Ob monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder einmal im Jahr – die meisten Vereine erheben regelmäßige Mitgliedsbeiträge von ihren Mitgliedern. Häufig werden diese mithilfe einer SEPA-Lastschrift eingezogen. Mit Stripe ist die Integration und Abwicklung von SEPA-Lastschriften ganz einfach. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine SEPA-Lastschrift ist, wie Sie diese über Stripe abwickeln, welche Vorteile sie bietet und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit ein Verein per Lastschrift Geld vom Konto seiner Mitglieder einziehen kann. Zudem finden Sie Vorlagen für ein SEPA-Mandat sowie eine SEPA-Lastschriftankündigung.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist das SEPA-Lastschriftverfahren?
  
• Was sind die Vorteile des SEPA-Lastschriftverfahrens für Vereine?
  
• Welche Voraussetzungen muss ein Verein erfüllen, um - Mitgliedsbeiträge mit SEPA einziehen zu können?
  
• Wie kann das SEPA-Mandat eines Vereins aussehen?
  
• Wie kann eine SEPA-Lastschriftankündigung eines Vereins aussehen?
  

Was ist das SEPA-Lastschriftverfahren?

Die SEPA-Lastschrift ist ein standardisiertes elektronisches Zahlungsverfahren. Es wurde 2014 eingeführt und wird mittlerweile in sämtlichen EU-Staaten sowie in Island, Liechtenstein und Norwegen genutzt, die zwar nicht Teil der Europäischen Union, aber des Europäischen Wirtschaftsraums sind.

„SEPA“ steht für „Single Euro Payments Area“ – was übersetzt werden kann mit „einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum“. Ziel der SEPA-Einführung war eine Vereinfachung des internationalen Zahlungsverkehrs, inklusive der Überweisungen und des Lastschriftverkehrs. Hierfür wurden die nationalen Bezahlsysteme modifiziert. In Deutschland wurde beispielsweise der Bankeinzug durch das SEPA-Lastschriftmandat ersetzt. Seither wird statt der Bankleitzahl die internationale BIC (Bank Identifier Code) sowie statt der Kontonummer die IBAN (International Bank Account Number) verwendet.

Die SEPA-Lastschrift ist in vielen Bereichen das Standardverfahren, wenn es um wiederkehrende Zahlungen geht. Es wird unterschieden zwischen der SEPA-Firmenlastschrift und der SEPA-Basislastschrift. Erstere ist für B2B-Transaktionen zwischen Unternehmen gedacht, Letztere für allgemeine Kundentransaktionen. Möchten Vereine Mitgliedsbeiträge einziehen, nutzen sie die SEPA-Basislastschrift. Damit können sie von ihren Mitgliedern oder Spenderinnen und Spendern Geld auf das Vereinskonto überweisen lassen, ohne dass diese aktiv eine Überweisung tätigen müssen. Der Verein benötigt hierfür lediglich eine Einzugsermächtigung, das sogenannte Lastschriftmandat. Die Einzugsermächtigung ist die Genehmigung, die es dem Verein erlaubt, Geld vom Konto seiner Mitglieder abzubuchen – einmalig oder regelmäßig. Ausführliche Informationen finden Sie in unserem Artikel „SEPA-Lastschrift: Ein detaillierter Leitfaden“.

Mit Stripe Payments können Sie die Beiträge Ihrer Vereinsmitglieder ganz einfach einziehen und verwalten. Darüber hinaus können Sie Ihren Mitgliedern mit Payments weitere Zahlungsoptionen wie beispielsweise Banküberweisung, Kartenzahlung oder Zahlungslinks anbieten und Ihre buchhalterische Erfassung und den Abgleich von Transaktionen mit unseren out of the box verfügbaren Finanz- und Buchhaltungsberichten deutlich vereinfachen.

Sie müssen dazu SEPA-Lastschrift und andere Zahlungsmethoden nicht einzeln integrieren. Wenn Sie unsere Frontend-Produkte verwenden, ermittelt Stripe automatisch die relevantesten anzuzeigenden Zahlungsmethoden. Erhalten Sie weitere Informationen zu SEPA-Lastschriften mit Stripe.

Was sind die Vorteile des SEPA-Lastschriftverfahrens für Vereine?

Gegenüber Barzahlungen oder Einzelüberweisungen bietet die SEPA-Lastschrift für Vereine einige Vorteile, wenn sie Mitgliedsbeiträge einziehen möchten:

• Automatisierung: Ist die Lastschrift aktiv, wird der Mitgliedsbeitrag automatisch vom Konto der Mitglieder abgebucht. Dies bedeutet einerseits eine Entlastung der Mitglieder, die nicht selbst tätig werden müssen und damit die Zahlungen auch nicht vergessen können. Andererseits können sich die Vereine darauf verlassen, dass sie pünktlich ihr Geld erhalten. Die Bank des Mitglieds kann die Abbuchung zwar verhindern, wenn das Konto nicht ausreichend gedeckt ist, und auch die Mitglieder selbst können einer Zahlung innerhalb von acht Wochen widersprechen – diese Sonderfälle ausgenommen können Vereine jedoch mit einer verlässlichen Zahlung rechnen. Dies bedeutet auch, dass Vereine sich die Zeit sparen, die verloren geht, wenn sie Mahnungen für offene Zahlungen an einzelne Mitglieder versenden müssen.
  
• Planbarkeit: Die Vereine können selbst festlegen, an welchen Stichtagen das Geld von den Konten ihrer Mitglieder abgebucht wird. Damit wissen sie genau, wann ihnen die Mitgliedsbeiträge zur Verfügung stehen.
  
• Einfache Verwaltung: Die Automatisierung durch die SEPA-Lastschrift bedeutet für Vereine eine bürokratische Entlastung. Zählt der Verein nur wenige Mitglieder, hält sich der Verwaltungsaufwand meist noch in Grenzen; doch mit steigender Mitgliederanzahl steigen auch die notwendigen Vorgänge in der Buchhaltung. Es ist möglich, mehrere Lastschriften zu einer Sammellastschrift zusammenzufassen. Damit kann der Verein seiner Bank einen gebündelten Datensatz übergeben, statt jede Lastschrift einzeln zu übermitteln.
  
• Flexibilität: Sollten sich die Mitgliedsbeiträge ändern, kann der Verein diese Änderungen einfach im SEPA-Lastschriftmandat anpassen, ohne dass die Mitglieder selbst aktiv werden müssen. Neumitglieder können schnell und unkompliziert in das SEPA-Lastschriftverfahren eingebunden werden.
  
• Vertrauen: Durch das achtwöchige Widerrufsrecht ist das SEPA-Lastschriftverfahren eine vertrauenswürdige Zahlungsmethode, die auch das Vertrauen in den Verein erhöhen kann. Hinzu kommt, dass alle Transaktionen in den Kontoauszügen der Mitglieder nachvollzogen und leicht überprüft werden können.
  
• Geringe Kosten: Obwohl die Kosten für SEPA-Lastschriften von Bank zu Bank variieren, fallen sie grundsätzlich geringer aus als bei anderen Zahlungsmethoden. Zudem entfallen Mahnungen und die damit verbundenen Kosten, wenn die Mitgliedsbeiträge durch die automatische Lastschrift pünktlich eingehen.
  

Welche Voraussetzungen muss ein Verein erfüllen, um Mitgliedsbeiträge mit SEPA einziehen zu können?

Um SEPA-Lastschriften nutzen zu können, müssen Vereine bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Diese betreffen organisatorische, technische und rechtliche Aspekte.

• SEPA-fähiges Bankkonto: Grundvoraussetzung für die SEPA-Lastschrift ist ein Bankkonto, welches diese einziehen kann. Ein solches Konto muss der Verein von seiner Bank einrichten lassen.
  
• Software: Eine weitere technische Voraussetzung: Der Verein benötigt Zugang zu einer SEPA-konformen Software oder einem Online-Banking-System, das die Erstellung und Verwaltung von SEPA-Lastschriften ermöglicht.
  
• Gläubiger-Identifikationsnummer: Jeder Verein, der Mitgliedsbeiträge per Lastschrift einziehen möchte, benötigt eine Gläubiger-Identifikationsnummer, die ihn im gesamten SEPA-Raum eindeutig als Zahlungsempfängerin beziehungsweise -empfänger identifiziert. In Deutschland kann diese bei der Deutschen Bundesbank beantragt werden. Hierfür müssen die relevanten Daten des Vereins eingegeben sowie eine Ansprechpartnerin beziehungsweise ein Ansprechpartner genannt werden. Die Ansprechperson wird anschließend per E-Mail aufgefordert, die Antragsdaten freizuschalten. Dies muss innerhalb von zehn Tagen geschehen, sonst werden die Angaben gelöscht. Werden die Daten von der Ansprechperson freigeschaltet, wird eine Gläubiger-Identifikationsnummer vergeben und per E-Mail versandt. Diese muss dann an die jeweilige Hausbank weitergeleitet werden.
  
• Inkasso-Vereinbarung: Bevor Banken einen Verein für das SEPA-Lastschriftverfahren freischalten, prüfen sie, wie hoch das Risiko von Rücklastschriften ist. Nur wenn die Schätzung hoch ausfällt, können sie dem Verein den Service verweigern. Gerade bei Vereinen kommt dies jedoch selten vor. Fällt die Prüfung positiv aus, schließen Verein und Bank eine Inkasso-Vereinbarung. Dieser Vertrag ist die Grundlage für die Einreichung von SEPA-Lastschriften.
  
• SEPA-Mandat: Mit diesen Schritten sind vonseiten des Vereins die Voraussetzungen für die SEPA-Lastschrift geschaffen. Im nächsten Schritt muss die Erlaubnis von der Gegenseite eingeholt werden, das heißt von den Mitgliedern. Diese müssen ein SEPA-Mandat erteilen, damit der Verein Geld von ihrem Konto abbuchen kann. Für das SEPA-Mandat ist keine spezifische Form vorgeschrieben; es gibt jedoch einige Vorgaben, die erfüllt sein müssen. Das Mandat muss schriftlich vorliegen und den Namen, die Adresse, die Kontoverbindung sowie die Unterschrift des Mitglieds enthalten. Wichtig ist ebenfalls die Angabe, ob das Mandat für eine einmalige oder wiederkehrende Zahlungen vergeben wird. Zudem muss der Name, die Adresse und die Gläubiger-Identifikationsnummer des Vereins Teil des Mandats sein. Zuletzt muss der Verein eine Mandatsreferenz angeben. Dies meint eine eindeutige Nummer, mit welcher die Person, die das Mandat vergibt, identifiziert werden kann. Häufig wird hierfür die Mitgliedsnummer genutzt. Es ist im Übrigen möglich, das SEPA-Mandat mit dem Mitgliedsantrag zu verbinden. In diesem Fall ist jedoch eine separate Unterschrift notwendig.
  
• Mandatsverwaltung: Die erteilten Lastschriftmandate müssen vom Verein sorgfältig dokumentiert und verwaltet werden. SEPA-Mandate verlieren ihre Gültigkeit, wenn sie 36 Monate nach der Unterschrift nicht genutzt wurden. Mit jedem Lastschrifteinzug verlängert sich die Gültigkeit hingegen um 36 weitere Monate. SEPA-Mandate müssen in jedem Falle aufbewahrt werden – auch nach dem Austritt eines Mitglieds aus dem Verein. Endet eine Mitgliedschaft, muss das entsprechende SEPA-Mandat mindestens 14 Monate vom Verein vorgehalten werden.
  
• Ankündigung: Vereine unterliegen einer Informationspflicht und müssen ihren Mitgliedern einen SEPA-Lastschrifteinzug ankündigen. Dies kann beispielsweise im Rahmen der Mitgliederversammlung geschehen. Es empfiehlt sich jedoch, die Vorabinformation zusätzlich per Rundschreiben zu übermitteln oder auf anderem Wege zu veröffentlichen – beispielsweise auf der Website des Vereins, in der Vereinszeitschrift oder am schwarzen Brett. Sofern keine anderen Vereinbarungen bestehen, sollte die Lastschriftankündigung 14 Tage vor dem Fälligkeitsdatum erfolgen.
  
• Einreichung der Lastschriften: Der Verein muss die SEPA-Lastschriften rechtzeitig bei seiner Bank einreichen. Die Einreichung muss mindestens einen Bankarbeitstag vor dem Fälligkeitsdatum erfolgen. Wer auf Nummer sichergehen möchte, sollte jedoch besser noch früher Kontakt mit seiner Bank aufnehmen. Die Lastschriften müssen im SEPA-XML-Format erstellt werden, welches das standardisierte Format für SEPA-Transaktionen ist.
  
• Datenschutz: Es ist wichtig, dass Vereine die Datenschutzrichtlinien der DSGVO einhalten – besonders im Umgang mit den sensiblen personenbezogenen Daten der Mitglieder, die für die SEPA-Lastschriften verwendet werden. Zudem muss das Einverständnis der Mitglieder zur Speicherung und Verarbeitung ihrer Daten vorliegen.
  

Wie kann das SEPA-Mandat eines Vereins aussehen?

Für ein SEPA-Mandat gibt es keine exakt vorgeschriebene Form, jedoch einige zwingende Vorgaben. Hier finden Sie ein Muster für ein SEPA-Mandat, welches einen Verein zu einer regelmäßigen Lastschrift befugt.

Bei einem SEPA-Mandat für eine einmalige Zahlung können Sie den ersten Satz des Fließtextes durch den folgenden ersetzen:

Ich ermächtige [Name des Vereins] einmalig eine Zahlung von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen.

Wie kann eine SEPA-Lastschriftankündigung eines Vereins aussehen?

Hier finden Sie ein Muster zur Lastschriftankündigung für einen wiederkehrenden Lastschrifteinzug.