ค่าธรรมเนียมสมาชิกเป็นเรื่องละเอียดอ่อนสำหรับทุกสมาคม สาเหตุเพราะนี่เป็นรายได้หลักหนึ่งเดียวของสมาคม ต่างจากเงินบริจาคและเงินทุนสนับสนุน ด้วยเหตุนี้ จึงต้องคำนึงถึงเรื่องเหล่านี้เป็นสำคัญ หากอยากเลี่ยงประเด็นหรือข้อพิพาททางกฎหมาย บทความนี้จะอธิบายถึงค่าธรรมเนียมสมาชิกในรูปแบบต่างๆ และข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้องเอาไว้ โดยเราจะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ง่ายขึ้นว่าใครจะต้องจ่ายค่าธรรมเนียมและใครได้รับการยกเว้นบ้าง ข้อควรระวังก่อนจะขึ้นอัตราค่าธรรมเนียมมีอะไรบ้าง และจะเก็บค่าธรรมเนียมได้อย่างไรบ้าง

เนื้อหาหลักในบทความ

• มีค่าธรรมเนียมการเป็นสมาชิกประเภทใดบ้าง
  
• สมาชิกทุกคนต้องจ่ายค่าธรรมเนียมหรือไม่
  
• ข้อกฎหมายเกี่ยวกับค่าธรรมเนียมสมาชิก
  
• สิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อจะขึ้นอัตราค่าธรรมเนียมสมาชิก
  
• สมาคมจะเก็บค่าธรรมเนียมอย่างไร
  

ค่าธรรมเนียมการเป็นสมาชิกมีประเภทใดบ้าง

สมาคมจำเป็นต้องมีรายได้ในการจัดหาเงินทุนของตัวเอง โดยทั่วไปแล้ว จะมีการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมสมาชิกแบบปกติ แต่ค่าธรรมเนียมสมาชิกนี้ไม่จำเป็นต้องเป็นเงินสนับสนุนเสมอไป โดยสามารถแยกประเภทได้ดังนี้

• เงินสนับสนุน: เป็นค่าธรรมเนียมสมาชิกรูปแบบดั้งเดิม แต่ละสมาคมสามารถกำหนดจำนวนเงินได้ ปัจจัยสำคัญคือเพื่อให้สมาคมสามารถครอบคลุมค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานต่างๆ ซึ่งสามารถใช้รายจ่ายประจำปีมาคำนวณเพื่อกำหนดอัตราค่าธรรมเนียมสมาชิกได้ โดยรายได้ทั้งหมดจะถูกหักจากค่าใช้จ่ายเหล่านี้ ไม่รวมค่าธรรมเนียมสมาชิกใดๆ ในรูปแบบของเงิน ซึ่งอาจรวมถึงเงินบริจาค รายได้จากการปล่อยเช่า หรือรายได้จากการจัดกิจกรรม ทั้งหมดที่เหลือคือยอดรวมขั้นต่ำของเงินสนับสนุนจากสมาชิกทุกคน สุดท้ายแล้ว ยังสามารถนำมาหารกับจำนวนสมาชิกเพื่อหาค่าเฉลี่ยต่อคนได้ด้วย สมาคมจะกำหนดชำระเป็นรายปี ผ่อนจ่ายรายเดือน รายไตรมาส หรือทุกครึ่งปีก็ได้ คุณสามารถอ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายรับรายจ่ายได้ในบทความของเราเรื่องการทำบัญชีให้สมาคม
  
• แรงงาน: ค่าธรรมเนียมสมาชิกอาจชำระในรูปแบบของแรงงานได้ ตั้งแต่การซ่อมแซมสโมสรไปจนถึงการขายเค้กในงานอีเวนท์ อย่างไรก็ตาม ต้องไม่ลืมว่าสมาชิกทุกคนไม่จำเป็นจะต้องให้การสนับสนุนเป็นแรงงาน เช่น ผู้ที่มีปัญหาสุขภาพ ผู้ที่ไม่สะดวก หรือสละเวลามาไม่ได้ ในกรณีนี้ สโมสรควรเปิดโอกาสให้จ่ายเป็นเงินแทนได้
  
• สิทธิประโยชน์: ค่าธรรมเนียมสมาชิกอาจรวมถึงการบริจาคในรูปแบบต่างๆ ซึ่งอาจรวมถึงสิ่งของ เช่น อุปกรณ์กีฬา อุปกรณ์สำนักงาน เช่น เครื่องพิมพ์ ตลับหมึก หรืออาหารและเครื่องดื่ม
  
• ค่าธรรมเนียมการเข้าชม: สมาคมอาจเว้นค่าธรรมเนียมสมาชิกปกติและเปลี่ยนไปเก็บเป็นค่าธรรมเนียมแรกเข้าแทน ซึ่งโดยปกติแล้ว ค่าธรรมเนียมนี้จะเก็บจากสมาชิกใหม่ จึงอาจจะต้องเก็บในอัตราที่สูงขึ้นเพื่อให้ครอบคลุมกับค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน
  

นอกจากนี้ สโมสรยังสามารถกำหนดการเก็บค่าธรรมเนียมในรูปแบบต่างๆ ได้ เช่น การชำระรายครอบครัว ซึ่งจะเป็นการเก็บค่าธรรมเนียมเป็นรายครอบครัวไป อาจมีส่วนลดสำหรับเด็ก นักเรียน นักศึกษา และผู้เกษียณอายุด้วย

ประเภทของค่าธรรมเนียมสมาชิก

สมาชิกทุกคนต้องจ่ายค่าธรรมเนียมหรือไม่

สมาคมอาจตัดสินใจยกเว้นสมาชิกบางรายจากการจ่ายค่าธรรมเนียม ซึ่งอาจรวมถึงกลุ่มบุคคลที่มีสิทธิ์ได้รับส่วนลดที่กล่าวถึงข้างต้น นอกจากนี้ การยกเว้นยังสามารถให้แก่บุคคลที่มีสถานภาพทางสังคมด้อยกว่า ซึ่งไม่สามารถจ่ายค่าธรรมเนียมสมาชิกเนื่องจากสถานะทางการเงินได้ด้วย

สมาชิกกิตติมศักดิ์มักจะได้รับการยกเว้นค่าธรรมเนียมการเป็นสมาชิก สมาชิกเหล่านี้ได้รับการยอมรับเป็นพิเศษเนื่องจากมีคุณสมบัติพิเศษหรือเป็นสมาชิกมาอย่างยาวนาน ได้รับการแต่งตั้งเป็นสมาชิกกิตติมศักดิ์โดยสมาคมและได้รับสิทธิพิเศษ (ดูมาตรา 35 ของประมวลกฎหมายแพ่งเยอรมนี Bürgerliches Gesetzbuch หรือ BGB)

สมาชิกที่ให้การสนับสนุนสมาคมมานานหลายปีอาจได้รับการยกเว้นจากค่าธรรมเนียมหรืออาจได้รับส่วนลดค่าธรรมเนียมเพื่อเป็นการแสดงความขอบคุณในการสนับสนุน เช่นเดียวกับเหล่าอาสาสมัคร ซึ่งอาจได้รับค่าตอบแทนปลอดภาษี คณะกรรมการบริหารหรือบุคคลในตำแหน่งสำคัญของสมาคมมักได้รับการยกเว้นค่าธรรมเนียมเช่นกัน

การยกเว้นค่าธรรมเนียมสมาชิกมักเป็นไปตามการตัดสินใจของคณะกรรมการบริหารสมาคม ซึ่งมีระบุไว้ในข้อบังคับสมาคม

ข้อกฎหมายเกี่ยวกับค่าธรรมเนียมสมาชิก

สมาชิกจะต้องจ่ายค่าธรรมเนียมสมาชิกหรือไม่ เป็นอัตราเท่าไร ทั้งหมดจะต้องถูกระบุไว้ในข้อบังคับสมาคม ดังที่ระบุไว้ตามมาตรา 58 ของประมวลกฎหมายแพ่งเยอรมัน ซึ่งระบุแนวทางในการร่างข้อบังคับสมาคม ข้อกำหนดในการสมัครและถอนตัวจากการเป็นสมาชิก โครงสร้างคณะกรรมการบริหาร และเงื่อนไขการจัดตั้งการประชุมสามัญเอาไว้ หากไม่มีเนื้อหาเหล่านี้ในข้อบังคับสมาคม ก็จะไม่สามารถจดทะเบียนจัดตั้งสมาคมกับ Vereinsregister (หน่วยทะเบียนจัดตั้งสมาคม) ได้ ตามมาตรา 60 ของประมวลกฎหมายแพ่งเยอรมัน อัตราค่าธรรมเนียมสมาชิกมักถูกกำหนดในการประชุมสามัญ อย่างไรก็ตาม หากมีการระบุไว้ในข้อบังคับสมาคม คณะกรรมการบริหารก็สามารถกำหนดอัตราค่าธรรมเนียมได้เช่นกัน

สำหรับการกำหนดค่าธรรมเนียมการเป็นสมาชิก ข้อบังคับสมาคมอาจมีถ้อยคำคล้ายคลึงกับตัวอย่างต่อไปนี้

"สมาชิกจะต้องจ่ายค่าธรรมเนียมสมาชิกรายปีจำนวน 100 ยูโร โดยต้องชำระเงินล่วงหน้าในวันที่ 1 มกราคมของทุกปีสำหรับเป็นค่าธรรมเนียมล่วงหน้าสำหรับปีถัดไป ค่าธรรมเนียมดังกล่าวจะถูกโอนเข้าบัญชีของสมาคมหรือชำระเป็นเงินสดให้กับเจ้าหน้าที่คลัง หากไม่ชำระค่าธรรมเนียมสมาชิกภายในวันที่ 31 มกราคมของปีใดปีหนึ่ง สมาชิกจะได้รับการแจ้งเตือน หากยังไม่ชำระหลังได้รับแจ้งเตือน 2 ครั้ง คณะกรรมการบริหารอาจตัดสินใจยกเลิกสถานะสมาชิกตามข้อกำหนด XYZ ของข้อบังคับสมาคม ในกรณีพิเศษ คณะกรรมการบริหารสามารถลดค่าธรรมเนียมสมาชิกหรือยกเว้นค่าธรรมเนียมได้ โดยจะต้องยื่นคำร้องและแจกแจงเหตุผลต่อคณะกรรมการบริหารด้วย การเปลี่ยนอัตราค่าธรรมเนียมสมาชิก สามารถทำได้ในการประชุมสามัญ โดยคณะกรรมการจะเสนออัตราค่าธรรมเนียมใหม่ และจะเปิดให้มีการลงความเห็นชอบกันระหว่างการประชุม"

หากมีการเก็บค่าธรรมเนียมแรกเข้า จะต้องมีการระบุไว้ในข้อบังคับสมาคม หากไม่ได้มีการระบุไว้ตั้งแต่แรก คณะกรรมการบริหารใดหรือการประชุมสามัญไหนก็ไม่สามารถเพิ่มค่าธรรมเนียมนี้ได้

อัตราค่าธรรมเนียมสมาชิกสามารถปรับเปลี่ยนได้ เช่น หากมีการเปลี่ยนแปลงค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานหรือจำนวนสมาชิก ก็สามารถเขียนอธิบายเพิ่มเติมถึงภาระผูกพันในการเสียค่าธรรมเนียมสมาชิกแยกออกมาจากข้อบังคับเดิมได้เพื่อจะไม่ต้องแก้ไขข้อบังคับสมาคม ข้อบังคับนั้นก็จะมีผลเพียงว่าสมาชิกจะต้องเสียค่าธรรมเนียมหรือไม่ และต้องชำระอย่างไร จากนั้นการประชุมสามัญจะเป็นฝ่ายตัดสินอัตราค่าธรรมเนียมจริง ซึ่งจะถูกระบุไว้ในกำหนดการชำระค่าธรรมเนียม ดังนั้น ข้อบังคับสมาคมจะทำหน้าที่เสมือนหลักยึดและเงื่อนไขเกี่ยวกับค่าธรรมเนียม

สิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อเพิ่มค่าธรรมเนียมการเป็นสมาชิก

เมื่อค่าธรรมเนียมการเป็นสมาชิกในปัจจุบันไม่เพียงพอต่อการสนับสนุนภารกิจหรือโครงการของสมาคม สมาคมสามารถเพิ่มค่าธรรมเนียมได้ ซึ่งมักเป็นทางเลือกเดียวของสมาคมที่ประสบปัญหาค่าใช้จ่ายด้านพลังงาน ค่าเช่า หรือพนักงานที่เพิ่มขึ้น และไม่สามารถระดมเงินทุนเพิ่มเติมผ่านการบริจาคหรือการสนับสนุนได้ อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องปรับสมดุลระหว่างภาระผูกพันทางการเงินของสมาคมกับความรับผิดชอบทางสังคม ซึ่งรวมถึงการทำให้กลุ่มผู้มีรายได้น้อยยังคงเข้าถึงการเป็นสมาชิกได้ด้วย

ความโปร่งใสคือกุญแจสำคัญในการขึ้นค่าธรรมเนียมสมาชิก สมาชิกควรจะเข้าใจถึงสาเหตุที่ตนต้องจ่ายเพิ่ม การแจกแจงเหตุผลอย่างชัดเจนจะช่วยให้สมาชิกยอมรับข้อเปลี่ยนแปลงได้มากขึ้น ตัวอย่างเช่น การให้ภาพรวมของรายได้และค่าใช้จ่ายของสมาคมในช่วงปีที่ผ่านมา หรือการแจกแจงบริการและกิจกรรมของสมาคมหากเพิ่มขึ้น ก็ถือเป็นวิธีที่ช่วยในเรื่องนี้ได้

การประชุมสามัญจะใช้เพื่อหารือลงความเห็นในการเพิ่มค่าธรรมเนียมเว้นแต่ข้อตกลงของสมาคมจะกำหนดไว้เป็นอื่น นอกจากการแจกแจงเหตุผลของการขึ้นค่าธรรมเนียมแล้ว การเทียบอัตราค่าธรรมเนียมเดิมและค่าธรรมเนียมใหม่ก็จะช่วยเพิ่มโอกาสในการยอมรับจากสมาชิกได้เช่นกัน ขอแนะนำให้ขึ้นค่าธรรมเนียมในระดับที่พอดีโดยไม่เกิน 30% โดยปกติแล้ว การเพิ่มค่าธรรมเนียมฉับพลันที่ 50% ขึ้นไปนั้นมักจะบังคับใช้ได้ยาก จึงควรเลี่ยงการขึ้นค่าธรรมเนียมเป็นจำนวนมาก แต่ให้ขึ้นค่าธรรมเนียมอย่างค่อยเป็นค่อยไป ซึ่งเป็นระดับที่อาจได้รับการยอมรับจากสมาชิกมากกว่า

ในการกำหนดอัตราค่าธรรมเนียม สมาคมควรอ้างอิงจากค่าธรรมเนียมของสมาคมในประเภทเดียวกัน ซึ่งวิธีนี้อาจเป็นมาตรการป้องกันความผิดเมื่อถูกศาลตรวจสอบได้ด้วย หากค่าธรรมเนียมอยู่ในช่วงที่คล้ายกัน ก็จะเพิ่มโอกาสในการขึ้นค่าธรรมเนียมได้สำเร็จมากขึ้น หากค่าธรรมเนียมนั้นสูงกว่าค่าเฉลี่ยอย่างเห็นได้ชัด ก็จะบังคับใช้ได้เฉพาะเมื่อสมาคมมีจุดขายที่โดดเด่นแตกต่างจากที่อื่นๆ ค่าธรรมเนียมจะขึ้นย้อนหลังได้ก็ต่อเมื่อมีการกำหนดไว้ในข้อตกลงอยู่ก่อนแล้วเท่านั้น

สมาคมสามารถเก็บค่าธรรมเนียมในรูปแบบของเงินได้อย่างไร

สมาคมมีหลายตัวเลือกในการเก็บเงินสนับสนุน โดยตัวเลือกที่พบบ่อยที่สุดมีดังนี้

• เงินสด
  
• การหักบัญชีอัตโนมัติ
  
• การโอนเงินผ่านธนาคาร
  
• การโอนเงินอัตโนมัติแบบคำสั่งประจำ
  
• การหักบัญชีอัตโนมัติในเขตพื้นที่การชำระเงินที่ใช้สกุลเงินยูโร (SEPA)
  

หากสมาชิกไม่ปฏิบัติตามคำขอการชำระเงิน ผู้รับผิดชอบในสมาคมควรแจ้งให้สมาชิกทราบว่าตนมีภาระผูกพันในการจ่ายค่าธรรมเนียม เนื่องจากภาระผูกพันนี้ไม่ได้ผูกกับบริการเฉพาะเจาะจง สมาชิกจะไม่สามารถปฏิเสธการชำระเงินได้ โดยทั่วไปแล้ว การผิดนัดชำระจะเกิดขึ้นหากสมาชิกไม่ได้ชำระเงินหลังจากที่ยอดเงินครบกำหนดชำระ (ดูมาตรา 286 ของประมวลกฎหมายแพ่งเยอรมัน) จากนั้นสมาคมจึงสามารถเรียกเก็บดอกเบี้ยและค่าธรรมเนียมการชำระเงินล่าช้าได้ อย่างไรก็ตามควรใช้การไกล่เกลี่ยเป็นมาตรการแรกเสมอ เช่น ยอมรับการผ่อนชำระ หรือวิธีการชำระค่าธรรมเนียมอื่นๆ หากไม่สำเร็จ สมาคมอาจยกเลิกสถานะสมาชิกหากข้อจำกัดอนุญาต มาตรการสุดท้ายคือ สมาคมสามารถดำเนินการทางกฎหมายเพื่อเรียกเก็บค่าธรรมเนียมค้างชำระได้ โดยจะมีอายุความ 3 ปีตามมาตรา 195 ของประมวลกฎหมายแพ่งเยอรมัน

หากต้องการเพิ่มประสิทธิภาพในการเรียกเก็บเงินและจัดการค่าธรรมเนียมของสมาชิกสมาคม โปรดดู Stripe Payments บริการ Payment นี้ยังจะช่วยให้คุณเข้าถึงฐานลูกค้าทั่วโลก ซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับองค์กรไม่แสวงผลกำไร (NGO) โดยมีวิธีการชำระเงินกว่า 100 วิธีและการชำระเงินในคลิกเดียว ซึ่งจะช่วยให้ลูกค้าได้รับประสบการณ์ที่ราบรื่น และเร่งการขยายธุรกิจไปยังตลาดใหม่ๆ ได้