ACH-Zahlungen (ACH steht für „Automated Clearing House“) sind elektronische Zahlungen, bei denen Gelder über das US-amerikanische ACH-Netzwerk von einem Bankkonto in ein anderes übertragen werden. Über das ACH-Netzwerk, das von Nacha verwaltet wird, wurden im Jahr 2023 fast 31,5 Milliarden Zahlungsprozesse abgewickelt. ACH-Zahlungen werden für Bankeinlagen, zur Bezahlung von Rechnungen (z. B. für Energie, Hypotheken, Darlehen), für B2B-Transaktionen sowie auch vom Staat zur Überweisung von Sozialleistungen oder Steuerrückerstattungen verwendet.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie ACH-Zahlungen funktionieren, wie lange deren Bearbeitung dauert und was Unternehmen tun können, um sie zu beschleunigen und günstiger zu machen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• ACH-Zahlungen im Vergleich zu Banküberweisungen
  
• Wie werden ACH-Zahlungen verwendet?
  
• Wie funktioniert die Bearbeitung von ACH-Zahlungen?
  
• Wie lange dauert die Bearbeitung von ACH-Zahlungen?
  
• Wie viel kosten ACH-Zahlungen?
  
• Welche Vorteile haben ACH-Zahlungen für Unternehmen?
  
• Welche Schwierigkeiten gibt es bei ACH-Zahlungen für Unternehmen?
  
• Welche Best Practices gibt es für die Bearbeitung von ACH-Zahlungen?
  

ACH-Zahlungen im Vergleich zu Banküberweisungen

ACH-Zahlungen und Banküberweisungen sind zwei unterschiedliche Methoden des elektronischen Geldtransfers. Sie haben unterschiedliche Funktionen, Bearbeitungsgeschwindigkeiten und Kosten.

Geschwindigkeit

ACH-Zahlungen sind langsamer als Banküberweisungen und dauern in der Regel 1 bis 3 Werktage. Banküberweisungen können gewöhnlich noch am selben Tag oder sogar innerhalb weniger Minuten abgewickelt werden.

Kosten

ACH-Zahlungen sind in der häufig Regel kostenlos oder sehr günstig, während Banküberweisungen deutlich teurer sind.

Sicherheit

ACH-Zahlungen gelten als sicherer, da sie besser geprüft werden und leichter wieder rückgängig gemacht werden können, sollte ein Fehler auftreten. Banküberweisungen lassen sich nur schwer oder gar nicht rückgängig machen. Entsprechend riskanter ist es, wenn Absender/innen oder Banken inkorrekte Kontoangaben machen.

Auslandszahlungen

Obwohl das ACH-Netzwerk in den USA angesiedelt ist, können Unternehmen und Privatpersonen ACH-Zahlungen in andere Länder anweisen, darunter Kanada, Australien und das Vereinigte Königreich. Dabei wird auf die lokalen Entsprechungen von ACH zurückgegriffen. Weit häufiger sind Banküberweisungen, wenn Geld ins Ausland transferiert werden soll, einfach weil Banküberweisungen in praktisch jedes Land der Welt möglich sind.

Wiederkehrende Zahlungen

ACH-Zahlungen können recht einfach für wiederkehrende Zahlungeneingerichtet werden, während Banküberweisungen in der Regel einmalige Transaktionen sind.

Wozu werden ACH-Zahlungen verwendet?

ACH-Zahlungen sind eine kostengünstige Möglichkeit für Geldüberweisungen, die von unterschiedlichsten Art von Unternehmen genutzt wird. Sie sind einfach anzuweisen und unterstützen den weltweiten Wandel hin zur elektronischen, papierlosen Wirtschaft. So können Unternehmen das ACH-Netzwerk zur Anweisung und dem Empfang von Zahlungen verwenden:

• Einzugsaufträge: Über das ACH-Netzwerk können Unternehmen Zahlungen für einzelne oder wiederkehrende Rechnungen, auch Abonnements, einziehen. Besonders bei wiederkehrenden Zahlungen ist ACH günstiger als etwa Kreditkarten.

• Gehaltszahlungen: Arbeitgeber nutzen häufig ACH-Zahlungen, um Löhne und Gehälter, aber auch Boni und Spesenerstattungen auf die Bankkonten ihrer Mitarbeitenden einzuzahlen. Dies vereinfacht die Gehaltsabrechnung und macht die Ausstellung von Schecks überflüssig.

• Lieferantenzahlungen: Unternehmen können ihre Zulieferer und Lieferanten über ACH bezahlen.

• Steuerzahlungen: Unternehmen können über ACH ihre nationalen und lokalen Steuern und Abgaben bezahlen.

• Unternehmensinterne Transfers Für Gesellschaften mit verschiedenen Abteilungen oder Geschäftseinheiten ist ACH ein wichtiges Instrument für konzerninterne Geldtransfers.

• Mietzahlungen: Hausverwaltungsgesellschaften und Immobilienfirmen verwenden ACH, um die Mieten einzuziehen, wodurch die Notwendigkeit der Handhabung von Schecks und Bargeld minimiert wird.

• Energie- und Versorgungsrechnungen: Unternehmen können ACH verwenden, um regelmäßige Betriebsausgaben wie Energie, Internet und Telefon zu bezahlen. Die Zahlungen erfolgen automatisch und verhindern Unannehmlichkeiten oder sogar Abschaltungen wegen vergessener Zahlung.

Wie funktioniert die Bearbeitung von ACH-Zahlungen?

So läuft der ACH-Zahlungsvorgang ab:

• Beauftragung: Die Person, die die Zahlung anweist, beauftragt eine ACH-Transaktion, indem sie ihreKontonummerBankleitzahl (Routing Number) und den Überweisungsbetrag angibt. Sie spezifiziert, ob es sich um eine Gutschrift (Überweisung auf ein Konto) oder um eine Lastschrift (Abbuchung von einem Konto) handelt.

• Erstellung: Das sendende Institut (Originating Depository Financial Institution, ODFI) erstellt die ACH-Zahlungsdatei basierend auf den Anweisungen des oder der Auftraggeber/in.

• Batching: Zur effizienteren Bearbeitung gruppiert das ODFI ähnliche ACH-Transaktionen in Batches.

• Routing und Sorting: Der ACH-Operator sortiert die Transaktionen nach Zielbank (Receiving Depository Financial Institution, RDFI) und leitet die Batches entsprechend weiter.

• Verarbeitung: Das RDFI empfängt die Datei ACH-Transaktionsdatei vom ACH-Operator. Es validiert die Kontoinformationen und wickelt die Transaktion ab, wobei der Betrag entweder auf das Konto des oder der Empfänger/in gutgeschrieben oder vom Konto abgebucht wird.

• Zahlungsabwicklung: Die Beträge werden in der Regel innerhalb 1 bis 3 Werktagen vom ODFI an das RDFI übertragen. Auftraggeber/in und Empfänger/in werden gewöhnlich benachrichtigt, wenn die Transaktion abgeschlossen ist.

• Rücküberweisungen: Fehler wie unzureichende Deckung oder falsche Kontoangaben können Rückzahlungen bewirken, wobei das RDFI den Betrag an das ODFI zurück transferiert.

Wie lange dauert die Bearbeitung von ACH-Zahlungen?

ACH-Zahlungen dauern in der Regel 1 bis 3 Werktage. Die tatsächliche Dauer hängt von einigen Faktoren ab:

• Transfertyp: Es gibt einen kleinen Unterschied zwischen ACH-Gutschrift (Geld einzahlen) und ACH-Lastschrift (Geld abbuchen). Lastschriften werden in der Regel schneller verarbeitet als Gutschriften.

• Beauftragungszeit: ACH-Zahlungen werden ganzen Tag über zur Bearbeitung gruppiert. Je später am Tag die Zahlung angewiesen wird, desto höher die Chance, dass sie nicht im ersten Batch enthalten ist, sodass sich die Bearbeitungsdauer um einen Tag verlängert. Beauftragen Sie Ihre Zahlungen an Werktagen frühmorgens. Dann steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Auftrag in den ersten Batch aufgenommen wird.

• Beauftragungstag: An Wochenenden und Feiertagen werden keine ACH-Zahlungen bearbeitet. Die Bearbeitung der Zahlungen, die an diesen Tagen beauftragt werden, beginnt erst am nächsten Werktag.

• Same-day ACH: Gegen eine zusätzliche Gebühr bieten einige Finanzinstitute die Bearbeitung von ACH-Zahlungen am selben Tag an. Dies ist eine gute Option für dringende Zahlungen.

• Rückzahlungen:Fehlerhafte Angaben oder nicht ausreichende Deckung können Rückzahlungen bewirken und und die Bearbeitungszeit verlängern. Der oder die Auftraggeber/in sollte alle Angaben zum Konto (z. B. Bankleitzahl, Kontonummer) genauestens überprüfen, bevor die Zahlung angewiesen wird.

Wie viel kosten ACH-Zahlungen?

Viele Banken bieten kostenlose oder zumindest kostengünstige ACH-Transfers für Privatkunden an, insbesondere für Rechnungszahlungen oder Transfers zwischen Konten innerhalb derselben Bank. Die Gebühren für ACH-Zahlungen sind in der Regel deutlich niedriger als die Bearbeitungsgebühren für Kredit- oder Debitkarten, aber die genauen Kosten einer ACH-Zahlung hängen von verschiedenen Faktoren ab, darunter:

• Transaktionstyp (Guthaben oder Lastschrift): ACH-Lastschriften (Abbuchungen) kosten manchmal etwas mehr als ACH-Gutschriften (Einzahlungen).

• Zahlungsabwickler: Jeder Zahlungsabwickler und jedes Finanzinstitut legt eigene Gebührenstrukturen fest. Es gibt Pauschalgebühren pro Transaktion, Kommissionen auf den Transaktionsbetrag, monatliche Gebühren oder Kombination daraus. Unternehmen, die viele ACH-Transaktionen verarbeiten, können möglicherweise niedrigere Gebühren mit ihrem Zahlungsabwickler aushandeln.

• Same-day ACH: Für ACH-Überweisungen am selben Tag fallen normalerweise höhere Gebühren an.

Welche Vorteile haben ACH-Zahlungen für Unternehmen?

ACH-Zahlungen bieten Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen. Dazu gehören:

• Kostengünstig: ACH-Überweisungen verursachen in der Regel geringere Gebühren als Kreditkartentransaktionen und Banküberweisungen. Sie sind eine kosteneffiziente Wahl, insbesondere für Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen.

• Effizient: Unternehmen können wiederkehrende Zahlungen über ACH automatisieren. Das spart Zeit, senkt das Risiko manueller Fehler und verringert den Verwaltungsaufwand bei der Zahlungsabwicklung.

• Planbar: ACH-Transaktionen werden regelmäßig bearbeitet, wodurch ein planbarer Cashflow für eine bessere Finanzplanung entsteht.

• Sicher: ACH-Zahlungen sind sicherer als traditionelle Scheckzahlungen, die anfälliger für Betrug, Fälschung und Diebstahl sind. ACH-Überweisungen sind elektronische Transfers, die sensible Bankinformationen besser schützen und das Betrugsrisiko zusätzlich verringern.

• Schneller als Schecks: Wenn auch nicht so schnell wie einige andere elektronische Zahlungen, erfolgt die Bearbeitung von ACH-Transaktionen in der Regel schneller als die von Schecks.

• Weniger Papierkram: ACH macht das Ausstellen, Versenden und Bearbeiten von Schecks überflüssig, was einen einfacheren Buchhaltungsprozess ermöglicht und ökologische Nachhaltigkeitsziele unterstützt.

• Umfassend einsetzbar: ACH-Zahlungen können für fast jedes Bankkonto bearbeitet werden, einschließlich solcher, bei denen Transaktionen mit Kredit- und Debitkarten nicht möglich sind. Diese Vielseitigkeit ermöglicht es Unternehmen, einen breiteren Kundenkreis zu erreichen.

• Skalierbar: Für wachsende Unternehmen bietet ACH eine skalierbare Lösung, die eine ohne zusätzliche Kosten oder Komplexitäten eine größere Anzahl von Transaktionen bearbeiten kann.

Welche Schwierigkeiten gibt es bei ACH-Zahlungen für Unternehmen?

Auch ACH-Zahlungen sind nicht vollkommen vor Betrug und anderen Sicherheitsrisiken gefeit. Im Folgenden zeigen wir einige wichtige Sicherheitsfunktionen und potenzielle Sicherheitslücken von ACH-Zahlungen:

• Autorisierung: Die ACH-Regeln besagen, dass der oder die Auftraggeber/in Transaktionen nur mit ausdrücklicher Kundengenehmigung durchführen darf. Dies schützt zwar die Kunden, erfordert aber auch, dass Unternehmen genaue Aufzeichnungen führen und Kundenautorisierungen belegen können.

• Datenschutz: Bei der Abwicklung von ACH-Zahlungen unterliegen Unternehmen US-Gesetzen wie dem Gramm-Leach-Bliley Act, der Finanzinstitute verpflichtet, die Sicherheit und Vertraulichkeit von Kundendaten zu gewährleisten.

• Betrugspotenzial: ACH-Betrug wird durch Taktiken wie Phishing ermöglicht, mit denen betrügerische Akteure Unternehmen oder Privatpersonen dazu bringen, sensible Kontodaten preiszugeben. Unternehmen müssen ihre Mitarbeitenden über solche Risiken aufklären und strenge interne Kontrollen durchführen.

• Rücküberweisungen: ACH-Zahlungen können unter bestimmten Umständen zurückgeschickt werden, etwa wenn eine ACH-Transaktion fehlerhaft oder nicht autorisiert wurde. Dies erhöht zwar die Sicherheit von Endkundinnen und Endkunden, kann für Unternehmen aber ein finanzielles Risiko darstellen, wenn es nicht richtig verwaltet wird.

Welche Best Practices gibt es für die Bearbeitung von ACH-Zahlungen?

Um die Vorteile von ACH-Überweisungen zu nutzen, sollten Unternehmen den Bereichen Authentifizierung, Betrugserkennung und Kundenaufklärung besondere Aufmerksamkeit widmen. Im Folgenden finden Sie einige bewährte Empfehlungen für die Abwicklung von ACH-Zahlungen:

Due Diligence und Authentifizierung

• Moderne Authentifizierung: Implementieren Sie mehrstufige Authentifizierungsprotokolle, insbesondere zur Beauftragung von ACH-Transaktionen. Überlegen Sie für Mobil- und Online-Plattformen auch die Verwendung von biometrischer Verifizierung (z. B. Fingerabdruck- oder Gesichtserkennung).

• Kundenüberprüfung: Nutzen Sie Instrumente wie die Liste des Office of Foreign Assets Control (OFAC) im US-Finanzministerium und führen Sie Anti-Geldwäsche-Prüfungen (AML) durch, um betrügerische Transaktionen zu verhindern und keine Strafen zu riskieren.

Risikomanagement und Betrugserkennung

• Verhaltensanalyse: Nutzen Sie maschinelles Lernen und Verhaltensanalysen, um Kontoaktivitäten zu überwachen und Anomalien zu erkennen, die von etablierten Mustern abweichen und auf Betrug hindeuten könnten.

• Transaktionslimits: Legen Sie dynamische Transaktionslimits fest, basierend auf dem Transaktionskontext, dem Risikoprofil und den historischen Daten des Kunden oder der Kundin. Dadurch wird ein Gleichgewicht zwischen ausreichender operativer Flexibilität und zufriedenstellender Risikokontrolle hergestellt.

Baching-Zeitpläne

• Intelligentes Batching: Optimieren Sie den Zeitpunkt Ihres ACH-Batching: Passen Sie ihn an Ihren Geschäftszyklus, die Cashflow-Anforderungen und die Abrechnungszeiträume Ihrer wichtigsten Kunden und Lieferanten an.

• Überwachung in Echtzeit: Implementieren Sie Systeme zur Echtzeit-Überwachung des Bearbeitungsstatus von ACH, um schneller auf fehlgeschlagene Transaktionen oder Ablehnungen reagieren zu können.

Compliance und Audit-Bereitschaft

• Automatisierte Compliance-Updates: Verwenden Sie Compliance-Software, die Ihre Systeme automatisch aktualisiert, um auf regulatorische Änderungen im ACH-Netzwerk zu reagieren.

• Regelmäßige Prüfungen Führen Sie regelmäßig interne und externe Prüfungen Ihrer Prozesse durch, um die Einhaltung der Nacha-Regeln und anderer regulatorischer Anforderungen sicherzustellen und Verbesserungsmöglichkeiten in Ihren Betrugspräventions- und Compliance-Strategien zu identifizieren.

Datensicherheit und Datenschutz

• Datenverschlüsselung: Verwenden Sie fortschrittliche Verschlüsselungstechniken für alle übertragenen und gespeicherten Daten, einschließlich aktueller Verschlüsselungsalgorithmen, die die Branchenstandards erfüllen oder übertreffen.

• Datenschutz „by Design“: Integrieren Sie den Datenschutz in das Design Ihrer ACH-Verarbeitungssysteme, schützen Sie die Kundendaten während des gesamten Transaktionslebenszyklus und machen Sie sie nur auf der Grundlage rollenspezifischer Berechtigungen zugänglich.

Kundenschulung und -support

• Proaktive Kundenschulungen: Entwickeln Sie umfassende Schulungsprogramme, um Kundinnen und Kunden über die Sicherheitsaspekte von ACH-Transaktionen, häufige Betrugsszenarien und mögliche Präventionsmaßnahmen zu informieren.

• Unterstützung für Kundenfragen zu ACH: Bieten Sie Ihren Kundensupport-Teams spezielle Schulungen für den Umgang mit allgemeinen Kundenfragen zum Thema ACH-Zahlungen.

Strategische Partnerschaften

• Zusammenarbeit mit Banken und Fintechs: Arbeiten Sie mit Banken und FinTech-Unternehmen zusammen und nutzen Sie deren Technologien und Fachwissen, insbesondere in Bereichen wie Betrugserkennung, Risikomanagement und Compliance.

• Teilnahme an Branchentreffen: Nehmen Sie an Meetings teil, engagieren Sie sich Ausschüssen und beteiligen Sie sich an Foren, in denen Trends und Vorschriften rund um ACH diskutiert werden, um den Entwicklungen immer einen Schritt voraus zu sein und Einfluss auf politische Entscheidungen nehmen zu können.