องค์กรส่วนใหญ่เรียกเก็บค่าธรรมเนียมจากสมาชิกเป็นประจำ ไม่ว่าจะเป็นแบบรายเดือน รายไตรมาส รายครึ่งปี หรือรายปี ซึ่งการเรียกเก็บแบบรวมกันเหล่านี้มักใช้การหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA การดำเนินการนี้โดย Stripe ช่วยให้การผสานรวมระบบและการดำเนินขั้นตอนการหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA สะดวกง่ายดายขึ้น ในบทความนี้ เราจะอธิบายว่าการหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA คืออะไร ขั้นตอนการดำเนินการโดยใช้ Stripe ทำได้อย่างไร ข้อดีของระบบ และข้อกำหนดที่องค์กรต้องปฏิบัติตามเพื่อใช้การหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA นอกจากนี้ คุณจะได้พบกับเทมเพลตการมอบอำนาจ SEPA และการแจ้งเตือนการหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA อีกด้วย

เนื้อหาหลักในบทความ

• การหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA คืออะไร
  
• ข้อดีของการหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA สําหรับองค์กรคืออะไร
  
• องค์กรต้องมีคุณสมบัติอะไรบ้างจึงจะตรงตามเกณฑ์การเก็บค่าธรรมเนียมการเป็นสมาชิกด้วย SEPA
  
• องค์กรควรจัดรูปแบบการมอบอำนาจ SEPA อย่างไร
  
• องค์กรควรจัดรูปแบบการแจ้งเตือนการหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA อย่างไร
  

การหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA คืออะไร

การหักบัญชีอัตโนมัติในเขตการชำระเงินแบบใช้เงินยูโรสกุลเดียว (SEPA) เป็นวิธีการชําระเงินอิเล็กทรอนิกส์มาตรฐาน ซึ่งเริ่มใช้ในปี 2014 และปัจจุบันมีการใช้งานทั่วทั้งสหภาพยุโรป รวมถึงในไอซ์แลนด์ ลิกเตนสไตน์ และนอร์เวย์ ซึ่งไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของสหภาพยุโรปแต่เป็นส่วนหนึ่งของเขตเศรษฐกิจยุโรป

เป้าหมายของ SEPA คือการลดความซับซ้อนของธุรกรรมการชําระเงินระหว่างประเทศ รวมถึงการมอบอํานาจในการโอนเงินผ่านธนาคารและการหักบัญชีอัตโนมัติโดยตรง ด้วยเหตุนี้ ระบบการชําระเงินแห่งชาติจึงได้รับการปรับปรุงใหม่ เช่น ในเยอรมนี ระบบการหักบัญชีอัตโนมัติ (SEPA) ถูกแทนที่ด้วยการ การมอบอํานาจการหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA ตั้งแต่นั้นมาจึงมีการใช้รหัสระบุธนาคารระหว่างประเทศ (BIC) แทนการใช้ Routing Number และหมายเลขบัญชีธนาคาร ระหว่างประเทศ (IBAN)แทนหมายเลขบัญชีแบบเดิม

การหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA เป็นกระบวนการการชำระเงินตามแบบแผนล่วงหน้ามาตรฐานในหลายเขตอำนาจศาล มีข้อแตกต่างระหว่างการหักบัญชีอัตโนมัติ SEPA B2B และการหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA หลัก การหักบัญชีแบบเดิมได้รับการออกแบบมาเพื่อให้เหมาะกับการทำธุรกรรมระหว่างหน่วยงานธุรกิจ (B2B) ในขณะที่การหักบัญชีแบบล่าสุดเหมาะสำหรับการใช้ทำธุรกรรมทั่วไปของลูกค้า หากองค์กรต้องการเก็บค่าธรรมเนียมการเป็นสมาชิกจะต้องใช้การหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA หลัก ซึ่งอนุญาตให้องค์กรโอนเงินจากสมาชิกของตนหรือผู้บริจาคเข้าสู่บัญชีขององค์กรได้โดยตรง โดยองค์กรทั้งหมดจำเป็นต้องมีการมอบอำนาจการหักบัญชีอัตโนมัติซึ่งเป็นการอนุมัติที่อนุญาตให้องค์กรโอนเงินจากบัญชีของสมาชิกแบบครั้งเดียวหรือแบบประจำได้ เรียนรู้เพิ่มเติมได้จากบทความของเราที่ การหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA

การใช้ Stripe Payments คุณจะสามารถเก็บและจัดการค่าธรรมเนียมจากสมาชิกในองค์กรของคุณได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ Payments ยังมอบตัวเลือกการชําระเงินอื่นๆ ให้กับสมาชิกของคุณ เช่น การโอนเงินผ่านธนาคาร การชําระเงินด้วยบัตร หรือลิงก์ชำระเงิน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพให้กับกระบวนการทําบัญชีและการกระทบยอดด้วยรายงานทางการเงินและการทําบัญชีที่พร้อมใช้งานในทันที

คุณไม่จําเป็นต้องผสานการทํางานการหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA และวิธีการชําระเงินอื่นๆ โดยแยกกัน เมื่อคุณใช้ผลิตภัณฑ์ฟรอนท์เอนด์ของเรา Stripe จะแสดงวิธีการชําระเงินที่เหมาะสมมากที่สุดให้กับลูกค้าโดยอัตโนมัติ ดูข้อมูลเพิ่มเติมที่การหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA ด้วย Stripe

ข้อดีของการหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA สําหรับองค์กรคืออะไร

เมื่อเปรียบเทียบกับการชําระเงินด้วยเงินสดหรือการโอนเงินของบุคคลทั่วไป การหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA มีข้อดีหลายประการสําหรับองค์กรที่มีการเรียกเก็บค่าสมาชิกดังนี้

• ระบบอัตโนมัติ: หากมีการใช้งานการหักบัญชีอัตโนมัติจะมีการค่าธรรมเนียมการเป็นสมาชิกโดยอัตโนมัติจากบัญชีของสมาชิก ซึ่งสะดวกสําหรับสมาชิกเนื่องจากไม่จําเป็นต้องดําเนินการใดๆ และไม่มีโอกาสลืมชําระเงินได้ นอกจากนี้ยังรับประกันว่าองค์กรจะได้รับเงินตรงเวลา แม้ว่าจะมีกรณีพิเศษที่ธนาคารของสมาชิกอาจบล็อกการหักบัญชีอัตโนมัติได้หากยอดเงินในบัญชีไม่เพียงพอ และสมาชิกสามารถคัดค้านการชำระเงินได้ภายใน 8 สัปดาห์ แต่โดยทั่วไปแล้ว องค์กรสามารถมั่นใจได้ว่าจะได้รับเงินอย่างแน่นอน ซึ่งยังหมายความว่าจะช่วยลดเวลาที่องค์กรต้องใช้ในการส่งจดหมายแจ้งเตือนยอดคงค้างให้กับสมาชิกแต่ละราย
  
• ความสามารถในการคาดการณ์: องค์กรสามารถเลือกวันที่แบบเฉพาะเจาะจงในการหักเงินจากบัญชีของสมาชิกได้ ซึ่งหมายความว่าพวกเขาจะทราบอย่างชัดเจนว่าเมื่อไรค่าธรรมเนียมการเป็นสมาชิกจะโอนเข้าบัญชี
  
• การจัดการที่ง่ายดาย: การหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA ช่วยลดภาระด้านการบริหารจัดการขององค์กร หากองค์กรมีสมาชิกจำนวนน้อย ภาระงานด้านการบริหารจัดการก็จะลดน้อยลง อย่างไรก็ตามหากมีจำนวนสมาชิกเพิ่มมากขึ้น ขั้นตอนการทำบัญชีก็จะมากขึ้นตาม ระบบสามารถรวมกลุ่มการหักบัญชีอัตโนมัติหลายบัญชีเป็นการหักบัญชีอัตโนมัติรวมแบบครั้งเดียวได้ ซึ่งจะช่วยให้องค์กรส่งชุดข้อมูลแบบรวมให้กับธนาคารของตนแทนการส่งการหักบัญชีอัตโนมัติแยกทีละรายการ
  
• ความยืดหยุ่น: หากมีการปรับค่าธรรมเนียมการเป็นสมาชิก องค์กรสามารถปรับปรุงแก้ไขการปรับค่าธรรมเนียมเหล่านี้ในการมอบอํานาจของการหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA ได้อย่างง่ายดาย โดยไม่จําเป็นต้องมีการดําเนินการใดๆ จากสมาชิก และสามารถผสานรวมสมาชิกใหม่ๆ เข้ากับระบบการหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย
  
• ความไว้วางใจ: ระบบการหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA ให้สิทธิ์ในการคัดค้านภายในเวลา 8 สัปดาห์ ซึ่งช่วยเพิ่มความไว้วางใจในวิธีการชำระเงินนี้ และสามารถเสริมสร้างความไว้วางใจให้กับตัวขององค์กรเองด้วย สมาชิกสามารถติดตามการทำธุรกรรมทุกรายการ รวมถึงยืนยันความถูกต้องได้อย่างง่ายดายในรายการเดินบัญชีของสมาชิก
  
• ค่าใช้จ่ายต่ำ: แม้ว่าค่าใช้จ่ายในการ การหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA อาจแตกต่างกันไปตามธนาคาร แต่โดยทั่วไปแล้วจะต่ำกว่าวิธีการชําระเงินอื่นๆ นอกจากนี้ ยังไม่มีการแจ้งเตือน และไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม เนื่องจากได้รับค่าสมาชิกตรงเวลาด้วยระบบตัดบัญชีอัตโนมัติ
  

องค์กรต้องมีคุณสมบัติอะไรบ้างจึงจะตรงตามเกณฑ์การเก็บค่าธรรมเนียมการเป็นสมาชิกด้วย SEPA

หากต้องการใช้การหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA องค์กรจะต้องปฏิบัติตามข้อกําหนดบางประการ ซึ่งครอบคลุมทั้งด้านการจัดการองค์กร เทคนิค และกฎหมาย

• บัญชีธนาคารที่สอดคล้องตามข้อกําหนดของ SEPA: ข้อกําหนดพื้นฐานสําหรับการหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA คือ บัญชีธนาคารที่สามารถรับเงินได้ บัญชีดังกล่าวจะต้องได้รับการตั้งค่าโดยธนาคารขององค์กร
  
• ซอฟต์แวร์: องค์กรต้องมีสิทธิ์เข้าถึงซอฟต์แวร์ที่สอดคล้องตามข้อกําหนดของ SEPA หรือระบบบริการธนาคารออนไลน์ที่สามารถสร้างและจัดการการหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA ได้
  
• รหัสระบุผู้ให้เครดิต: องค์กรที่ต้องการเก็บค่าธรรมเนียมการเป็นสมาชิกผ่านการหักบัญชีอัตโนมัติจะต้องมีรหัสระบุผู้ให้เครดิต ซึ่งจะระบุเป็นผู้รับเงินเฉพาะในพื้นที่ SEPA ในประเทศเยอรมนีสามารถขอข้อมูลนี้ได้จาก ธนาคารกลางเยอรมนี โดยต้องป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้องขององค์กรและระบุชื่อผู้ติดต่อ จากนั้นผู้ติดต่อจะได้รับอีเมลเพื่อขอให้ยืนยันข้อมูลการสมัคร ซึ่งต้องทำภายใน 10 วัน มิฉะนั้นระบบจะลบข้อมูล เมื่อผู้ติดต่อยืนยันข้อมูลแล้ว ระบบจะมอบรหัสระบุผู้ให้เครดิตและส่งให้ทางอีเมล และต้องส่งรหัสดังกล่าวให้กับธนาคารขององค์กรต่อไป
  
• ข้อตกลงการเรียกเก็บเงิน: ก่อนที่ธนาคารจะนําการหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA มาใช้สำหรับองค์กร ธนาคารจะประเมินความเสี่ยงของการถูกปฏิเสธการหักบัญชีอัตโนมัติเหล่านั้นก่อน ธนาคารสามารถปฏิเสธการให้บริการแก่องค์กร หากการประเมินความเสี่ยงมีค่าสูง อย่างไรก็ตาม เหตุการณ์ดังกล่าวเกิดขึ้นไม่บ่อยนัก หากผลการประเมินเป็นบวก องค์กรและธนาคารจะทําข้อตกลงการหักบัญชีอัตโนมัติ โดยข้อตกลงนี้เป็นพื้นฐานสําหรับการยื่นรายการหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA
  
• การมอบอํานาจ SEPA: การทําตามขั้นตอนเหล่านี้จะทําให้องค์กรสร้างเงื่อนไขที่จําเป็นสําหรับการหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA ขั้นตอนต่อไปคือการขอความยินยอมจากบุคคลอื่น นั่นก็คือสมาชิก ซึ่งสมาชิกต้องมอบอํานาจ SEPA เพื่อให้องค์กรสามารถหักเงินจากบัญชีของตนได้ โดยไม่จําเป็นต้องระบุรูปแบบที่เจาะจงสําหรับการมอบอํานาจ SEPA แต่ต้องปฏิบัติตามข้อกําหนดบางประการ การมอบอํานาจจะต้องเป็นลายลักษณ์อักษรและต้องระบุชื่อของสมาชิก รวมทั้งระบุที่อยู่ รายละเอียดบัญชีและการลงนามของสมาชิก และสิ่งสำคัญคือต้องระบุด้วยว่าหนังสือมอบอำนาจนี้ใช้สำหรับการชำระเงินแบบครั้งเดียวหรือแบบประจำ นอกจากนี้การมอบอำนาจต้องแสดงชื่อ ที่อยู่ และหมายเลขรหัสระบุผู้ให้เครดิตขององค์กรด้วย สุดท้าย องค์กรต้องให้หมายเลขอ้างอิงการมอบอำนาจซึ่งเป็นเลขที่ไม่ซ้ำใครที่ใช้ระบุตัวตนของผู้มอบอำนาจได้ ส่วนใหญ่แล้วเลขนี้ก็คือหมายเลขสมาชิก สามารถรวมใบสมัครสมาชิกเข้ากับการมอบอำนาจ SEPA ได้ แต่ในกรณีนี้จะต้องลงนามแยกต่างหากครับ
  
• การจัดการการมอบอํานาจ: องค์กรที่ออกการมอบอำนาจการหักบัญชีอัตโนมัติต้องจัดการและจัดทำเป็นเอกสารอย่างระมัดระวัง การอํานาจ SEPA จะหมดอายุหากไม่ได้ใช้ภายใน 36 เดือนหลังจากลงนาม อย่างไรก็ตาม การหักบัญชีอัตโนมัติในแต่ละครั้งจะขยายระยะเวลาการมอบอํานาจอีก 36 เดือน องค์กรต้องจัดเก็บการมอบอํานาจ SEPA เป็นเอกสารไว้แม้ว่าสมาชิกจะออกจากองค์กรแล้วก็ตาม หากการเป็นสมาชิกสิ้นสุดลง องค์กรจะต้องเก็บรักษาการมอบอํานาจ SEPA ที่สอดคล้องกันไว้อย่างน้อย 14 เดือน
  
• การแจ้งเตือน: องค์กรมีหน้าที่แจ้งสมาชิกของตนและต้องแจ้งให้พวกเขาทราบเกี่ยวกับการหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA ตามที่สามารถทำได้ เช่น ในการประชุมใหญ่สามัญประจำปี แต่ควรแจ้งให้ทราบล่วงหน้าด้วยวิธีอื่นๆ เช่น จดหมายเวียน เว็บไซต์ขององค์กร วารสารขององค์กร หรือกระดานประกาศ ควรแจ้งเตือนล่วงหน้านาน 14 วันก่อนถึงวันครบกำหนดหรือตามที่ตกลงไว้
  
• การยื่นรายการหักบัญชีอัตโนมัติ: องค์กรต้องส่งการหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA ไปยังธนาคารของตนอย่างทันท่วงที โดยต้องส่งการหักบัญชีอัตโนมัติอย่างน้อย 1 วันทําการก่อนวันครบกําหนดชําระ อย่างไรก็ตาม เพื่อความปลอดภัย คุณควรติดต่อธนาคารดังกล่าวล่วงหน้า การหักบัญชีอัตโนมัติจะต้องสร้างในรูปแบบ SEPA XML ซึ่งเป็นรูปแบบมาตรฐานสําหรับการทำธุรกรรม SEPA
  
• __ การคุ้มครองข้อมูล:__ องค์กรจําเป็นต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบข้อบังคับตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (GDPR) โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อจัดการข้อมูลส่วนบุคคลที่มีความละเอียดอ่อนของสมาชิกเพื่อการหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA นอกจากนี้ สมาชิกยังต้องให้การยินยอมสำหรับการจัดเก็บและประมวลผลข้อมูลของตน
  

องค์กรควรจัดรูปแบบการมอบอำนาจ SEPA อย่างไร

การมอบอํานาจ SEPA ไม่จําเป็นต้องใช้แบบฟอร์มพิเศษแต่มีข้อกําหนดบางประการ ด่านล่างนี้คือเทมเพลตสําหรับการมอบอํานาจ SEPA ซึ่งเป็นการอนุมัติให้องค์กรสามารถดําเนินการหักบัญชีอัตโนมัติแบบเป็นประจำได้

หากใช้การมอบอำนาจ SEPA สำหรับการชำระเงินแบบครั้งเดียว คุณสามารถแทนที่ประโยคแรกด้วยข้อความต่อไปนี้

ข้าพเจ้าอนุมัติให้ [ชื่อองค์กร] เรียกเก็บเงินแบบชำระเงินครั้งเดียวจากบัญชีของข้าพเจ้าด้วยการหักบัญชีอัตโนมัติ

องค์กรควรจัดรูปแบบการแจ้งเตือนการหักบัญชีอัตโนมัติแบบ SEPA อย่างไร

ข้อมูลด้านล่างนี้คือตัวอย่างการแจ้งเตือนการหักบัญชีอัตโนมัติสําหรับการเรียกเก็บเงินแบบตามรอบ