Abwicklung von Kreditkartentransaktionen – Funktionsweise: Ein Kurzleitfaden

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  1. Einführung
  2. Was ist die Abwicklung von Kreditkartentransaktionen?
  3. Abwicklung von Kreditkartentransaktionen: Wichtige Komponenten
  4. Wie funktioniert die Abwicklung von Kreditkartentransaktionen?
  5. Kosten der Abwicklung von Kreditkartentransaktionen für Unternehmen
  6. Warum ist die Abwicklung von Kreditkartentransaktionen für Unternehmen wichtig?

Da sich die Zahlungspräferenzen von Kundinnen und Kunden kontinuierlich weiterentwickeln, müssen Unternehmen ihre Zahlungsverarbeitungssysteme anpassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Auf der Grundlage eines sorgfältig aufgebauten Systems für die Kreditkartenabwicklung können Unternehmen die Kundenerfahrung optimieren, Abläufe rationalisieren und neue Wachstumsmöglichkeiten erschließen.

Die fehlerhafte Einrichtung eines Systems zur Verarbeitung von Kreditkartenzahlungen kann zusätzliche Kosten, betriebliche Nachteile und eine erhöhte Anfälligkeit für Zahlungsbetrug mit sich bringen. Ein Verständnis für die Abwicklung von Kreditkartentransaktionen und die Einrichtung eines Kreditkartenabrechnungssystems ist unerlässlich. Das müssen Sie wissen.

Worum geht es in diesem Artikel?

  • Was ist die Abwicklung von Kreditkartentransaktionen?
  • Abwicklung von Kreditkartentransaktionen: Wichtige Komponenten
  • Wie funktioniert die Abwicklung von Kreditkartentransaktionen?
  • Kosten der Abwicklung von Kreditkartentransaktionen für Unternehmen
  • Warum ist die Abwicklung von Kreditkartentransaktionen für Unternehmen wichtig?

Was ist die Abwicklung von Kreditkartentransaktionen?

Bei der Abwicklung von Kreditkartentransaktionen werden elektronische, per Kreditkarte getätigte Transaktionen autorisiert, authentifiziert und zwischen Karteninhaber/in, Unternehmen und den jeweiligen Finanzinstituten abgerechnet. Dank dieses Verfahrens können Unternehmen Kreditkartenzahlungen für Waren oder Dienstleistungen akzeptieren und einfache und bequeme Transaktionen sowohl für das Unternehmen als auch für die Kundschaft ermöglichen.

Abwicklung von Kreditkartentransaktionen: Wichtige Komponenten

Während Kreditkartentransaktionen in der Regel sehr schnell abgewickelt werden, sind die hinter den Kulissen ablaufenden Prozesse recht komplex. Der Prozess beinhaltet mehrere zusammenwirkende Komponenten, mit denen sichergestellt wird, dass die Transaktionen sicher und effizient umgesetzt werden.

Folgende Parteien sind an diesem Prozess beteiligt:

  • Karteninhaber/in
    Die Karteninhaberin/der Karteninhaber ist die Person, die die Kreditkarte besitzt und sie für den Kauf von Waren oder Dienstleistungen verwendet.

  • Händler/in
    Der Händler ist das Unternehmen oder der Dienstleistungsanbieter, der Kreditkartenzahlungen von Kundinnen und Kunden im Austausch gegen Waren oder Dienstleistungen annimmt.

  • Point-of-Sale(POS)-System
    Das POS-System ist die Hard- und Software, die das Unternehmen verwendet, um Kreditkartentransaktionen zu akzeptieren und zu verarbeiten. Es umfasst Terminals, Kartenlesegeräte und Softwareanwendungen.

  • Zahlungs-Gateway
    Das Zahlungs-Gateway ist ein Dienst, der Transaktionsdaten zwischen dem POS-System des Unternehmens und dem Kreditkartenanbieter sicher überträgt.

  • Kreditkartenverarbeitung
    Der Kreditkartenabwickler, auch „Zahlungsabwickler“ genannt, ist ein Unternehmen, das in Zusammenarbeit mit Kartennetzwerken und ausstellenden Banken Kreditkartentransaktionen im Namen des Unternehmens autorisiert, zu authentifiziert und abrechnet.

  • Kartennetzwerke
    Kartennetzwerke wie Visa, Mastercard, American Express und Discover erleichtern die Kommunikation zwischen den Kreditkartenverarbeitern und den ausstellenden Banken und legen Transaktionsregeln und Standards fest.

  • Ausstellende Bank
    Die ausstellende Bank oder der Aussteller ist die Bank oder das Finanzinstitut, das die Kreditkarte an die Karteninhaberin oder den Karteninhaber ausgibt. Es genehmigt und bewilligt Transaktionen und stellt die Mittel für den Einkauf zur Verfügung.

  • Acquirer (Händlerbank)
    Die Händlerbank (Acquirer) wissen müssen. Die Händlerbank ist das Finanzinstitut, das für die Verarbeitung und Annahme von Kreditkartentransaktionen eine vertragliche Beziehung mit dem Unternehmen eingeht. Sie übernimmt die Abrechnung mit der ausstellenden Bank und überweist die Gelder auf das Konto des Unternehmens.

Wie funktioniert die Abwicklung von Kreditkartentransaktionen?

Die Abwicklung von Kreditkartentransaktionen variiert je nachdem, wo eine Transaktion stattfindet und welche Art von Karte verwendet wird. So wird zum Beispiel eine Online-Kreditkartentransaktion auf eine andere Weise initiiert als eine Kartentransaktion vor Ort. Eine persönliche Transaktion wird außerdem jeweils anders abgewickelt, wenn die Kreditkarte in einem Digital Wallet gespeichert ist oder wenn die Kundin oder der Kunde eine physische Karte verwendet.

Trotz dieser kleineren Abweichungen ist der Gesamtprozess der Kreditkartentransaktion bei den verschiedenen Transaktionsarten weitgehend einheitlich. Im Folgenden finden Sie einen vereinfachten Überblick über die Funktionsweise des Verfahrens:

1. Veranlassung
Die Karteninhaberin oder der Karteninhaber gibt ihre/seine Kreditkartendaten an das Unternehmen weiter. Bei persönlichen Transaktionen bedeutet dies, dass Sie Ihre Karte durchziehen, einstecken oder auflegen. Bei Online-Transaktionen geben Sie die Kartendaten manuell ein oder wählen eine Karte aus den gespeicherten Zahlungsarten aus.

2. Datenübertragung
Das POS-System oder das Zahlungs-Gateway des Unternehmens erfasst die Transaktionsdetails und übermittelt diese Informationen auf sichere Weise an den Kreditkartenverarbeiter.

3. Autorisierungsanfrage
Der Kreditkartenprozessor leitet die Transaktionsdaten an das entsprechende Kartennetz weiter, Dieses wiederum leitet die Autorisierungsanfrage an die ausstellende Bank weiter.

4. Genehmigung oder Ablehnung
Die ausstellende Bank überprüft das Konto die Karteninhaberin oder des Karteninhabers auf ausreichende Deckung und auf mögliche Betrugs- oder Sicherheitsprobleme. Auf der Grundlage dieser Bewertung genehmigt die Bank die Transaktion oder lehnt sie ab und teilt diese Entscheidung dem Kartennetzwerk mit. Dieses leitet die Informationen dann an den Kreditkartenverarbeiter weiter.

5. Autorisierungsmitteilung
Der Kreditkartenverarbeiter sendet die Autorisierungsantwort – entweder einen Genehmigungs- oder einen Ablehnungscode – an das POS-System oder das Zahlungs-Gateway des Unternehmens. Wird die Transaktion genehmigt, schließt das Unternehmen den Verkauf durch Lieferung der Waren oder Dienstleistungen an die Kundin oder den Kunden ab.

6. Zahlungsabwicklung
Am Tagesende übermittelt das Unternehmen den Satz aller genehmigten Transaktionen zur Abrechnung an den Kreditkartenverarbeiter. Der Kreditkartenverarbeiter leitet die Transaktionsdaten außerdem an die jeweiligen Kartennetzwerke weiter.

7. Erstattung von Geldern
Die Kartennetzwerke stimmen sich mit den ausstellenden Banken ab, um die Gelder für jede Transaktion an die Händlerbank zu überweisen. Diese wiederum nimmt die Gelder auf dem Händlerkonto entgegen. Die akquirierende Bank überweist das Geld dann abzüglich aller Bearbeitungsgebühren auf das reguläre Geschäftskonto des Unternehmens. Dieser Gesamtprozess dauert in der Regel 1–3 Arbeitstage.

8. Abrechnung mit der Karteninhaberin oder dem Karteninhaber
Die ausstellende Bank verrechnet den Transaktionsbetrag mit dem Kontostand der Karteninhaberin oder des Karteninhabers und übernimmt ihn in die monatliche Abrechnung. Die Karteninhaberin oder der Karteninhaber ist für die Bezahlung der Kreditkartenrechnung gemäß den Bedingungen des Kartenvertrags zuständig.

Kosten der Abwicklung von Kreditkartentransaktionen für Unternehmen

Die Kosten für die Abwicklung von Kreditkartentransaktionen können abhängig von der Art der Kreditkarte, dem Transaktionsvolumen und dem beteiligten Zahlungsabwickler variieren. Es empfiehlt sich für Unternehmen, diese Kosten zu verstehen, damit fundierte Entscheidungen getroffen und die Ausgaben für die Zahlungsabwicklung minimiert werden können.

Die wichtigsten Arten von Kosten für die Verarbeitung von Kreditkartentransaktionen:

  • Abwicklungsgebühren
    Die ausstellende Bank der Karteninhaberin oder des Karteninhabers erhebt für jede Kreditkartentransaktion Abwicklungsgebühren. Diese Abwicklungsgebühren sind in der Regel ein Prozentsatz des Transaktionsbetrags zuzüglich einer festen Gebühr pro Transaktion. Die genaue Höhe der Abwicklungsgebühren hängt von der Art der Karte, der Branche des Unternehmens und Verwendungsweise der Karte bei der Transaktion ab – so kann die Kundin oder der Kunde beispielsweise die Kreditkarte durchziehen oder die Kartendaten manuell eingeben.

  • Assessment-Gebühr
    Kartennetzwerke erheben häufig Gebühren für die Nutzung ihrer Zahlungsinfrastruktur. Diese Gebühren betragen in der Regel einen kleinen Prozentsatz des Transaktionsbetrags und können je nach Kartennetzwerk und Transaktionsvolumen variieren.

  • Abwickler-Transaktionsgebühr
    Kreditkartenabwickler und Händlerdienstanbieter berechnen eine Transaktionsgebühr für ihre Dienstleistungen. Diese umfassen die Abwicklung der Autorisierung, die Zahlungsabwicklung und die Kommunikation mit den Kartennetzwerken und Banken. Diese Transaktionsgebühr kann einen bestimmten Prozentsatz des Transaktionsbetrags, eine Gebühr pro Transaktion oder eine monatliche Gebühr umfassen. Informationen über die Gebührenstruktur von Stripe finden Sie hier.

  • Gebühren für Zahlungs-Gateway
    Für Online-Transaktionen müssen Unternehmen ggf. ein Zahlungs-Gateway verwenden, das die Transaktionsdaten zwischen der Unternehmenswebsite und dem Kreditkartenanbieter sicher überträgt. In der Regel berechnen Anbieter von Zahlungsgateways eine monatliche Gebühr oder eine pro Transaktion anfallende Gebühr für ihre Dienste.

  • Gebühren für Terminals oder Geräte
    Unternehmen müssen für die Annahme von Kreditkartenzahlungen möglicherweise in POS-Terminals, Kartenleser oder andere Geräte investieren. Diese Kosten können beispielsweise den Kauf oder das Leasing von Geräten sowie laufende Wartungs- und Software-Update-Gebühren umfassen.

  • Einrichtungs- und Aktivierungsgebühren
    Einige Kreditkartenabwickler berechnen eine einmalige Gebühr für die Einrichtung des Händlerkontos und die Aktivierung des Abwicklungsdienstes.

  • Monats- und Jahresgebühren
    Einige Abwickler erheben monatliche oder jährliche Gebühren für Kontoführung, Reporting und den Zugang zu zusätzlichen Funktionen oder Services.

  • Rückbuchungs- und Abrufgebühren
    Wenn eine Kundin oder ein Kunde eine Transaktion anficht, kann der Abwickler dem Unternehmen eine Gebühr für den Rückbuchungsprozess berechnen. Abrufgebühren können auch anfallen, wenn das Unternehmen der ausstellenden Bank Transaktionsunterlagen vorlegen muss. Die Händlerdienstanbieter handhaben diese Art der Gebühren auf unterschiedliche Weise. So stellt Stripe zum Beispiel einen Rückbuchungsschutz zur Verfügung, der alle bei Rückbuchungen anfallenden Kosten abdeckt und auf jegliche Gebühren verzichtet.

  • PCI-Konformitätsgebühren
    Zur Gewährleistung der Sicherheit der Karteninhaberdaten müssen Unternehmen den Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) einhalten. Einige Abwickler erheben eine Gebühr für die PCI-Konformität, während sie bei anderen Anbietern im Serviceangebot enthalten sind.

Es empfiehlt sich für Unternehmen, die Abwicklungsgebühren bei verschiedenen Anbietern sorgfältig zu vergleichen und die kostengünstigste, ihren Anforderungen entsprechende Lösung zu wählen. Das Aushandeln von Tarifen und Gebühren sowie die Einhaltung der PCI DSS-Richtlinien können Unternehmen dabei unterstützen, ihre Kosten für die Verarbeitung von Kreditkartentransaktionen zu minimieren.

Warum ist die Abwicklung von Kreditkartentransaktionen für Unternehmen wichtig?

Die Verarbeitung von Kreditkartentransaktionen wirkt sich direkt auf die Möglichkeiten eines Unternehmens aus, seinen Kundinnen und Kunden bequeme und sichere Zahlungsoptionen anzubieten. Dies wiederum kann positive Auswirkungen auf den Umsatz, die Kundenzufriedenheit und das allgemeine Wachstum haben. Die Suche nach einem optimalen System für die Kreditkartenabwicklung bietet mehrere Vorteile in diesen Bereichen, so etwa:

  • Verbessertes Kundenerlebnis
    Durch die Bereitstellung der einfachen und bequemen Zahlung per Kreditkarte können Unternehmen die sich verändernden Bedürfnisse ihrer Kundinnen und Kunden erfüllen, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit und -treue führt. Noch mehr Vorteile bietet ein Unified-Commerce-Modell, bei dem Unternehmen alle Vertriebskanäle, Daten und Backend-Systeme in eine einzige nahtlose Plattform integrieren.

  • Verkaufs- und Umsatzsteigerung
    Kreditkartenzahlungen können den Umsatz von Unternehmen steigern, wenn Sie den Einkauf für Kundinnen und Kunden möglichst niederschwellig gestalten. Im Allgemeinen geben Kundinnen und Kunden bei der Verwendung von Kreditkarten mehr aus als bei der Barzahlung. Die Annehme von Kreditkartenzahlungen ermöglicht es Unternehmen außerdem, verschiedene Währungen anzunehmen, ohne sich um die Umrechnung kümmern zu müssen – was ihre Marktreichweite weiter erhöht.

  • Bessere Liquiditätslage
    Kreditkartentransaktionen werden in der Regel innerhalb von 1–3 Geschäftstagen abgewickelt und auf das Bankkonto des Unternehmens eingezahlt. Im Vergleich zu anderen Zahlungsmethoden wie z. B. Schecks bedeutet dies einen schnelleren Zugriff auf Geldmittel.

  • Sichere und schnelle Transaktionen
    Ein leistungsstarkes System für die Kreditkartenabwicklung trägt dazu bei, sowohl das Unternehmen als auch Kundinnen und Kunden vor Betrug und Datenschutzverletzungen zu schützen, da somit automatisch Sicherheitsstandards wie der PCI DSS einhält. Eine solche Konformität ist wichtig, um sensible Kundendaten zu schützen und das Vertrauen aufrechtzuerhalten.

  • Wettbewerbsvorteil
    Die Annahme von Kreditkartenzahlungen und die Bereitstellung eines unkomplizierten Zahlungsprozesses können Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil gegenüber Konkurrenten verschaffen, die diese Optionen nicht anbieten. So können sie mehr Kundinnen und Kunden gewinnen und ihren Marktanteil erhöhen.

  • Kostenoptimierung
    Durch die sorgfältige Auswahl eines geeigneten Kreditkartenanbieters und die Aushandlung günstiger Tarife und Gebühren können Unternehmen ihre Abläufe rationalisieren, die Bearbeitungskosten minimieren und ihre Gewinnspannen maximieren.

  • Zugriff auf wertvolle Daten und Einblicke
    Kreditkartenabwickler stellen häufig detaillierte Transaktionsdaten und Berichte zur Verfügung, anhand derer Unternehmen ihren Umsatz verfolgen, Trends erkennen und datengestützte Entscheidungen treffen können, mit denen sie ihre Abläufe und Marketingstrategien optimieren können.

  • Geringere Risiken
    Durch die Akzeptanz von Kreditkarten können Unternehmen die mit dem Umgang mit großen Bargeldbeträgen verbundenen Risiken wie Diebstahl, Verlust oder Misswirtschaft minimieren.

  • Flexible Anpassungsmöglichkeiten
    Ein intelligentes Kreditkartenabwicklungssystem ermöglicht es Unternehmen, flexibel zu agieren und sich flexibel an neue Zahlungstechnologien wie kontaktlose Zahlungen oder digitale Geldbörsen anzupassen. So können sie den Branchentrends stets einen Schritt voraus sein und den sich verändernden Kundenwünschen gerecht werden.

Mit einem strategisch angelegten Kreditkartenabwicklungssystem können Unternehmen diese Vorteile nutzen und eine robuste und flexible Grundlage für Wachstum und Stabilität schaffen.

Durch die Zusammenarbeit mit einem leistungsstarken Anbieter für die Zahlungsabwicklung können Sie sicherstellen, dass Ihr System für die Abwicklung von Kreditkartentransaktionen auf Ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten ist und Ihnen zugleich eine sichere, effiziente und gesetzeskonforme Kundenerfahrung ermöglicht. Zahlungsabwicklungsanbieter wie Stripe können den Einrichtungsprozess vereinfachen und Ihrem Unternehmen einen direkten Zugang zu ihrer Fachkompetenz bei der Verwaltung von Kreditkartentransaktionen bieten. Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Stripe Unternehmen bei der Abwicklung von Kreditkartentransaktionen unterstützt? Dann starten Sie hier.

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