi di pagamenti nel 2023. I pagamenti ACH vengono utilizzati per depositi diretti, pagamenti di bollette (ad esempio utenze, mutui, prestiti), transazioni business-to-business (B2B) e transazioni governative quali prestazioni di previdenza sociale e rimborsi fiscali.

Questa guida illustra come funzionano i pagamenti ACH, quanto tempo è richiesto per la loro elaborazione e cosa possono fare le attività per migliorare la velocità e ridurre il costo dei pagamenti ACH.

Di cosa tratta questo articolo?

• Trasferimenti ACH e bonifici bancari
  
• Come vengono utilizzati i pagamenti ACH?
  
• Come funziona l'elaborazione dei pagamenti ACH?
  
• Quanto tempo richiede l'elaborazione dei pagamenti ACH?
  
• Quanto costano i pagamenti ACH?
  
• Vantaggi dell'utilizzo dei trasferimenti ACH per le attività
  
• Sfide dei pagamenti ACH per le attività
  
• Pratiche ottimali per l'elaborazione dei pagamenti ACH
  

Trasferimenti ACH e bonifici bancari

I trasferimenti ACH e i bonifici bancari sono due diversi metodi per inviare denaro in via elettronica. Ciascuno dei due metodi ha differenti caratteristiche, velocità di elaborazione e costi associati.

Velocità

I trasferimenti ACH sono più lenti dei bonifici bancari e richiedono in genere 1-3 giorni lavorativi per essere completati. I bonifici bancari vengono generalmente elaborati il giorno stesso o perfino entro pochi minuti.

Costo

I trasferimenti ACH sono in genere gratuiti o hanno commissioni molto ridotte, mentre i bonifici bancari sono più costosi.

Sicurezza

I trasferimenti ACH sono considerati più sicuri grazie alla loro procedura di verifica rafforzata e alla possibilità di storno in caso di errori. I bonifici bancari sono difficili o impossibili da annullare, il che li rende più rischiosi se il mittente o la banca inserisce dati del conto errati.

Pagamenti internazionali

Sebbene la rete ACH abbia sede negli Stati Uniti, attività e privati possono inviare pagamenti ACH in altri paesi con equivalenti locali di tale rete, tra i quali Canada, Australia e Regno Unito. Tuttavia, i bonifici bancari sono una scelta più comune per i trasferimenti internazionali, in quanto gli utenti possono inviare un bonifico bancario verso qualunque paese.

Frequenza

I trasferimenti ACH possono essere utilizzati per pagamenti ricorrenti, mentre i bonifici bancari sono generalmente utilizzati per transazioni una tantum.

Come vengono utilizzati i pagamenti ACH?

I pagamenti ACH rappresentano una modalità di pagamento conveniente per diversi tipi di attività. Questi pagamenti semplificano le operazioni e supportano il passaggio globale ad ambienti elettronici e non cartacei. Ecco come le attività possono utilizzare i pagamenti ACH per effettuare e ricevere pagamenti.

• Riscossione dei pagamenti: le attività possono utilizzare i pagamenti ACH per riscuotere pagamenti per fatture, servizi resi o abbonamenti ricorrenti. I pagamenti ACH sono meno costosi e spesso più facili da gestire rispetto all'elaborazione delle carte di credito, soprattutto per quanto riguarda gli addebiti ricorrenti.

• Deposito diretto per le buste paga: i datori di lavoro utilizzano i trasferimenti ACH per pagare salari, stipendi, bonus e spese sui conti bancari dei dipendenti. Ciò semplifica il processo di gestione delle buste paga ed elimina la necessità di emettere assegni fisici.

• Pagamenti a fornitori e venditori: le attività possono pagare i propri fornitori tramite trasferimenti ACH.

• Pagamento delle imposte: le attività possono utilizzare i trasferimenti ACH per effettuare pagamenti di imposte statali e federali.

• Trasferimenti inter societari: per le attività che operano con più divisioni o entità, i pagamenti ACH sono uno strumento importante per i trasferimenti di fondi inter societari.

• Pagamenti di affitti o locazioni: le società di gestione immobiliare e le agenzie immobiliari utilizzano i trasferimenti ACH per riscuotere i pagamenti di affitti e locazioni, riducendo al minimo la necessità di gestire assegni e contanti.

• Bollette di utenze e servizi: le attività possono utilizzare i trasferimenti ACH per pagare le spese operative regolari quali utenze, Internet e servizi telefonici. Ciò consente di automatizzare il processo ed evitare interruzioni dei servizi essenziali.

Come funziona l'elaborazione dei pagamenti ACH?

Ecco come funziona la procedura di pagamento ACH.

• Disposizione del pagamento: l'iniziatore autorizza una transazione ACH fornendo il proprio numero di conto bancario, il numero di routing e l'importo della transazione. L'iniziatore specifica se si tratta di un accredito ACH (invio di denaro su un conto) o di un addebito ACH (prelievo di denaro da un conto).

• Creazione del pagamento: la Originating Depository Financial Institution (ODFI) crea il file di pagamento ACH sulla base delle istruzioni dell'iniziatore.

• Invio in serie: la ODFI raggruppa le transazioni ACH simili in lotti per un'elaborazione efficiente.

• Instradamento e ordinamento: l'operatore ACH ordina le transazioni in base alla banca di destinazione (la Receiving Depository Financial Institution, o RDFI) e instrada i lotti di conseguenza.

• Elaborazione: la RDFI riceve il file della transazione ACH dall'operatore ACH. Essa convalida i dati del conto ed elabora la transazione, effettuando l'accredito sul conto del destinatario o l'addebito sul conto del pagatore.

• Regolamento: i fondi vengono trasferiti tra la ODFI e la RDFI, in genere entro 1-3 giorni lavorativi. Di solito, l'ordinante e il beneficiario ricevono una notifica una volta completata la transazione.

• Resi: in caso di errori quali fondi insufficienti o dati del conto errati può avvenire un reso del pagamento, che si verifica quando la RDFI invia nuovamente i fondi alla ODFI.

Quanto tempo richiede l'elaborazione dei pagamenti ACH?

Il completamento dei trasferimenti ACH richiede in genere 1-3 giorni lavorativi, ma la tempistica esatta può dipendere da alcuni fattori.

• Tipo di trasferimento: c'è una piccola differenza tra gli accrediti ACH (invio di denaro) e gli addebiti ACH (prelievo di denaro). Gli addebiti vengono in genere elaborati più velocemente rispetto agli accrediti.

• Tempo di avvio: i pagamenti ACH vengono raggruppati per l'elaborazione durante il giorno. Un trasferimento avviato più avanti nella giornata potrebbe non essere incluso nel primo lotto, il che aggiunge un giorno alla tempistica di elaborazione. Assicurati di disporre i trasferimenti nelle prime ore del giorno lavorativo per avere maggiori possibilità di essere incluso nel primo lotto.

• Data di inizio: i pagamenti ACH non vengono elaborati nei fine settimana o nei giorni festivi. I pagamenti disposti in queste date inizieranno a essere elaborati solo il primo giorno lavorativo successivo.

• Trasferimenti ACH nella stessa giornata: alcuni istituti finanziari offrono l'elaborazione dei trasferimenti ACH nella stessa giornata a un costo aggiuntivo. Si tratta di una buona opzione per i pagamenti urgenti.

• Resi dei pagamenti: errori o fondi insufficienti possono comportare i resi dei pagamenti, allungando i tempi di elaborazione. L'iniziatore deve verificare tutti i dati del conto (ad esempio numero di routing e numero di conto) prima di avviare il trasferimento.

Quanto costano i pagamenti ACH?

Molte banche offrono trasferimenti ACH gratuiti o a basso costo per uso personale, soprattutto per pagamenti di bollette o trasferimenti tra conti all'interno della stessa banca. Le commissioni dei pagamenti ACH tendono a essere molto più basse rispetto alle commissioni di elaborazione delle carte di credito o di debito, ma il costo esatto di un pagamento ACH varia in base ai seguenti fattori.

• Tipo di transazione (addebito o accredito): gli addebiti ACH (prelievi di fondi) talvolta costano leggermente di più rispetto agli accrediti ACH (invii di fondi).

• Elaboratore del pagamento: Ciascun elaboratore di pagamento o istituto finanziario stabilisce la propria struttura tariffaria. Potrebbe consistere in una tariffa fissa per transazione, una percentuale dell'importo della transazione, una tariffa mensile o una combinazione di questi tipi di tariffe. Le attività che elaborano elevati volumi di transazioni ACH potrebbero essere in grado di negoziare tariffe più basse con il proprio elaboratore di pagamento.

• Trasferimenti ACH nella stessa giornata: i trasferimenti ACH nella stessa giornata hanno in genere commissioni più elevate.

Vantaggi dell'utilizzo dei trasferimenti ACH per le attività

I pagamenti ACH offrono numerosi vantaggi alle attività. Eccone alcuni:

• Convenienza: i trasferimenti ACH generalmente prevedono commissioni inferiori rispetto alle transazioni con carta di credito e ai bonifici bancari. Rappresentano una scelta efficiente in termini di costi, soprattutto per le attività con volumi elevati di transazioni.

• Efficienza: le aziende possono utilizzare i trasferimenti ACH per automatizzare i pagamenti ricorrenti. In questo modo si risparmia tempo, si riduce il rischio di errori manuali e si riducono gli oneri amministrativi associati all'elaborazione dei pagamenti.

• Prevedibilità: le transazioni ACH vengono elaborate a frequenza regolare, il che crea un flusso di cassa prevedibile per una migliore pianificazione finanziaria.

• Sicurezza: i pagamenti ACH sono considerati più sicuri dei tradizionali pagamenti tramite assegno, che sono esposti a tattiche fraudolente quali falsificazione e furto. La natura elettronica dei trasferimenti ACH limita l'esposizione delle informazioni bancarie sensibili e riduce ulteriormente il rischio di frode.

• Maggiore velocità rispetto agli assegni: sebbene non siano veloci come alcuni tipi di pagamento elettronico, le transazioni ACH sono in genere più veloci rispetto all'elaborazione degli assegni.

• Meno pratiche burocratiche: le transazioni ACH eliminano la necessità di scrivere, inviare e gestire assegni, creando un processo contabile più semplice e supportando gli obiettivi di sostenibilità ambientale.

• Inclusività: i pagamenti ACH possono essere elaborati per quasi tutti i conti bancari, compresi quelli non idonei per le transazioni con carta di credito o di debito. Tale inclusività consente alle attività di raggiungere una clientela più ampia.

• Scalabilità: con la crescita delle attività, le transazioni ACH offrono una soluzione scalabile in grado di gestire un numero crescente di transazioni senza un corrispondente aumento dei costi o della complessità.

Sfide dei pagamenti ACH per le attività

I pagamenti ACH non sono immuni da frodi e altri rischi di sicurezza. Ecco alcune delle principali funzionalità di sicurezza e delle potenziali vulnerabilità dei pagamenti ACH.

• Autorizzazione: le regole ACH prevedono che l'ordinante ottenga l'autorizzazione esplicita del cliente per le transazioni. Questo tutela i clienti, ma obbliga anche le attività a conservare registri esaustivi e a gestire i documenti di autorizzazione.

• Protezione dei dati: nella gestione dei pagamenti ACH, le attività devono rispettare normative come il Gramm-Leach-Bliley Act negli Stati Uniti, che impone agli istituti finanziari di proteggere la sicurezza e la riservatezza dei dati dei clienti.

• Potenziali frodi: le frodi ACH possono avvenire attraverso tattiche quali il phishing, in cui i truffatori inducono attività o persone fisiche a fornire informazioni sensibili sul proprio conto. Le attività devono informare i propri dipendenti su tali rischi e implementare rigorosi controlli interni.

• Regole per lo storno: i pagamenti ACH possono essere stornati in determinate circostanze, ad esempio quando una transazione viene elaborata per errore o senza autorizzazione. Sebbene ciò rappresenti una funzionalità di sicurezza per i consumatori, può comportare un rischio di perdita dei ricavi per le attività se non gestita correttamente.

Pratiche ottimali per l'elaborazione dei pagamenti ACH

Per sfruttare i vantaggi offerti dai trasferimenti ACH, le attività dovrebbero dare priorità all'autenticazione, al rilevamento delle frodi e alla formazione dei clienti. Ecco alcune pratiche ottimali per l'elaborazione dei pagamenti ACH.

Due diligence e autenticazione

• Autenticazione avanzata: implementare protocolli di autenticazione a più livelli, in particolare per l'avvio di transazioni ACH. Prendere in considerazione la verifica biometrica (ad esempio tramite riconoscimento facciale o impronta digitale) per le piattaforme mobili o online.

• Verifica del cliente: utilizzare strumenti come l'elenco dell'Office of Foreign Assets Control (OFAC) del Dipartimento del Tesoro statunitense e i controlli antiriciclaggio (AML) per evitare transazioni fraudolente e sanzioni normative.

Gestione del rischio e rilevamento delle frodi

• Analisi comportamentale: utilizzare il machine learning e l'analisi comportamentale per monitorare l'attività sul conto e rilevare anomalie che si discostano dagli schemi stabiliti e che potrebbero essere indicative di frodi.

• Limiti per le transazioni: impostare limiti dinamici per le transazioni in base ai dati storici del cliente, al contesto della transazione e al profilo di rischio. In questo modo è possibile bilanciare la flessibilità operativa e il controllo del rischio.

Frequenze dell'invio in serie

• Invio in serie intelligente: ottimizzare la tempistica dell'invio in serie delle transazioni ACH allineandolo al proprio ciclo aziendale, alle esigenze del flusso di cassa e ai periodi di regolamento dei propri principali clienti e fornitori.

• Monitoraggio in tempo reale: implementare sistemi per monitorare lo stato di elaborazione delle transazioni ACH in tempo reale, consentendo reazioni più rapide alle transazioni non riuscite o rifiutate.

Preparazione alla conformità e ai controlli

• Aggiornamenti automatici della conformità: utilizzare un software di conformità che aggiorni automaticamente i propri sistemi in risposta alle modifiche normative della rete ACH.

• Controlli regolari: condurre regolarmente controlli interni e di terze parti delle proprie procedure ACH per garantire la conformità alle regole Nacha e ad altri requisiti normativi e per identificare le aree di miglioramento nelle proprie strategie per la prevenzione delle frodi e per la conformità.

Sicurezza e privacy dei dati

• Crittografia dei dati: utilizzare metodi di crittografia avanzati per tutti i dati in transito e a riposo, inclusi i più recenti algoritmi di crittografia che soddisfino o superino gli standard di settore.

• Privacy fin dalla progettazione: integrare la privacy nella progettazione dei propri sistemi di elaborazione ACH, proteggendo i dati dei clienti durante l'intero ciclo di vita delle transazioni e rendendoli accessibili solo in base alle autorizzazioni specifiche per il ruolo.

Formazione e assistenza per i clienti

• Formazione proattiva dei clienti: sviluppare programmi di formazione completi per informare i clienti sugli aspetti relativi alla sicurezza delle transazioni ACH, sugli scenari di frode più comuni e sulle misure preventive che possono adottare.

• Supporto per query ACH: fornire ai team di assistenza clienti una formazione specializzata per la gestione di query ACH di alto livello.

Partnership strategiche

• Collaborazione con banche e fintech: collaborare con banche e aziende fintech per impiegare le loro tecnologie e competenze, soprattutto in aree quali il rilevamento delle frodi, la gestione del rischio e la conformità normativa.

• Partecipazione ai forum di settore: partecipare a forum e comitati che discutono le normative e le tendenze ACH per stare al passo con gli sviluppi del settore e influenzare la definizione delle politiche.