Les virements ACH (Automated Clearing House) sont des paiements électroniques qui déplacent des fonds entre des comptes bancaires via le réseau ACH, basé aux États-Unis. Le réseau ACH, géré par la Nacha, a traité près de 31,5 milliards de paiements en 2023. Les virements ACH sont utilisés pour les dépôts directs, les paiements de factures (p. ex. factures de services publics, hypothèques, prêts), les transactions interentreprises (B2B) et les transactions des administrations publiques, telles que les prestations de sécurité sociale et les remboursements d’impôts.

Ce guide explique le fonctionnement des virements ACH, le délai nécessaire à leur traitement et comment les entreprises peuvent accélérer leur rapidité et réduire leur coût.

Sommaire de cet article

• Comparatif entre les virements ACH et les virements bancaires
  
• Comment les virements ACH sont-ils utilisés ?
  
• Comment le traitement des virements ACH fonctionne-t-il ?
  
• Combien de temps faut-il pour traiter les virements ACH ?
  
• Combien coûtent les virements ACH ?
  
• Avantages de l’utilisation de virements ACH pour les entreprises
  
• Faiblesses des virements ACH pour les entreprises
  
• Bonnes pratiques en matière de traitement des virements ACH
  

Comparatif entre les virements ACH et les virements bancaires

Les virements ACH et les virements bancaires sont deux méthodes différentes pour envoyer de l’argent par voie électronique. Chaque méthode présente des caractéristiques, des vitesses de traitement et des coûts associés différents.

Vitesse de traitement

Les virements ACH sont traités plus lentement que les virements bancaires, ils prennent généralement entre un et trois jours ouvrés. Les virements bancaires sont généralement traités dans la journée, voire en quelques minutes.

Coût

Les virements ACH sont généralement gratuits ou très peu onéreux, tandis que les virements bancaires sont plus chers.

Sécurité

Les virements ACH sont considérés comme plus sûrs en raison de leur processus de vérification plus rigoureux et de la possibilité d’annulation en cas d’erreur. Les virements bancaires sont difficiles, voire impossibles à annuler, ce qui les rend plus risqués si l’expéditeur ou la banque saisit des coordonnées bancaires erronées.

Paiements internationaux

Bien que le réseau ACH soit basé aux États-Unis, les entreprises et les particuliers peuvent effectuer des virements ACH vers d’autres pays avec des équivalents locaux d’ACH, notamment au Canada, en Australie et au Royaume-Uni. Toutefois, les virements bancaires sont un choix plus courant pour les virements internationaux, car les utilisateurs peuvent les envoyer vers n’importe quel pays.

Fréquence

Les virements ACH peuvent être utilisés pour les paiements récurrents, tandis que les virements bancaires sont généralement des transactions ponctuelles.

Comment les virements ACH sont-ils utilisés ?

Les virements ACH sont un moyen de paiement rentable pour de nombreux types d’entreprises. Ces paiements simplifient les opérations et accompagnent la transition mondiale vers des environnements électroniques et sans papier. Voici comment les entreprises peuvent utiliser les virements ACH pour effectuer et recevoir des paiements.

• Encaissement des paiements : les entreprises peuvent utiliser les virements ACH pour encaisser des paiements correspondant à des factures, des services rendus ou des abonnements récurrents. Les virements ACH sont moins coûteux et souvent plus faciles à gérer que le traitement des cartes de crédit, notamment pour les paiements récurrents.

• Dépôt direct de salaires : les employeurs utilisent les virements ACH pour verser des salaires, traitements, primes et dépenses sur les comptes bancaires de leurs employés. Cela simplifie le traitement des salaires et élimine la nécessité d’émettre des chèques physiques.

• Paiement aux fournisseurs : les entreprises peuvent payer leurs fournisseurs via ACH.

• Paiement d’impôts : les entreprises peuvent utiliser ACH pour payer leurs impôts fédéraux et d’État.

• Transferts inter-sociétés : Pour les entreprises qui opèrent avec plusieurs divisions ou entités, les paiements ACH sont un outil important pour leurs transferts de fonds inter-sociétés.

• Paiement de baux et de loyers : les sociétés de gestion immobilière et les sociétés immobilières utilisent ACH pour collecter les paiements de baux et de loyers, ce qui diminue leur gestion de chèques et d’espèces.

• Factures de services : les entreprises peuvent utiliser ACH pour régler leurs dépenses opérationnelles courantes telles que les services d’utilité publique, Internet et téléphoniques. Cela permet d’automatiser le processus et d’éviter les interruptions de services essentiels.

Comment le traitement des virements ACH fonctionne-t-il ?

Voici comment fonctionne le processus de paiement ACH.

• Initiation du paiement : l’initiateur autorise une transaction ACH en fournissant son numéro de compte bancaire, son numéro de routage et le montant de la transaction. Il précise s’il s’agit d’un crédit ACH (virement sur un compte) ou d’un débit ACH (prélèvement sur un compte).

• Création du paiement : l’ODFI (Originating Depository Financial Institution) crée le fichier de paiement ACH selon les instructions de l’initiateur.

• Traitement par lots : l’ODFI regroupe les transactions ACH similaires en lots pour un traitement efficace.

• Routage et tri : l’opérateur ACH trie les transactions selon la banque de destination (la RDFI, ou Receiving Depository Financial Institution) et achemine les lots en conséquence.

• Traitement : la RDFI reçoit le fichier de paiement ACH que l’opérateur ACH a envoyé. Elle valide les coordonnées bancaires et traite la transaction en créditant le compte du bénéficiaire ou en débitant le compte du payeur.

• Virement des fonds : les fonds sont généralement transférés de l’ODFI à la RDFI dans un délai de un à trois jours ouvrables. L’initiateur et le bénéficiaire sont habituellement notifiés lorsque la transaction est terminée.

• Retours : des erreurs telles que des fonds insuffisants ou des coordonnées bancaires erronées peuvent entraîner des retours de paiement, la RDFI renvoie alors les fonds à l’ODFI.

Combien de temps faut-il pour traiter les virements ACH ?

Les virements ACH prennent généralement un à trois jours ouvrés, mais le délai exact peut dépendre de plusieurs facteurs.

• Type de transfert : il y a une petite différence entre les crédits ACH (entrées d'argent) et les débits ACH (sorties d'argent). Les débits sont généralement traités plus rapidement que les crédits.

• Délai d’initiation : les virements ACH sont regroupés tout au long de la journée pour être traités. Un transfert initié plus tard dans la journée peut ne pas être inclus dans le premier lot, ce qui ajoute une journée au délai de traitement. Veillez à initier vos virements effectués dans un jour ouvrable assez tôt pour augmenter vos chances qu’ils soient inclus dans le premier lot.

• Date d’initiation : les virements ACH ne sont pas traités les week-ends ni les jours fériés. Les paiements initiés à ces dates ne seront traités qu’à partir du jour ouvrable suivant.

• ACH le jour même : Certains établissements financiers proposent le traitement des virements ACH le jour même moyennant des frais supplémentaires. Il s’agit d’une option utile en cas de paiements urgents.

• Retours de paiement : des erreurs ou des fonds insuffisants peuvent entraîner des retours de paiement allongeant le délai de traitement. L’initiateur doit vérifier toutes les coordonnées bancaires (p. ex. numéro de routage ou numéro de compte) avant de lancer son virement.

Combien coûtent les virements ACH ?

De nombreuses banques proposent des virements ACH gratuits ou à faible coût pour un usage personnel, notamment pour les paiements de factures ou les virements entre comptes au sein d’une même banque. Les frais des virements ACH sont généralement bien inférieurs aux frais de traitement des cartes de crédit ou de débit, mais le coût exact d’un virement ACH varie en fonction de plusieurs facteurs.

• Type de transaction (débit ou crédit) : les débits ACH (prélèvement de fonds) coûtent parfois un peu plus cher que les crédits ACH (virement de fonds).

• Prestataire de services de paiement : chaque prestataire de services de paiement ou établissement financier fixe ses propres frais. Il peut s’agir d’un montant fixe par transaction, d’un pourcentage du montant de la transaction, de frais mensuels ou d’une combinaison de ces types de frais. Les entreprises qui traitent des gros volumes de transactions ACH peuvent tenter de négocier des tarifs plus bas avec leur prestataire de services de paiement.

• ACH le jour même : Les virements ACH le jour même entraînent généralement des frais plus élevés.

Avantages de l’utilisation de virements ACH pour les entreprises

Les virements ACH offrent de nombreux avantages aux entreprises. En voici quelques-uns :

• Rentabilité : les virements ACH engendrent généralement des frais moins élevés que les transactions par carte de crédit et les virements bancaires. C’est un choix rentable, particulièrement pour les entreprises traitant des volumes importants de transactions.

• Efficacité : les entreprises peuvent automatiser leurs paiements récurrents via ACH. Cela permet de gagner du temps, de réduire le risque d’erreurs manuelles et d’alléger la charge administrative associée au traitement des paiements.

• Prévisibilité : les transactions ACH sont traitées régulièrement, ce qui crée un flux de trésorerie prévisible permettant une meilleure planification financière.

• Sécurité : les virements ACH sont considérés comme plus sûrs que les paiements par chèque traditionnels, qui sont vulnérables aux stratégies frauduleuses telles que la falsification et le vol. La nature électronique des virements ACH limite l’exposition des coordonnées bancaires sensibles et réduit encore le risque de fraude.

• Plus rapide que les chèques : bien qu’elles ne soient pas aussi rapides que certains paiements électroniques, les transactions ACH sont généralement plus rapides que le traitement des chèques.

• Moins de paperasse : ACH élimine le besoin de rédiger, d’envoyer et de traiter des chèques, ce qui crée un processus comptable plus simple et soutient les objectifs de durabilité environnementale.

• Inclusivité : les virements ACH peuvent être traités pour presque tous les comptes bancaires, y compris ceux qui ne sont pas admissibles aux transactions par carte de crédit ou de débit. Cette inclusivité permet aux entreprises d’atteindre une clientèle plus large.

• Évolutivité : lorsque les entreprises se développent, ACH propose une solution évolutive capable de traiter un nombre croissant de transactions sans augmenter en conséquence les coûts et la complexité.

Faiblesses des virements ACH pour les entreprises

Les virements ACH ne sont pas immunisés contre la fraude et d’autres risques de sécurité. Voici quelques-unes des principales fonctionnalités de sécurité et quelques vulnérabilités potentielles des virements ACH.

• Autorisation : les règles ACH imposent à l’initiateur d’obtenir une autorisation explicite du client pour les transactions. Cela protège les clients, mais oblige également les entreprises à tenir des registres précis et à gérer les documents d’autorisation.

• Protection des données : dans le cadre de leur traitement des virements ACH, les entreprises doivent se conformer à plusieurs réglementations et lois, dont le Gramm-Leach-Bliley Act aux États-Unis, qui oblige les établissements financiers à protéger la sécurité et la confidentialité des données du client.

• Risque de fraude : des fraudes ACH peuvent se produire par le biais de stratégies telles que l’hameçonnage, qui consiste à inciter les entreprises/particuliers à fournir leurs coordonnées bancaires sensibles. Les entreprises doivent former leurs employés sur ces risques et mettre en place des contrôles internes rigoureux.

• Règles d’annulation : les virements ACH peuvent être annulés dans certaines circonstances, notamment lorsqu’une transaction est traitée par erreur ou non autorisée. Bien qu’il s’agisse d’une mesure de sécurité pour les clients, elle peut entraîner un risque de perte de revenus pour les entreprises si elle n’est pas gérée correctement.

Bonnes pratiques en matière de traitement des virements ACH

Pour profiter des avantages des virements ACH, les entreprises doivent agir sur l’authentification, la détection de la fraude et la formation du client. Voici quelques bonnes pratiques pour le traitement des virements ACH.

Devoir de vigilance et authentification

• Authentification avancée : implémentez des protocoles d’authentification à plusieurs niveaux, notamment pour l’initiation de transactions ACH. Envisagez d’opter pour la vérification biométrique (p. ex., empreintes digitales ou reconnaissance faciale) pour les plateformes mobiles ou en ligne.

• Vérification client : utilisez des outils tels que la liste du Bureau du contrôle des avoirs étrangers (OFAC) du Trésor américain et les contrôles pour la lutte contre le blanchiment d’argent (AML) pour éviter les transactions frauduleuses et les sanctions réglementaires.

Gestion des risques et détection de la fraude

• Analyse comportementale : utilisez le machine learning et l’analyse comportementale pour surveiller l’activité des comptes et détecter les anomalies qui s’écartent des schémas établis et qui pourraient indiquer une fraude.

• Limites de transaction : définissez des limites de transactions dynamiques en fonction des données historiques, du contexte de la transaction et du profil de risque du client. Cela permet de combiner souplesse opérationnelle et contrôle des risques.

Planification des lots

• Traitement par lots intelligent : optimisez vos lots de virements ACH en fonction de votre cycle d’activité, de vos besoins de trésorerie et des périodes de règlement de vos principaux clients et fournisseurs.

• Surveillance en temps réel : mettez en place des systèmes pour surveiller l’état des traitements ACH en temps réel, pour des réactions plus rapides en cas d'échec ou de rejet d'une transaction.

Conformité et préparation aux audits

• Automatisation des mises à jour de conformité : utilisez un logiciel de vérification de conformité qui met automatiquement à jour vos systèmes en réponse aux évolutions réglementaires dans le réseau ACH.

• Audits réguliers : réalisez régulièrement des audits internes et externes de vos processus ACH pour garantir le respect des règles de la Nacha et autres exigences réglementaires et pour identifier les domaines à améliorer dans vos stratégies de prévention de la fraude et de conformité.

Sécurité et confidentialité des données

• Chiffrement des données : utilisez des méthodes de chiffrement avancées pour toutes les données en transit et au repos, y compris les algorithmes de chiffrement les plus récents qui respectent ou dépassent les normes sectorielles.

• Confidentialité dès la conception : intégrez la confidentialité dans la conception de vos systèmes de traitement ACH, en protégeant les données des clients tout au long du cycle de vie des transactions et en les rendant accessibles uniquement sur la base d’autorisations spécifiques aux rôles.

Formation et assistance aux clients

• Formation proactive des clients : développez des programmes de formation complets pour informer vos clients sur la sécurité des transactions ACH, les scénarios de fraude courants et les mesures préventives qu’ils peuvent prendre.

• Prise en charge des requêtes ACH : fournissez à vos services d’assistance une formation spécialisée pour le traitement des questions ACH de haut niveau.

Partenariats stratégiques

• Collaboration avec les banques et les fintechs : collaborez avec des banques et des fintechs pour mettre à profit leurs technologies et leur expertise, notamment dans des domaines tels que la détection de la fraude, la gestion des risques et la conformité réglementaire.

• Participation à des forums sectoriels : participez aux forums et aux comités qui discutent des réglementations et des tendances de l’ACH afin de rester au fait des évolutions et d’influencer l’action politique.