Naarmate de betalingsvoorkeuren van klanten zich blijven ontwikkelen, moeten ondernemingen hun betalingsverwerkingssystemen aanpassen om concurrerend te blijven. Door hun creditcardverwerkingssystemen zorgvuldig op te bouwen, kunnen ondernemingen de klantervaring verbeteren, hun activiteiten stroomlijnen en nieuwe groeikansen benutten.

Het onjuist opzetten van een systeem voor de verwerking van creditcardbetalingen kan leiden tot extra kosten, operationele inefficiënties en een grotere kwetsbaarheid voor betalingsfraude. Het is belangrijk om te begrijpen hoe de verwerking van creditcardtransacties werkt en hoe je een systeem voor het verwerken van creditcardbetalingen opzet. Dit moet je allemaal weten.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is het verwerken van creditcardtransacties?
  
• Verwerking van creditcardtransacties: belangrijkste onderdelen
  
• Hoe werkt de verwerking van creditcardtransacties?
  
• Kosten voor de verwerking van creditcardtransacties voor ondernemingen
  
• Waarom is het verwerken van creditcardtransacties belangrijk voor ondernemingen?
  

Wat is het verwerken van creditcardtransacties?

Bij creditcardverwerking worden elektronische transacties met creditcards geautoriseerd, geauthenticeerd en afgewikkeld tussen de kaarthouder, de onderneming en hun respectievelijke financiële instellingen. Met dit proces kunnen ondernemingen creditcardbetalingen ontvangen voor goederen of diensten, zodat zowel de onderneming als de klant kunnen profiteren van eenvoudige en handige transacties.

Verwerking van creditcardtransacties: belangrijkste onderdelen

Creditcardtransacties worden over het algemeen zeer snel verwerkt, maar achter de schermen is het complex. Het proces vereist veel componenten die met elkaar samenwerken om ervoor te zorgen dat fondsen veilig en efficiënt worden verplaatst.

Hier is een overzicht van de partijen die deelnemen aan dit proces:

• Kaarthouder
  De kaarthouder is de persoon die eigenaar is van de creditcard en deze gebruikt om aankopen te doen voor goederen of diensten.

• Verkoper
  De verkoper is de onderneming of de dienstverlener die creditcardbetalingen van klanten accepteert in ruil voor goederen of diensten.

• POS-systeem
  Het POS-systeem is de hardware en software die de onderneming gebruikt om creditcardtransacties te accepteren en te verwerken, en omvat betaalterminals, kaartlezers en softwaretoepassingen.

• Betaalgateway
  De betaalgateway is een service die transactie-informatie veilig verzendt tussen het POS-systeem van de onderneming en de creditcardverwerker.

• Creditcardverwerker
  De creditcardverwerker, ook wel de 'betalingsverwerker' genoemd, is een bedrijf dat samenwerkt met de kaartnetwerken en uitgevende banken om namens de onderneming creditcardtransacties te autoriseren, te authenticeren en af te wikkelen.

• Kaartnetwerken
  Kaartnetwerken als Visa, Mastercard, American Express en Discover faciliteren de communicatie tussen de creditcardverwerkers en de banken die de kaarten uitgeven, en stellen regels en normen voor transacties vast.

• Uitgevende bank
  De uitgevende bank, ook wel 'uitgever' of 'card issuer' genoemd, is de financiële instelling die de creditcard aan de kaarthouder uitgeeft. Deze autoriseert en keurt transacties goed, en levert het geld voor de aankoop.

• Accepterende bank
  De accepterende bank ook wel de 'accepteerder' of 'verkopersbank' genoemd, is de financiële instelling die een contractuele relatie heeft met de onderneming om creditcardtransacties te accepteren en te verwerken. Deze bank vereffent het geld met de uitgevende bank en stort het geld op de rekening van de onderneming.

Hoe werkt de verwerking van creditcardtransacties?

Creditcardtransacties worden op verschillende manieren verwerkt, afhankelijk van waar een transactie plaatsvindt en welk type kaart wordt gebruikt. Een online creditcardtransactie wordt bijvoorbeeld op een andere manier gestart dan een fysieke kaarttransactie. Op dezelfde manier zal een fysieke transactie anders werken als de creditcard is opgeslagen in een digitale wallet dan een fysieke transactie waarbij de klant een fysieke kaart gebruikt.

Maar ondanks deze kleine verschillen is het totale creditcardtransactieproces meestal consistent voor verschillende soorten transacties. Hier is een vereenvoudigd overzicht van hoe het proces werkt:

1. Starten
De kaarthouder verstrekt de creditcardgegevens aan de onderneming. Voor fysieke transacties betekent dit dat je hun betaalkaart moet swipen, insteken of tikken. Bij online transacties betekent dit dat je de kaartgegevens handmatig moet invoeren of een betaalkaart moet kiezen uit de opgeslagen betaalmethoden.

2. Datatransmissie
Het POS-systeem of de betaalgateway van de onderneming legt de transactiegegevens vast en verzendt deze informatie veilig naar de creditcardverwerker.

3. Autorisatieverzoek
De creditcardverwerker stuurt de transactiegegevens door naar het juiste kaartnetwerk, dat het autorisatieverzoek vervolgens doorstuurt naar de uitgevende bank.

4. Goedkeuring of weigering
De uitgevende bank verifieert de rekening van de kaarthouder en controleert of er voldoende saldo is en of er sprake is van mogelijke fraude of beveiligingsproblemen. Op basis van deze beoordeling zal de bank de transactie goedkeuren of weigeren en deze beslissing naar het kaartnetwerk communiceren, dat de informatie doorgeeft aan de creditcardverwerker.

5. Autorisatiereactie
De creditcardverwerker stuurt het autorisatieantwoord, een goedkeurings- of weigeringscode, naar het POS-systeem of de betaalgateway van de onderneming. Als de transactie is goedgekeurd, kan de onderneming de verkoop afronden en de goederen of diensten aan de klant leveren.

6. Vereffening
Aan het eind van de dag dient de onderneming de batch van alle goedgekeurde transacties in bij de creditcardverwerker voor verrekening. De verwerker stuurt de transactiegegevens ook door naar de respectievelijke kaartnetwerken.

7. Overschrijving van geld
De kaartnetwerken coördineren met de uitgevende banken om het geld voor elke transactie over te maken aan de accepterende bank, die het geld ontvangt op het verkopersaccount. De accepterende bank schrijft het geld vervolgens over naar de reguliere zakelijke bankrekening van de onderneming, minus eventuele verwerkingskosten. Dit hele proces duurt meestal 1-3 werkdagen.

8. Facturatie van kaarthouder
De uitgevende bank voegt het transactiebedrag toe aan het rekeningsaldo van de kaarthouder en neemt dit op in het maandelijkse afschrift. De kaarthouder is verantwoordelijk voor het betalen van de creditcardrekening volgens de voorwaarden van de kaartovereenkomst.

Kosten voor de verwerking van creditcardtransacties voor ondernemingen

De kosten voor de verwerking van creditcardtransacties kunnen variëren, afhankelijk van het type creditcard, het transactievolume en de individuele betalingsverwerker. Ondernemingen moeten inzicht hebben in deze kosten om weloverwogen beslissingen te kunnen nemen en de kosten voor de verwerking van betalingen tot een minimum te beperken.

Dit zijn de belangrijkste soorten verwerkingskosten voor creditcardtransacties:

• Interbancaire kosten
  De uitgevende bank van de kaarthouder brengt voor elke creditcardtransactie interbancaire kosten in rekening. Interbancaire kosten zijn meestal een percentage van het transactiebedrag, plus vaste kosten per transactie. De exacte interbancaire kosten zijn afhankelijk van het type betaalkaart, de branche van de onderneming en de manier waarop de betaalkaart wordt gebruikt bij de transactie. Bijvoorbeeld of de klant de creditcard swipet of de kaartgegevens handmatig invoert.

• Beoordelingskosten
  Kaartnetwerken brengen vaak beoordelingskosten in rekening voor het gebruik van hun betaalinfrastructuur. Deze kosten zijn meestal een klein percentage van het transactiebedrag en kunnen variëren afhankelijk van het kaartnetwerk en het transactievolume.

• Toeslag van de verwerker
  Creditcardverwerkers en dienstverleners voor verkopers brengen een toeslag in rekening voor hun diensten, waaronder het afhandelen van autorisatie, vereffening en communicatie met kaartnetwerken en banken. Deze toeslag kan een percentage van het transactiebedrag, een bedrag per transactie of een maandelijks bedrag zijn. Informatie over de tariefstructuur van Stripe vind je hier.

• Kosten voor betaalgateways
  Voor online transacties moeten ondernemingen mogelijk gebruikmaken van een betaalgateway, die transactie-informatie veilig verzendt tussen de website van de onderneming en de creditcardverwerker. Doorgaans brengen aanbieders van betaalgateways een maandelijks bedrag of een vergoeding per transactie in rekening voor hun diensten.

• Terminal- en uitrustingskosten
  Ondernemingen moeten mogelijk investeren in POS-betaalterminals, kaartlezers of andere apparatuur om creditcardbetalingen te accepteren. Deze kosten kunnen betrekking hebben op de aanschaf of huur van de apparatuur, evenals op de kosten voor doorlopend onderhoud en software-updates.

• Installatie- en activeringskosten
  Sommige creditcardverwerkers brengen eenmalige kosten in rekening voor het instellen van het verkopersaccount en het activeren van de verwerkingsservice.

• Maandelijkse en jaarlijkse kosten
  Sommige verwerkers brengen maandelijkse of jaarlijkse kosten in rekening voor accountonderhoud, rapportage en toegang tot aanvullende functies of diensten.

• Chargeback- en terugvorderingskosten
  Als een klant een chargeback aanvraagt voor een transactie, kan de verwerker de onderneming kosten in rekening brengen voor het chargebackproces. Er kunnen ook terugvorderingskosten in rekening worden gebracht als de onderneming transactiedocumentatie moet verstrekken aan de uitgevende bank. Verschillende dienstverleners voor verkopers hebben verschillende manieren om dit soort vergoedingen aan te pakken. Stripe biedt bijvoorbeeld Chargeback Protection aan, waarmee alle kosten in verband met chargebacks zijn gedekt en je dus geen bijkomende kosten krijgt.

• Kosten voor PCI-compliance
  Om de veiligheid van kaarthoudergegevens te waarborgen, moeten ondernemingen voldoen aan de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS). Sommige verwerkers brengen kosten in rekening voor PCI-compliance, terwijl andere deze opnemen in hun serviceaanbod.

Ondernemingen moeten de verwerkingskosten van verschillende providers zorgvuldig vergelijken en de meest kosteneffectieve oplossing kiezen die aan hun behoeften voldoet. Door te onderhandelen over tarieven en kosten, maar ook door een laag chargebackpercentage aan te houden en de PCI DSS-richtlijnen na te leven, kunnen ondernemingen hun verwerkingskosten voor creditcardtransacties minimaliseren.

Waarom is het verwerken van creditcardtransacties belangrijk voor ondernemingen?

De verwerking van creditcardtransacties heeft een directe invloed op het vermogen van een onderneming om klanten handige en veilige betaalopties te bieden. Dit kan van invloed zijn op de verkoop, klanttevredenheid en algehele groei. Het vinden van het optimale creditcardverwerkingssysteem biedt verschillende voordelen op deze gebieden, waaronder:

• Verbeterde klantervaring
  Door een eenvoudige, handige creditcardbetalingservaring aan te bieden, kunnen ondernemingen voldoen aan de veranderende behoeften van hun klanten, wat leidt tot meer klanttevredenheid en -loyaliteit. De voordelen zijn nog groter met een unified commerce-model, waarbij ondernemingen alle verkoopkanalen, gegevens en backendsystemen integreren in één naadloos platform.

• Verhoogde verkoop en omzet
  Creditcardbetalingen kunnen de omzet voor ondernemingen verhogen door de barrières te verlagen waarmee klanten worden geconfronteerd bij het doen van een aankoop. Over het algemeen geven klanten meer uit als ze een creditcard gebruiken dan als ze met contant geld betalen. Door creditcards te accepteren, kunnen ondernemingen ook betalingen in verschillende valuta's accepteren zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken over conversie. Dit vergroot hun marktbereik nog verder.

• Verbeterde cashflow
  Creditcardtransacties worden doorgaans binnen 1-3 werkdagen vereffend en op de bankrekening van de onderneming gestort. Hierdoor krijg je sneller toegang tot geld in vergelijking met andere betaalmethoden zoals cheques.

• Veilige en conforme transacties
  Een sterk creditcardverwerkingssysteem beschermt zowel de onderneming als de klanten tegen fraude en datalekken door te voldoen aan beveiligingsstandaarden zoals PCI DSS. Deze compliance is belangrijk voor het beschermen van gevoelige klantinformatie en het behouden van vertrouwen.

• Concurrentievoordeel
  Door creditcardbetalingen te accepteren en een eenvoudige betaalervaring te bieden, kunnen ondernemingen een voordeel krijgen ten opzichte van concurrenten die deze opties niet bieden, waardoor ze meer klanten kunnen aantrekken en hun marktaandeel kunnen vergroten.

• Kostenoptimalisatie
  Door zorgvuldig de juiste creditcardverwerker te selecteren en te onderhandelen over gunstige tarieven en vergoedingen, kunnen ondernemingen hun activiteiten stroomlijnen, verwerkingskosten minimaliseren en hun kostenmarges optimaliseren.

• Toegang tot waardevolle data en inzichten
  Creditcardverwerkers leveren vaak gedetailleerde transactiegegevens en rapporten, waardoor ondernemingen verkopen kunnen volgen, trends kunnen identificeren en gegevensgestuurde beslissingen kunnen nemen die hun activiteiten en marketingstrategieën kunnen optimaliseren.

• Verminderd risico
  Door creditcards te accepteren, kunnen ondernemingen de risico's minimaliseren die gepaard gaan met het verwerken van grote hoeveelheden contant geld, zoals diefstal, verlies of wanbeheer.

• Aanpassingsvermogen
  Met een doordacht ontworpen creditcardverwerkingssysteem profiteren ondernemingen van meer flexibiliteit en kunnen ze zich aanpassen aan nieuwe betalingstechnologieën, zoals contactloze betalingen of digitale wallets. Zo kunnen ze de trends in de branche voorblijven en inspelen op veranderende klantvoorkeuren.

Door op een strategische manier een creditcardverwerkingssysteem op te zetten, profiteren ondernemingen van deze voordelen en kunnen ze een robuustere, aanpasbare basis creëren voor groei en stabiliteit.

Door samen te werken met een sterke betalingsverwerker kun je ervoor zorgen dat je systeem voor de verwerking van creditcardtransacties is afgestemd op jouw behoeften, terwijl je een veilige, efficiënte en conforme klantervaring kunt bieden. Een betalingsverwerker zoals Stripe kan het configuratieproces vereenvoudigen en je onderneming rechtstreeks toegang geven tot expertise op het gebied van het beheer van creditcardtransacties. Wil je meer informatie over hoe Stripe ondernemingen helpt bij de verwerking van creditcardtransacties? Lees dan deze pagina.