Les paiements ACH, ou Automated Clearing House, sont des paiements électroniques qui déplacent des fonds entre des comptes bancaires en utilisant le réseau ACH, établi aux États-Unis. Le réseau ACH, qui est géré par Nacha, a traité près de 31,5 milliards de paiements en 2023. Les paiements ACH sont utilisés pour les dépôts directs, les paiements de factures (par exemple, les factures de services publics, les hypothèques, les prêts), les transactions interentreprises (B2B) et les transactions gouvernementales, telles que les prestations de sécurité sociale et les remboursements d’impôts.

Ce guide explique le fonctionnement des paiements ACH, la durée de leur processus et ce que les entreprises peuvent faire pour améliorer la rapidité et réduire le coût des paiements ACH.

Que contient cet article?

• Transferts ACH contre virements bancaires
  
• Comment les paiements ACH sont-ils utilisés?
  
• Comment le traitement des paiements ACH fonctionne-t-il?
  
• Combien de temps dure le processus de paiement ACH?
  
• Combien coûtent les paiements ACH?
  
• Avantages des virements ACH pour les entreprises
  
• Les défis des paiements ACH pour les entreprises
  
• Bonnes pratiques en matière de traitement des paiements ACH
  

Virements ACH vs. virements bancaires

Les virements ACH et les virements bancaires sont deux méthodes différentes pour envoyer de l’argent par voie électronique. Chaque méthode présente des fonctionnalités, des vitesses de processus et des coûts associés différents.

Rapidité

Les virements ACH sont plus lents que les virements bancaires et prennent généralement de 1 à 3 jours ouvrables. Les virements bancaires sont généralement traités le jour même, voire en quelques minutes.

Coût

Les virements ACH sont généralement gratuits ou assortis de frais très bas, tandis que les virements bancaires sont plus onéreux.

Sécurité

Les virements ACH sont considérés comme plus sûrs en raison de leur processus de vérification plus rigoureux et des possibilités d’annulation en cas d’erreur. Les virements bancaires sont difficiles, voire impossibles à annuler, ce qui les rend plus risqués si l’expéditeur ou la banque saisit des informations incorrectes sur le compte.

Paiements internationaux

Bien que le réseau ACH soit établi aux États-Unis, les entreprises et les particuliers peuvent envoyer des paiements ACH vers d’autres pays disposant d’équivalents locaux d’ACH, notamment le Canada, l’Australie et le Royaume-Uni. Les virements bancaires constituent toutefois un choix plus courant pour les transferts internationaux, car les utilisateurs peuvent envoyer un virement bancaire vers n’importe quel pays.

Fréquence

Les virements ACH peuvent être utilisés pour des paiements récurrents, tandis que les virements bancaires sont généralement des transactions uniques.

Comment les paiements ACH sont-ils utilisés?

Les paiements ACH constituent un mode de paiement rentable pour de nombreux types d’entreprises. Ces paiements simplifient les opérations et soutiennent l’évolution globale vers des environnements électroniques et sans papier. Voici comment les entreprises peuvent utiliser les paiements ACH pour effectuer et recevoir des paiements.

• Recouvrement : Les entreprises peuvent utiliser les paiements ACH pour collecter les paiements de factures, de services rendus ou d’abonnements récurrents. Les paiements ACH sont moins coûteux et souvent plus faciles à gérer que le traitement des cartes de crédit, en particulier pour les facturations récurrentes.

• Dépôt direct pour la paie : Les employeurs utilisent les virements ACH pour payer les salaires, les primes et les dépenses sur les comptes bancaires de leurs employés. Cela simplifie le processus de paie et élimine la nécessité de produire des chèques physiques.

• Paiements des fournisseurs et des vendeurs : Les entreprises peuvent payer leurs fournisseurs et leurs vendeurs par ACH.

• Paiements des taxes : Les entreprises peuvent utiliser ACH pour payer les taxes fédérales et d’État.

• Transferts interentreprises : Pour les entreprises qui ont plusieurs divisions ou entités, les paiements ACH sont un outil important pour les transferts de fonds interentreprises.

• Paiement des loyers et des baux : Les entreprises de gestion immobilière et les agences immobilières utilisent ACH pour collecter les paiements des loyers et des baux, ce qui réduit la nécessité de manipuler des chèques et des espèces.

• Factures d’installations et de services publics :Les entreprises peuvent utiliser ACH pour payer leurs dépenses opérationnelles régulières, telles que les services publics, l’Internet et le téléphone. Cela permet d’automatiser le processus et d’éviter les interruptions de services essentiels.

Comment le traitement des paiements ACH fonctionne-t-il?

Voici comment fonctionne le processus de paiement ACH.

• Initiation du paiement : L'initiateur autorise une transaction ACH en fournissant son numéro de compte bancaire, son numéro d’acheminement et le montant de la transaction. L’initiateur précise s’il s’agit d’un crédit ACH (poussé sur un compte) ou d’un débit ACH (tiré d’un compte).

• Création du paiement : L’institution financière dépositaire d’origine (ODFI) établit le fichier de paiement ACH sur la base des instructions de l’initiateur.

• Création de lots : L’ODFI regroupe les transactions ACH similaires en lots pour un traitement efficace.

• Acheminement et classement :L’opérateur ACH trie les transactions en fonction de la banque destinataire (l’institution financière dépositaire réceptrice ou RDFI) et redirige les lots en conséquence.

• Traitement : L’IFDR reçoit le fichier de la transaction ACH de l’opérateur ACH. Il valide les informations relatives au compte et traite la transaction, soit en créditant le compte du destinataire, soit en débitant le compte du payeur.

• Règlements : Les fonds sont transférés entre l’ODFI et l’IFDR, généralement dans un délai de 1 à 3 jours ouvrables. Le donneur d’ordre et le bénéficiaire sont généralement informés de la fin de la transaction.

• Retours : Les erreurs telles qu’une insuffisance de fonds ou des informations erronées sur le compte peuvent entraîner un retour de paiement, c’est-à-dire que l’IFDR renvoie les fonds à l’ODFI.

Combien de temps dure le processus de paiement ACH?

Les virements ACH prennent généralement entre 1 et 3 jours ouvrables, mais le délai exact peut dépendre de plusieurs facteurs.

• Type de transfert : Il y a une petite différence entre les crédits ACH (pousser l’argent vers l’intérieur) et les débits (tirer l’argent vers l’extérieur). Les débits sont généralement traités plus rapidement que les crédits.

• Moment de la transaction : Les paiements ACH sont mis en lots tout au long de la journée en vue de leur processus. Un transfert initié plus tard dans la journée peut ne pas être inclus dans le premier lot, ce qui ajoute un jour à l’historique du processus. Veillez à initier les transferts en début de jour ouvrable pour avoir plus de chances d’être compris dans le premier lot.

• Date de la transaction : Les paiements ACH ne sont pas traités les week-ends et les jours fériés. Les paiements initiés à ces dates ne commenceront pas à être traités avant le jour ouvrable suivant.

• ACH le jour même : Certaines institutions financières proposent un processus ACH le jour même moyennant des frais supplémentaires. C’est une bonne option pour les paiements urgents.

• Retours de paiement : Des erreurs ou une insuffisance de fonds peuvent entraîner des retours de paiement, ce qui prolonge le délai de processus. L’initiateur doit vérifier toutes les informations relatives au compte (par exemple, le numéro d’acheminement, le numéro de compte) avant de commencer le transfert.

Combien coûtent les paiements ACH?

De nombreuses banques proposent des virements ACH gratuits ou à faible coût pour un usage personnel, en particulier pour les paiements de factures ou les transferts entre comptes au sein d’une même banque. Les frais de paiement ACH sont généralement beaucoup moins élevés que les frais de traitement des cartes de crédit ou de débit, mais le coût exact d’un paiement ACH varie en fonction des facteurs suivants.

• Type de transaction (débit ou crédit) : Les débits ACH (retrait des fonds) coûtent parfois un peu plus cher que les crédits ACH (dépôt des fonds).

• Prestataire de services de paiement : Chaque prestataire de services de paiement ou institution financière fixe sa propre structure tarifaire. Il peut s’agir de frais fixes par transaction, d’un pourcentage du montant de la transaction, de frais mensuels ou d’une combinaison de ces types de frais. Les entreprises qui traitent de gros volumes de transactions ACH peuvent être en mesure de négocier des taux plus bas avec leur prestataire de services de paiement.

• ACH le jour même : Les virements ACH le jour même sont généralement assortis de frais plus élevés.

Avantages des virements ACH pour les entreprises

Les paiements ACH profitent aux entreprises. En voici quelques-uns :

• Rentabilité : Les frais liés aux virements ACH sont généralement moins élevés que ceux liés aux transactions par carte de crédit et aux virements bancaires. Ils constituent un choix rentable, en particulier pour les entreprises dont le volume de transactions est élevé.

• Efficacité : Les entreprises peuvent automatiser les paiements récurrents via ACH. Cela permet de gagner du temps, de réduire le risque d’erreur manuelle et de diminuer la charge administrative liée au traitement des paiements.

• Prévisibilité : Les transactions ACH sont traitées selon un calendrier régulier, ce qui crée un flux de trésorerie prévisible pour une meilleure planification financière.

• Sécurité : Les paiements ACH sont considérés comme plus sûrs que les paiements par chèque traditionnels, qui sont susceptibles de faire l’objet de fraudes, telles que la falsification et le vol. La nature électronique des transferts ACH limite l’exposition des informations bancaires sensibles et réduit encore le risque de fraude.

• Plus rapide que les chèques : Bien qu’elles ne soient pas aussi rapides que certains paiements électroniques, les transactions ACH sont généralement plus rapides que le traitement des chèques.

• Moins de paperasse : L’ACH élimine la nécessité d’écrire, d’envoyer et de manipuler des chèques, ce qui simplifie le processus comptable et soutient les objectifs de prise en charge en charge de l’environnement.

• Inclusivité : Les paiements ACH peuvent être traités pour presque tous les comptes bancaires, y compris ceux qui ne peuvent pas faire l’objet de transactions par carte de crédit ou de débit. Cette inclusivité permet aux entreprises d’atteindre une base de clients plus large.

• Évolutivité : Au fur et à mesure que les entreprises se développent, ACH offre une solution évolutive qui peut traiter un nombre croissant de transactions sans augmentation correspondante des coûts ou de la complexité.

Les défis des paiements ACH pour les entreprises

Les paiements ACH ne sont pas à l’abri de la fraude et d’autres risques de sécurité. Voici quelques-unes des principales fonctionnalités de sécurité et des vulnérabilités potentielles des paiements ACH.

• Autorisation : Les règles ACH exigent que le donneur d’ordre obtienne l’autorisation explicite du client pour les transactions. Cela protège les clients, mais autorise également les entreprises à tenir des registres précis et à gérer les documents d’autorisation.

• Protection des données : Lors du traitement des paiements ACH, les entreprises doivent respecter des réglementations telles que la loi américaine Gramm-Leach-Bliley Act, qui mandate les institutions financières de protéger la sécurité et la confidentialité des données de leurs clients.

• Fraude potentielle: La fraude ACH peut se produire par le biais de tactiques telles que l’hameçonnage, dans lesquelles des acteurs frauduleux incitent des entreprises ou des particuliers à fournir des informations sur des comptes sensibles. Les entreprises doivent sensibiliser leurs employés à ces risques et mettre en place des contrôles internes rigoureux.

• Règles d’annulation : Les paiements ACH peuvent être annulés dans certaines circonstances, par exemple lorsqu’une transaction est traitée par erreur ou n’est pas autorisée. S’il s’agit d’une fonctionnalité de sécurité pour les consommateurs, elle peut présenter un risque de pertes de revenus pour les entreprises si elle n’est pas gérée correctement.

Bonnes pratiques en matière de traitement des paiements ACH

Pour profiter des avantages des virements ACH, les entreprises doivent donner la priorité à l’authentification, à la détection des fraudes sur le site et à l’éducation des clients. Voici quelques bonnes pratiques pour le traitement des paiements ACH.

Vérification préalable et identification

• Authentification avancée : Intégrez des protocoles d’authentification par strates, en particulier pour initier des transactions ACH. Envisagez la vérification biométrique (par exemple, l’empreinte digitale ou la reconnaissance faciale) pour les plateformes mobiles ou en ligne.

• Vérification des clients : Utilisez des outils tels que la liste du Trésor américain Office of Foreign Assets Control (OFAC) et les contrôles de lutte contre le blanchiment de capitaux (AML) pour éviter les transactions frauduleuses et les sanctions réglementaires.

Gestion des risques et détection des fraudes

• Analyse comportementale : Utilisez l’apprentissage automatique et l’analyse comportementale pour surveiller l’activité des comptes et détecter les anomalies qui s’écartent des mécanismes établis et qui pourraient indiquer une fraude.

• Limites de transaction : Établissez des limites de transaction dynamiques en fonction des données historiques du client, du contexte de la transaction et du profil de risque. Cela permet d’équilibrer la flexibilité opérationnelle et le contrôle des risques.

Calendriers de mise en lots

• _Mise en lot intelligente : _Optimisez le calendrier de la mise en lot des ACH en fonction de votre cycle d’entreprise, de vos besoins de trésorerie et des périodes de règlement de vos principaux clients et fournisseurs.

• Surveillance en temps réel : Intégrez des systèmes permettant de suivre l’état des processus ACH en temps réel, afin de réagir plus rapidement en cas d’échec ou de rejet d’une transaction.

Conformité et préparation en cas d’audit

• Mises à jour automatiques de la conformité : Utilisez un logiciel de conformité qui met automatiquement à jour vos systèmes en fonction des changements de réglementation dans le réseau ACH.

• Audits réguliers : Effectuez régulièrement des audits internes et de tiers de vos processus ACH afin de garantir le respect des règles de la Nacha et d’autres exigences réglementaires et d’identifier les points à améliorer dans vos stratégies de prévention de la fraude et de conformité.

Sécurité et confidentialité des données

• Chiffrement des données : Utilisez des méthodes de chiffrement avancées pour toutes les données en transit et au repos, y compris des algorithmes de chiffrement plus récents qui respectent ou dépassent les normes du secteur.

• Confidentialité intégrée : Intégrez la protection de la vie privée dans la conception de vos systèmes de traitement ACH, en protégeant les données des clients tout au long du cycle de vie de la transaction et en ne les rendant accessibles que sur la base d’autorisations spécifiques à un rôle.

Formation et soutien à la clientèle

• Éducation proactive des clients : Élaborez des programmes d’éducation complets pour informer les clients sur les aspects sécuritaires des transactions ACH, les scénarios de fraude les plus courants et les mesures de prévention qu’ils peuvent prendre.

• Assistance pour les requêtes ACH : Fournissez aux équipes de soutien à la clientèle une formation spécialisée pour le traitement des requêtes ACH de haut niveau.

Partenariats stratégiques

• Collaboration avec les banques et les entreprises de technologie financière : Établissez des partenariats avec les banques et les entreprises de technologie financière pour employer leurs technologies et leur savoir-faire, en particulier dans des domaines tels que la détection des fraudes, la gestion des risques et la conformité réglementaire.

• Participation aux forums du secteur  Participez aux forums et aux comités qui discutent des réglementations et des tendances ACH afin de rester à la pointe des développements du secteur et d’influencer l’élaboration des politiques.