La plupart des associations collectent régulièrement des frais auprès de leurs membres, qu’ils soient mensuels, trimestriels, semestriels ou annuels. Ils sont souvent collectés par prélèvement SEPA. Stripe facilite l’intégration et le traitement du prélèvement SEPA. Nous vous expliquerons ici ce qu’est le prélèvement SEPA, comment le traiter avec Stripe, les avantages qu’il offre et les exigences qu’une association doit remplir pour collecter des fonds sur les comptes de ses membres par prélèvement SEPA. Vous trouverez également des modèles de mandat SEPA et de notification de prélèvement SEPA.

Contenu de l’article

• Qu’est-ce qu’un prélèvement SEPA?
  
• Quels sont les avantages du prélèvement SEPA pour les associations?
  
• Quelles sont les exigences auxquelles une association doit répondre pour collecter les cotisations de ses membres via le SEPA?
  
• Comment une association doit-elle formater son mandat SEPA?
  
• Comment une association doit-elle formater sa notification de prélèvement SEPA?
  

Qu’est-ce qu’un prélèvement SEPA?

Le prélèvement automatique de l’Espace unique de paiement en euros (SEPA) est un mode de paiement électronique standardisé. Il a été introduit en 2014 et est désormais utilisé dans toute l’Union européenne, ainsi qu’en Islande, au Liechtenstein et en Norvège, qui ne font pas partie de l’UE mais de l’Espace économique européen.

L’objectif du SEPA était de simplifier les paiements internationaux, y compris les transferts et les prélèvements automatiques. À cette fin, les systèmes de paiement nationaux ont été mis à jour. En Allemagne, par exemple, le système de prélèvement automatique a été remplacé par le mandat prélèvement SEPA. Depuis lors, le code international d’identification bancaire (BIC) a été utilisé à la place du numéro d'acheminement bancaire, et le numéro de compte bancaire international (IBAN) a été utilisé à la place du numéro de compte.

Le prélèvement SEPA est la procédure Standard dans de nombreux territoires en termes de paiements récurrents. Il existe une différence entre le prélèvement automatique SEPA B2B et le prélèvement SEPA de base. Le premier est conçu pour les transactions interentreprises (B2B) entre entreprises, tandis que le second est pour les transactions clients générales. Si les associations veulent collecter des cotisations, elles utilisent un prélèvement SEPA de base. Cela permet aux associations de transférer de l’argent de leurs membres ou donateurs vers le compte de l’association sans que les membres ou donateurs n’aient à effectuer un transfert actif. Tout ce dont l’association a besoin est un mandat de prélèvement automatique. Le mandat de prélèvement automatique est l’autorisation qui permet à l’association de transférer de l’argent des comptes de ses membres, soit de manière ponctuelle, soit de manière récurrente. Pour en savoir plus, consultez notre article sur les prélèvements SEPA.

Avec Stripe Payments, vous pouvez facilement collecter et gérer les cotisations des membres de votre association. Payments peut également offrir à vos membres d’autres options de paiement, telles que transferts bancaires, paiements par carte ou Payment Links, et simplifier vos processus de comptabilité et de rapprochement grâce à nos rapports financiers et comptables prêts à l’emploi.

Il n’est pas nécessaire d’intégrer individuellement le prélèvement SEPA et les autres modes de paiement. Lorsque vous utilisez nos produits frontaux, Stripe détermine automatiquement les modes de paiement les plus pertinents à afficher au client. En savoir plus sur les prélèvements SEPA avec Stripe.

Quels sont les avantages du prélèvement SEPA pour les associations?

Par rapport aux paiements en espèce ou aux transferts particuliers, le prélèvement SEPA offre plusieurs avantages aux associations lors de la perception des cotisations :

• Automatisation : si le prélèvement automatique est actif, les cotisations sont automatiquement déduites du compte du membre. Cela est plus facile pour les membres, car ils n’ont aucune action à effectuer et ne peuvent donc pas oublier de payer. Cela garantit également que les associations reçoivent les fonds à temps. Bien qu’il existe des cas particuliers où la banque d’un membre peut bloquer le prélèvement automatique si les fonds sur le compte sont insuffisants et où les membres peuvent s’opposer à un paiement dans les huit semaines, les associations ont généralement la garantie de recevoir des paiements fiables. Cela signifie également que les associations gagnent du temps qu’elles auraient autrement consacré à envoyer des rappels aux membres individuels pour les paiements en souffrance.
  
• Prévisibilité : les associations peuvent choisir les dates précises auxquelles les comptes de leurs membres sont débités.Elles savent ainsi exactement quand elles disposeront des cotisations.
  
• Gestion simple : l’automatisation des prélèvements SEPA allège la charge administrative des associations. Lorsqu’une association ne compte que quelques membres, le travail administratif est généralement minime. Cependant, à mesure que le nombre de membres augmente, les processus comptables requis augmentent également. Plusieurs prélèvements automatiques peuvent être regroupés en un seul prélèvement automatique collectif. Cela permet à l’association d’envoyer un ensemble de données consolidé à sa banque au lieu d’envoyer chaque prélèvement automatique individuellement.
  
• Flexibilité : en cas d’évolution des cotisations, l’association peut facilement mettre à jour ces modifications dans le mandat de prélèvement SEPA sans nécessiter aucune action de la part des membres. Les nouveaux membres peuvent être intégrés rapidement et facilement au système de prélèvement SEPA.
  
• Confiance : le droit d’opposition de huit semaines prévu par le système de prélèvement SEPA renforce la confiance dans ce mode de paiement et peut renforcer la confiance dans l’association elle-même. De plus, toutes les transactions peuvent être retracées et facilement vérifiées dans les relevés de compte des membres.
  
• Faibles coûts : bien que le coût du prélèvement SEPA varie d’une institution financière à l’autre, il est généralement inférieur à celui des autres modes de paiement. De plus, il n’y a pas de rappels – et donc pas de coûts associés – si les cotisations des membres sont reçues à temps avec prélèvement automatique.
  

Quelles sont les exigences auxquelles une association doit répondre pour collecter les cotisations auprès du SEPA?

Pour utiliser les prélèvements SEPA, les associations doivent répondre à certaines exigences. Celles-ci concernent les aspects organisationnels, techniques, et juridiques.

• Compte bancaire conforme au SEPA : l’exigence de base pour les prélèvements SEPA est un compte bancaire qui peut les recevoir. L’association doit disposer d’un tel compte configuré par son institution financière.
  
• Logiciels : l’association doit avoir accès à un logiciel conforme au SEPA ou à un système de services bancaires en ligne capable de créer et de gérer des prélèvements SEPA.
  
• Identifiant de créancier : chaque association souhaitant collecter des cotisations par prélèvement automatique exige un identifiant de créancier, qui l’identifie de manière unique comme bénéficiaire dans toute la zone SEPA. En Allemagne, il peut être demandé à la Bundesbank allemande. Les données pertinentes de l’association doivent être saisies et une personne de contact doit être désignée. La personne de contact recevra alors une requête par courriel pour activer les données du formulaire d’inscription. Cela doit être fait dans un délai de 10 jours, sinon les données seront supprimées. Une fois les données activées par la personne de contact, un identifiant de créancier est attribué et envoyé par courriel. Celui-ci doit ensuite être transmis à la banque de l’association.
  
• Contrat d’encaissement : avant que les institutions financières n’implémentent le prélèvement SEPA pour une association, elles évaluent le risque de prélèvements automatiques retournés. Elles ne peuvent refuser de fournir le service à l’association que si le risque estimé est élevé. Cependant, cela se produit rarement dans le cas des associations. Si l’évaluation est positive, l’association et l’institution financière concluent un accord de prélèvement automatique. Cet accord est à la base de la soumission des prélèvements SEPA.
  
• Mandat SEPA : en suivant ces étapes, l’association crée les conditions nécessaires pour les prélèvements SEPA. L’étape suivante consiste à obtenir l’autorisation de l’autre partie, c’est-à-dire les membres, qui doivent donner un mandat SEPA pour autoriser l’association à prélever de l’argent sur leurs comptes. Il n’y a pas de formulaire spécifique requis pour le mandat SEPA, mais certaines exigences doivent être remplies. Le mandat doit être écrit et inclure le nom, l’adresse, les informations du compte et la signature du membre. Il est également important de préciser si le mandat concerne des paiements récurrents ou ponctuels. De plus, le mandat doit inclure le nom, l’adresse et le numéro d’identification de créancier de l’association. Enfin, l’association doit fournir une référence de mandat. Il s’agit d’un numéro unique qui peut être utilisé pour identifier la personne qui émission le mandat, souvent le numéro d’adhésion. La formulaire d'inscription d’adhésion peut également être combinée avec le mandat SEPA, mais dans ce cas, une signature distincte est requise.
  
• Gestion des mandats : les associations qui délivrent des mandats de prélèvement automatique doivent les gérer et les documenter soigneusement. Les mandats SEPA expirent s’ils ne sont pas utilisés dans les 36 mois suivant leur signature. Cependant, chaque prélèvement automatique prolongera la validité du mandat de 36 mois supplémentaires. Les mandats SEPA doivent être conservés au dossier même après qu’un membre a quitté l’association. Si une adhésion prend fin, l’association doit conserver le mandat SEPA correspondant pendant au moins 14 mois.
  
• Notifications : les associations ont le devoir d’informer leurs membres et doivent les informer du prélèvement SEPA. Cela peut se faire, par exemple, lors de l’assemblée générale. Cependant, un préavis doit également être donné par lettre circulaire ou par d’autres moyens, tels que le site Web de l’association, le magazine de l’association, ou le panneau d’affichage. Le préavis doit être donné 14 jours avant la date d’échéance, sauf convention contraire.
  
• Soumission des prélèvements automatiques : l’association doit soumettre les prélèvements SEPA à son institution financière en temps opportun. Ils doivent être soumis au moins un jour ouvrable bancaire avant la date d’échéance. Cependant, par sécurité, il est conseillé de contacter l’institution financière à l’avance. Les prélèvements automatiques doivent être créés au format XML SEPA, qui est le format normalisé pour les transactions SEPA.
  
• Protection des données : il est important que les associations respectent les directives du Règlement général sur la protection des données (RGPD), en particulier lorsqu’elles traitent les données personnelles sensibles des membres pour les prélèvements SEPA. De plus, les membres doivent consentir au stockage et au traitement de leurs données.
  

Comment une association doit-elle formater son mandat SEPA?

Aucun formulaire spécifique n’est nécessaire pour le mandat SEPA, mais certaines conditions sont remplies. Vous trouverez ci-dessous un modèle de mandat SEPA, qui autorise une association à effectuer régulièrement des prélèvements automatiques.

Avec un mandat SEPA pour un paiement ponctuel, vous pouvez remplacer la première phrase par la suivante :

J’autorise [nom de l’association] à collecter par prélèvement automatique un paiement ponctuel sur mon compte.

Comment une association doit-elle formater sa notification de prélèvement SEPA?

Vous trouverez ci-dessous un exemple de notification de prélèvement automatique pour un prélèvement récurrent.