De meeste verenigingen innen regelmatig bijdragen van hun leden- of het nu maandelijks, driemaandelijks, halfjaarlijks of jaarlijks is. Deze kosten worden vaak geïnd via SEPA-incasso. Stripe maakt het integreren en verwerken van SEPA-incasso eenvoudig. Hier, leggen we uit wat SEPA-incasso is, hoe je het via Stripe kunt verwerken, welke voordelen het biedt en aan welke vereisten een vereniging moet voldoen om geld van de rekeningen van haar leden te incasseren via SEPA-incasso. Je vindt hier ook sjablonen voor een SEPA-machtiging en een SEPA-incassomelding.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is SEPA-incasso?
  
• Wat zijn de voordelen van SEPA-incasso voor verenigingen?
  
• Aan welke vereisten moet een vereniging voldoen om lidmaatschapsgelden te innen met SEPA?
  
• Hoe moet een vereniging haar SEPA-machtiging opmaken?
  
• Hoe moet een vereniging haar SEPA-incassomelding opmaken?
  

Wat is SEPA-incasso?

Single Euro Payments Area (SEPA) Automatische incasso is een gestandaardiseerde elektronische betaalmethode. De methode werd in 2014 geïntroduceerd en wordt nu gebruikt in de hele Europese Unie, evenals in IJsland, Liechtenstein en Noorwegen, die geen deel uitmaken van de EU maar wel van de Europese Economische Ruimte.

Het doel van SEPA was om internationale betalingstransacties, waaronder overschrijvingen en automatische incasso's te vereenvoudigen. Hiervoor, werden de nationale betalingssystemen bijgewerkt. In Duitsland, bijvoorbeeld, werd het systeem van automatische incasso vervangen door de SEPA-incasso machtiging. Sindsdien, wordt de internationale Bank Identifier Code (BIC) gebruikt in plaats van de bankcode en het International Bank Account Number (IBAN) in plaats van het rekeningnummer.

SEPA-incasso is in veel rechtsgebieden de standaardprocedure voor terugkerende betalingen. Er is een verschil tussen de B2B-incasso van SEPA en de standaard SEPA-incasso. De eerste is bedoeld voor business-to-business transacties (B2B) tussen bedrijven, terwijl de tweede voor algemene klanttransacties is. Als verenigingen lidmaatschapsgeld willen innen, gebruiken ze een standaard SEPA-incasso. Hiermee kunnen verenigingen geld overboeken van hun leden of donateurs naar de rekening van de vereniging zonder dat de leden of donateurs actief een overschrijving hoeven te doen. Het enige dat de vereniging nodig heeft, is een machtiging voor automatische incasso. Het enige wat de vereniging nodig heeft, is een incassomachtiging. De incassomachtiging is de toestemming die de vereniging in staat stelt om geld van de rekeningen van haar leden af te schrijven, hetzij eenmalig of op regelmatige basis. Lees meer in ons artikel over SEPA-incasso.

Met Stripe Betalingen, kun je eenvoudig contributies innen en beheren van je verenigingsleden. Betalingen biedt je leden ook andere betalingsopties—zoals bankoverschrijving, kaartbetalingen, of betaallinks—en je boekhouding en afstemmingsprocessen stroomlijnen met onze kant-en-klare financiële en boekhoudrapporten.

Je hoeft SEPA-incasso en andere betaalmethoden niet afzonderlijk te integreren. Wanneer je onze frontend-producten gebruikt, bepaalt Stripe automatisch de meest relevante betaalmethoden om aan de klant te tonen. Meer informatie over SEPA-incasso met Stripe.

Wat zijn de voordelen van SEPA-incasso voor verenigingen?

Vergeleken met contante betalingen of individuele overschrijvingen, biedt SEPA-incasso verschillende voordelen voor verenigingen bij het innen van lidmaatschapsgeld:

• Automatisering: Als de automatische incasso actief is, worden de lidmaatschapsgelden automatisch afgeschreven van de rekening van het lid. Het is gemakkelijker voor leden omdat ze geen actie hoeven te ondernemen en dus niet kunnen vergeten te betalen. Het garandeert ook dat verenigingen op tijd geld ontvangen. Hoewel er speciale gevallen zijn waarin de bank van een lid de incasso kan blokkeren als er onvoldoende geld op de rekening staat en leden kunnen binnen een bepaalde termijn bezwaar maken tegen een betaling acht weken —verenigingen zijn over het algemeen verzekerd van betrouwbare betalingen. Dit betekent ook dat ze tijd besparen die anders besteed zou worden aan het versturen van herinneringen naar individuele leden voor openstaande bijdragen.
  
• Voorspelbaarheid: Verenigingen kunnen kiezen op welke specifieke datums de rekeningen van hun leden worden afgeschreven. Zo weten ze precies wanneer ze lidmaatschapsgelden beschikbaar zijn..
  
• Eenvoudig beheer: Automatisering van SEPA-incasso vermindert de administratieve lasten voor verenigingen. Wanneer een vereniging slechts enkele leden heeft, is het administratieve werk meestal minimaal. Echter, naarmate het aantal leden toeneemt, nemen ook de vereiste boekhoudprocessen toe. Verschillende incasso's kunnen worden gegroepeerd in één collectieve incasso. Hierdoor kan de vereniging een geconsolideerde dataset naar de bank sturen in plaats van elke incasso afzonderlijk te verzenden.
  
• Flexibiliteit: Als de lidmaatschapsgelden wijzigen, kan de vereniging deze wijzigingen in de SEPA-incasso machtiging eenvoudig bijwerken zonder dat leden iets hoeven te doen. Nieuwe leden kunnen snel en eenvoudig worden geïntegreerd in het SEPA-incasso systeem.
  
• Vertrouwen: Het recht van acht weken op bezwaar van het SEPA-incasso systeem vergroot het vertrouwen in deze betaalmethode en kan het vertrouwen in de vereniging zelf versterken. Bovendien, kunnen alle transacties worden getraceerd en gemakkelijk worden geverifieerd op de rekeningafschriften van de leden.
  
• Lage kosten: De kosten van SEPA-incasso verschillen per bank, maar zijn over het algemeen lager dan bij andere betaalmethoden. Bovendien, zijn er geen herinneringen— dus ook geen bijbehorende kosten— als lidmaatschapsgelden op tijd worden ontvangen met automatische incasso.
  

Aan welke vereisten moet een vereniging voldoen om lidmaatschapsgeld te innen met SEPA?

Om gebruik te kunnen maken van SEPA-incasso's moeten verenigingen aan bepaalde eisen voldoen. Deze omvatten organisatorische, technische en juridische aspecten.

• SEPA-conforme bankrekening: De basisvereiste voor SEPA-incasso's is een bankrekening waarop deze kan worden ontvangen. De vereniging moet een dergelijk rekening hebben ingesteld door haar bank.
  
• Software: De vereniging moet toegang hebben tot SEPA-conforme software of een online banksysteem dat SEPA-incasso's kan maken en beheren.
  
• Incassant-ID: Elke vereniging die lidmaatschapsgelden via automatische incasso wil berekenen, heeft een incassant-ID nodig, waarmee deze in het hele SEPA-gebied als begunstigde kan worden geïdentificeerd. In Duitsland kan deze worden opgevraagd bij de Duitse Bundesbank. De relevante gegevens van de vereniging moeten worden ingevoerd en er moet een contactpersoon worden genoemd. De contactpersoon ontvangt vervolgens een e-mail aanvraag om de aanvraaggegevens te activeren. Dit moet binnen 10 dagen gebeuren anders worden de gegevens verwijderd. Zodra de gegevens door de contactpersoon zijn geactiveerd, wordt er een incassant-ID toegekend en per e-mail verzonden. Deze moet vervolgens worden doorgestuurd naar de bank van de vereniging.
  
• Incasso overeenkomst: Voordat banken SEPA-incasso voor een vereniging implementeren, beoordelen ze het risico op teruggeboekte incasso's. Ze kunnen de dienst alleen weigeren aan de vereniging als het geschatte risico hoog is. Echter, dit gebeurt zelden specifiek bij verenigingen. Als de beoordeling positief is, sluiten de vereniging en de bank een overeenkomst voor automatische incasso. Deze overeenkomst is de basis voor het indienen van SEPA-incasso's.
  
• SEPA-machtiging: Door deze stappen te volgen, creëert de vereniging de nodige voorwaarden voor SEPA-incasso. De volgende stap is om toestemming te krijgen van de andere partij— de leden. Ze moeten een SEPA-machtiging geven om de vereniging geld van hun rekeningen te laten afschrijven. Er is geen specifiek formulier vereist voor de SEPA-machtiging, maar er moet aan bepaalde vereisten worden voldaan. De machtiging moet schriftelijk zijn en de naam, het adres, de rekeninggegevens en de handtekening van het lid bevatten. Het is ook belangrijk om aan te geven of de machtiging betrekking heeft op een eenmalige of terugkerende betaling. Daarnaast, moet de machtiging de naam, het adres en het kredietidentificatienummer van de vereniging bevatten. Ten slotte, moet de vereniging een machtigingskenmerk opgeven. Dit is een uniek nummer dat kan worden gebruikt om de persoon te identificeren die de machtiging uitgeeft. Dit is vaak het lidmaatschapsnummer. Het lidmaatschapsaanvraag kan ook worden gecombineerd met de SEPA-machtiging. In dit geval is echter een aparte handtekening vereist.
  
• Machtigingen beheren: Verenigingen die automatische incassomachtigingen uitgeven moeten deze zorgvuldig beheren en documenteren. SEPA-machtigingen vervallen als ze niet binnen 36 maanden na ondertekening worden gebruikt. Echter, elke incasso verlengt de geldigheid van de machtiging met nog eens 36 maanden. SEPA-machtigingen moeten worden bewaard zelfs nadat een lid de vereniging heeft verlaten. Als een lidmaatschap eindigt, moet de vereniging de bijbehorende SEPA-machtiging ten minste 14 maanden bewaren.
  
• Kennisgeving: Verenigingen hebben de plicht om hun leden te informeren en moeten hen informeren over SEPA-incasso. Dit kan, bijvoorbeeld, tijdens de algemene vergadering. Echte, moet er vooraf een aankondiging worden gedaan via een circulaire brief of andere kanalen, zoals de website van de vereniging, het verenigingsblad, of het mededelingenbord. Deze aankondiging dient ten minste 14 dagen vóór de incassodatum te worden gedaan, tenzij anders overeengekomen.
  
• Indiening van incasso's: De vereniging moet SEPA-incasso's tijdig bij haar bank indienen.Ze moeten uiterlijk één bankwerkdag vóór de incassodatum worden ingediend. Echter, om zeker te zijn, is het raadzaam om vooraf contact op te nemen met de bank. Incasso-opdrachten moeten worden opgesteld in SEPA XML-formaat, het gestandaardiseerde formaat voor SEPA-transacties.
  
• Gegevensbescherming: Het is belangrijk dat verenigingen voldoen aan de richtlijnen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), vooral bij het verwerken van gevoelige persoonsgegevens van leden voor SEPA-incasso's. Daarnaast moeten leden toestemming geven voor de opslag en verwerking van hun gegevens.
  

Hoe moet een vereniging haar SEPA-incassomelding opmaken?

Er is geen specifiek formulier nodig voor de SEPA-machtiging, maar er zijn wel bepaalde vereisten. Hieronder vind je een sjabloon voor een SEPA-machtiging, waarmee een vereniging wordt gemachtigd om regelmatig automatische incasso's uit te voeren.

In het geval van een SEPA-machtiging voor een eenmalige betaling, kun je de eerste zin vervangen door:

Ik machtig [Naam vereniging] om via automatische incasso een eenmalige betaling van mijn rekening te incasseren.

Hoe moet een vereniging haar SEPA-incassomelding opmaken?

Hieronder vind je een voorbeeld automatische incassomelding voor een terugkerende automatische incasso ontvangst.