De flesta föreningar samlar regelbundet in avgifter från sina medlemmar – antingen månadsvis, kvartalsvis, halvårsvis eller årsvis. Dessa tas ofta ut med hjälp av SEPA-autogiro. Stripe gör det enkelt att integrera och behandla SEPA-autogiro. Här förklarar vi vad SEPA-autogiro är, hur man behandlar det med Stripe, vilka fördelar det erbjuder och vilka krav en förening måste uppfylla för att dra pengar från medlemmarnas konton med SEPA-autogiro. Du hittar också mallar för ett SEPA-medgivande och en avisering om SEPA-autogiro.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är SEPA-autogiro?
  
• Vilka är fördelarna med SEPA-autogiro för föreningar?
  
• Vilka krav måste en förening uppfylla för att samla in medlemsavgifter med SEPA?
  
• Hur ska en förening utforma sitt SEPA-medgivande?
  
• Hur ska en förening utforma sin avisering för SEPA-autogiro?
  

Vad är SEPA-autogiro?

SEPA-autogiro (Single Euro Payments Area) är en standardiserad elektronisk betalningsmetod. Den infördes 2014 och används nu i hela EU samt på Island, i Liechtenstein och i Norge, som inte är med i EU men som ingår i Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Målet med SEPA var att förenkla internationella betalningstransaktioner, inklusive överföringar och autogiro. För detta ändamål uppdaterades de nationella betalningssystemen. I Tyskland ersattes till exempel autogirosystemet av SEPA-autogiro. Sedan dess har den internationella bankidentifieringskoden (BIC) använts i stället för bankens clearingnummer och internationella bankkontonummer (IBAN) har använts i stället för kontonumret.

SEPA-autogiro är standardförfarandet i många jurisdiktioner för återkommande betalningar. Det finns en skillnad mellan SEPA-autogiro B2B och SEPA-kärnautogiro. Den förstnämnda är avsedd för transaktioner mellan företag, medan den sistnämnda är avsedd för allmänna kundtransaktioner. Om föreningar vill samla in medlemsavgifter använder de SEPA-kärnautogiro. Detta gör det möjligt för föreningar att överföra pengar från sina medlemmar eller givare till föreningens konto utan att medlemmarna eller givarna aktivt behöver göra en överföring. Allt föreningen behöver är ett medgivande om autogiro. Autogiromedgivandet är det medgivande som gör det möjligt för föreningen att överföra pengar från medlemmarnas konton, antingen på engångsbasis eller återkommande. Läs mer i vår artikel om SEPA-autogiro.

Med Stripe Payments kan du enkelt samla in och hantera avgifter från dina föreningsmedlemmar. Payments kan också erbjuda dina medlemmar andra betalningsalternativ, som t.ex. banköverföringar, kortbetalningar eller betalningslänkar – och effektivisera dina processer för redovisning och avstämning med våra färdiga finansiella rapporter och redovisningsrapporter.

Det finns inget behov av att integrera SEPA-autogiro och andra betalningsmetoder individuellt. När du använder våra frontend-produkter fastställer Stripe automatiskt de mest relevanta betalningsmetoderna som ska visas för kunden. Läs mer om SEPA-autogiro med Stripe.

Vilka är fördelarna med SEPA-autogiro för föreningar?

Jämfört med kontantbetalningar eller enskilda överföringar erbjuder SEPA-autogiro flera fördelar för föreningar när de samlar in medlemsavgifter:

• Automation: Om autogiro är aktivt dras medlemsavgiften automatiskt från medlemmens konto. Det är enklare för medlemmarna eftersom de inte behöver vidta några åtgärder och därför inte kan glömma att betala. Det garanterar också att föreningarna får sina medel i tid. Även om det finns specialfall där en medlems bank kan blockera autogiro om det inte finns tillräckliga medel på kontot och medlemmar kan invända mot en betalning inom åtta veckor är föreningar i allmänhet garanterade tillförlitliga betalningar. Detta innebär också att föreningarna sparar tid som de annars skulle ha lagt på att skicka påminnelser till enskilda medlemmar om utestående betalningar.
  
• Förutsägbarhet: Föreningar kan välja de specifika datum då medlemmarnas konton debiteras. Det innebär att de vet exakt när medlemsavgifterna finns tillgängliga för dem.
  
• Enklare hantering: Automatiseringen av SEPA-autogiro minskar den administrativa bördan för föreningar. När en förening bara har ett fåtal medlemmar är det administrativa arbetet oftast minimalt. Men när antalet medlemmar ökar så ökar också de nödvändiga redovisningsprocesserna. Flera autogiron kan grupperas till ett samlat autogiro. Detta gör att föreningen kan skicka en konsoliderad datauppsättning till sin bank istället för att skicka varje autogiro individuellt.
  
• Flexibilitet: Om medlemsavgifterna ändras kan föreningen enkelt uppdatera dessa ändringar i SEPA-autogiromedgivandet utan att det krävs någon åtgärd från medlemmarna. Nya medlemmar kan snabbt och enkelt integreras i systemet för SEPA-autogiro.
  
• Förtroende: SEPA-autogirosystemets invändningsrätt på åtta veckor ökar förtroendet för denna betalningsmetod och kan stärka förtroendet för föreningen. Dessutom kan alla transaktioner spåras och enkelt verifieras i medlemmarnas kontoutdrag.
  
• Låga kostnader: Även om kostnaden för SEPA-autogiro varierar från bank till bank är den i allmänhet lägre än andra betalningsmetoder. Dessutom finns det inga påminnelser – och därför inga tillhörande kostnader – om medlemsavgifterna tas emot i tid med automatiskt autogiro.
  

Vilka krav måste en förening uppfylla för att samla in medlemsavgifter med SEPA?

För att använda SEPA-autogiro måste föreningar uppfylla vissa krav. Dessa rör organisatoriska, tekniska och juridiska aspekter.

• SEPA-kompatibelt bankkonto: Det grundläggande kravet för SEPA-autogiro är ett bankkonto som kan ta emot dem. Föreningen måste ha ett sådant konto upprättat av sin bank.
  
• Programvara: Föreningen måste ha tillgång till SEPA-kompatibel programvara eller en internetbank som kan skapa och hantera SEPA-autogiron.
  
• Identifieringskod för betalningsmottagare: Varje förening som vill ta ut medlemsavgifter via autogiro behöver en identifieringskod för betalningsmottagare, som unikt identifierar den som betalningsmottagare inom hela SEPA-området. I Tyskland kan detta begäras från tyska Bundesbank. Relevanta uppgifter om föreningen måste anges och en kontaktperson måste utses. Kontaktpersonen kommer sedan att få en begäran via e-post om att aktivera uppgifterna i programmet. Detta måste göras inom 10 dagar, annars kommer uppgifterna att raderas. När uppgifterna har aktiverats av kontaktpersonen tilldelas en identifieringskod för betalningsmottagare som skickas via e-post. Denna ska sedan vidarebefordras till föreningens bank.
  
• Insamlingsavtal: Innan bankerna inför SEPA-autogiro för en förening gör de en bedömning av risken för returnerade autogiron. De kan bara vägra att tillhandahålla tjänsten till föreningen om den uppskattade risken är hög. Detta händer dock sällan specifikt med föreningar. Om bedömningen är positiv ingår föreningen och banken ett avtal om autogiro. Detta avtal ligger till grund för utskick av SEPA-autogiro.
  
• SEPA-medgivande: Genom att följa dessa steg skapar föreningen de nödvändiga förutsättningarna för SEPA-autogiro. Nästa steg är att få medgivande från den andra parten – nämligen medlemmarna. De måste ge ett SEPA-medgivande för att föreningen ska kunna debitera pengar från deras konton. Det finns inget specifikt formulär för SEPA-medgivandet, men vissa krav måste uppfyllas. Medgivandet måste vara skriftligt och innehålla medlemmens namn, adress, kontouppgifter och underskrift. Det är också viktigt att ange om medgivandet gäller en engångsbetalning eller återkommande betalningar. Dessutom måste medgivandet innehålla föreningens namn, adress och organisationsnummer. Slutligen måste föreningen tillhandahålla en medgivandereferens. Detta är ett unikt nummer som kan användas för att identifiera den person som utfärdat medgivandet. Detta är ofta medlemsnumret. Ansökan om medlemskap kan också kombineras med SEPA-medgivandet. I så fall krävs dock en separat underskrift.
  
• Hantering av medgivanden: Föreningar som utfärdar autogiromedgivanden måste hantera och dokumentera dem noggrant. SEPA-medgivanden löper ut om de inte används inom 36 månader efter undertecknandet. Varje autogiro förlänger dock medgivandets giltighetstid med ytterligare 36 månader. SEPA-medgivanden måste sparas även efter att en medlem har lämnat föreningen. Om ett medlemskap upphör måste föreningen behålla motsvarande SEPA-medgivande i minst 14 månader.
  
• Aviseringar: Föreningar har en informationsskyldighet gentemot sina medlemmar och måste informera dem om SEPA-autogiro. Detta kan till exempel ske på föreningsstämman. Förhandsmeddelanden bör dock även skickas genom cirkulär post eller på annat sätt, till exempel på föreningens webbplats, föreningstidning eller anslagstavla. Aviseringar bör ske 14 dagar före förfallodagen, om inte annat överenskommits.
  
• Inlämning av autogiron: Föreningen måste lämna in SEPA-autogiron till sin bank i rätt tid. De måste lämnas in minst en bankdag före förfallodagen. För att vara på den säkra sidan är det dock lämpligt att kontakta banken i förskott. Autogiron måste skapas i SEPA-XML-format, som är det standardiserade formatet för SEPA-transaktioner.
  
• Dataskydd: Det är viktigt att föreningar följer riktlinjerna i allmänna dataskyddsförordningen (GDPR), särskilt vid hantering av medlemmars känsliga personuppgifter för SEPA-autogiro. Dessutom måste medlemmarna samtycka till lagring och behandling av deras personuppgifter.
  

Hur ska en förening utforma sitt SEPA-medgivande?

Det behövs ingen särskild blankett för SEPA-medgivande, men det finns vissa krav. Nedan finns en mall för ett SEPA-autogiro, som ger en förening behörighet att göra regelbundna autogireringar.

Med ett SEPA-medgivande för en engångsbetalning kan du ersätta den första meningen med följande:

Jag godkänner att [föreningens namn] tar ut en engångsbetalning från mitt konto genom autogiro.

Hur ska en förening utforma sin avisering för SEPA-autogiro?

Nedan följer ett exempel på autogiroavisering för en återkommande debitering med autogiro.